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Sicherste Filesharing-Optionen für Unternehmen & Compliance

von Robert Dougherty updated August 23, 2022 Sicheres Filesharing

Lesezeit: 8 Minuten

Suchen Sie nach den sichersten Optionen für den Dateiaustausch? Hier sind die Optionen, worauf Sie achten sollten, wie Sie Optionen vergleichen und welche für Ihr Unternehmen am besten ist.

Was ist sicheres Filesharing? Sicheres Filesharing ist das private Senden oder Empfangen von Daten oder Dateien von internen Mitarbeitern und externen Kunden. Diese Art der Übertragung schützt die Informationen davor, mit unbefugten Benutzern oder Hackern geteilt zu werden und gewährleistet Vertraulichkeit.

Warum sicheres Filesharing für Unternehmen unerlässlich ist

Sicheres Filesharing ist aus folgenden Gründen für Unternehmen unerlässlich:

Schutz sensibler Informationen: Unternehmen verarbeiten eine erhebliche Menge an sensiblen und vertraulichen Inhalten, einschließlich Finanzunterlagen, Kundendaten, geistigem Eigentum, personenbezogenen Daten und geschützten Gesundheitsinformationen (PII/PHI) sowie Mitarbeiterinformationen. Sicheres Filesharing stellt sicher, dass diese Informationen vor unbefugtem Zugriff, Diebstahl und Cyberbedrohungen geschützt bleiben.
Einhaltung von Vorschriften: Viele Branchen und Regionen haben Datenschutzvorschriften eingeführt, die von Organisationen verlangen, die Speicherung und Übertragung sensibler Inhalte zu schützen und zu sichern. Ein Verstoß gegen diese Vorschriften kann zu hohen Bußgeldern und rechtlichen Haftungen führen. Sicheres Filesharing hilft Organisationen, diese Anforderungen zu erfüllen und Strafen zu vermeiden.
Zusammenarbeit: In der heutigen digitalen Arbeitswelt ist Zusammenarbeit entscheidend für den Geschäftserfolg. Sicheres Filesharing ermöglicht es Mitarbeitern, Partnern und Kunden, Dateien und Informationen zugänglich zu machen und auszutauschen, ohne die Sicherheit zu gefährden. Dies fördert bessere Teamarbeit, Produktivität und Geschäftswachstum.
Ruf und Vertrauen: Datenpannen und Cyberangriffe können den Ruf einer Organisation und das Vertrauen von Kunden und Partnern schwer schädigen. Sichere Filesharing-Lösungen helfen Unternehmen, einen starken Ruf zu wahren, indem sie den Stakeholdern die Gewissheit geben, dass ihre Inhalte geschützt werden.
Kosteneinsparungen: Eine Datenpanne oder ein Cyberangriff kann für eine Organisation aufgrund von Rechtskosten, Vergleichen, Geschäftsunterbrechungen, Sanierungsmaßnahmen und Reputationsverlust zu erheblichen finanziellen Verlusten führen. Sichere Filesharing-Lösungen können helfen, diese Vorfälle zu verhindern und somit langfristig Geld für die Organisation zu sparen.

Insgesamt ist sicheres Filesharing für Unternehmen unerlässlich, um ihre sensiblen Inhalte zu schützen, Vorschriften einzuhalten, die Zusammenarbeit zu fördern, einen starken Ruf zu wahren und Kosten zu sparen. Die Implementierung einer robusten und sicheren Filesharing-Lösung sollte für jede Organisation, die sensible Informationen verarbeitet, höchste Priorität haben.

Welche Arten von Filesharing gibt es?

Obwohl Filesharing und Speicherung klare Definitionen haben, funktionieren sie auch über verschiedene Methoden, die mehr oder weniger sicher sind (was sich auf die Einhaltung von Compliance in Unternehmensorganisationen auswirken kann):

E-Mail- und USB-Austausch: Es versteht sich von selbst, aber viele Unternehmen verlassen sich immer noch auf steinzeitliche Werkzeuge wie E-Mail und Wechseldatenträger, um Dateien zu teilen. Das funktioniert in kleinem Maßstab, ist aber definitiv keine Best Practice für datengesteuerte Unternehmen. Dies gilt insbesondere für Unternehmen, die mit personenbezogenen Daten oder geschützten Gesundheitsinformationen umgehen, die spezifische Sicherheitskontrollen erfordern.
File Transfer Protocol (FTP): Dieses Protokoll ist fast so alt wie das Internet selbst und unterstützt schnelle Dateiübertragungen zwischen zwei Computern. Jeder Computer kann Dateien über FTP senden und empfangen, solange sie über eine Netzwerkverbindung aufeinander zugreifen können. Obwohl es eine gängige Übertragungsmethode ist, ist sie nicht sicher. Es beinhaltet keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und überträgt Daten unverschlüsselt über das Internet. Alternativ nutzen Benutzer, die tatsächliche Sicherheit für Dateiübertragungen benötigen, entweder FTP mit SSL (FTPS) oder SSH FTP (SFTP), je nach Bedarf.
Cloud-Speicherung und -Austausch: Sowohl Verbraucher als auch Unternehmen nutzen Cloud-Speicherlösungen, um Dateien sicher aufzubewahren und Zusammenarbeit sowie Zugriff zu unterstützen. Diese Plattformen verfügen in der Regel über integrierte Dateiaustauschfunktionen, die sicheren Austausch und Autorisierungskontrollen umfassen.
Peer-to-Peer (P2P)-Austausch: P2P-Filesharing wurde in den 1990er und 2000er Jahren mit Netzwerken wie LimeWire, Napster und Kazaa populär. Viele davon wurden zumindest mit dem Anschein legitimen Teilens entwickelt, entwickelten sich aber schnell weiter (oder wurden speziell dafür gebaut), urheberrechtlich geschütztes Material wie Musik und Filme zu teilen. Zu dieser Kategorie gehört auch BitTorrent, ein dezentralisiertes und schnelles Austauschprotokoll, das für die Inhaltsverteilung verwendet wird.
Managed File Transfer (MFT): MFT ist eine Spezialisierung des sicheren Dateiaustauschs. Während der sichere Transfer die Sicherheit für Dateiübertragungen über öffentliche Netzwerke gewährleistet, bietet MFT zusätzliche Funktionen für Datenübersicht, -sicherheit, Automatisierung und Compliance, um die Anforderungen von Unternehmensübertragungen zu unterstützen.

Welche Risiken sind mit Filesharing verbunden?

Das Teilen einer einfachen Datei wie einem Dokument scheint harmlos, doch das Teilen von Dateien innerhalb eines Unternehmens oder über ein größeres Netzwerk wie das Internet bringt eine Reihe von Risiken und Herausforderungen mit sich, die Unternehmen in Betracht ziehen müssen.

Sicherheit. Eines der größten Risiken beim Online-Teilen von Dateien ist die Sicherheit. Hacker können Übertragungen abfangen, Verbindungen zum Teilen abhören oder in Dateiserver einbrechen, die zum Teilen innerhalb einer Organisation verwendet werden. Dies ist ein großes Problem für jede Organisation, insbesondere jedoch für solche, die in regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen, der Finanzwirtschaft oder im Bereich der Regierungsaufträge tätig sind. Wenn keine gesicherte Lösung für das Teilen und Speichern von Dateien verwendet wird, besteht das Risiko, Malware und andere bösartige Programme in Ihr Netzwerk einzuführen. Mindestens setzen Sie Ihre Organisation potenziell gefährlichen Dateien aus, die Sie nicht zurückverfolgen oder überwachen können.
Compliance. Die meisten Sicherheitsvorschriften verlangen eine Form der Verschlüsselung für das Teilen und Speichern von Dateien. Komplexere, wie HIPAA, erfordern auch eine Möglichkeit, das Dateimanagement nachzuverfolgen und Benutzer im System zu überwachen, zumindest soweit sie diese Dateien verwenden. Wenn Sie andererseits kein sicheres System haben, wird Ihr Unternehmen nicht konform sein. Der Betrieb außerhalb der Compliance kann und wird in der Regel schwere Strafen einschließlich hoher Geldbußen und den Verlust der Geschäftsfähigkeit in dieser Branche nach sich ziehen. Wenn Ihr Unternehmen in einer regulierten Branche tätig ist, wird das Vorhandensein von sicheren Teilewerkzeugen ein Muss sein.
Mangelnde Datentransparenz. Da viele gesicherte Lösungen für das Synchronisieren und Teilen von Dateien Funktionen wie Benutzerauthentifizierung und andere Sicherheitskontrollen beinhalten, können Sie auch einen Einblick erhalten, wie Benutzer mit Dateien in einem System interagieren. Mit einem sicheren System können Sie darauf vertrauen, dass Benutzer legitim sind und der Zugriff kontrolliert wird, was bedeutet, dass Sie Transparenz im gesamten System bieten können.

Welche Sicherheitsrisiken beim Dateiaustausch stehen Produktionsorganisationen gegenüber?

Filesharing ist eine gängige Praxis in vielen Produktionsunternehmen. Es ist ein wichtiges Geschäftswerkzeug, das Herstellern ermöglicht, sicher Design-Dateien zu teilen und gemeinsam daran zu arbeiten. Allerdings gibt es einige Sicherheitsrisiken im Zusammenhang mit Filesharing, die berücksichtigt werden müssen.

Zunächst stellt der unbefugte Zugriff auf Dateien ein ernsthaftes Risiko dar. Wenn eine Datei nicht ordnungsgemäß geschützt ist, kann sie leicht von jedem, der die richtigen Filesharing-Zugangsdaten hat, abgerufen werden. Filesharing-Systeme sollten so konfiguriert sein, dass sie ein Passwort oder eine andere Form der Zwei-Faktor-Authentifizierung erfordern, um sicherzustellen, dass nur autorisiertes Personal Zugriff auf die Dateien hat. Zusätzlich ist es wichtig, Filesharing-Tools zu verwenden, die Daten während der Übertragung verschlüsseln, um sicherzustellen, dass Dateien nicht leicht abgefangen oder manipuliert werden können.

Zweitens können Malware und Viren über Filesharing verbreitet werden. Ohne die richtigen Sicherheitsmaßnahmen kann es leicht passieren, dass Schadsoftware unbemerkt heruntergeladen und auf Firmencomputern installiert wird. Um sich dagegen zu schützen, sollte auf allen Computern Antivirensoftware ausgeführt werden, und alle geteilten Dateien sollten vor dem Öffnen auf Viren gescannt werden.

Drittens kann unbeabsichtigter Datenverlust ein Problem sein. Datenverlust kann auftreten, wenn eine sensible Datei mit der falschen Person oder Gruppe geteilt wird, oder wenn die Datei nicht ordnungsgemäß geschützt ist. Es ist wichtig, Mitarbeiter über die Bedeutung des Schutzes sensibler Dateien aufzuklären und sicherzustellen, dass alle geteilten Dateien richtig gesichert sind.

Schließlich ist es wichtig, sich der Bedrohung durch Insider bewusst zu sein. Mitarbeiter, die Zugang zu Filesharing-Systemen haben, könnten versucht sein, ihre Privilegien zu missbrauchen und sensible Dateien mit Wettbewerbern oder anderen bösartigen Akteuren zu teilen. Es ist wichtig, Richtlinien zu erstellen, die den Zugang von Mitarbeitern zu Dateien einschränken, sowie die Aktivitäten von Mitarbeitern im Zusammenhang mit Filesharing zu überwachen, um mögliche Bedrohungen zu identifizieren.

Insgesamt kann Filesharing mit den richtigen Sicherheitsmaßnahmen ein leistungsstarkes Geschäftswerkzeug sein. Es ist jedoch wichtig für Hersteller, sich der Sicherheitsrisiken bewusst zu sein, die mit Filesharing verbunden sind, und Schritte zu unternehmen, um sich dagegen zu schützen.

Worauf Sie bei einem Filesharing-Dienst achten sollten

Nicht alle Sharing-Plattformen sind gleich geschaffen. Es gibt mehrere Funktionen bezüglich Nutzung, Zugriff und Sicherheit, die jedes Unternehmen vor der Entscheidung über deren Einsatz betrachten sollte.

Merkmale, auf die Sie achten sollten:

Zugriffskontrollen, einschließlich erweiterter Benutzerberechtigungen und systemweiter Benutzerverwaltung.
Automatisierungskontrollen, einschließlich Workflow-Automatisierung, Kommunikations- und Protokollautomatisierung. Automatisierung kann auch Hand in Hand mit Sicherheit, Integration und Zugriffskontrollen arbeiten.
Sicherheitskontrollen, einschließlich erweiterter Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, die den in Ihrer Branche geforderten Standards entspricht oder diese übertrifft. Berücksichtigen Sie auch jede Sharing-Lösung, die sich in größere Sicherheitsautomatisierungs- und Risikomanagement-Tools integrieren lässt.
Compliance. Verschiedene Branchen erfordern unterschiedliche Compliance-Frameworks. Suchen Sie nach einem Sharing-Dienst, der in einem bestimmten Compliance-Framework wie HIPAA oder FedRAMP nachweisen kann.
Robuste Authentifizierungsmerkmale, einschließlich Multi-Faktor- und/oder biometrischer Authentifizierung.
Unbegrenzte Dateigrößen, um große Dateien (10 MB oder mehr) und einzigartige Dateitypen wie .mp4, .wav, .mov, .psd und .flac zu unterstützen.
Integration mit mehreren Geräten, einschließlich mobiler Geräte, bei denen Benutzer unterwegs auf Dateien zugreifen können, ohne die Sicherheit zu beeinträchtigen.

Verschlüsselung für Filesharing-Systeme

Verschlüsselung ist ein mächtiges Werkzeug für sicheres Filesharing. Sie schützt Daten, indem sie den Inhalt einer Datei so verändert, dass sie nur von jemandem mit dem Verschlüsselungsschlüssel gelesen werden kann. Das bedeutet, dass, wenn Ihre Datei auf dem Übertragungsweg abgefangen wird, die darin enthaltenen Daten unlesbar sind. Ein weiterer Vorteil der Verschlüsselung ist, dass sie sicherstellen kann, dass nur autorisierte Parteien Zugang zu den Daten haben. Dies hilft, den Zugriff unbefugter Personen auf sensible Informationen innerhalb einer Datei zu verhindern. Zusätzlich gewährleistet das Verschlüsseln von Dateien, dass die Daten während der Übertragung in keiner Weise verändert werden, was verhindern kann, dass bösartige Akteure Daten manipulieren oder verfälschen. Alles in allem bietet Verschlüsselung eine zusätzliche Sicherheitsebene für Filesharing-Systeme und sollte stark in Betracht gezogen werden.

Die Konsequenzen, keine Verschlüsselung für das Filesharing zu nutzen, können schwerwiegend sein. Ohne Verschlüsselung sind Dateien anfällig für Abfangen und unbefugten Zugriff. Das bedeutet, dass sensible Informationen innerhalb der Datei von bösartigen Akteuren eingesehen oder gestohlen werden könnten. Zusätzlich können Änderungen an der Datei während der Übertragung zu Korruption oder Beschädigung führen, wenn sie nicht verschlüsselt sind. Dies kann nicht nur zu Datenverlust führen, sondern auch potenziell schädliche Auswirkungen auf andere Systeme haben. Schließlich könnten Unternehmen und Organisationen ohne Verschlüsselung gegen verschiedene branchenspezifische oder staatliche Vorschriften verstoßen, was zu hohen Bußgeldern oder anderen rechtlichen Maßnahmen führen könnte.

Warum Multi-Faktor-Authentifizierung entscheidend für sicheres Filesharing ist

Multi-Faktor-Authentifizierung ist entscheidend für sicheres Filesharing, weil sie dem Authentifizierungsprozess eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzufügt. Traditionelle Authentifizierungsmethoden wie Benutzernamen und Passwörter können von Cyberkriminellen leicht kompromittiert werden. Die Multi-Faktor-Authentifizierung erfordert jedoch, dass der Benutzer zwei oder mehr Nachweise erbringt, um seine Identität zu beweisen. Das kann etwas sein, das der Benutzer weiß (wie ein Passwort), etwas, das der Benutzer besitzt (wie ein Mobiltelefon oder einen Sicherheitstoken), oder etwas, das der Benutzer ist (wie ein Fingerabdruck oder Gesichtserkennung).

Durch Hinzufügen dieser zusätzlichen Sicherheitsebene macht die Multi-Faktor-Authentifizierung es Cyberkriminellen deutlich schwerer, auf sensible Inhalte zuzugreifen, selbst wenn sie die Anmeldeinformationen eines Benutzers erlangen.

Insgesamt ist die Multi-Faktor-Authentifizierung eine kritische Sicherheitsmaßnahme für jede Organisation, die sicherstellen möchte, dass ihre sensiblen Dateien nur von autorisierten Personen zugänglich sind. Sie bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene, die es Cyberkriminellen wesentlich schwerer macht, das System zu durchbrechen, und sie hilft dabei, Bedrohungen wie Phishing und Social-Engineering-Angriffe abzuwehren. Außerdem kann sie dazu beitragen, das Risiko von Datenpannen und anderen Sicherheitsvorfällen zu reduzieren.

Sicheres Filesharing vs. Sicherer Dateitransfer

Sicherer Dateitransfer bezieht sich auf den Vorgang des Übertragens von Dateien von einem Ort oder Gerät an einen anderen Ort oder ein anderes Gerät auf eine sichere Weise, die die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Dateien gewährleistet. Dies geschieht in der Regel durch die Verwendung von Verschlüsselung und Authentifizierungsprotokollen. Sicherer Dateitransfer erfolgt mittels Managed File Transfer (MFT) (MFT) oder durch Secure File Transfer Protocol (SFTP).

Andererseits bezieht sich sicheres Filesharing auf den Vorgang des Teilens von Dateien mit anderen auf eine sichere Weise, ohne die Sicherheit der Dateien zu kompromittieren. Dies geschieht in der Regel durch die Verwendung von sicheren Online-Filesharing-Plattformen oder Tools, die es Benutzern ermöglichen, zusammenzuarbeiten und Dateien sicher zu teilen.

Während sowohl sicherer Dateitransfer als auch sicheres Filesharing den sicheren Transfer von Dateien beinhalten, liegt der Hauptunterschied im Zweck und Kontext des Transfers. Sicherer Dateitransfer wird typischerweise verwendet, um große Dateimengen für einmalige oder wiederholte Transfers zu senden, wie das Senden vertraulicher Dokumente an einen Kunden oder Kollegen, während sicheres Filesharing für die fortlaufende Zusammenarbeit verwendet wird, wie das Arbeiten an einem Projekt mit einem Team oder das Teilen von Dateien mit Kunden oder Partnern.

Sicheres Filesharing mit Kiteworks sicherstellen

Ein sicheres Filesharing ist für die meisten Unternehmen unverzichtbar. Mit dem Aufkommen von Cloud-Service-Anbietern im Unternehmensbereich ist die Suche nach einer Lösung nicht allzu schwierig. Bei der Auswahl eines Anbieters sollten Sie jedoch immer wissen, dass Sie Produktivität oder Zugänglichkeit nicht für Sicherheit (oder umgekehrt) opfern müssen.

Die sicheren Filesharing-Funktionen von Kiteworks bieten Ihnen Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit in vier Prioritäten:

Sicherheit und Compliance: Die sichere Dateifreigabe von Kiteworks verwendet branchenübliche Verschlüsselung, die in nahezu jedem Anwendungsfall genutzt werden kann. Dazu gehört das Teilen von Dateien in VDRs oder durch sichere Cloud- und sichere E-Mail-Freigabe. Diese Funktionen unterstützen auch strenge Compliance-Anforderungen für Dateizugriff und -schutz sowie nützliche Funktionen wie Automatisierung und Analytik.
Automatisierung: Die Rationalisierung von Arbeitsabläufen und automatische Benachrichtigungen sind ein kritischer Teil von Unternehmensabläufen, und Kiteworks automatisiert gängige Aufgaben wie Hochladen, Herunterladen und Kommentieren/Protokollieren/Berichten. Dies umfasst auch die Dokumentation als Teil automatischer Compliance-Prozesse für regulatorische Protokolle wie FedRAMP.
Benutzerfreundlichkeit: Kiteworks steht der Arbeit nicht im Weg. Mitarbeiter Ihrer Organisation können Dateien problemlos über Desktop- oder Mobilgeräte teilen, ohne ihre Fähigkeit zur Zusammenarbeit opfern zu müssen. Noch wichtiger ist, dass sie sicher und einfach mit Kunden und anderen externen Teams arbeiten können, ohne Compliance oder ihren Arbeitsablauf zu beeinträchtigen.
Sichtbarkeit: Kiteworks bietet vollständige Datensichtbarkeit in einer gesamten Organisation, was für datengesteuerte Unternehmenskunden unerlässlich ist. Darüber hinaus ist diese Sichtbarkeit in notwendige Compliance-, Freigabe- und Berichtsfunktionen integriert.
Integration mit kritischen Unternehmensanwendungen: Kiteworks bringt erstklassige Sicherheits- und Dateifreigabewerkzeuge zu führenden Unternehmensanwendungen und Plugins wie Microsoft Office, Salesforce, iManage und Google Docs.

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