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Managed File Transfer für FERPA-Compliance

von Patrick Spencer updated März 5, 2024 Managed File Transfer

Lesezeit: 6 Minuten

Auf der nie endenden Reise, effizienter, kostengünstiger und wettbewerbsfähiger zu werden, setzen Hochschulen und Universitäten zunehmend auf Technologielösungen, die das Verarbeiten, Speichern, Teilen und Übertragen von Studentenakten ermöglichen. Diese Hochschuleinrichtungen produzieren und verwalten daher riesige Mengen an Studentendaten. Diese Aufzeichnungen enthalten nicht nur Noten und Zeugnisse, sondern auch sensible Informationen, die als personenbezogene und geschützte Gesundheitsinformationen eingestuft werden können (personenbezogene Daten/Gesundheitsinformationen).

Das Teilen solcher Daten mit vertrauenswürdigen Drittparteien ist eine Routineangelegenheit für Hochschuleinrichtungen, was es zwingend erforderlich macht, sich strikt an den Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) zu halten, der den Schutz und die sichere Übertragung dieser Aufzeichnungen vorschreibt.

In diesem Beitrag werden wir die einzigartigen Anforderungen beim Schutz von Studentenakten untersuchen, wenn diese mit vertrauenswürdigen Drittparteien im Kontext von FERPA ausgetauscht werden, und Best Practices beim Einsatz von Managed File Transfer (MFT)-Technologie zur Sicherung von Studentenakten, zum Schutz der Privatsphäre von Studenten und zur Einhaltung der FERPA-Anforderungen erkunden.

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Verständnis von Studentenakten

Studentenakten sind im Wesentlichen eine umfassende Dokumentation der Reise eines Studenten während seiner akademischen Laufbahn. Diese Akten enthalten häufig grundlegende persönliche Informationen wie Name, Adresse und Sozialversicherungsnummer, aber auch akademische Geschichte, Anwesenheit, Disziplinarakten, Finanzhilfedetails, Gesundheitsakten und vieles mehr. Dieser Schatz an Informationen wird häufig von Cyberkriminellen ins Visier genommen, die in die Systeme eindringen, die diese Akten verarbeiten, speichern, teilen und übertragen. Hacker halten dann die Daten für Lösegeld zurück oder verkaufen sie im Darknet, damit sie für Identitätsdiebstahl verwendet werden können.

Das sichere Übertragen dieser Akten ist eine regelmäßige Aktivität für Hochschuleinrichtungen. Dies sind nur einige Anwendungsfälle, die die Übertragung von Studentenakten an vertrauenswürdige Dritte beinhalten:

Akkreditierungsstellen für Bildungseinrichtungen:Höhere Bildungseinrichtungen teilen oft ihre Studentenakten mit diesen Akkreditierungsorganisationen, um die akademischen Standards und die Qualität der Einrichtung zu überprüfen und zu verifizieren, einschließlich der Betrachtung von Erfolgsquoten der Studenten, Abschlussquoten, akademischem Fortschritt usw.
Andere Institutionen:Wenn ein Student an eine andere Universität oder Hochschule wechselt, sendet die ursprüngliche Einrichtung die akademischen Unterlagen des Studenten an die neue Einrichtung. Dies hilft der neuen Einrichtung zu bewerten, auf welchem Niveau der Student eingestuft werden sollte und welche akademischen Credits übertragen werden können.
Forschungspartner:Universitäten und Hochschulen beteiligen sich oft in Zusammenarbeit mit anderen Institutionen oder privaten Unternehmen an akademischer Forschung. In solchen Fällen können anonymisierte Studentendaten zum Zweck der Forschung und Analyse geteilt werden.
Stipendienausschüsse:Wenn sich ein Student um ein Stipendium bewirbt, können Universitäten die akademischen Unterlagen des Studenten mit dem Stipendienausschuss teilen. Dies hilft den Ausschüssen, Entscheidungen bezüglich der Eignung und Geeignetheit des Studenten für das Stipendium zu treffen.
Anbieter von Studiendarlehen:Einige Institutionen können Studierendenakten mit Anbietern von Studiendarlehen oder staatlichen Stellen, die sich um Studienförderung kümmern, teilen. Dies dient dazu, den Status des Studenten zu bestätigen und ihre Berechtigung für finanzielle Unterstützung zu überprüfen. Alle persönlichen Informationen werden imgesetzliche Vorgaben im

Jeder Fall betont die Bedeutung, die Sicherheit und den Datenschutz dieser Akten zu gewährleisten, insbesondere aufgrund der sensiblen Natur der beteiligten Daten.

FERPA und die Notwendigkeit, Studentenakten zu schützen

Das Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) ist ein Bundesgesetz in den Vereinigten Staaten, das Studenten bestimmte Rechte in Bezug auf ihre Bildungsakten gewährt. Im Kern zielt die Gesetzgebung darauf ab, die Privatsphäre der Bildungsakten von Studenten zu schützen.

FERPA gibt Richtlinien vor, wer auf diese Akten zugreifen kann und unter welchen Bedingungen. Beispielsweise können Bildungseinrichtungen ohne ausdrückliche Zustimmung keine Studentenakten offenlegen. Die einzige Ausnahme von dieser Regel ist, wenn solche Informationen mit Parteien geteilt werden, die ein legitimes Bildungsinteresse oder andere FERPA-Ausnahmen haben. Das bedeutet, die Einhaltung von FERPA beim Übertragen von Dateien ist keine Wahl, sondern eine gesetzliche Anforderung.

Kosten der Nichteinhaltung von FERPA

Die Nichteinhaltung der FERPA kann ernsthafte Konsequenzen für Bildungseinrichtungen nach sich ziehen. Die finanziellen Strafen können schwerwiegend sein, einschließlich des Verlusts von Bundesmitteln. Darüber hinaus warten rechtliche Konsequenzen auf die Verletzer, einschließlich Klagen von Studenten oder Eltern, die zu teuren Vergleichen führen können. Zuletzt erleiden Einrichtungen, die gegen die FERPA verstoßen, einen Reputationsschaden. Der Vertrauensverlust kann zu einem Rückgang der Einschreibungen führen, was weitere finanzielle Schäden verursacht.

Managed File Transfer für die Einhaltung von FERPA

Managed File Transfer (MFT)-Lösungen beziehen sich auf eine Art von Software, die verwendet wird, um die sichere Übertragung von Daten von einem Computer zu einem anderen über ein Netzwerk zu verwalten. MFT bietet ein höheres Maß an Kontrolle und Sicherheit als standardmäßiges FTP, was es zu einer praktikablen Wahl macht, um die sichere Übertragung sensibler Studentenakten zu gewährleisten.

Obwohl MFT-Lösungen ein robustes Rahmenwerk bieten, um die sichere Datenübertragung zu gewährleisten, müssen Hochschuleinrichtungen bestimmte Best Practices befolgen, um das Potenzial dieser Lösungen im Kontext der FERPA-Compliance vollständig zu realisieren. Wir werden einige dieser Praktiken unten diskutieren.

Best Practices für die Verwendung von MFT zur Einhaltung von FERPA

Die Implementierung eines Managed File Transfer-Systems zur Gewährleistung der sicheren Übertragung von Studentenakten beschränkt sich nicht nur auf die bloße Installation der Software. Hochschuleinrichtungen sollten Best Practices anwenden, um das volle Potenzial der MFT-Lösungen zu nutzen und eine optimale FERPA-Compliance zu gewährleisten. Hier sind einige der Best Practices:

1. Verschlüsselung priorisieren: Eines der Schlüsselelemente, um eine sichere Datenübertragung zu gewährleisten, ist Verschlüsselung. Stellen Sie bei der Verwendung von MFT-Lösungen sicher, dass die Software robuste, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zum Schutz der Daten während der Übertragung und im ruhenden Zustand. Dies verhindert unbefugten Zugriff während der Dateiübertragung und bietet ultimativen Schutz für Schülerakten.

Erfahren Sie mehr über Verschlüsselungs-Best-Practices.

2. Verwenden Sie sichere Protokolle: Sichere Protokolle wie SFTP, FTPS oder HTTPS sollten beim Übertragen von Schülerakten verwendet werden. Diese Protokolle bieten im Vergleich zum standardmäßigen FTP überlegene Sicherheitsfunktionen und entsprechen daher besser den FERPA-Vorschriften. Diese Protokolle unterstützen die sichere Datenübertragung und bieten Verschlüsselung, Authentifizierung und Integritätsprüfungen. Sichere Übertragung und Zugriffskontrolle reduzieren deutlich den unbefugten Zugriff auf Schülerakten.

3. Implementieren Sie rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC): RBAC ermöglicht es Institutionen zu definieren, wer auf bestimmte Daten zugreifen und diese bearbeiten kann. Dies minimiert das Risiko unbefugter Datennutzung oder -verletzungen und stärkt somit die FERPA-Konformität. RBAC weist Berechtigungen auf Basis von Rollen und nicht von Einzelpersonen zu, um sicherzustellen, dass nur autorisiertes Personal auf Daten zugreifen kann.

4. Automatisieren Sie Dateiübertragungen: Manuelle Dateiübertragungen erhöhen das Risiko menschlicher Fehler, was zu potenziellen Datenverletzungen führen kann. MFT-Lösungen bieten oft automatisierte Dateiübertragungsfähigkeiten, die dieses Risiko mindern. Automatisierte Dateiübertragungen haben den zusätzlichen Vorteil, dass sie die Effizienz und Produktivität der Mitarbeiter steigern. Mitarbeiter können eine Dateiübertragung planen und sich anderen Projekten widmen.

5. Überwachen und prüfen Sie MFT-Datenübertragungen regelmäßig:Regelmäßige Audits und Echtzeit-Monitoring können Institutionen dabei helfen, potenzielle Datenschutzverstöße oder Compliance-Probleme frühzeitig zu erkennen. Die meisten Managed File Transfer-Lösungen bieten Audit- und Reporting-Tools, um diesen Prozess zu vereinfachen. Die Audit- und Reporting-Funktion, die in vielen Managed File Transfer-Lösungen zu finden ist, erleichtert die Überwachung des Datenzugriffs und unterstützt die schnelle Identifizierung potenzieller FERPA-Verstöße.

Kiteworks hilft Hochschuleinrichtungen beim Schutz der Privatsphäre von Studenten mit Secure Managed File Transfer

Die Aufgabe, Studierendenakten sicher zu übertragen, ist eine kritische Verantwortung aller Hochschuleinrichtungen. Die sensible Natur dieser Akten macht ihren Schutz unerlässlich. Zu diesem Zweck bietet FERPA die rechtliche Struktur, um sicherzustellen, dass Studierendendaten mit höchster Privatsphäre und Sicherheit behandelt werden.

Managed File Transfer-Lösungen bieten eine effektive Möglichkeit, die FERPA-Compliance zu erreichen. Indem die oben genannten Best Practices angewandt werden, können Institutionen sicherstellen, dass ihre MFT-Systeme für maximale Sicherheit bei Dateiübertragungen optimiert sind, wodurch die wertvollen und sensiblen Daten, die sie enthalten, geschützt werden. Diese Praktiken sind jedoch keine einmalige Implementierung, sondern vielmehr eine kontinuierliche Anstrengung, um das höchste Niveau an Datensicherheit in der Hochschulbildung aufrechtzuerhalten.

Das Kiteworks Private Content Network, eine FIPS 140-2 Level validierte sichere Plattform für Dateifreigabe und Dateiübertragung, konsolidiert E-Mail, Filesharing, Web-Formulare, SFTP und Managed File Transfer, sodass Organisationen die Kontrolle über schützen, und nachverfolgen können, wie jede Datei in das Unternehmen ein- und austritt.

Kiteworks sichere Managed File Transfer bietet robuste Automatisierung, zuverlässiges, skalierbares Betriebsmanagement und einfache, codefreie Formulare und visuelles Bearbeiten. Es ist mit einem Fokus auf Sicherheit, Transparenz und Compliance konzipiert. Tatsächlich erfüllt Kiteworks alle Anforderungen an Protokollierung, Governance und Sicherheit mit zentralisierter Richtlinienverwaltung, während eine gehärtete virtuelle Appliance Daten und Metadaten vor böswilligen Insidern und fortgeschrittenen, andauernden Bedrohungen schützt. Als Ergebnis können Unternehmen Dateien sicher übertragen und dabei die Einhaltung relevanter Vorschriften gewährleisten

Kiteworks sichere Managed File Transfer unterstützt flexible Flows, um Dateien zwischen verschiedenen Datentypen und Zielen über eine Vielzahl von Protokollen zu übertragen. Zusätzlich bietet die Lösung eine Reihe von Autoren- und Managementfunktionen, einschließlich einer Operations-Web-Konsole, Drag-and-Drop-Flow-Authoring, deklarativen benutzerdefinierten Operatoren und der Möglichkeit, nach Zeitplan, Ereignis, Dateierkennung oder manuell auszuführen.

Schließlich bietet der Kiteworks Secure Managed File Transfer Client Zugang zu häufig genutzten Repositories wie Kiteworks-Ordnern, SFTP-Servern, FTPS, CIFS-Dateifreigaben, OneDrive for Business, SharePoint Online, Box, Dropbox und anderen.

Insgesamt bietet Kiteworks sichere Managed File Transfer vollständige Transparenz, Compliance und Kontrolle über geistiges Eigentum, personenbezogene Daten, PHI und andere sensible Inhalte, unter Verwendung modernster Verschlüsselung, integrierter Prüfspuren, Compliance-Berichterstattung und rollenbasierter Richtlinien.

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