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Sicherer Dateiaustausch für Unternehmen: Der ultimative Leitfaden

von Robert Dougherty updated Juli 22, 2023 Sicheres Filesharing

Lesezeit: 7 Minuten

Sicheres Teilen von Dateien ist ein entscheidendes Werkzeug für Unternehmen heute, da es Teams ermöglicht, effizient zusammenzuarbeiten, um Wachstum und Erfolg zu maximieren. Mit der zunehmenden Anzahl von Cybersicherheitsbedrohungen müssen Unternehmen sich der Risiken des ungesicherten Dateiaustauschs bewusst sein und die Bedeutung der Implementierung von sicheren Dateifreigabetechnologien kennen.

Die Bedeutung des sicheren Dateiaustauschs für Unternehmen

Sichere Dateifreigabetechnologien ermöglichen es Unternehmen, sicher und geschützt Informationen zwischen verschiedenen Interessengruppen auszutauschen, sowohl intern als auch extern. Dies beinhaltet Kunden, Kollegen und andere Partner. Diese Technologien ermöglichen es Unternehmen, auf Dokumente und Daten von entfernten Standorten zuzugreifen und diese zu teilen, sowie in Echtzeit an Projekten zusammenzuarbeiten. Sicheres Teilen von Dateien hilft, die Effizienz und Produktivität von Mitarbeitern und Teams zu verbessern und das Risiko von Datenverstößen zu verringern.

Risiken des ungesicherten Dateifreigabe

Obwohl die Dateifreigabe für Unternehmen unerlässlich ist, birgt sie auch eine Vielzahl potenzieller Sicherheitsrisiken. Wenn ein Unternehmen unsichere Dateifreigabelösungen nutzt, können ihre Daten böswilligen Cyberangriffen, Datenverstößen und Verstößen gegen die Compliance ausgesetzt sein. Diese Ereignisse haben gravierende, langfristige Folgen für Unternehmen, einschließlich finanzieller Strafen, Rechtsstreitigkeiten, Verlust von Umsatz und Gewinn, Markenschwund und mehr. Letztendlich ist jeder Kosten- oder Effizienzvorteil, den Sie möglicherweise durch die Verwendung einer unsicheren Dateifreigabelösung erzielen könnten, das Risiko nicht wert.

Überblick über sichere Dateifreigabetechnologien

Um ihren sensiblen Inhalt und die Systeme, die sensiblen Inhalt enthalten, zu schützen, sollten Unternehmen sichere Dateifreigabelösungen verwenden, die Verschlüsselung, Aktivitätsüberwachung wie Audit-Logging und sicheren Zugriff (Mehrfaktorauthentifizierung [MFA], Identitäts- und Zugriffsverwaltung [IAM], Single Sign-On [SSO], usw.) zu Dateien, Dateiordnern und Datei-Repositories. Diese Technologien ermöglichen es Unternehmen nicht nur, vertrauliche Informationen zu schützen, sondern auch zu kontrollieren und zu überwachen, wer auf den Inhalt zugreift, und mit wem und wann sie diesen teilen. Es gibt zusätzliche Technologien, wie Datenverlustprävention (DLP), erweiterte Bedrohungsschutz (ATP), Antivirus (AV) und viele andere, die alle eine entscheidende Rolle beim Schutz sensibler Inhalte spielen.

Warum sicheres Dateifreigabe für Unternehmen unerlässlich ist

Der Aufstieg der digitalen Technologie und schnelle Fortschritte im Bereich der Datenspeicherung, -übertragung und -kommunikation haben die sichere Dateifreigabe zu einem Muss für Unternehmen gemacht. Sichere Dateifreigabe hilft nicht nur beim Schutz sensibler und vertraulicher Informationen, sondern ist auch eine entscheidende Komponente für die Einhaltung von Vorschriften in Bezug auf Datenschutzgesetze und -standards. Letztendlich ist sichere Dateifreigabe ein unverzichtbares Werkzeug, das Unternehmen dabei hilft, produktiv, sicher, konform und langfristig lebensfähig zu bleiben.

Schutz sensibler Informationen

Sensible und vertrauliche Informationen, wie Finanzinformationen, geistiges Eigentum, Verträge und persönlich identifizierbare Informationen und geschützte Gesundheitsinformationen (PII/PHI), sind ein wertvolles Gut für jedes Unternehmen, und der Schutz dieser Daten muss oberste Priorität haben. Mit sicherer Dateifreigabe können Unternehmen sicherstellen, dass ihre sensiblen Inhalte privat bleiben. Sichere Dateifreigabe-Lösungen ermöglichen es Unternehmen, den Zugriff auf Dateien und Ordner mit sensiblen Inhalten zu beschränken, zu bestimmen und zu kontrollieren, welche Aktivitäten durchgeführt werden (Download, Nur-Ansicht, Bearbeitung, etc.), mit wem autorisierte Nutzer sensible Inhalte teilen können, und alle Dateiaktivitäten zu verfolgen und aufzuzeichnen. Dies bietet Unternehmen eine zusätzliche Sicherheitsebene und Schutz, die in der heutigen digitalen Informationszeit unerlässlich ist.

Einhaltung von Datenschutzbestimmungen

Datenschutzbestimmungen werden immer häufiger und das Nichtbefolgen kann zu hohen Bußgeldern, Geschäftsverlusten oder sogar zu rechtlichen Schritten führen. Sicheres Teilen von Dateien kann Unternehmen dabei helfen, sicherzustellen, dass ihre Daten gemäß regionalen, nationalen und branchenspezifischen Vorschriften und Standards privat und sicher bleiben. Dies kann Unternehmen dabei helfen, finanzielle oder rechtliche Sanktionen wegen Nichterfüllung von Vorschriften zu vermeiden.

Abmilderung von Cyber-Bedrohungen und -Angriffen

Cyber-Bedrohungen und -Angriffe nehmen zu und können für Unternehmen katastrophale Folgen haben, wenn sie nicht richtig geschützt sind. Sicheres Teilen von Dateien hilft das Risiko von Cyber-Bedrohungen und -Angriffen, wie Malware, Ransomware, Man-in-the-Middle-Angriffen und verlorenen oder gestohlenen Geräten, zu reduzieren, indem der Zugriffskontrolle und Authentifizierung gestärkt und Maßnahmen wie Verschlüsselung, Authentifizierung und Autorisierung implementiert werden. Durch die Nutzung sicherer Dateifreigaben können Unternehmen ihre Daten schützen und das Risiko, Ziel von Cyberkriminalität zu werden, mindern.

Zusammenarbeit und Effizienz

Sicheres Datei-Teilen kann Unternehmen helfen, die Zusammenarbeit und Effizienz zu verbessern, indem die Notwendigkeit für persönliche Treffen eliminiert und mehreren Personen gleichzeitig der sichere Zugriff auf Informationen ermöglicht wird. Dies kann dazu beitragen, Innovationen und Produktivität voranzutreiben, während sichergestellt wird, dass die Daten sicher bleiben. Die Möglichkeit, Dokumente sicher zu speichern, teilen und zusammenzuarbeiten von jedem Gerät, von überall auf der Welt, ermöglicht es Unternehmen auch, agil und flexibel auf ständig wechselnde Marktbedingungen zu reagieren.

Arten von sicheren Dateifreigabe-Technologien

Dateifreigabetechnologien sind unerlässlich für Unternehmen nahezu jeder Größe. Sie bieten eine sichere und konforme Umgebung für die Übertragung großer Datenmengen und schützen vertrauliche Informationen vor unbefugtem Zugriff. Dies erleichtert es Unternehmen, mit Kunden, Partnern, Investoren, Lieferanten, Mitarbeitern und anderen Stakeholdern zusammenzuarbeiten und hilft ihnen, in einer zunehmend digitalen Welt wettbewerbsfähig zu bleiben. Es gibt eine Vielzahl von sicheren Dateifreigabe-Technologien, die es Unternehmen ermöglichen, ihre Daten sicher zu teilen und zu verwalten. Hier sind einige gängige sichere Dateifreigabe-Technologien:

Sichere Dateifreigabe-Plattformen

Sichere Dateifreigabe-Plattformen wie ein privates Inhaltsnetzwerk ermöglichen es mehreren Benutzern, große Mengen sensibler Inhalte in einer sicheren Umgebung zu teilen und darauf zuzugreifen. Diese Plattformen sind ideal für Unternehmen, die vertrauliche Informationen mit vielen vertrauenswürdigen Dritten teilen, da sie eine einfache und sichere Zusammenarbeit mit Kunden, Partnern und Mitarbeitern ermöglichen.

Sicherer Dateiübertragungsprotokoll

Secure File Transfer Protocol (SFTP) ist ein sicheres Protokoll zur Übertragung von Dateien über das Internet. Es ist verschlüsselt, sodass alle Daten sicher zwischen den Systemen übertragen werden. Dies macht es zu einer großartigen Option für Unternehmen, die sensible Informationen über das Internet teilen müssen.

Virtuelle Datenräume

Virtuelle Datenräume (VDRs) bieten eine sichere, cloud-basierte Umgebung zum sicheren Teilen und Verwalten vertraulicher Dokumente. Sie werden bei Finanztransaktionen, rechtlichen Verfahren und anderen sensiblen Situationen verwendet. VDRs sind verschlüsselt, sodass alle Dateien vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.

Sichere Cloud-basierte Plattformen

Sichere Cloud-basierte Plattformen sind hervorragend für Unternehmen geeignet, die große Dateien mit mehreren Benutzern teilen müssen. Diese Plattformen sind verschlüsselt, sodass alle Daten vor Hackern und unbefugtem Zugriff sicher sind.

Managed File Transfer (MFT) Lösungen

Managed File Transfer (MFT) oder automatisierte Dateiübertragung ermöglicht es Organisationen, Dateien in großen Mengen zwischen zwei Computern, zwei Personen oder zwischen Personen und Computern oder sogar Computern und Personen auszutauschen. Ein großer Pharmahersteller könnte zum Beispiel am Ende jeden Monats 12.000 Rechnungen an Kunden senden müssen. Wenn diese Rechnungen automatisch an Kunden gesendet werden können, kann dies einer einzelnen Person oder einem Team in der Debitorenbuchhaltung die manuelle Versendung ersparen.

Merkmale, auf die man bei einer sicheren Dateifreigabelösung achten sollte

Bei der Betrachtung einer sicheren Dateifreigabelösung gibt es eine Reihe von wichtigen Merkmalen zu berücksichtigen. Dazu gehören:

End-to-End-Verschlüsselung

Eines der wichtigsten Merkmale, auf die man bei der Auswahl einer sicheren Dateifreigabelösung achten sollte, ist die End-to-End-Verschlüsselung. End-to-End-Verschlüsselung bedeutet, dass der geteilte Inhalt vom Absender bis zum Empfänger verschlüsselt ist, um sicherzustellen, dass er auch bei der Übertragung über das Internet sicher bleibt. Der Inhalt sollte auch verschlüsselt sein, wenn er in einem E-Mail-System oder einem Enterprise Content Management (ECM)-System wie Microsoft OneDrive, Microsoft SharePoint, iManage, Google Drive, und anderen Systemen gespeichert oder abgelegt wird. Dies verhindert, dass unbefugte Dritte auf den Inhalt zugreifen, ob er in Übertragung ist oder ruht, und stellt sicher, dass der Inhalt nur von den beabsichtigten Empfängern lesbar ist.

Benutzerauthentifizierung und -autorisierung

Die Benutzerauthentifizierung, einschließlich der mehrfaktoriellen Authentifizierung, ist ein weiterer wesentlicher Bestandteil einer sicheren Dateifreigabelösung. Das sichere Dateifreigabesystem sollte die Fähigkeit haben, Benutzer zu authentifizieren, bevor sie Zugang zu den Dateien erhalten, die sie teilen möchten. Es sollte auch Autorisierungsfunktionen haben, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugang zu spezifischen Dateien oder Ordnern haben. Dies hilft zu gewährleisten, dass die geteilten Daten sicher sind und nur von autorisierten Personen zugegriffen werden.

Granulare Zugriffskontrollen

Granulare Zugriffskontrollen ermöglichen es einer Organisation zu steuern, wer auf bestimmte Dateien oder Ordner zugreifen und diese ändern kann. Das System sollte die Möglichkeit haben, für verschiedene Benutzer unterschiedliche Zugriffsstufen festzulegen. Dies stellt sicher, dass nur autorisierte Personen auf Dateien innerhalb der Organisation zugreifen und diese ändern können.

Prüfpfade und Aktivitätsüberwachung

Prüfpfade und Aktivitätsüberwachung ermöglichen es einer Organisation, zu verfolgen und zu überwachen, wer auf Dateien innerhalb der Organisation zugreift und diese ändert. Dies hilft dabei sicherzustellen, dass die sichere Dateifreigabelösung auf sichere und korrekte Weise verwendet wird.

Mobiler Zugriff und Integration

Mobiler Zugriff und Integration sind ebenfalls wichtige Merkmale, die bei einer sicheren Dateifreigabelösung zu beachten sind. Das System sollte die Fähigkeit haben, Dateien von jedem mobilen Gerät aus zu verwalten und darauf zuzugreifen. Dies bietet den Benutzern die Flexibilität und Bequemlichkeit, Dateien von jedem Standort aus freizugeben.

Integration mit bestehenden Systemen

Eine sichere Dateifreigabelösung sollte auch in der Lage sein, nahtlos mit anderen Systemen und Anwendungen, wie Customer Relationship Management (CRM), Enterprise Resource Planning (ERP), Enterprise Content Management (ECM) Systemen und anderen zu integrieren. Dies stellt sicher, dass der Inhalt, der in diesen Systemen gespeichert ist, zugänglich ist und von anderen Anwendungen genutzt werden kann. Dies ermöglicht es Organisationen, den Wert ihres sicheren Dateifreigabesystems zu maximieren.

Sichere Dateifreigabe und Compliance

Unter sicherer Dateifreigabe versteht man den Prozess des Austauschs digitaler Dokumente, wie Bilder, Dokumente und Audioaufnahmen, zwischen zwei oder mehr Benutzern. Mit sicherer Dateifreigabe können Benutzer Daten sicher speichern, senden und empfangen, wobei sowohl der Absender als auch der Empfänger die Kontrolle über den Freigabeprozess haben. Die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und Branchenstandards ist ein Schlüsselkomponente der sicheren Dateifreigabe.

Datenschutzbestimmungen und Compliance-Standards

Datenschutz- und Compliance-Bestimmungen, wie die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) der Europäischen Union, der California Consumer Privacy Act (CCPA), derHealth Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) und der Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS), sind darauf ausgelegt, persönliche Daten zu schützen und Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz von Kundendaten zu gewährleisten. Jede Vorschrift hat unterschiedliche Anforderungen und Organisationen müssen sicherstellen, dass sie diesen entsprechen oder riskieren hohe Geldstrafen.

Die DSGVO verlangt beispielsweise, dass Organisationen angemessene Sicherheitsmaßnahmen beim Übertragen, Speichern und Schützen von persönlichen Daten verwenden, die Sammlung von persönlichen Daten auf das Notwendige beschränken und alle persönlichen Daten vor unbefugtem Zugriff schützen. Die CCPA zielt darauf ab, den Bewohnern Kaliforniens das Recht zu geben, auf ihre Daten zuzugreifen und diese zu kontrollieren, während HIPAA sich auf den Schutz von Patientendaten in der Gesundheitsbranche konzentriert. Der PCI DSS dient zur Gewährleistung einer sicheren Zahlungsinformationsverarbeitung.

Datenschutzstandards wie NIST CSF, ISO 27001 und GxP sollten ebenfalls berücksichtigt werden. Obwohl diese Standards keine Vorschriften sind und daher nicht durchgesetzt werden können, gelten sie als bewährte Praxis, die, wenn sie befolgt wird, das Engagement einer Organisation für Datenschutz demonstriert. Die Einhaltung kann Unternehmen auch einen Wettbewerbsvorteil auf einem überfüllten Markt verschaffen.

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