Die Herausforderungen von Legacy-DRM
Eingeschränkte Datennutzung und -erfahrung
Der schreibgeschützte Zugriff in älteren DRM-Lösungen bringt mehrere Herausforderungen mit sich. Die eingeschränkte Funktionalität bedeutet, dass Benutzer eine statische Kopie ohne dynamische Funktionen wie Bearbeitung und Navigation erhalten, was die volle Nutzung der Daten verhindert. Dokumente werden häufig nicht originalgetreu angezeigt, insbesondere bei PowerPoint und Excel, und die unterstützten Dateitypen sind in der Regel auf bestimmte Versionen von Microsoft Office, PDFs, Grafiken und Videos beschränkt. Viewer, die diese Anforderungen an Navigation und Dateiunterstützung erfüllen, sind wichtig, wenn sensible Daten nur transparent dargestellt werden sollen, doch für die Zusammenarbeit wird ein echter DRM-Editor benötigt.
Bereitstellungskomplexität und Datenlecks
Herkömmliche DRM-Systeme versuchen, eine geschützte Bearbeitung zu ermöglichen, indem sie Dateien mit Verschlüsselung und einem Code umhüllen, der die Datei zur Authentifizierung und Autorisierung an den DRM-Server bindet. Dies erfordert von den Nutzern – auch von externen Parteien – die Installation umfangreicher Client-Software oder Plugins, was die Bereitstellung komplexer macht und potenzielle Sicherheitslücken schafft. Wie bei den Viewern sind die unterstützten Dateitypen oft begrenzt, was die Vielseitigkeit einschränkt und alternative Lösungen oder Systeme erforderlich macht. Trotz robuster Verschlüsselung besteht das Risiko eines Datenverlusts, da diese Dateien auf dem Desktop des externen Benutzers vorübergehend entschlüsselt werden müssen, um sie bearbeiten zu können. Dies führt auch zu Problemen bei der Versionskontrolle, da es schwierig ist, Eingaben aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen.
Hindernisse für die Zusammenarbeit und Einschränkungen der Produktivität
Veraltete DRM-Systeme führen häufig zu Produktivitätseinbußen, da sie grundlegende Funktionen wie Kopieren, Einfügen und Bearbeiten einschränken und so die Zusammenarbeit behindern. Sie haben auch Probleme mit der Versionskontrolle, was bei begrenztem gleichzeitigem Zugriff zu Unklarheiten über die Genauigkeit von Dokumenten führt. Gleichzeitig führt die Abhängigkeit von proprietärer Technologie zu einer Anbieterbindung, die die zukünftige Flexibilität einschränkt. Das Ausscheiden von Mitarbeitern kann den Zugriff auf geschützte Dateien beeinträchtigen, und die hohen Kosten für die Implementierung und Verwaltung von DRM-Systemen stellen eine zusätzliche finanzielle Belastung dar. Schließlich behindern eingeschränkte externe Freigabefunktionen die Zusammenarbeit außerhalb des Unternehmens.
Kiteworks SafeEDIT. Die DRM der nächsten Generation
Kiteworks SafeEDIT, eine DRM-Filesharing-Lösung der nächsten Generation für die externe Zusammenarbeit, streamt editierbare Videowiedergaben von Quelldateien sicher an autorisierte Anwender.
Daten verlassen niemals Ihren Governance-Perimeter, was die höchste Stufe der Sicherheitskontrolle und Nachverfolgung gewährleistet, während die Nutzung der Inhalte durch Empfänger ermöglicht wird.
Externer Zugriff auf bearbeitbare Dateien, ohne Kontrollverlust über die Quelldatei
Streamt eine bearbeitbare Version der Datei nach außen, anstatt die Originalquelle zu übertragen, und ermöglicht so die Remote-Zusammenarbeit mit anderen Autoren, ohne die Eigentümerschaft zu verlieren. Das Original verbleibt sicher in Kiteworks hinter der Firewall des Eigentümers.
Schutz der Originaldateien in der Umgebung des Eigentümers
Kein Dateitransfer bedeutet, dass Unternehmen weder die Aufsicht noch die Kontrolle, auch nicht vorübergehend, an externe Parteien abgeben, die auf Dokumente zugreifen. Die Inhalte bleiben in der autorisierten Umgebung.
Native Anwendung für die Bearbeitung von und die Zusammenarbeit an Datei-Streams
Gestreamte Dateien verhalten sich wie echte native Dokumente. Sie können direkt in virtualisierten Desktop-Anwendungen bearbeitet werden, um komfortable Co-Editing-Funktionen zu ermöglichen. Dies ermöglicht nahtlose Remote-Workflows.
Robuste DRM -Governance
Kiteworks bietet nicht nur Datei-Streaming, sondern auch eine robuste DRM-Governance, wie z. B. Zugriffsentzug, detaillierte Aktivitätsprüfungen und die Durchsetzung von Sicherheitsrichtlinien für umfassenden Datenschutz.
Datensicherheit ohne Kompromisse
Diese Technologie unterstützt das Streaming editierbarer Wiedergaben über alle Dateiformate und -typen hinweg, ohne dass proprietäre Wrapper erforderlich sind. Sie beseitigt Formatbarrieren für die Zusammenarbeit und ermöglicht es externen Teams, Inhalte so zu bearbeiten, als würden sie nativ damit arbeiten, während sie gleichzeitig die Kontrolle über wertvolle digitale Assets behalten. Unternehmen behalten die Kontrolle über ihre Daten, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen.
Häufig gestellte Fragen
eDRM, oder Enterprise Digital Rights Management, ist eine Technologie, die digitalen Inhalt schützt, indem sie steuert, wie Benutzer auf diesen Inhalt zugreifen, ihn teilen und nutzen können. Sie verschlüsselt den Inhalt und wendet Authentifizierung und granulare Zugriffskontrollen an, egal wo der Inhalt gespeichert ist oder wie er verwendet wird. Diese Regeln können Aktionen wie Kopieren, Herunterladen, Bearbeiten, Drucken und Weiterleiten einschränken und somit Compliance-Vorschriften, Sicherheitsrichtlinien und Urheberrechte durchsetzen. eDRM wird in verschiedenen Branchen verwendet, um Dokumente vor unbefugtem Zugriff oder Verbreitung zu schützen.
eDRM verbessert die Dokumentensicherheit, indem es die Dokumente verschlüsselt und Authentifizierungs- und Zugangskontrollen durchsetzt, egal wohin sie gehen und wie sie verwendet werden, anstatt sie nur zu schützen, wenn sie in einem gesicherten Repository-Ordner abgelegt sind. Es ermöglicht Inhaltsbesitzern – und in einigen Fällen automatisierten Richtlinien – spezifische Benutzerberechtigungen festzulegen und zu verwalten sowie die Dokumentennutzung zu verfolgen. Zum Beispiel kann eDRM den Zugriff auf einen vertraulichen Bericht auf den Nur-Lese-Modus beschränken, das Drucken deaktivieren und verhindern, dass er außerhalb einer festgelegten Gruppe geteilt wird. Das fortschrittlichste eDRM unterstützt die Bearbeitung, ohne Zugriff auf die Datei zu gewähren. Es kann auch Audit-Logs bereitstellen, die zeigen, wann und von wem ein Dokument zugegriffen wurde. Diese Kontroll- und Überwachungsebene ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der Vertraulichkeit und Integrität sensibler Informationen.
Ja, eDRM kann auf eine breite Palette von digitalem Inhalt angewendet werden, einschließlich Dokumenten, Tabellenkalkulationen, E-Mails, CAD-Dateien, DNA-Dateien, rechtlichen Beweismitteln, Bildern, Audio- und Videodateien. Es ist besonders wertvoll für Inhalte, die sensibel, proprietär oder unterliegen Compliance-Regelungen sind. Die meisten eDRM-Technologien sind fest codiert, um spezifische Dateiformate zu unterstützen, aber einige Technologien bieten universelle Formatunterstützung. Diese Vielseitigkeit macht eDRM zu einem entscheidenden Werkzeug für die Durchsetzung von Sicherheits- und Compliance-Richtlinien für alle Arten von sensiblen Inhalten.
eDRM-Systeme sind so konzipiert, dass sie dynamisch sind, sodass Inhaltsbesitzer Zugriffsberechtigungen auch nach der Verteilung aktualisieren oder widerrufen können. Wenn ein Dokument aktualisiert werden muss oder ein Fehler entdeckt wird, kann das eDRM-System den Zugriff auf die alte Version widerrufen und eine neue verteilen. Ebenso kann, wenn die Teilnahme eines Benutzers an einem Geschäftsprozess endet, deren Zugriffsrechte abgelaufen oder widerrufen werden, wodurch die Dokumentenkontrolle während des gesamten Inhaltslebenszyklus verbessert wird.
eDRM unterstützt die Einhaltung von Datenschutzvorschriften, indem es eine detaillierte Kontrolle darüber bietet, wer auf sensible Informationen zugreifen kann und wie sie verwendet werden können. Vorschriften wie die DSGVO und HIPAA erfordern eine strenge Handhabung personenbezogener Daten. eDRM hilft Organisationen, diese Vorschriften einzuhalten, indem sichergestellt wird, dass der Zugriff auf sensible Daten eingeschränkt, überwacht und nachvollziehbar ist. Durch die Verwendung von eDRM können Organisationen nachweisen, dass sie proaktive Schritte unternehmen, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff und Verstößen zu schützen.
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