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eDiscovery, ein entscheidender Bestandteil des Rechtsverfahrens, macht den Entdeckungsprozess erheblich effizienter und genauer und stellt sicher, dass elektronisch gespeicherte Informationen (ESI) ordnungsgemäß erhalten bleiben. Andernfalls wäre der Zugriff auf die richtigen Daten nahezu unmöglich. Leider stellt eDiscovery auch erhebliche Herausforderungen für Unternehmen dar. Das schiere Volumen an ESI, das die meisten Unternehmen generieren, macht die Einhaltung von eDiscovery-Anfragen unglaublich kostspielig, sowohl zeitlich als auch finanziell.

Zum Glück lassen die eDiscovery-Fähigkeiten von Kiteworks Unternehmen genau die Daten finden, die sie brauchen, ohne den Geschäftsbetrieb zu stören. E-Mails und andere Datenkommunikationskanäle werden durch das Kiteworks Private Content Network zentral überwacht und Beweise erhalten, was die rechtliche Aufbewahrung vereinfacht und eDiscovery optimiert. Kiteworks integriert sich mit Dateifreigaben und lokalen sowie cloud-basierten Unternehmensanwendungen wie Salesforce, Microsoft OneDrive, SharePoint, iManage, Box und Dropbox. Darüber hinaus bieten die Compliance-Berichtsfunktionen von Kiteworks und die robusten Auditprotokolle eine umfassende Aufzeichnung aller Benutzeraktivitäten, die während eDiscovery-Prozessen entscheidend sein können. Mit Kiteworks optimieren Unternehmen den gesamten eDiscovery-Prozess, wodurch Zeit, Aufwand und Kosten reduziert und gleichzeitig die Produktivität gesteigert, die Genauigkeit verbessert und enge Fristen eingehalten werden.

Häufig gestellte Fragen

eDiscovery, oder elektronische Entdeckung, ist der Prozess des Lokalisierens, Bewahrens, Sammelns und Produzierens von elektronisch gespeicherter Information, oder ESI, zur Verwendung als Beweismittel in Zivilprozessen, Strafverfahren oder internen Untersuchungen. Es beinhaltet die Suche, Extraktion und Analyse von Informationen aus verschiedenen elektronischen Quellen wie E-Mails, Datenbanken, sozialen Medien und Cloud-Servern. Das Ziel von eDiscovery ist es, jegliche elektronisch gespeicherte Information zu lokalisieren und zu produzieren, die in rechtlichen Verfahren verwendet werden könnte.

Ein rechtlicher Aufbewahrungsbefehl (auch bekannt als Streithaltung) ist ein in eDiscovery verwendetes Verfahren, um sicherzustellen, dass alle relevanten Dokumente, Daten und andere Informationen erhalten bleiben, damit sie im Falle eines Rechtsstreits oder einer Untersuchung verwendet werden können. Es handelt sich um eine Verpflichtung, die Organisationen auferlegt wird, um alle relevanten Daten und Informationen zu bewahren, wenn ein Rechtsstreit, eine Untersuchung oder eine Prüfung vernünftigerweise zu erwarten ist. Dies hilft sicherzustellen, dass alle Informationen, unabhängig davon, wo sie gespeichert sind, in einer zugänglichen Form identifiziert und aufbewahrt werden.

Organisationen müssen alle potenziell relevanten elektronisch gespeicherten Informationen (ESI) bei einem rechtlichen Aufbewahrungsbefehl bewahren. Dies umfasst E-Mails, Dokumente und Datenbanken sowie elektronische Versionen von Papierdokumenten wie gescannte Dokumente, Fotografien und Videos. Darüber hinaus müssen Organisationen Metadaten bewahren, die wertvolle Informationen über die Dokumente und ihre zugehörige Geschichte liefern (z.B. wann das Dokument erstellt wurde, mit wem und wann es geteilt wurde, von wem es geöffnet wurde und wo es gespeichert ist).

Der Prozess der rechtlichen Aufbewahrung besteht in der Regel aus mehreren Schritten. Zunächst muss die Organisation die Hüter identifizieren und verfolgen, also die Personen, die im Besitz von potenziell relevanten elektronisch gespeicherten Informationen (ESI) sind. Zweitens muss die Organisation die ESI sammeln, bewahren und sichern. Drittens müssen Organisationen sicherstellen, dass alle erteilten rechtlichen Aufbewahrungsbefehle während der gesamten Dauer des Falles oder der Untersuchung in Kraft bleiben. Schließlich müssen Organisationen die ESI überprüfen und überwachen, um ihre Genauigkeit und Vollständigkeit sicherzustellen.

Das Versäumnis, einen rechtlichen Aufbewahrungsbefehl angemessen auszuführen, kann für eine Organisation schwerwiegende Folgen haben. Diese Konsequenzen können Sanktionen, Geldstrafen und andere von einem Gericht, einer Aufsichtsbehörde oder einer anderen Behörde auferlegte Strafen umfassen. Es kann auch zu einem ungünstigen Ergebnis in einem Rechtsstreit führen, aufgrund der Zerstörung von Beweismitteln oder anderen Verstößen.

Organisationen sollten Best Practices für einen rechtlichen Aufbewahrungsbefehl annehmen, um die Einhaltung geltender Gesetze und Vorschriften sicherzustellen. Dazu gehört die Etablierung klarer Richtlinien und Verfahren zur Identifizierung, Sammlung und Aufbewahrung relevanter elektronisch gespeicherter Informationen (ESI). Organisationen sollten auch Technologielösungen einsetzen, um den Prozess der rechtlichen Aufbewahrung zu automatisieren und zu optimieren. Diese Lösungen sollten Funktionen beinhalten, die es erleichtern, Hüter (Personen, die persönlich im Besitz der zu bewahrenden Informationen sind und dafür verantwortlich sind) zu identifizieren und zu verfolgen, Daten sicher zu sammeln und aufzubewahren und rechtliche Aufbewahrungsbefehle zu überwachen und durchzusetzen.

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