Gérez les communications juridiques en interne et avec des tiers
En toute confidentialité et conformité avec les réglementations sur la protection des données

Assurer le privilège avocat-client exige un niveau élevé de confidentialité dans les communications juridiques. Pour les affaires impliquant le privilège de défense conjointe, le partage sécurisé d’informations sensibles entre plusieurs parties est un défi significatif. La maintenance de la chaîne de garde est cruciale pour l’intégrité et l’admissibilité des preuves, nécessitant une visibilité totale et une auditabilité de l’activité des fichiers, y compris qui a accédé à un fichier, quand il a été accédé et si le fichier a été modifié, téléchargé ou partagé. Les services juridiques rencontrent également des difficultés à gérer des interactions de systèmes non autorisées, telles que l’activité de fichiers liée à un compte Dropbox ou OneDrive d’un client. La taille importante des fichiers pose un obstacle supplémentaire, affectant l’efficacité des professionnels du droit lorsqu’ils rencontrent des limitations de taille de fichier, soit par l’expéditeur ou le destinataire. Enfin, les services juridiques d’entreprise ont également du mal à connecter le conseil juridique externe avec les cadres supérieurs de manière sécurisée.

Le Réseau de Contenu Privé Kiteworks offre une plateforme sécurisée pour échanger du contenu juridique sensible par email, partage de fichiers, transfert de fichiers géré et formulaires web, tout en incorporant une gouvernance complète et une gestion robuste des droits numériques. Le Plugin Kiteworks iManage facilite également l’intégration rapide dans les flux de travail juridiques et les processus de gestion de documents. En plus de protéger le privilège avocat-client via les communications de données par fichier et email, Kiteworks offre une visibilité totale à travers les journaux d’audit et l’auditabilité de l’activité des fichiers. La plateforme Kiteworks gère également les fichiers de grande taille, la collaboration avec d’autres départements d’entreprise et le conseil externe depuis n’importe quel emplacement ou appareil, et offre une protection contre d’éventuelles cyberattaques grâce à un appareil virtuel renforcé, la détection d’anomalies activée par IA, un WAF intégré et un pare-feu réseau, et l’intégration des capacités CDR, DLP et ATP.

Questions Fréquemment Posées

Les services juridiques d’entreprise traitent, envoient et reçoivent des informations sensibles tous les jours. Par conséquent, le plus grand risque pour ces services est la communication de contenu. Ils doivent se conformer aux normes et réglementations juridiques; cependant, l’exposition d’informations confidentielles ou propriétaires et des méthodes inefficaces de gestion des demandes de documents ou de requêtes juridiques posent de plus grands risques. De plus, des processus ou flux de travail de communication inefficaces peuvent entraîner des retards dans des projets tels que la révision de contrats ou la réponse à des demandes juridiques.

Les services juridiques d’entreprise peuvent protéger les informations confidentielles contre les menaces externes en mettant en place des mesures pour protéger les systèmes et le contenu qu’ils détiennent et partagent. Ils ont à leur disposition plusieurs technologies de sécurité pour protéger les données confidentielles contre l’accès non autorisé. Ces technologies comprennent le chiffrement de tous les courriels et pièces jointes, en transit et au repos, des analyses DLP (prévention de perte de données) sur tous les fichiers sortants, des analyses antivirus (AV) et de prévention des menaces avancées (ATP) sur tous les fichiers entrants, et des protocoles d’authentification des utilisateurs tels que l’authentification à plusieurs facteurs.

Les services juridiques d’entreprise traitent et partagent de nombreux documents confidentiels et des informations sensibles qui doivent être protégés. Cela comprend les contrats de vente, les lettres d’intention, les plans de rémunération, les demandes de conservation légale, les protocoles d’accord, les stratégies d’entreprise, les secrets commerciaux, les présentations du conseil d’administration, les dossiers du personnel, les droits de propriété intellectuelle, les informations financières, et les données liées aux litiges. De plus, les services juridiques stockent souvent des informations confidentielles concernant les activités de l’entreprise, telles que les enquêtes internes, les courriels des investisseurs, les négociations de règlements juridiques, et plus encore.

Les services juridiques d’entreprise peuvent prendre plusieurs mesures pour prévenir les violations de données et l’accès non autorisé aux fichiers confidentiels. Ces étapes comprennent l’évaluation des protocoles de sécurité déjà en place, la mise en œuvre d’un système efficace de gestion des identités et des accès, la spécification du niveau d’accès sécurisé dont chaque employé dispose en fonction de la sensibilité du sujet, l’évaluation et l’ajustement réguliers des protocoles de sécurité, et s’assurer que tous les membres du personnel sont informés des changements de politique de sécurité. De plus, les services juridiques devraient instaurer une culture d’excellence en matière de cybersécurité, internalisée et pratiquée par tous les employés pour protéger le contenu sensible de l’organisation.

Les services juridiques d’entreprise réalisent la gouvernance de contenu en mettant en œuvre des technologies telles que les systèmes de gestion des droits numériques (DRM), les logiciels de prévention de perte de données (DLP) et les solutions de chiffrement pour contrôler et protéger les informations confidentielles de l’entreprise. Les processus de gouvernance de contenu impliquent généralement la formulation de politiques définissant l’utilisation acceptable de l’information de l’entreprise. Cela inclut généralement la définition de qui devrait avoir accès au contenu sensible et quelles procédures doivent être suivies lors de son utilisation ou de son partage. Les équipes juridiques d’entreprise peuvent également établir la pratique de catégoriser, étiqueter et stocker du contenu sensible, afin que l’activité impliquant ce contenu puisse être surveillée et auditée. Enfin, ils exigent généralement que les employés participent à une formation continue relative aux meilleures pratiques en matière de gouvernance de contenu.

 

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Hartmann
Texas Juvenile Justice Department
Seyfarth
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