La solution Kiteworks pour les services juridiques

Les cabinets d’avocats ont plusieurs solutions pour partager des fichiers en toute sécurité. L’une des plus populaires est le recours à une plateforme sécurisée de partage de fichiers dans le cloud. Cette méthode permet de stocker et de partager des fichiers en toute sécurité dans le cloud, avec des fonctionnalités telles que le chiffrement de bout en bout et l’authentification multifactorielle pour s’assurer que seules les parties autorisées ont accès aux fichiers. Une autre solution consiste à utiliser une data room virtuelle, autrement dit un espace en ligne sécurisé pour le partage et le stockage de documents confidentiels. Les data rooms virtuelles offrent des fonctions de sécurité avancées telles que des contrôles d’accès granulaires, des filigranes et des journaux d’audit pour aider à protéger les informations sensibles.

Pour garantir une communication sécurisée entre les équipes juridiques, il est important de mettre en œuvre des bonnes pratiques de fonctionnement telles que l’utilisation de mots de passe forts, l’activation de l’authentification double factorielle et le chiffrement des e-mails et des messages sensibles. Il convient également d’éviter toute utilisation de réseaux Wi-Fi publics, souvent non sécurisés et facilement piratables. Préférer un réseau privé virtuel (VPN) sécurisé pour accéder à des données sensibles ou communiquer avec des collègues. Enfin, ne pas oublier de mettre régulièrement à jour ses logiciels et ses paramètres de sécurité pour s’assurer que les appareils et les communications sont protégés contre les toutes dernières menaces.

Pour garantir la protection des données des clients lors du partage de fichiers, les cabinets d’avocats doivent adopter des politiques et des procédures de sécurité très strictes. Utiliser des plateformes de partage de fichiers sécurisées ou des data rooms virtuelles dotées de mécanismes de chiffrement et d’authentification forte. Communiquer via des canaux sécurisés : e-mails chiffrés ou applications de messagerie par exemple pour échanger des informations sensibles avec leurs clients. En outre, ils peuvent limiter l’accès aux données sensibles des clients aux seuls associés et partenaires autorisés et contrôler régulièrement l’activité ; qui a envoyé quoi à qui et quand, afin de détecter toute activité suspecte. Enfin, les journaux d’audit et les fonctions d’eDiscovery permettent d’isoler et d’enquêter plus facilement sur les fichiers et les activités de partage de fichiers.

Le chiffrement de bout en bout est un protocole de sécurité qui garantit que les messages électroniques et les pièces jointes sont chiffrés pendant toute la durée du transfert de fichiers, de sorte que seuls l’expéditeur et le destinataire du message peuvent en lire le contenu. Pour ce faire, le message ou le fichier est chiffré sur l’appareil de l’expéditeur avant d’être envoyé, puis déchiffré sur l’appareil du destinataire. Et non sur le pare-feu de l’expéditeur ou du destinataire. Ainsi, même si un message venait à être intercepté par un tiers, ce dernier ne pourrait pas en lire le contenu. Le chiffrement de bout en bout protège les communications internes au sein d’un cabinet d’avocats aussi bien que les échanges avec les clients et les fichiers associés. Pour ce faire, il est possible d’utiliser des applications et des services de messagerie sécurisée, ou des plateformes de partage de fichiers qui intègrent cette fonctionnalité.

Les cabinets d’avocats peuvent se protéger contre les violations de données et les cyberattaques en élaborant un plan de cybersécurité complet. Ce plan doit prévoir la formation des collaborateurs afin qu’ils soient sensibilisés aux cybermenaces et aux mesures de prévention. Sans oublier le choix de mots de passe forts, d’une authentification à deux facteurs et le chiffrement des données sensibles échangées. En outre, les cabinets d’avocats doivent surveiller régulièrement leurs systèmes pour détecter toute activité suspecte et mettre en place des outils tels que des pares-feux, des logiciels antivirus et des systèmes de détection d’intrusion qui aident à lutter contre les cyberattaques. Enfin, prévoir la sauvegarde des données et un protocole de récupération permet de remettre rapidement d’une perte de données, d’une panne de système ou de toute interruption d’activité.