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Transfert sécurisé de fichiers pour la conformité FERPA

par Patrick Spencer updated mars 5, 2024 Managed File Transfer

temps de lecture: 7 minutes

Dans la quête sans fin pour devenir plus efficace, rentable et compétitif, les institutions de l’enseignement supérieur adoptent de plus en plus des solutions technologiques qui traitent, stockent, partagent et transfèrent les dossiers des étudiants. Ces institutions d’enseignement supérieur produisent et gèrent donc de vastes quantités de données étudiantes. Ces dossiers ne contiennent pas seulement des notes et des relevés de notes mais incluent également des informations sensibles pouvant être classées comme informations personnelles identifiables et informations médicales protégées (informations personnelles identifiables/informations médicales protégées).

Partager ces données avec des tiers de confiance est une affaire routinière pour les institutions d’enseignement supérieur, ce qui rend impératif de se conformer strictement à la Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA), qui exige la protection et le transfert sécurisé de ces dossiers.

Dans cet article, nous explorerons les exigences uniques liées à la protection des dossiers étudiants lorsqu’ils sont échangés avec des tiers de confiance dans le contexte de la FERPA, et découvrirons les meilleures pratiques d’utilisation de la technologie de transfert sécurisé de fichiers (MFT) pour sécuriser les dossiers étudiants, protéger la vie privée des étudiants et garantir la conformité aux exigences de la FERPA.

Vous hésitez encore entre FTP et le transfert sécurisé de fichiers ? Voici six raisons pour lesquelles le transfert sécurisé de fichiers est meilleur que le FTP.

Qu’est-ce que le transfert sécurisé de fichiers et pourquoi est-il supérieur au FTP ?

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Comprendre les dossiers étudiants

Les dossiers étudiants sont, en essence, une documentation complète du parcours d’un étudiant tout au long de son cursus académique. Ces dossiers contiennent généralement des informations personnelles de base telles que le nom, l’adresse et le numéro de sécurité sociale, mais aussi l’historique académique, les présences, les dossiers disciplinaires, les détails de l’aide financière, les dossiers de santé et bien plus encore. Ce trésor d’informations est fréquemment ciblé par les cybercriminels qui piratent les systèmes qui traitent, stockent, partagent et transfèrent ces dossiers. Les hackers retiennent ensuite les données pour rançon ou les vendent sur le dark web afin qu’elles puissent être utilisées pour le vol d’identité.

Transférer ces dossiers de manière sécurisée est une activité régulière pour les établissements d’enseignement supérieur. Voici quelques cas d’utilisation impliquant le transfert de dossiers étudiants à des tiers de confiance :

Organismes d’accréditation éducative :les établissements d’enseignement supérieur partagent souvent leurs dossiers étudiants avec ces organisations d’accréditation pour examiner et vérifier les normes académiques et la qualité de l’institution, ce qui inclut l’examen des taux de réussite des étudiants, des taux de diplomation, des progrès académiques, etc.
Autres institutions :lorsqu’un étudiant se transfère à une autre université ou collège, l’institution d’origine envoie les dossiers académiques de l’étudiant à la nouvelle institution. Cela aide la nouvelle institution à évaluer à quel niveau l’étudiant devrait être placé et quels crédits académiques peuvent être transférés.
Partenaires de recherche :les universités et collèges participent souvent à la recherche académique en collaboration avec d’autres institutions ou entreprises privées. Dans de tels cas, des données étudiantes anonymisées peuvent être partagées dans le but de la recherche et de l’analyse.
Comités de bourses d’études :si un étudiant postule pour une bourse, les universités peuvent partager les dossiers académiques de l’étudiant avec le comité des bourses. Cela aide les comités à prendre des décisions concernant l’éligibilité et l’adéquation de l’étudiant pour la bourse.
Fournisseurs de prêts étudiants :Certaines institutions peuvent partager les dossiers des étudiants avec les fournisseurs de prêts étudiants ou les organismes gouvernementaux gérant l’aide aux étudiants. Cela permet de confirmer le statut de l’étudiant et de vérifier leur éligibilité pour le soutien financier. Toutes les informations personnelles sont traitées enconformité réglementaireavec les lois et réglementations sur la vie privée.

Chaque cas souligne l’importance de garantir la sécurité et la confidentialité de ces dossiers, surtout en raison de la nature sensible des données impliquées.

FERPA et la nécessité de protéger les dossiers étudiants

Le Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA), est une loi fédérale aux États-Unis qui accorde aux étudiants certains droits concernant leurs dossiers éducatifs. Au cœur, la législation vise à protéger la confidentialité des dossiers éducatifs des étudiants.

Le FERPA fournit des directives sur qui peut accéder à ces dossiers et dans quelles conditions. Par exemple, sans consentement explicite, les institutions éducatives ne peuvent pas divulguer les dossiers étudiants. La seule exception à cette règle est lorsque ces informations sont partagées avec des parties ayant un intérêt éducatif légitime ou d’autres exceptions FERPA. Cela signifie que garantir la conformité au FERPA lors du transfert de fichiers n’est pas un choix mais une exigence légale.

Coûts de la non-conformité avec FERPA

Le non-respect de la FERPA peut avoir de graves conséquences pour les établissements d’enseignement. Les pénalités financières peuvent être sévères, incluant la perte de financements fédéraux. De plus, les conséquences légales pour les contrevenants incluent des poursuites judiciaires de la part des étudiants ou des parents, pouvant mener à des règlements coûteux. Enfin, les institutions reconnues coupables de violation de la FERPA subissent un dommage à leur réputation. La perte de confiance peut entraîner une baisse des inscriptions, causant ainsi un préjudice financier supplémentaire.

Transfert de fichiers géré pour la conformité FERPA

Le transfert sécurisé de fichiers (MFT) désigne un type de logiciel utilisé pour gérer le transfert sécurisé de données d’un ordinateur à un autre via un réseau. Le MFT offre un niveau de contrôle et de sécurité supérieur au standard FTP, en faisant un choix viable pour garantir le transfert sécurisé des dossiers étudiants sensibles.

Bien que les solutions MFT offrent un cadre robuste pour garantir un transfert de données sécurisé, les établissements d’enseignement supérieur doivent adhérer à certaines meilleures pratiques pour réaliser pleinement le potentiel de ces solutions dans le contexte de la conformité à la FERPA. Nous discuterons de certaines de ces pratiques ci-dessous.

Meilleures pratiques pour utiliser le MFT pour la conformité FERPA

La mise en œuvre d’un système de transfert de fichiers géré pour garantir le transfert sécurisé des dossiers étudiants ne se limite pas à la simple installation du logiciel. Les établissements d’enseignement supérieur devraient adopter les meilleures pratiques pour exploiter pleinement le potentiel des solutions MFT et garantir une conformité optimale à la FERPA. Voici quelques-unes de ces meilleures pratiques :

1. Donner la priorité au chiffrement : L’un des éléments clés pour garantir un transfert de données sécurisé est le chiffrement. Lors de l’utilisation de solutions MFT, assurez-vous que le logiciel offre un chiffrement robuste, chiffrement de bout en bout pour protéger les données durant le transit et au repos. Cela empêche l’accès non autorisé lors de la transmission de fichiers, offrant une protection ultime pour les dossiers des étudiants.

En savoir plus sur les meilleures pratiques de chiffrement.

2. Utilisez des protocoles sécurisés : Des protocoles sécurisés comme SFTP, FTPS, ou HTTPS devraient être utilisés lors du transfert de dossiers d’étudiants. Ces protocoles offrent des fonctionnalités de sécurité supérieures par rapport au FTP standard, se conformant ainsi mieux aux réglementations FERPA. Ces protocoles aident au transfert sécurisé de données, offrant chiffrement, authentification et vérifications d’intégrité. La transmission sécurisée et le contrôle d’accès réduisent considérablement l’accès non autorisé aux dossiers des étudiants.

3. Mettez en œuvre le contrôle d’accès basé sur les rôles (RBAC) : Le RBAC permet aux institutions de définir qui peut accéder et manipuler des données spécifiques. Cela minimise le risque d’utilisation non autorisée des données ou de violations, renforçant ainsi la conformité à FERPA. Le RBAC assigne des autorisations basées sur les rôles plutôt que sur les individus, assurant que seules les personnes autorisées accèdent aux données.

4. Automatisez les transferts de fichiers : Les transferts de fichiers manuels augmentent le risque d’erreur humaine, conduisant à des violations potentielles de données. Les solutions de transfert sécurisé de fichiers viennent souvent avec des capacités de transfert de fichiers automatisées, atténuant ce risque. Les transferts de fichiers automatisés ont un avantage supplémentaire en ce qu’ils améliorent l’efficacité et la productivité des employés. Les employés peuvent programmer un transfert de fichier et passer à d’autres projets.

5. Auditez et surveillez régulièrement les transferts de données MFT :Les audits réguliers et la surveillance en temps réel peuvent aider les institutions à détecter rapidement les éventuelles violations de données ou problèmes de conformité. La plupart des solutions de transfert sécurisé de fichiers offrent des outils d’audit et de reporting pour faciliter ce processus. La fonctionnalité d’audit et de reporting présente dans de nombreuses solutions de transfert de fichiers géré facilite la surveillance facile de l’accès aux données, soutenant l’identification rapide des violations potentielles de la FERPA.

Kiteworks aide les établissements d’enseignement supérieur à protéger la vie privée des étudiants avec le transfert sécurisé de fichiers géré

La tâche de transférer les dossiers des étudiants de manière sécurisée est une responsabilité cruciale pour toutes les institutions d’enseignement supérieur. La nature sensible de ces dossiers rend leur protection vitale. À cette fin, la FERPA fournit la structure légale pour garantir que les données des étudiants sont traitées avec le plus haut niveau de confidentialité et de sécurité.

Les solutions de transfert sécurisé de fichiers offrent un moyen efficace d’atteindre la conformité à la FERPA. En adoptant les meilleures pratiques mentionnées ci-dessus, les institutions peuvent s’assurer que leurs systèmes de transfert de fichiers géré sont optimisés pour une sécurité maximale lors des transferts de fichiers, protégeant ainsi les données précieuses et sensibles qu’ils contiennent. Cependant, ces pratiques ne sont pas une mise en œuvre unique, mais plutôt un effort continu pour maintenir le plus haut niveau de sécurité des données dans l’enseignement supérieur.

Le Kiteworks Réseau de contenu privé, un validé FIPS 140-2 Niveau plateforme sécurisée de partage et de transfert de fichiers, consolide email, partage sécurisé de fichiers, formulaires Web, SFTP et transfert sécurisé de fichiers, ainsi les organisations contrôlent, protègent, et suivent chaque fichier lorsqu’il entre et sort de l’organisation.

Kiteworks transfert sécurisé de fichiers géré offre une automatisation robuste, une gestion des opérations fiable et évolutive, et des formulaires simples sans code ainsi que l’édition visuelle. Il est conçu avec un accent sur la sécurité, la visibilité et la conformité. En fait, Kiteworks gère toute la journalisation, la gouvernance et les exigences de sécurité avec une administration centralisée des politiques tandis qu’une appliance virtuelle durcie protège les données et les métadonnées contre les initiés malveillants et les menaces persistantes avancées. En conséquence, les entreprises peuvent transférer des fichiers de manière sécurisée tout en restant conformes aux réglementations pertinentes

Le transfert sécurisé de fichiers géré par Kiteworks prend en charge des flux flexibles pour transférer des fichiers entre divers types de sources de données et de destinations via une variété de protocoles. De plus, la solution fournit un éventail de fonctions d’authoring et de gestion, y compris une console web d’opérations, l’authoring de flux par glisser-déposer, des opérateurs personnalisés déclaratifs, et la capacité à fonctionner selon un calendrier, un événement, la détection de fichier, ou manuellement.

Enfin, le client de transfert sécurisé de fichiers géré par Kiteworks offre un accès aux dépôts couramment utilisés tels que les dossiers Kiteworks, les serveurs SFTP, FTPS, les partages de fichiers CIFS, OneDrive pour les entreprises, SharePoint Online, Box, Dropbox, et d’autres.

Au total, le transfert sécurisé de fichiers géré par Kiteworks offre une visibilité complète, la conformité, et le contrôle sur la propriété intellectuelle, les informations personnelles identifiables, les informations médicales protégées, et d’autres contenus sensibles, en utilisant un chiffrement de pointe, des pistes de vérification intégrées, des rapports de conformité, et des politiques basées sur les rôles.

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