Sichere E-Mails
Halten Sie Ihre E-Mail-Kommunikation vertraulich
Durch eine vertrauliche E-Mail-Kommunikation wird sichergestellt, dass persönlich identifizierbare Informationen (PII), geschützte Gesundheitsinformationen (Protected Health Information, PHI) und geistiges Eigentum nicht in die falschen Hände geraten. In bestimmten Branchen ist der Schutz sensibler Daten in der E-Mail-Kommunikation auch gesetzlich vorgeschrieben. Als Teil des Kiteworks Private Content Network ermöglicht Kiteworks E-Mail-Lösung Unternehmen, ihre E-Mails vertraulich zu halten und so Datenschutz und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten. Darüber hinaus bauen Unternehmen auf diese Weise Vertrauen bei Kunden, Partnern und anderen Beteiligten auf, was zu einer stärkeren Loyalität, einem Wettbewerbsvorteil und einem ruhigen Gewissen führt. Kiteworks Secure Email und das Kiteworks Microsoft Outlook Plugin ermöglichen es Unternehmen und ihren Mitarbeitern, vertrauliche E-Mails mit einem Höchstmaß an Sicherheit und Konformität zu versenden, indem sie Verschlüsselung, richtlinienbasierte Regeln, Zugriffskontrollen, Audits und Berichtsfunktionen nutzen. Das Kiteworks Email Protection Gateway automatisiert den E-Mail-Schutz mit richtlinienbasierter Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, um vertrauliche E-Mail-Inhalte vor Cloud-Service-Providern und Malware-Angriffen zu schützen.
Schützen Sie Ihre E-Mails bei der Übertragung und Speicherung
Es gibt viele Arten der Verschlüsselung. Mit Kiteworks können Sie die Methode wählen, die Ihren Anforderungen am besten entspricht: S/MIME, OpenPGP, TLS 1.2 für Daten bei der Übertragung und AES-256 für Daten beim Speichern. Kiteworks bietet auch FIPS 140-2 validierte Verschlüsselungsverfahren. Dadurch wird sichergestellt, dass nur authentifizierte Benutzer Ihre Nachrichten lesen können. Bei On-Premises- und IaaS-Bereitstellungen behalten Sie den alleinigen Zugriff auf das System, den Speicher und die Schlüssel. Natürlich ist Verschlüsselung nur eine Methode zum Schutz von E-Mails und deren Inhalt. Mit Kiteworks werden E-Mails und Anhänge auch durch konfigurierte Antivirenprogramme, Sandboxing / Advanced Threat Protection (ATP) und Data Loss Prevention (DLP), Content Disarm and Reconstruction (CDR) gescannt, wobei Sie die Kontrolle über den Quarantäneprozess haben. Optionales digitales Fingerprinting überprüft die Integrität von E-Mail-Anhängen. Schließlich können Unternehmen steuern, dass Empfänger E-Mails nicht an Unbefugte weiterleiten können.
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Erreichen Sie die höchste Stufe der E-Mail-Sicherheit mit dem Email Protection Gateway
Stellen Sie Ihre E-Mail-Sicherheit ein und vergessen Sie sie wieder – dank Automatisierung. Das Kiteworks Email Protection Gateway (EPG) bietet Unternehmen ein Höchstmaß an E-Mail-Sicherheit und Flexibilität, die durch Automatisierung gewährleistet wird. Sie wählen den E-Mail-Client und -Server. Mit dem Kiteworks Email Protection Gateway können Sie E-Mails verschlüsseln und Ihre Schlüssel selbst verwalten, Richtlinien für die zu verschlüsselnden E-Mails anwenden, verschiedene von Ihren Partnern verwendete Verschlüsselungsstandards handhaben, verschlüsselte E-Mails in einer Microsoft RMS-Umgebung senden und empfangen und Inhalte, die Sie auf Cloud-E-Mail-Servern speichern, von Ende zu Ende verschlüsseln.
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Benutzer steuern, ohne ihnen im Weg zu stehen
Der Schutz Ihrer sensiblen Daten hat für Sie wahrscheinlich höchste Priorität, aber Sie dürfen nicht zulassen, dass Ihre Mitarbeiter dadurch behindert werden. Kiteworks ermöglicht es Ihnen, rollenbasierte, granulare Sicherheits- und Governance-Kontrollen einzurichten, die Ihnen helfen, Risiken zu minimieren und gleichzeitig die nötige Flexibilität bieten. Wenden Sie beispielsweise höhere Schutzmaßnahmen für E-Mails an externe Benutzer oder bestimmte Domänen an, steuern Sie Optionen für die Empfängerauthentifizierung, den Gültigkeitszeitraum und die Weiterleitung von Links, und legen Sie Richtlinien für Lesebestätigungen und digitale Fingerabdrücke fest. Nutzen Sie umfassende E-Mail-Nachverfolgung und Audit-Berichte, um Prüfern und Aufsichtsbehörden zu zeigen, dass Sie im Griff haben, wer Ihre sensiblen Inhalte mit wem teilt.
E-Mails versenden und die darin enthaltenen Informationen durch Ihre Richtlinien schützen lassen
Für Fachleute aus dem Bereich Governance, Risiko und Compliance (GRC) ist die Automatisierung von Richtlinien entscheidend. Mit Kiteworks können GRC-Experten verschiedene Richtlinien zum Schutz von sensiblen E-Mail-Inhalten automatisieren. Legen Sie E-Mail-Richtlinien fest, um sensible Anhänge und Nachrichtentexte automatisch zu schützen, während Sie die nicht sensiblen Anhänge passieren lassen. Erstellen Sie Richtlinien auf der Grundlage von Benutzerrollen oder Szenarien, z. B. ob der Empfänger eine interne, externe oder persönliche E-Mail-Adresse hat, ob die E-Mail einen Anhang enthält oder ob der Empfänger eine riskante Zieldomäne wie .ru oder .kp hat. Legen Sie strengere Richtlinien für Mitarbeiter mit sensiblen Daten fest, z. B. für Mitarbeiter der Rechts- und Finanzabteilungen. Außerdem können Sie Datenklassifizierungsfunktionen nutzen, um sensible Microsoft Office-Dokumente zu schützen, die Microsoft Office Sensitivity Labels verwenden.
Sicherheit leicht gemacht für Outlook-Nutzer
Microsoft Outlook ist der von den meisten Unternehmen bevorzugte E-Mail-Dienst. Mit dem Kiteworks Microsoft Outlook Plugin erhalten die Mitarbeiter die Vertrautheit der Microsoft-Outlook-E-Mails, allerdings mit einer zusätzlichen Sicherheitsschicht auf Unternehmensniveau. Wenden Sie die rollenbasierten Richtlinien auf einige oder alle Outlook Desktop-Benutzer an, um die freigegebenen Inhalte automatisch zu schützen. Ermöglichen Sie Systemadministratoren, Abteilungsleitern oder anderen vertrauenswürdigen Benutzern, die Gültigkeitsdauer, Weiterleitungsregeln und andere Einstellungen zu ändern. Verwenden Sie die Funktion „Datei anfordern“, um externen Parteien eine einfache und sichere Möglichkeit zu bieten, Dateien mit vertraulichen Informationen hochzuladen. Jede Datei, unabhängig von Größe oder Typ, wird einfach und sicher über die Microsoft-Outlook-Schnittstelle gesendet, angefordert oder empfangen.
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E-Mails sicher und regelkonform versenden, auch von unterwegs
Wenn Geschäftsleute von unterwegs nicht einfach und sicher auf E-Mails und Dateien zugreifen können, werden keine Geschäfte abgeschlossen, Probleme nicht gelöst, und Unternehmen wachsen nicht. Mit der Kiteworks-App können die Nutzer von überall aus effizient arbeiten. Mitarbeiter auf Reisen haben Zugriff auf das LDAP ihres Unternehmens, können E-Mail-Anhänge beliebiger Größe und beliebigen Formats versenden und Dokumente in Microsoft Word, Excel und PowerPoint bearbeiten und versionieren. Damit arbeiten sie sicher und regelkonform. Inhalte werden bei der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt, Dateien werden auf Virenschutz, erweiterten Schutz vor Bedrohungen (ATP) und Schutz vor Datenverlust (DLP) gescannt, und E-Mail-Text und Anhänge werden in einem sicheren Container gespeichert, der im Falle eines verlorenen oder gestohlenen Geräts aus der Ferne gelöscht werden kann.
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Sensible Inhalte sicher austauschen, egal wo sie gespeichert sind
Sensible Inhalte können überall im Unternehmen zu finden sein: Salesforce, Oracle, OneDrive, NetSuite, CIF-Freigaben, etc. Mit den Kiteworks-Plugins für Unternehmensanwendungen können Benutzer Dateien, an denen sie gerade arbeiten, sicher per E-Mail versenden, ohne den Bearbeitungsbildschirm zu verlassen, und zwar unabhängig von Dateigröße und -typ. Die Kiteworks-Plugins für Unternehmensanwendungen ermöglichen es den Mitarbeitern, innerhalb von Geschäftsanwendungen zu arbeiten, schützen aber auch die in diesen Systemen enthaltenen Inhalte. Setzen Sie Ihre IT-Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien durch, erstellen Sie Berichte zum Compliance-Nachweis, und führen Sie Dateiübertragungen über angeschlossene DLP- und ATP-Systeme durch. Kiteworks unterstützt die folgenden Unternehmensanwendungen:
Behalten Sie die Kontrolle über Inhalte, sogar nach dem Versand – mit Digital Rights Management
Sobald eine E-Mail versendet wurde, kann man nicht mehr sicher sein, was mit dem Inhalt passiert; der Empfänger kann ihn mit jedem teilen. Zumindest war das bisher so. Mit Kiteworks‘ Secure Email können Unternehmen kontrollieren, wer eine Datei einsehen kann und wie lange. Die Empfänger erhalten eine DRM-geschützte „Link-to“-Datei, die auf den Inhalt verweist, der auf dem gehärteten Kiteworks-Server verbleibt. Ein Doppelklick auf den Link zur Datei authentifiziert den Benutzer, öffnet den Inhalt in einem mit Wasserzeichen versehenen Viewer auf dem Kiteworks-Server und erstellt ein Protokoll aller Aktivitäten. Während der Empfänger die DRM-Verknüpfung herunterladen, drucken, weiterleiten, weitergeben und nach der Datei suchen kann, können unbefugte Empfänger keine dieser Aktionen durchführen.
Schützen Sie E-Mails von Scannern und Anwendungen mit SMTP-Workflow-Automatisierung
Scanner und Faxgeräte (erinnern Sie sich?) sind die oft übersehenen File Sharing-Tools, die sich modernen Sicherheits- und Compliance-Maßnahmen entziehen. Diese traditionellen Tools dienen jedoch nach wie vor einem bestimmten Zweck und sind in einigen Arbeitsabläufen sogar von entscheidender Bedeutung. Mit den Automatisierungsfunktionen von Kiteworks für sicheres SMTP können Unternehmen Sicherheit und Governance automatisch anwenden, um die Sicherheit und Konformität von Scan-to-E-Mail zu gewährleisten, ohne bestehende Prozesse zu ändern. Ermöglichen Sie eine einfache SMTP-Integration für Ihre wichtigen Anwendungen. Verabschieden Sie sich endlich vom Fax und ersetzen Sie es durch sichere, konforme und überprüfbare E-Mails, die die Empfänger einfach herunterladen können.
Häufig gestellte Fragen
Eine sichere E-Mail oder ein sicherer E-Mail-Dienst ist eine verschlüsselte Kommunikationsmethode, die es den Nutzern ermöglicht, Nachrichten zu senden und zu empfangen, ohne die Vertraulichkeit des Inhalts zu gefährden. Sie schützt Nachrichten davor, von unbefugten Dritten gesehen oder abgefangen zu werden.
Sichere E-Mails und sichere E-Mail-Dienste verwenden in der Regel Verschlüsselungs-, Authentifizierungs- und Zugangskontrollmaßnahmen. Die Verschlüsselung erschwert Hackern den Zugriff auf die Kommunikation, indem sie die Nachrichten für Unbefugte unlesbar macht. Durch die Authentifizierung wird die Identität des Absenders der Nachricht überprüft, und die Zugriffskontrolle schränkt ein, wer die Nachricht einsehen kann.
Sie können die Sicherheit Ihrer E-Mails gewährleisten, indem Sie einen sicheren E-Mail-Dienst nutzen. Dieser verschlüsselt Ihre Nachrichten und schützt sie davor, von unbefugten Dritten gelesen zu werden. Außerdem können Sie für zusätzliche Sicherheit eine Zwei-Faktor-Authentifizierung verwenden.
Durch die Nutzung eines sicheren E-Mail-Dienstes können Sie Ihre E-Mail-Kommunikation privat und vertraulich halten. Außerdem können Sie damit Datenschutzbestimmungen wie die DSGVO einhalten.
Sie können sich vergewissern, dass das von Ihnen verwendete E-Mail-Programm bewährte Verfahren und Standards, wie z. B. S/MIME- oder PGP, nutzt oder nicht.
Mit Kiteworks können Benutzer sichere E-Mails erstellen, indem sie sichere Verschlüsselungsprotokolle auf den Inhalt anwenden, bevor dieser gesendet wird. Die Benutzer können auch über Kiteworks gesendete E-Mails sichern, indem sie die Gültigkeitsdauer der E-Mails festlegen und kontrollieren, wer auf die E-Mails zugreifen kann. Darüber hinaus werden E-Mails, die von Kiteworks versendet werden, automatisch auf bösartige Inhalte gescannt, um sicherzustellen, dass nur sichere E-Mails versendet werden.
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