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5 beste sichere Dateifreigabelösungen für Unternehmen

von Robert Dougherty updated März 20, 2023 Sicheres Filesharing

Lesezeit: 9 Minuten

Sichere Dateifreigabe Lösungen sind wichtig für Unternehmen, um sensible Inhalte sicher zwischen Mitarbeitern, Kunden und Partnern auszutauschen. Es ist entscheidend für Unternehmen, sicherzustellen, dass Inhalte sicher und zugänglich sind, wenn sie benötigt werden, sowie sicher gespeichert werden, um die Einhaltung von regulatorischen Standards zu gewährleisten. In diesem Artikel werden wir die besten sicheren Dateifreigabe-Lösungen für Unternehmen untersuchen, ihre Vorteile und Herausforderungen beleuchten und ihre Bedeutung für das Unternehmen diskutieren.

Was ist sichere Dateifreigabe?

Sichere Dateifreigabe bezieht sich auf den Prozess der Online-Freigabe von Dateien oder Dokumenten auf sichere Weise. Sie beinhaltet die Verwendung von Verschlüsselung und anderen Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der geteilten Inhalte. Sichere Dateifreigabe-Tools, -Lösungen und -Plattformen haben oft Funktionen wie Zugriffskontrollen, Authentifizierung und Audit-Trails, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf die Dateien zugreifen können und ihre Aktionen nachverfolgt werden können, falls es zu nicht autorisierten Aktivitäten kommt. Dies ermöglicht es Organisationen, sensible Informationen mit Mitarbeitern, Partnern und Kunden zu teilen, ohne die Sicherheit zu gefährden.

Was sind sichere Dateifreigabe-Lösungen?

Sichere Dateifreigabe-Lösungen sind cloud-basierte Softwarelösungen, die es Benutzern ermöglichen, Dokumente, Dateien und andere Daten sicher zu teilen und daran zu arbeiten. Diese Lösungen erleichtern es den Benutzern, Daten sicher zwischen verschiedenen Geräten, Standorten und Benutzern zu teilen und vor unberechtigtem Zugriff zu schützen. Sie bieten auch verbesserte Sicherheitsmaßnahmen, wie Verschlüsselung, Benutzerauthentifizierung, Zugriffskontrolle und erweiterte Audit-Fähigkeiten.

Warum sind sichere Dateifreigabe-Lösungen wichtig für Unternehmen?

Sichere Dateifreigabe-Lösungen sind wesentlich für sichere Zusammenarbeit, Datenschutz und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen. Da digitale Lieferketten erweitern sich und Unternehmen verlassen sich stärker auf Partner, sichere Dateifreigabelösungen werden immer wesentlicher zum Schutz sensibler Inhalte vor Kompromittierung. Sichere Dateifreigabelösungen bieten auch eine Plattform zum Austausch von Daten und Dokumenten zwischen internen und externen Benutzern auf effiziente Weise, ermöglichen den Fernzugriff und die Zusammenarbeit.

Herausforderungen, denen Unternehmen bei der Dateifreigabe gegenüberstehen

Aufgrund des hochsensiblen Charakters von Inhalten, einschließlich Kundendaten, Finanzinformationen, geistigem Eigentum und persönlich identifizierbaren Informationen sowie geschützten Gesundheitsinformationen (PII/PHI), wenden sich Unternehmen zunehmend sicheren Dateifreigabelösungen zu, um unberechtigten Zugriff oder Offenlegung zu verhindern. Die Herausforderung für viele Unternehmen liegt darin, eine Lösung zu finden, die ihren spezifischen Sicherheitsanforderungen entspricht, die Produktivität der Mitarbeiter nicht beeinträchtigt und schließlich den relevanten Datenschutzbestimmungen entspricht, wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union oder dem California Consumer Privacy Act (CCPA). Darüber hinaus müssen Governance-, Risiko- und Compliance- (GRC-) Teams die verschiedenen Funktionen und Fähigkeiten berücksichtigen, wie eine sichere Dateifreigabelösung Inhalte intern schützen wird, einschließlich des Zugriffs auf sensible Inhalte und Überwachung, Verfolgung und Berichterstattung, wer auf sensible Inhalte zugreift und diese teilt. Schließlich muss der Kostenfaktor der Lösung berücksichtigt werden, da sie einen Mehrwert für die Organisation bieten muss.

Aspekte, die bei der Auswahl einer unternehmensweiten sicheren Dateifreigabelösung zu berücksichtigen sind

Die Auswahl der richtigen Dateifreigabelösung erfordert eine gründliche Bewertung der Sicherheitsfähigkeiten und -funktionen der Lösung, wie sie sich im Vergleich zu den Bedürfnissen des Unternehmens verhalten, ob die Lösung die relevanten Compliance-Vorschriften und Standards erfüllt, Benutzerfreundlichkeit und Preis. Lassen Sie uns diese und andere Anforderungen näher betrachten, die Organisationen bei der Auswahl einer unternehmensweiten sicheren Dateifreigabelösung berücksichtigen sollten:

Sicherheitsfunktionen

Der wichtigste Faktor bei der Auswahl einer sicheren Dateifreigabelösung für Unternehmen sind die Sicherheitsfunktionen des Systems. Unternehmen sollten sicherstellen, dass die Dateifreigabelösung Inhalte vor unbefugten internen und externen Benutzern schützt, Datenlecks verhindert und das Risiko von Malware, Phishing und anderen Cyberattacken mindert. Folgende Sicherheitsfunktionen sollten auf der Shortlist eines Unternehmens für eine sichere Dateifreigabelösung stehen:

Verschlüsselung

Die Verschlüsselung von Dateiinhalten während der Übertragung und im Ruhezustand ist für Unternehmen unerlässlich. Verschlüsselung stellt sicher, dass Dateien digital verschlüsselt sind, so dass Hacker und Eindringlinge nicht auf den Inhalt zugreifen können. Der Inhalt bleibt sicher, auch wenn er abgefangen oder gestohlen wird. Unternehmen sollten nach Dateifreigabelösungen suchen, die End-to-End-Verschlüsselung anbieten, d.h. die Dateien werden vom Gerät des Absenders bis zum Gerät des Empfängers ohne Unterbrechung verschlüsselt.

Passwortschutz

Passwortschutz ist ein weiteres entscheidendes Element von sicheren Dateifreigabelösungen. Passwörter sollten sowohl für den Systemzugang als auch für den Dateizugang erforderlich sein. Passwortkontrollen sollten auch Multi-Faktor-Authentifizierung unterstützen und starke Passwörter erfordern, die den Branchenrichtlinien und Best Practices entsprechen, wie z.B. die Verwendung von Zahlen, Buchstaben, Großbuchstaben und Symbolen.

Zugriffskontrolle

Zugriffskontrolle ist eine der Schlüsselkomponenten der Dateifreigabesicherheit. Unternehmen sollten nach einer Dateifreigabelösung suchen, die Zugriffskontrolleinstellungen ermöglicht, einschließlich der Festlegung von Berechtigungen für Dateien und Ordner sowie Ablaufdaten, nach denen Dateien und Ordner nicht mehr zugänglich sein sollten. Dies stellt sicher, dass nur die richtigen Personen zur richtigen Zeit Zugang zu den richtigen Inhalten haben. Zugriffskontrollen sollten auch bestimmte Berechtigungen für bestimmte Benutzer enthalten. So kann beispielsweise ein Ordnerbesitzer Upload-, Download- und Einladungsfunktionen haben, während ein externer Auftragnehmer möglicherweise nur Ansichts- oder Download-Funktionen benötigt.

Datenverlustprävention

Datenverlustprävention (

DLP) ist ebenfalls ein wichtiger Faktor, den man bei der Auswahl einer sicheren Dateifreigabelösung berücksichtigen sollte, ob die Lösung das Feature direkt anbietet oder mit den besten DLP-Lösungen integriert. DLP ermöglicht es Unternehmen zu kontrollieren, welcher Inhalt extern geteilt werden kann und Administratoren auf jedes potenzielle Risiko eines Datenverlusts hinzuweisen.

Audit Trails

Audit Trails sind entscheidend für die Verfolgung und Überwachung von Dateifreigabeaktivitäten, nämlich wer welche Datei mit wem und wann teilt. Audit Trails zeichnen alle Dateifreigabeaktivitäten auf, so dass Unternehmen die regulatorische Konformität nachweisen, auf rechtliche Halte reagieren und jegliches riskantes Verhalten oder Muster von bösartigen Aktivitäten identifizieren können, insbesondere im Falle eines Cybersecurity-Vorfalls.

Regulatorische Konformität

Unternehmen müssen auch die Compliance-Fähigkeiten einer Unternehmens-Dateifreigabelösung berücksichtigen. Je nach Geschäft und Industrie können bestimmte Gesetze und Vorschriften anwendbar sein. Datenschutzstandards, wie die International Organization of Standardization (ISO) 27000 Standards, die Cybersecurity Maturity Model Certification (CMMC), das National Institute of Standards and Technology Cybersecurity Framework (NIST CSF) und andere Standards, sollten ebenfalls berücksichtigt werden, da sie den Kunden zeigen, dass ein Unternehmen einen hohen Wert auf Datenschutz und Datensicherheit gelegt hat.

GDPR

Die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) ist eine Verordnung des EU-Rechts, die die Verarbeitung personenbezogener Daten regelt. Alle Dateifreigabelösungen müssen die Anforderungen der GDPR erfüllen, um die personenbezogenen Daten von Kunden, die EU-Bürger oder Einwohner sind, zu schützen.

PCI DSS

Der Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) ist ein Satz von Sicherheitsstandards, die erfüllt sein müssen, um Kreditkarteninformationen zu verarbeiten, zu speichern und zu übertragen. Unternehmen wie E-Commerce-Unternehmen sollten sicherstellen, dass die Dateifreigabelösung die Anforderungen des PCI DSS erfüllt.

HIPAA

Das Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) ist ein US-Gesetz, das Standards für die Sicherheit und Privatsphäre von geschützten Gesundheitsinformationen (PHI), wie Patientenformulare, Medikamentengeschichte, Krankenversicherungsinformationen, Ärztenotizen und Röntgenbilder, festlegt. Unternehmen in der Gesundheitsbranche, sowohl Gesundheitsdienstleister als auch Organisationen, die Gesundheitsdienstleister unterstützen, sollten die HIPAA-Konformität nachweisen.

Benutzererfahrung

Zusätzlich zu den oben genannten Punkten müssen Unternehmen die Benutzererfahrung einer sicheren Dateifreigabelösung berücksichtigen. Die Lösung sollte einfach zu bedienen sein und nahtlos mit bestehenden Systemen integrieren. Eine Unternehmenslösung für sichere Dateifreigabe sollte mobilen Zugriff bieten, damit Benutzer sensible Inhalte aus der Ferne zugreifen, senden und empfangen können.

Einfache Bedienung

Die Dateifreigabelösung sollte einfach zu bedienen sein, mit einer einfachen, intuitiven Benutzeroberfläche. Dies stellt sicher, dass Benutzer, auch nicht-technische Benutzer, schnell und einfach auf Dateien zugreifen und diese hochladen können.

Integration mit bestehenden Systemen

Die Dateifreigabelösung sollte mit bestehenden Unternehmenssystemen integrieren, die sensible Inhalte verarbeiten oder speichern, wie Customer Relationship Management (CRM), Enterprise Resource Planning (ERP) und Enterprise Content Management (ECM) Anwendungen. Durch die Integration mit diesen und anderen bestehenden Systemen können Benutzer schnell und effizient auf Inhalte aus mehreren Quellen zugreifen und die Inhalte können schnell und effizient synchronisiert werden.

Mobiler Zugriff

Mit einer Zunahme von Cloud-basierten Inhaltssystemen und Mitarbeitern, die aus der Ferne arbeiten, wird die Fähigkeit, Inhalte von jedem Gerät oder Standort aus zugreifen und teilen zu können, immer wichtiger. Um Benutzern einen “jederzeit, überall” Zugang zu Dateien zu gewährleisten, sollte eine Unternehmenslösung für die Dateifreigabe ein mobiles Erlebnis bieten, das einem On-Premises-, Desktop-Erlebnis entspricht, ohne dabei Sicherheit, Compliance oder Benutzerfreundlichkeit zu opfern. Und wenn ein mobiles Gerät verloren geht oder gestohlen wird, sollte das Unternehmen in der Lage sein, das Gerät aus der Ferne zu löschen, wobei alle gespeicherten sensiblen Inhalte entfernt werden.

Top Sichere Dateifreigabelösungen für Unternehmen

Unternehmen sind verpflichtet, ihre Daten und Systeme sicher zu halten, aber mit dem erhöhten Bedarf an Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und vertrauenswürdigen Dritten sowie einer Zunahme von Cyberangriffen, können Unternehmensdateifreigabelösungen zu einem beliebten Angriffsvektor werden. Um den sicheren und gesicherten Austausch von Dateien zu gewährleisten, müssen Organisationen ihre Investition in eine sichere Dateifreigabelösung sorgfältig abwägen. Einige der führenden sicheren Dateifreigabelösungen auf dem Markt heute (in keiner bestimmten Reihenfolge) sind:

1. Dropbox Business

Dropbox Business bietet Zwei-Faktor-Authentifizierung, erweiterte Auditprotokollierung, granulare Berechtigungen und eine Vielzahl anderer Sicherheitsfunktionen. Dateien werden sicher in der Cloud gespeichert, was den Zugriff von überall und jederzeit ermöglicht. Teams können Dateien problemlos mit internen und externen Benutzern teilen und dabei die Sicherheit und Kontrolle aufrechterhalten. Die Plattform ist intuitiv und einfach einzurichten, was sie ideal für Unternehmen aller Größen macht. Sie ist auch sehr sicher, mit Zwei-Faktor-Authentifizierung und Verschlüsselung im Ruhezustand.

2. Google Drive Enterprise

Google Drive Enterprise ist eine weitere Cloud-basierte Dateifreigabelösung, die speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten ist. Diese Plattform bietet ebenfalls Zwei-Faktor-Authentifizierung, erweiterte Auditprotokollierung, granulare Berechtigungen, Fernlöschung von Geräten und eine Vielzahl anderer Funktionen. Es kommt auch mit Google Suite, die Speicher, Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationssoftware enthält.

3. Microsoft OneDrive for Business

Microsoft OneDrive for Business ist eine sichere Dateispeicher- und -freigabeplattform, die speziell für Unternehmen entwickelt wurde. Sie ist in Office 365 integriert, was den Benutzern ermöglicht, Dateien von jedem Gerät aus zuzugreifen und zu teilen. Es bietet auch eine Reihe von Sicherheitsfunktionen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung, erweiterte Auditprotokolle, granulare Berechtigungen, Fernlöschung von Geräten und mehr.

4. Citrix ShareFile

Citrix ShareFile ist eine unternehmensgerechte Dateifreigabe- und Speicherplattform, die speziell für Unternehmen entwickelt wurde. Sie bietet Zwei-Faktor-Authentifizierung, erweiterte Audit-Protokollierung, granulare Berechtigungen, Fernlöschung von Geräten und eine Vielzahl anderer Funktionen. Sie bietet auch Verschlüsselung im Ruhezustand und unterstützt eine Reihe von Dateitypen.

5. Kiteworks sichere Dateifreigabe

Die sichere Dateifreigabelösung von Kiteworks ist eine robuste Plattform, die sichere Dateifreigabe und Zusammenarbeit über mehrere Geräte, Plattformen und Benutzer gewährleistet. Sie ermöglicht es Unternehmen, ihre sensiblen Daten und Informationen sicher zu teilen, während sie hohe Schutzstufen gegen Datenverstöße und Cyberangriffe bietet. Die Plattform ist mit einer Reihe von erweiterten Funktionen ausgestattet, wie Dokumentenverfolgung, Wasserzeichen und Verschlüsselung, die sicherstellen, dass sensible Daten jederzeit geschützt bleiben.

Mit Kiteworks können Unternehmen ihre Dateien einfach verwalten und teilen, in Echtzeit mit Kollegen zusammenarbeiten und jederzeit, überall und von jedem Gerät auf ihre Daten zugreifen. Darüber hinaus ist die Plattform hoch skalierbar und anpassbar, so dass Unternehmen die Lösung an ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen können, ohne die Sicherheit ihrer Daten zu beeinträchtigen.

Sichere Dateifreigabe über ein mobiles Gerät

Wenn es um sichere Dateifreigabe von einem mobilen Gerät geht, ist eine der besten Möglichkeiten, eine sichere Dateifreigabe von einem mobilen Gerät zu gewährleisten, die Nutzung einer sicheren Dateifreigabe-App. Diese Apps bieten Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, was bedeutet, dass die Dateien in allen Phasen geschützt sind, vom Moment, in dem sie Ihr Gerät verlassen, bis zu dem Moment, in dem sie an ihrem Zielort ankommen. Eine sichere Dateifreigabe-App für Mobilgeräte hat granulare Richtlinienkontrollen, begrenzter Datei- und Ordnerzugriff auf autorisierte Betrachter, automatische AV- und Advanced Persistent Threat (APT)-Scans aller eingehenden Dateien zur Verhinderung von Malware-Infektionen und DLP-Scans aller ausgehenden Dateien zur Verhinderung von Inhaltslecks.

Best Practices für sichere Dateifreigabe

Best Practices für sichere Dateifreigabe, die Unternehmen übernehmen können, beinhalten:

Verwenden Sie einen sicheren Dateifreigabedienst: Wählen Sie einen seriösen und vertrauenswürdigen Dateifreigabedienst, der Verschlüsselung verwendet, um Ihre Daten sicher zu halten.
Dateien mit Passwort schützen: Schützen Sie beim Teilen von Dateien diese mit einem Passwort, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugang haben. Verwenden Sie ein starkes und einzigartiges Passwort und vermeiden Sie es, dieses mit anderen zu teilen.
Multifaktor-Authentifizierung verwenden: Aktivieren Sie die Multifaktor-Authentifizierung für Ihre Dateifreigabekonten. Dies stellt sicher, dass jemand, der versucht, auf Ihr Konto zuzugreifen, eine zweite Form der Authentifizierung, wie einen an Ihr Telefon gesendeten Code, bereitstellen muss.
Halten Sie Ihre Dateien auf dem neuesten Stand: Aktualisieren Sie regelmäßig Ihre Dateien und entfernen Sie alle, die nicht mehr benötigt werden. Dies verringert das Risiko, dass alte und veraltete Dateien kompromittiert werden.
Zugang begrenzen: Teilen Sie Dateien nur mit autorisierten Parteien und setzen Sie Kontrollen ein, um den Zugang zu sensiblen Dokumenten zu begrenzen. Beispielsweise können Sie innerhalb Ihres Dateifreigabedienstes Berechtigungen festlegen, um nur bestimmten Personen das Anzeigen, Bearbeiten oder Herunterladen von Dateien zu erlauben.
Verschlüsselung verwenden: Überlegen Sie, ob Sie Dateien vor dem Teilen verschlüsseln sollten, insbesondere wenn sie sensible Informationen enthalten. Die Verschlüsselung ändert die Daten so, dass sie nur von jemandem mit dem richtigen Entschlüsselungsschlüssel gelesen werden können.
Vorsicht vor Phishing-Angriffen: Betrüger könnten versuchen, Sie dazu zu verleiten, sensible Informationen durch einen Phishing-Angriff zu teilen. Seien Sie misstrauisch gegenüber verdächtigen E-Mails oder Nachrichten und überprüfen Sie immer den Absender, bevor Sie Dateien freigeben.
Verwenden Sie ein virtuelles privates Netzwerk (VPN): Wenn Sie Ihren Dateifreigabedienst von einem unsicheren Netzwerk aus, wie einem öffentlichen WLAN-Hotspot, zugreifen, sollten Sie in Betracht ziehen, ein VPN zu verwenden, um Ihre Verbindung zu verschlüsseln und Ihre Daten sicher zu halten.
Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Freigabeeinstellungen: Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Dateifreigabeeinstellungen, um sicherzustellen, dass sie nicht ohne Ihr Wissen geändert wurden. Dies wird helfen, unbefugten Zugriff auf Ihre Dateien zu verhindern.
Mitarbeiter schulen: Wenn Sie Mitarbeiter haben, die Dateien im Namen Ihrer Organisation teilen, stellen Sie sicher, dass sie in den richtigen Dateifreigabepraktiken geschult sind und die Wichtigkeit der Datensicherheit verstehen. Stellen Sie Richtlinien und Protokolle für die Dateifreigabe bereit und betonen Sie die Risiken, die mit unvorsichtigen Freigabepraktiken verbunden sind.

Was macht die sichere Dateifreigabe von Kiteworks aus

Das Kiteworks Private Content Network bietet Unternehmen in stark regulierten Branchen eine sichere Dateifreigabe Lösung, die den sicheren Austausch sensibler Inhalte und Dateien zwischen Benutzern, Organisationen und Systemen ermöglicht, während geistiges Eigentum geschützt und die Einhaltung von Vorschriften, Datenverwaltung und Informationssicherheit gewährleistet wird. Mit Kiteworks nutzen Unternehmensbenutzer ein gehärtetes virtuelles Gerät, um sicher auf sensible Inhalte zuzugreifen, sie zu versenden und zu empfangen, sowohl intern als auch extern. Unternehmen haben auch eine Vielzahl sicherer Bereitstellungsoptionen zur Auswahl, einschließlich vor Ort, private Cloud, Hybrid-Cloud, gehostet und FedRAMP virtuelle private Cloud.

Das Kiteworks Private Content Network bietet auch eine umfassende Audit-Trail aller Dateiaktivitäten, sodass Administratoren nachverfolgen können, wer welche Datei an wen sendet. Kiteworks ermöglicht auch granulare Zugriffsberechtigungen auf sensible Inhalte, so dass nur autorisierte Benutzer Zugang zu vertraulichen Informationen haben. Dies kann dazu beitragen, die Einhaltung von Datenverwaltung Richtlinien und Branchenvorschriften zu gewährleisten.

Um mehr über Kiteworks und seine Hilfe für Unternehmen zum Schutz sensibler Inhalte mit einer sicheren Dateifreigabelösung zu erfahren, planen Sie heute eine individuelle Demo.

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