Verständnis der Biden-Exekutivanordnung zum Schutz sensibler persönlicher Daten

Kiteworks’ General Counsel Camilo Artiga-Purcell hat gerade einen Artikel in Law360 veröffentlicht der sich mit der Exekutivanordnung des Weißen Hauses zum Datenschutz befasst, die viele als nützlich erachten werden. Er hat fünf Implikationen für Rechtsprofis dargelegt und neun Datenschutzempfehlungen für die Leser ausgesprochen.

Die Exekutivanordnung des Weißen Hauses vom Februar 2024 zielt darauf ab, den Schutz sensibler persönlicher Daten zu stärken. Diese Anordnung hat weitreichende Auswirkungen auf Unternehmen aller Sektoren, ist aber besonders relevant für den Rechtssektor, wo die Vertraulichkeit von Mandanteninformationen von höchster Bedeutung ist.

Als Anbieter von Lösungen für die Kommunikation sensibler Inhalte erkennt Kiteworks die Bedeutung dieser Exekutivanordnung und die Herausforderungen, die sie für Rechtsprofis darstellt. In diesem Blogbeitrag werden wir die Schlüsselaspekte der Anordnung, ihre möglichen Auswirkungen auf Rechtspraktiken und die Schritte, die unternommen werden können, um gesetzliche Vorgaben einzuhalten und einen Wettbewerbsvorteil zu bewahren, untersuchen.

Compliance-Herausforderungen für Rechtsberufe

Die Exekutivanordnung geht über den grundlegenden Schutz personenbezogener Daten hinaus und umfasst alle Formen digitaler Kommunikation, die sensible Informationen übermitteln können. Das bedeutet, dass Rechtsprofis bei der Handhabung und dem Austausch vertraulicher Mandantendaten erhöhte Wachsamkeit üben müssen.

Einschränkungen bei der Datenübertragung

Eine der Hauptherausforderungen, die durch die Anordnung auferlegt wird, ist die Einschränkung von Datentransfers. Rechtspraktiken müssen nun ihre Datenflüsse genau prüfen und robuste Mechanismen implementieren, um unbefugte grenzüberschreitende Übertragungen sensibler Inhalte zu verhindern. Dies erfordert oft erhebliche Investitionen in Technologie und Schulungen, um die Einhaltung verschiedener internationaler Rechtsrahmen wie DSGVO, DPA 2018, PIPEDA, und andere.

Abgleich von Bundesmandaten mit internationalen Gesetzen

Die Einhaltung der Exekutivanordnung wird weiterhin dadurch erschwert, dass Bundesmandate mit einem Flickenteppich internationaler Gesetze in Einklang gebracht werden müssen. Die unterschiedlichen Definitionen von “sensiblen Inhalten” in verschiedenen Rechtsordnungen können es für Rechtsanwälte schwierig machen, sich in dieser komplexen regulatorischen Landschaft zurechtzufinden.

Rolle des Geofencing bei der Compliance

Datenlokalisierung, und insbesondere Geofencing, erweist sich als ein kritisches Werkzeug für Rechtsanwälte in ihren Bemühungen, den Beschränkungen des Datentransfers zu entsprechen. Durch das Erstellen virtueller Grenzen stellt Geofencing sicher, dass sensible Daten nicht ohne angemessene Autorisierung geografische Grenzen überschreiten.

WICHTIGE ERKENNTNISSE

1. Die Exekutivverordnung des Weißen Hauses vom Februar 2024:
   Zielt darauf ab, den Schutz sensibler persönlicher Daten zu verbessern, was Unternehmen verschiedener Branchen, insbesondere den Rechtsberuf, betrifft.
2. Compliance-Herausforderungen:
   Rechtsfachleute stehen vor Compliance-Herausforderungen, einschließlich erhöhter Wachsamkeit im Umgang mit sensiblen digitalen Kommunikationen und Einschränkungen bei der Datenübertragung.
3. Geofencing:
   Geofencing entwickelt sich zu einem kritischen Compliance-Tool, das Vorteile wie automatisierte Einhaltung von Datenresidenzvorschriften und Schutz vor Verstößen gegen die Vertraulichkeit zwischen Anwalt und Mandant bietet.
4. Implementierung von Geofencing:
   Die Implementierung von Geofencing stellt Herausforderungen dar, wie technische Komplexität und das Gleichgewicht zwischen Sicherheit und Zugänglichkeit.
5. Neuausrichtung der Betriebsabläufe:
   Rechtspraxen müssen die Betriebsabläufe neu ausrichten, einschließlich der Überarbeitung von Datenhandhabungsprozessen, der Aktualisierung von Vereinbarungen und der Stärkung von Sicherheitsprotokollen, um erhöhter regulatorischer Prüfung standzuhalten und einen Wettbewerbsvorteil zu wahren.

Vorteile von Geofencing für Rechtspraxen

Die Implementierung von Geofencing bietet mehrere Schlüsselvorteile für Rechtspraxen:

• Automatisierte Compliance mit Datenresidenz Vorschriften
• Schutz gegen unbeabsichtigte Verstöße der Vertraulichkeit zwischen Anwalt und Mandant
• Echtzeitwarnungen und automatische Blockierungen von sensiblen Inhalten, die versuchen, eingeschränkte geografische Grenzen zu überschreiten
• Effektive Minderung von regulatorischen Risiken

Herausforderungen bei der Implementierung von Geofencing

Während Geofencing ein mächtiges Compliance-Werkzeug ist, bringt seine Implementierung bestimmte Herausforderungen mit sich:

• Technische Komplexität bei der Definition präziser geografischer Grenzen, insbesondere in Gebieten mit mehrdeutigen regulatorischen Abgrenzungen
• Sicherheit mit Zugänglichkeit ausbalancieren, um legitime internationale Kommunikation und Zusammenarbeit nicht zu behindern

Betriebliche Herausforderungen und notwendige Neuausrichtungen

Um die Exekutivanordnung zu erfüllen, müssen Rechtspraxen eine umfassende Neukalibrierung ihrer Operationen vornehmen. Dies beinhaltet:

Überarbeitung der Datenverarbeitungsprozesse

Datenverarbeitungsprozesse müssen überarbeitet werden, um die Nuancen sensibler Inhalte anzugehen. Dies beinhaltet Datenklassifizierung basierend auf Sensibilität, das Einrichten klarer Kommunikationskanäle und das Einbeziehen strenger Zugriffskontrollen.

Aktualisierung von Vereinbarungen mit Partnern und Dienstleistern

Vereinbarungen mit Partnern und Lieferanten müssen sorgfältig geprüft und aktualisiert werden, um Klauseln einzuschließen, die die Einhaltung der Anordnungen erzwingen. Diese Vereinbarungen sollten Verantwortlichkeiten und Haftungen im Zusammenhang mit Datenschutzverletzungen und der unbefugten Handhabung sensibler Kommunikation klar festlegen.

Stärkung der Sicherheitsprotokolle

Rechtspraktiken müssen ihre Sicherheitsprotokolle verstärken, um sichere, überwachte und konforme Mechanismen für die Kommunikation in einer sich entwickelnden regulatorischen Landschaft zu gewährleisten.

Erhöhte regulatorische Prüfung und proaktive Compliance

Die Exekutivanordnung erhöht das Potenzial für verstärkte regulatorische Prüfungen über das Management von Kommunikationen mit sensiblen Inhalten. Rechtliche Einheiten können mit häufigeren Audits, tiefergehenden Untersuchungen der Datenhandhabungspraktiken und höheren Anforderungen an die Compliance-Berichterstattung rechnen.

Um Fallstricke zu vermeiden und ein Engagement für den Datenschutz zu demonstrieren, sollten Rechtspraktiken:

• Regelmäßige Compliance-Prüfungen durchführen
• Kontinuierliche Mitarbeiterschulungen durchführen
• Eine Kultur der Compliance von oben nach unten etablieren
• Auf dem Laufenden bleiben über Änderungen in regulatorischen Standards

Navigation im Wettbewerbsumfeld

Die Einhaltung der Exekutivanordnung ist nicht nur eine rechtliche Notwendigkeit; sie bietet auch einen Wettbewerbsvorteil für diejenigen, die ihre Komplexität mit Finesse navigieren. Unternehmen, die eine robuste Befolgung der Anordnung demonstrieren, werden wahrscheinlich als vertrauenswürdige Verwalter von Kommunikationen mit sensiblen Inhalten angesehen, was Kunden anzieht, die Datensicherheit priorisieren.

Schritte zur Erreichung von Compliance und Wettbewerbsvorteilen

Um Compliance zu erreichen und einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen, sollten Rechtspraktiken mehrere wichtige Schritte unternehmen:

1. Umfassende Compliance-Überprüfungen und Schulungen durchführen
2. Datenhandhabungsprozesse überarbeiten und strenge Zugriffskontrollen einführen
3. Vereinbarungen mit Partnern und Lieferanten aktualisieren, um Compliance durchzusetzen
4. Implementierung von Geofencing zur Orchestrierung von Datenübertragungsbeschränkungen
5. Verstärkung der Sicherheitsprotokolle für sichere und konforme Kommunikation
6. Bleiben Sie auf dem Laufenden über sich entwickelnde regulatorische Standards
7. Ergreifen Sie Chancen für Innovationen bei Compliance-Lösungen
8. Kultivieren Sie eine Compliance-Kultur von der Spitze herab
9. Erstellen Sie einen Vorfallreaktionsplan und stellen Sie die Vorbereitung der Stakeholder sicher
10. Abschluss einer angemessenen Cyber-Versicherung

Mit Kiteworks durch die neue regulatorische Landschaft navigieren

Die Exekutivanordnung von Biden zur Sicherung sensibler persönlicher Daten stellt eine erhebliche Herausforderung für den Rechtsberuf dar und erfordert eine Neuausrichtung der Praktiken, um die Heiligkeit der Anwalt-Mandanten-Vertraulichkeit zu wahren. Als vertrauenswürdiger Anbieter von Lösungen für die Kommunikation sensibler Inhalte erkennt Kiteworks die Bedeutung der Anpassung an diese neue regulatorische Landschaft.

Durch die Priorisierung von Compliance, die Umarmung innovativer Lösungen und die Kultivierung einer Kultur des Datenschutzes können Rechtspraktiken die Komplexitäten der Exekutivanordnung mit Zuversicht navigieren. Dabei wahren sie nicht nur die Rechtsstaatlichkeit, sondern stärken auch das in das Rechtssystem gesetzte Vertrauen.

Bei Kiteworks sind wir verpflichtet, juristischen Fachkräften in Anwaltskanzleienund Unternehmensrechtsabteilungen dabei zu unterstützen, die Herausforderungen der sicheren Kommunikation sensibler Inhalte angesichts sich entwickelnder Vorschriften zu meistern. Unsere Lösungen sind darauf ausgerichtet, Compliance zu erleichtern, die Sicherheit zu stärken und den höchsten Standard des Datenschutzes aufrechtzuerhalten. Da die Rechtsbranche am Schnittpunkt von Compliance und Sicherheit steht, ist Kiteworks bereit, Sie mit Vertrauen durch diese kritische Wegkreuzung zu führen.

Das Kiteworks Private Content Network, eine FIPS 140-2 Level validierte sichere Plattform für Dateifreigabe und Managed File Transfer, konsolidiert E-Mails, Filesharing, Web-Formulare, SFTP und Managed File Transfer, sodass Organisationen jede Datei kontrollieren, schützen und verfolgen können, während sie in das Unternehmen ein- und ausgeht.

Kiteworks Bereitstellungsoptionen umfassen On-Premises, gehostet, privat, Hybrid und FedRAMP virtuelle private Cloud. Mit Kiteworks: Zugriff auf sensible Inhalte kontrollieren; diese schützen, wenn sie extern geteilt werden, unter Verwendung von automatisierter Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Multi-Faktor-Authentifizierung und Sicherheitsinfrastruktur-Integrationen; sehen, verfolgen und berichten Sie alle Dateiaktivitäten, nämlich wer was an wen sendet, wann und wie. Letztlich Compliance mit Vorschriften und Standards wieDSGVO, HIPAA, CMMC, Cyber Essentials Plus, IRAP, und viele mehr.

Um mehr über Kiteworks Secure Managed File Transfer und seine Sicherheits-, Compliance- und Automatisierungsfunktionen zu erfahren, vereinbaren Sie noch heute eine individuelle Demo.

Zusätzliche Ressourcen

• Video Der Weg zur Datenvorgabe in der Exekutivverordnung 14028
• Video Unternehmensjuristen arbeiten sicherer, effizienter und intelligenter mit Kiteworks
• Fallstudie Husch Blackwell verbessert Kommunikation und steigert Produktivität mit sicherem Dateiaustausch
• Blogbeitrag Sicherer Dateiaustausch für Anwaltskanzleien und Anwälte: Vertraulichkeit in der Compliance-Ära gewährleisten
• Blogbeitrag Klientenvertraulichkeit mit Managed File Transfer bewahren: Eine Checkliste für Anwaltskanzleien