Gewährleisten Sie die Vertraulichkeit von Mandanten mit verschlüsselter Kommunikation

Kiteworks ermöglicht es Kanzleien, vertrauliche Fallakten sicher mit Mandanten, gegnerischen Anwälten und Gerichtsmitarbeitern auszutauschen. Als Teil des Kiteworks Private Data Network verschlüsselt Kiteworks Filesharing alle Übertragungen während der Übertragung und im ruhenden Zustand, um die Vertraulichkeit zwischen Anwalt und Mandant zu wahren. Granulare Zugriffskontrollen ermöglichen es Ihnen, genau festzulegen, wer auf welche Dokumente zugreifen darf, und das besitzlose Bearbeiten erlaubt das Teilen von Dateien ohne Download-Möglichkeit. Alle Dateibewegungen – wer was an wen gesendet hat – werden in umfassenden Prüfprotokollen dokumentiert, die die Chain of Custody nachweisen und gesetzliche Vorgaben belegen.

Die Managed File Transfer-Lösung von Kiteworks ist speziell für große Discovery-Dokumentproduktionen konzipiert. Als Teil des Kiteworks Private Data Network überträgt Kiteworks Managed File Transfer umfangreiche Dokumentensammlungen sicher zwischen Systemen oder Anwendern und gewährleistet dabei Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Daten. Die Plattform dokumentiert alle Dateiaktivitäten und Übertragungen lückenlos und liefert so die erforderlichen Chain of Custody-Nachweise für Discovery-Streitigkeiten. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und granulare Zugriffskontrollen schützen diese sensiblen Unterlagen zuverlässig vor unbefugtem Zugriff.

Kiteworks sichere Web-Formulare bieten umfassenden Schutz für Mandantenaufnahmeprozesse. AES-256-Verschlüsselung und eine gehärtete virtuelle Appliance, bereitgestellt in einer privaten, hybriden oder FedRAMP-Compliance-zertifizierten Virtual Private Cloud, sorgen dafür, dass alle erfassten personenbezogenen und geschützten Gesundheitsdaten (personenbezogene Daten/PHI) während der Aufnahme geschützt bleiben. Diese sicheren Formulare lassen sich direkt in die Website oder das Mandantenportal Ihrer Kanzlei einbinden und schaffen so einen effizienten, vollständig geschützten Onboarding-Prozess, der die Vertraulichkeit der Mandanten von Anfang an sicherstellt.

Kiteworks bietet entscheidende Sicherheitsvorteile gegenüber Office 365 für juristische Kommunikation. Im Gegensatz zur anfälligen RPMSG-Verschlüsselung von Office 365 setzt Kiteworks auf fortschrittliche AES-256–Verschlüsselung, TLS, S/MIME und OpenPGP. Zusätzlich schützt das Kiteworks Email Protection Gateway E-Mails mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Während Microsoft bei behördlichen Anfragen auf Ihre Daten zugreifen kann, da sie die Standardschlüssel besitzen, hat Kiteworks keinen Zugriff auf die Verschlüsselungsschlüssel der Kunden – und somit keinen Zugriff auf deren Daten. Die Plattform bietet Zustellbestätigungen und umfassende Nachverfolgung, sodass Sie belegen können, wann sensible juristische Mitteilungen empfangen und geöffnet wurden. So entsteht ein revisionssicherer Nachweis sämtlicher Kommunikation bei gleichzeitiger Wahrung der Vertraulichkeit. Zudem unterstützt Kiteworks Dateitransfers bis zu 16 TB, während Office 365 auf 20 MB begrenzt ist – so vermeiden Sie unsichere Umgehungslösungen beim Austausch großer Fallakten.

Die Kiteworks Filesharing-Lösung bietet spezialisierte Funktionen für Vertragsmanagement-Workflows. Als Teil des Kiteworks Private Data Network ermöglicht Kiteworks Filesharing die kontrollierte Dokumentenfreigabe mit Mandanten und gegnerischen Anwälten – mit granularem Berechtigungsmanagement für das Anzeigen, Bearbeiten oder Teilen von Verträgen. Die Lösung bietet eine umfassende Versionskontrolle, die alle Änderungen nachvollzieht, während lückenlose Prüfprotokolle sämtliche Dateiaktivitäten wie Uploads, Downloads, Freigaben und Empfang dokumentieren. Das unterstützt gesetzliche Vorgaben, gewährleistet Datenintegrität während der Verhandlungen und schützt vertrauliche juristische Dokumente vor unbefugtem Zugriff.