Optimale Rechtswesen-Lösungen zur Risikoreduzierung

Unternehmensrechtsabteilungen verarbeiten, senden und empfangen täglich vertrauliche Informationen. Das größte Risiko für Unternehmensrechtsabteilungen sind daher Datenbewegungen. Unternehmensrechtsabteilungen müssen gesetzliche Standards und Compliance-Vorgaben wie DSGVO, SOX, HIPAA, DPA 2018, BDSG und andere einhalten; jedoch stellen die Offenlegung vertraulicher oder proprietärer Informationen und ineffiziente Methoden zur Bearbeitung von Dokumenten- oder Rechtsanfragen größere Risiken dar. Darüber hinaus können ineffiziente Kommunikationsprozesse oder Arbeitsabläufe zu Verzögerungen bei Projekten wie der Überprüfung von Verträgen oder der Beantwortung von Rechtsanfragen führen.

Unternehmensrechtsabteilungen können geistiges Eigentum (IP) und andere vertrauliche Informationen vor externen Bedrohungen schützen, indem sie Maßnahmen zum Schutz der Systeme und der darin gespeicherten und geteilten Daten ergreifen. Unternehmensrechtsabteilungen haben mehrere Sicherheitstechnologien zur Auswahl, um vertrauliche Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Diese Technologien umfassen die Verschlüsselung aller E-Mails und Dateianhänge, während der Übertragung und im ruhenden Zustand, Data Loss Prevention (DLP)-Scans aller ausgehenden Dateien, Antivirus (AV) und Advanced Threat Prevention (ATP)-Scans aller eingehenden Dateien sowie Benutzer-Authentifizierungsprotokolle wie Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA).

Unternehmensrechtsabteilungen verarbeiten und teilen viele Arten von sensiblen Informationen, die geschützt werden müssen. Dazu gehören Verkaufsverträge, Absichtserklärungen, Vergütungspläne, Anfragen zur Beweissicherung, Absichtserklärungen, Unternehmensstrategien, Geschäftsgeheimnisse, Präsentationen des Vorstands, Personalakten, Rechte an geistigem Eigentum (IP), Finanzinformationen und Daten im Zusammenhang mit Rechtsstreitigkeiten. Darüber hinaus speichern Rechtsabteilungen häufig vertrauliche Informationen über die Aktivitäten des Unternehmens, wie interne Untersuchungen, E-Mails von Investoren, Verhandlungen über Rechtsvergleiche und mehr.

Unternehmensrechtsabteilungen können mehrere Schritte unternehmen, um Datenschutzverstöße und unbefugten Zugriff auf vertrauliche Dateien zu verhindern. Diese Schritte umfassen die Bewertung der bereits vorhandenen Sicherheitsprotokolle, die Implementierung eines effektiven Identity and Access Management (IAM)-Systems, die Festlegung des Sicherheitszugriffs, den jeder Mitarbeiter basierend auf der Sensibilität des Themas hat, die regelmäßige Bewertung und Anpassung der Sicherheitsprotokolle und die Sicherstellung, dass alle Mitarbeiter über Änderungen der Sicherheitsrichtlinien durch regelmäßige Sicherheitsbewusstseinsschulungen informiert sind. Darüber hinaus sollten Rechtsabteilungen eine Cyber-Bewusstseinskultur der Exzellenz implementieren, die von allen Mitarbeitern verinnerlicht und praktiziert wird, um die sensiblen Daten des Unternehmens zu schützen.

Unternehmensrechtsabteilungen erreichen Daten-Governance durch die Implementierung von Technologien wie Digital Rights Management (DRM)-Systemen, Data Loss Prevention (DLP)-Software und Verschlüsselungslösungen, um vertrauliche Unternehmensinformationen zu kontrollieren und zu schützen. Daten-Governance-Prozesse beinhalten typischerweise die Formulierung von Richtlinien, die die akzeptable Nutzung von Unternehmensinformationen umreißen. Dies umfasst in der Regel die Definition, wer Zugang zu sensiblen Daten haben sollte und welche Verfahren beim Umgang oder Teilen dieser Daten befolgt werden müssen. Unternehmensrechtsteams können auch Datenklassifizierung etablieren—die Praxis der Kategorisierung, Kennzeichnung und Speicherung sensibler Daten, sodass Aktivitäten, die diese Daten betreffen, überwacht und geprüft werden können. Schließlich verlangen Unternehmensrechtsabteilungen in der Regel von den Mitarbeitern, an fortlaufenden Sicherheitsbewusstseinsschulungen teilzunehmen, die sich auf Daten-Governance-Best Practices beziehen.