La solution Kiteworks pour les services juridiques
Protéger la confidentialité des communications et des documents de vos clients conformément à la réglementation
La complexité du monde juridique actuel engendre des problématiques importantes pour les cabinets d’avocats. Au-delà de devoir garantir une parfaite confidentialité dans les transactions commerciales, les litiges civils et pénaux ou encore la gouvernance des entreprises, ils doivent aussi respecter des normes très strictes en la matière. La sécurité et la traçabilité des communications tierces sont capitales, car le secret professionnel et les échanges d’informations sensibles dépendent souvent de ces flux dématérialisés. Par conséquent, les cabinets d’avocats sont amenés à chercher des systèmes de sécurité globaux, qui utilisent le chiffrement de bout en bout, des mots de passe forts et l’authentification multifactorielle par exemple pour se protéger contre les violations de données et les cyberattaques.
Le réseau de contenu privé Kiteworks apporte une solution complète pour répondre à tous ces enjeux ; elle garantit la confidentialité, la sécurité et la fluidité des procédures juridiques grâce à la messagerie électronique, au partage de fichiers, au transfert de fichiers géré et aux formulaires Web. De nombreux responsables informatiques, sécurité, confidentialité et conformité et administrations publiques nous font déjà confiance pour garantir la sécurité des communications avec des tiers. Notre plateforme est réputée pour préserver le secret professionnel et faciliter l’échange d’informations sensibles entre plusieurs interlocuteurs. En outre, elle offre une visibilité et une traçabilité totales de l’activité des fichiers, même dans les dossiers impliquant des systèmes non approuvés. Et fini les limitations de taille des fichiers, place à la productivité. Kiteworks ne se contente pas de fournir des solutions adaptées aux besoins existants, mais s’attaque aussi aux futurs obstacles potentiels grâce à des requêtes eDiscovery efficaces et à des mesures de protection contre les menaces extérieures. Toutes ces fonctionnalités ont permis de gagner la confiance des leaders du secteur, faisant de Kiteworks le choix n° 1 des cabinets d’avocats.
La messagerie sécurisée pour communiquer avec les clients
Les juristes ont régulièrement besoin de communiquer des informations sensibles par e-mail. La messagerie électronique traditionnelle peut ne pas être sécurisée et entraîner des violations de données. Kiteworks sécurise les échanges de mails, en veillant à ce que toutes les communications soient chiffrées et accessibles uniquement au destinataire prévu.
Le partage sécurisé de fichiers pour les dossiers
Les juristes ont régulièrement besoin de partager des dossiers sensibles avec leurs clients, les avocats de la partie adverse ou autres interlocuteurs. Une solution de partage de fichiers non sécurisé peut entraîner des violations de données. Kiteworks propose une plateforme de partage de fichiers sécurisée pour les professionnels destinée à partager des dossiers sensibles en toute sécurité, en garantissant l’intégrité et la confidentialité du contenu.
Le transfert de fichiers géré pour les actes juridiques
Les services juridiques transfèrent des volumes importants de documents juridiques d’un système à l’autre ou vers des interlocuteurs externes. Les transferts de fichiers non sécurisés peuvent entraîner des violations de données. Kiteworks propose une solution de transfert de fichiers gérée pour transférer des fichiers très volumineux en toute sécurité, en garantissant l’intégrité et la confidentialité des données.
Des formulaires Web sécurisés pour établir les dossiers clients
Les services juridiques ont souvent besoin de recueillir des informations sensibles auprès des clients pour établir leur dossier. Les formulaires Web traditionnels peuvent ne pas être sécurisés et entraîner des violations de données. Kiteworks propose des formulaires Web sécurisés qui garantissent la protection des informations personnelles identifiables (PII). Les fonctionnalités de chiffrement et de stockage sécurisé des données de la plateforme garantissent la collecte et le stockage des données en toute sécurité.
La messagerie sécurisée pour les décisions de justice
Les services juridiques ont besoin d’envoyer et de recevoir des décisions de justice en toute sécurité. Une solution de messagerie traditionnelle peut ne pas être sécurisé et entraîner des violations de données. Kiteworks assure la sécurité des échanges de mails, ce qui garantit que les décisions de justice sont chiffrées et ne sont accessibles qu’au destinataire prévu.
Le partage sécurisé de fichiers pour la recherche juridique
Les juristes ont souvent besoin de partager des recherches juridiques confidentielles avec des confrères ou des clients. Une solution de partage de fichiers non sécurisée peut entraîner des violations de données. Kiteworks propose une plateforme de partage de fichiers sécurisée pour que les professionnels puissent partager des recherches juridiques sensibles en toute sécurité, en garantissant l’intégrité et la confidentialité des données.
Le transfert de fichiers géré pour les pièces à conviction
Au stade des enquêtes préliminaires, les services juridiques sont amenés à transférer des documents très volumineux. Les solutions de transfert de fichiers non sécurisées peuvent entraîner des violations de données. Kiteworks propose une solution de transfert de fichiers gérée qui permet aux services juridiques de transférer en toute sécurité des volumes importants de pièces à conviction, en garantissant l’intégrité et la confidentialité du contenu.
Des formulaires Web sécurisés pour les requêtes de services juridiques
Les services juridiques doivent souvent recueillir des informations sensibles auprès de leurs clients lorsqu’ils déposent une requête pour un service juridique. Les formulaires Web traditionnels peuvent ne pas être sécurisés et entraîner des violations de données. Kiteworks propose des formulaires Web sécurisés qui garantissent la protection des informations personnelles. Les fonctionnalités de chiffrement et de stockage sécurisé de la plateforme garantissent que les données des clients sont collectées et stockées en toute sécurité.
La messagerie sécurisée pour l’assistance juridique
Les juristes ont souvent besoin de communiquer des informations sensibles par e-mail. Les services de messagerie électronique traditionnels peuvent ne pas être sécurisés et entraîner des violations de données. Kiteworks propose un système de messagerie sécurisée qui garantit que toutes les communications sont chiffrées et accessibles uniquement au destinataire prévu.
Le partage sécurisé de fichiers pour les contrats
Les juristes sont amenés à partager des contrats confidentiels avec leurs clients, les avocats de la partie adverse ou d’autres interlocuteurs. Une solution de partage de fichiers non sécurisée peut entraîner des violations de données. Kiteworks propose une solution de partage de fichiers sécurisée qui permet aux professionnels de partager des contrats sensibles en toute sécurité, en garantissant l’intégrité et la confidentialité de leur contenu.
Le transfert de fichiers géré pour les registres légaux
Les services juridiques ont régulièrement besoin de transférer des volumes importants de registres légaux entre différents systèmes ou vers des interlocuteurs externes. Les transferts de fichiers non sécurisés peuvent entraîner des violations de données. Kiteworks propose une solution de transfert de fichiers MFT qui permet aux services juridiques de transférer en toute sécurité des registres légaux très volumineux tout en garantissant l’intégrité et la confidentialité du contenu.
Des formulaires Web sécurisés pour les requêtes de documents juridiques
Les services juridiques doivent souvent recueillir des informations sensibles auprès des clients lorsqu’ils demandent une requête pour des documents juridiques. Les formulaires Web traditionnels peuvent ne pas être sécurisés et entraîner des violations de données. Kiteworks propose des formulaires Web sécurisés qui garantissent la protection des informations personnelles. Les fonctionnalités de chiffrement et de stockage sécurisé de la plateforme garantissent que les données des clients sont collectées et stockées en toute sécurité.
La messagerie sécurisée pour la correspondance confidentielle
Les professionnels du droit ont régulièrement besoin d’envoyer des informations confidentielles par e-mail. Les systèmes de messagerie traditionnels peuvent ne pas être sécurisés et entraîner des violations de données. Kiteworks propose un système de messagerie sécurisée qui garantit que toutes les communications sont chiffrées et accessibles uniquement au destinataire prévu.
Le partage sécurisé de fichiers pour les expertises juridiques
Les experts juridiques ont souvent besoin de partager des rapports d’expertises sensibles avec les clients, les avocats de la partie adverse ou avec d’autres interlocuteurs. Une solution de partage de fichiers non sécurisée peut entraîner des violations de données. Kiteworks propose une solution de partage de fichiers sécurisée qui permet aux professionnels de partager des rapports d’expertise en toute sécurité, tout en garantissant l’intégrité et la confidentialité de leur contenu.
Le transfert de fichiers géré pour la gestion des dossiers
Les services juridiques ont régulièrement besoin de transférer des volumes de données importants entre différents systèmes de gestion des dossiers ou vers des partenaires externes. Les transferts de fichiers non sécurisés peuvent entraîner des violations de données. Kiteworks propose une solution de transfert de fichiers MFT pour pouvoir transférer en toute sécurité de gros volumes de données entre plusieurs plateformes de stockage des dossiers, tout en garantissant l’intégrité et la confidentialité de leur contenu.
Questions Fréquemment Posées
Les cabinets d’avocats ont plusieurs solutions pour partager des fichiers en toute sécurité. L’une des plus populaires est le recours à une plateforme sécurisée de partage de fichiers dans le cloud. Cette méthode permet de stocker et de partager des fichiers en toute sécurité dans le cloud, avec des fonctionnalités telles que le chiffrement de bout en bout et l’authentification multifactorielle pour s’assurer que seules les parties autorisées ont accès aux fichiers. Une autre solution consiste à utiliser une data room virtuelle, autrement dit un espace en ligne sécurisé pour le partage et le stockage de documents confidentiels. Les data rooms virtuelles offrent des fonctions de sécurité avancées telles que des contrôles d’accès granulaires, des filigranes et des journaux d’audit pour aider à protéger les informations sensibles.
Pour garantir une communication sécurisée entre les équipes juridiques, il est important de mettre en œuvre des bonnes pratiques de fonctionnement telles que l’utilisation de mots de passe forts, l’activation de l’authentification double factorielle et le chiffrement des e-mails et des messages sensibles. Il convient également d’éviter toute utilisation de réseaux Wi-Fi publics, souvent non sécurisés et facilement piratables. Préférer un réseau privé virtuel (VPN) sécurisé pour accéder à des données sensibles ou communiquer avec des collègues. Enfin, ne pas oublier de mettre régulièrement à jour ses logiciels et ses paramètres de sécurité pour s’assurer que les appareils et les communications sont protégés contre les toutes dernières menaces.
Pour garantir la protection des données des clients lors du partage de fichiers, les cabinets d’avocats doivent adopter des politiques et des procédures de sécurité très strictes. Utiliser des plateformes de partage de fichiers sécurisées ou des data rooms virtuelles dotées de mécanismes de chiffrement et d’authentification forte. Communiquer via des canaux sécurisés : e-mails chiffrés ou applications de messagerie par exemple pour échanger des informations sensibles avec leurs clients. En outre, ils peuvent limiter l’accès aux données sensibles des clients aux seuls associés et partenaires autorisés et contrôler régulièrement l’activité ; qui a envoyé quoi à qui et quand, afin de détecter toute activité suspecte. Enfin, les journaux d’audit et les fonctions d’eDiscovery permettent d’isoler et d’enquêter plus facilement sur les fichiers et les activités de partage de fichiers.
Le chiffrement de bout en bout est un protocole de sécurité qui garantit que les messages électroniques et les pièces jointes sont chiffrés pendant toute la durée du transfert de fichiers, de sorte que seuls l’expéditeur et le destinataire du message peuvent en lire le contenu. Pour ce faire, le message ou le fichier est chiffré sur l’appareil de l’expéditeur avant d’être envoyé, puis déchiffré sur l’appareil du destinataire. Et non sur le pare-feu de l’expéditeur ou du destinataire. Ainsi, même si un message venait à être intercepté par un tiers, ce dernier ne pourrait pas en lire le contenu. Le chiffrement de bout en bout protège les communications internes au sein d’un cabinet d’avocats aussi bien que les échanges avec les clients et les fichiers associés. Pour ce faire, il est possible d’utiliser des applications et des services de messagerie sécurisée, ou des plateformes de partage de fichiers qui intègrent cette fonctionnalité.
Les cabinets d’avocats peuvent se protéger contre les violations de données et les cyberattaques en élaborant un plan de cybersécurité complet. Ce plan doit prévoir la formation des collaborateurs afin qu’ils soient sensibilisés aux cybermenaces et aux mesures de prévention. Sans oublier le choix de mots de passe forts, d’une authentification à deux facteurs et le chiffrement des données sensibles échangées. En outre, les cabinets d’avocats doivent surveiller régulièrement leurs systèmes pour détecter toute activité suspecte et mettre en place des outils tels que des pares-feux, des logiciels antivirus et des systèmes de détection d’intrusion qui aident à lutter contre les cyberattaques. Enfin, prévoir la sauvegarde des données et un protocole de récupération permet de remettre rapidement d’une perte de données, d’une panne de système ou de toute interruption d’activité.