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MFT für Regulierungskonformität: Ihre vollständige Checkliste

von Patrick Spencer updated Februar 4, 2024 Managed File Transfer

Lesezeit: 5 Minuten

Die Ära der Digitalisierung hat die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Daten verwalten, erheblich verändert. Die moderne Geschäftswelt erlebt eine beeindruckende Zunahme von Datentransfers, wie Rechnungen, Kontoauszüge und andere wichtige Dokumente, die eine entscheidende Rolle im Geschäftsbetrieb spielen. Managed-File-Transfer-Lösungen (MFT) sind daher für viele Organisationen zu einer Notwendigkeit geworden, um effiziente, automatisierte, sichere und konforme Datenverarbeitung zu gewährleisten.

Jedoch werden MFT-Systeme durch eine zunehmende Anzahl von Datenschutz- und Sicherheitsvorschriften beeinflusst. Mit Regelungen wie der Allgemeinen Datenschutzverordnung (DSGVO), dem Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), dem Personal Information Protection and Electronic Documents Act Kanadas (PIPEDA) und der Cybersecurity Maturity Model Certification (CMMC) ist es unerlässlich, dass Unternehmen diese Standards einhalten, um personenbezogene Daten (PII), geschützte Gesundheitsinformationen (PHI) und andere sensible Daten zu schützen. Da die Abhängigkeit von MFT-Lösungen nicht so bald nachlassen wird, müssen Organisationen sicherstellen, dass ihre MFT-Lösung die Einhaltung dieser und zahlreicher anderer Datenschutzvorschriften und -standards demonstriert.

Noch unschlüssig zwischen FTP und Managed File Transfer? Hier sind sechs Gründe, warum Managed File Transfer besser ist als FTP.

Warum Regulierungskonformität für MFT entscheidend ist

Angesichts der Menge an sensiblen Daten, die von Unternehmen verarbeitet, übertragen und gespeichert werden, kann die Bedeutung von Regulierungskonformität nicht genug betont werden. Nichtkonformität mit regulatorischen Standards kann zu schwerwiegenden Strafen führen, einschließlich hoher Geldbußen und Schäden am Unternehmensruf. MFT-Lösungen, die von Natur aus große Mengen an Daten bewegen, oft einschließlich sensibler Informationen, müssen daher unter Berücksichtigung der Regulierungskonformität entwickelt und verwaltet werden.

Mehrere Vorschriften stellen strenge Anforderungen an Unternehmen, die sensible Daten verarbeiten, um den Datenschutz von Verbrauchern und Patienten zu schützen. Sie schreiben bestimmte Sicherheitsmaßnahmen vor und geben Leitlinien für den Schutz und die Privatsphäre dieser Daten, um unbefugten Zugriff, Datenverletzungen und Missbrauch zu verhindern. Eine MFT-Lösung, die diese Vorschriften einhält, hilft nicht nur Unternehmen, regulatorische Strafen zu vermeiden, sondern baut auch Vertrauen bei den Stakeholdern auf, was eine Win-Win-Situation darstellt.

Checkliste für die Regulierungskonformität von MFT

Um Ihnen zu helfen sicherzustellen, dass Ihre MFT-Lösung mit den meisten Datenschutzvorschriften konform ist, haben wir eine umfassende Checkliste mit Sicherheits- und Datenschutzanforderungen zusammengestellt. Diese Liste fasst die wichtigsten Funktionen zusammen, die Ihre MFT-Lösung aufweisen muss, um die Einhaltung der Regulierungskonformität zu demonstrieren.

1. Robuste Zugriffskontrollen

Der erste Schritt zur Sicherung sensibler Daten ist das Vorhandensein von strengen Zugriffskontrollen. Ihre MFT-Lösung sollte über Funktionen für rollenbasierte Zugriffskontrollen verfügen, die den Datenzugriff auf autorisiertes Personal beschränken. Dies hilft, unbefugten Zugriff und Datenverletzungen zu verhindern.

Darüber hinaus bieten fortschrittliche MFT-Lösungen auch Optionen für die Einrichtung von Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA). Dies fügt eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzu, wodurch es für unbefugte Personen noch schwieriger wird, auf sensible Informationen zuzugreifen.

2. Verschlüsselung

Verschlüsselung ist ein kritischer Aspekt der Datensicherheit. In einer idealen MFT-Umgebung sollten Daten sowohl in Ruhe als auch bei der Übertragung verschlüsselt werden. Dies stellt sicher, dass die Daten selbst im Falle eines Diebstahls ohne den Entschlüsselungsschlüssel nicht entschlüsselt werden können.

Zudem kann die Verwendung robuster Verschlüsselungsstandards wie Advanced Encryption Standards (AES) einen verbesserten Schutz Ihrer Daten bieten. Es ist auch wesentlich sicherzustellen, dass Ihre Verschlüsselungspraktiken den von Regulierungsbehörden wie DSGVO und HIPAA festgelegten Standards entsprechen.

3. Audit-Protokolle

Das Führen eines detaillierten Protokolls über Datenbewegungen und Benutzeraktivitäten ist entscheidend für den Nachweis der Regulierungskonformität. Ihre MFT-Lösung sollte in der Lage sein, Audit-Trails und Protokolle zu erstellen, die Einblicke geben, wer wann und von wo auf welche Daten zugegriffen hat.

Audit-Protokolle sind ein wertvolles Werkzeug bei einem Datenverstoß oder einem Sicherheitsvorfall. Sie helfen, die Quelle des Verstoßes zu identifizieren und können auch als Beweis für Ihre Compliance-Bemühungen während regulatorischer Audits dienen.

4. Berichtsfunktionen

Umfassende Berichtsfunktionen sind im Kontext der Regulierungskonformität unerlässlich. Eine vollständig konforme MFT-Lösung sollte in der Lage sein, umfassende Berichte zu erstellen. Diese Berichte sollten klare, detaillierte Informationen über Datenübertragungsaktivitäten, Sicherheitsvorfälle und Änderungen innerhalb des Systems liefern.

Zudem sollte die MFT-Lösung Unterstützung für anpassbare Berichte bieten, sodass Sie die spezifischen Informationen, die während regulatorischer Audits erforderlich sind, extrahieren und darstellen können. Diese Funktion reduziert den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Überprüfung der Konformität erheblich.

5. Datenverlustprävention

MFT-Lösungen müssen über robuste Funktionen zur Datenverlustprävention (DLP) verfügen. Diese Funktionen können Richtlinien festlegen, um sensible und geschäftskritische Informationen zu klassifizieren und zu schützen, um unbefugte Offenlegung zu verhindern. Effektive DLP-Mechanismen können auch die Übertragung sensibler Daten an ungesicherte Orte überwachen und blockieren, wodurch das Risiko von Datenverletzungen verringert wird.

Zusätzlich können diese Richtlinien den regulatorischen Anforderungen spezifischer Sektoren, wie dem Gesundheitswesen oder der Finanzbranche, angepasst werden, um so branchenspezifische Konformität zu gewährleisten.

6. Einhaltung von Sicherheitsstandards

Eine MFT-Lösung sollte alle notwendigen Sicherheitsstandards einhalten, wie SSL/TLS für sichere Datenübertragung, SFTP und SCP für sichere Dateiübertragungen und HTTPS für sichere Webübertragungen. Die Einhaltung dieser allgemein anerkannten Standards und ihrer fortgeschrittenen Sicherheitsprotokolle gewährleistet ein höheres Maß an Datensicherheit und -integrität.

Darüber hinaus stärken Funktionen wie Firewall- und DMZ-Streaming-Unterstützung, Antivirus-Integration und Unterstützung bei der Erkennung von Eindringlingen die Sicherheitslage einer MFT-Lösung und ihre Bereitschaft zur Konformität.

7. Vereinfachte Workflow-Automatisierung

Die Automatisierung von Dateiübertragungsprozessen ist ein bedeutender Vorteil von MFT-Lösungen. Allerdings sollte die Automatisierung die Datensicherheit und Regulierungskonformität nicht beeinträchtigen. Die MFT-Lösung sollte die sichere Automatisierung von Dateiübertragungen unterstützen und Optionen für die Planung von Aufgaben, das Konfigurieren von Auslösern und das Einrichten von E-Mail-Benachrichtigungen für abgeschlossene Aufgaben oder erkannte Fehler bieten.

Die Automatisierung von Workflows mit solchen Kontrollen reduziert das Risiko von menschlichen Fehlern erheblich und verbessert die allgemeine Datensicherheit und Konformität.

8. Versionskontrolle und Dokumentenmanagement

Eine konforme MFT-Lösung sollte auch angemessene Funktionen für das Dokumentenmanagement bieten. Dazu gehört die Versionskontrolle, die eine Historie aller Änderungen an einer Datei führt und das Wiederherstellen früherer Versionen bei Bedarf ermöglicht.

Zudem sollten diese Funktionen die einfache Wiederherstellung von Dokumenten, das sichere Löschen veralteter Versionen und den Schutz vor versehentlichen Änderungen oder Löschungen erleichtern.

9. Hohe Verfügbarkeit und Katastrophenwiederherstellung

Im Falle eines Systemausfalls oder einer Katastrophe ist es entscheidend, die kontinuierliche Verfügbarkeit von Daten und Diensten zu gewährleisten. Die MFT-Lösung sollte daher Funktionen für hohe Verfügbarkeit (HA) und Katastrophenwiederherstellung (DR) bieten, um die Risiken im Zusammenhang mit Datenverlust und Ausfallzeiten zu minimieren.

Mit einer HA/DR-Konfiguration kann Ihr Unternehmen auch während einer Katastrophe den Betrieb aufrechterhalten, ununterbrochene Dateiübertragungen sicherstellen und sich gegen Datenverluste schützen.

10. Anbieterunterstützung

Wählen Sie schließlich einen MFT-Lösungsanbieter, der umfassende und reaktionsschnelle Unterstützung bietet. Der Anbieter sollte in der Lage sein, Unterstützung bei allen Compliance-bezogenen Fragen oder Problemen zu bieten, die Sie möglicherweise haben. Von der Erstinstallation und regelmäßigen Updates bis hin zur Fehlerbehebung und Regulierungskonformität kann die Unterstützung des Anbieters entscheidend sein.

Unterstützung von Anbietern, die nachweislich Expertise im Umgang mit Regulierungskonformität haben, kann Unternehmen dabei helfen, diesen komplexen Bereich effektiver zu navigieren.

Kiteworks unterstützt Organisationen bei der Demonstration von Regulierungskonformität mit sicherem MFT

Regulierungskonformität ist zu einem integralen Bestandteil der Datensicherheit und des Datenschutzes geworden. Für Unternehmen, die MFT-Lösungen einsetzen, ist es zwingend erforderlich, dass ihre Systeme den bestehenden Datenschutzgesetzen entsprechen. Dies schützt nicht nur sensible Daten, sondern schützt auch die Unternehmen vor möglichen rechtlichen Konsequenzen.

Durch die Integration robuster Zugangskontrollen, Verschlüsselung, Audit-Trails, Berichtsfunktionen und weiterer in der Checkliste oben genannter Features können Sie sicherstellen, dass Ihre MFT-Lösung die regulatorische Compliance erfolgreich demonstriert. Compliance fördert das Vertrauen von Kunden und Stakeholdern und trägt letztendlich zu einem sicheren und erfolgreichen Geschäftsbetrieb bei.

Das Kiteworks Private Content Network, eine nach FIPS 140-2 Level validierte sichere Plattform für Filesharing und Dateitransfer, konsolidiert E-Mail, Filesharing, Webformulare, SFTP und Managed File Transfer, sodass Organisationen jede Datei kontrollieren, schützen und verfolgen können, die in die Organisation ein- und ausgeht.

Kiteworks sicherer Managed File Transfer bietet robuste Automatisierung, zuverlässiges, skalierbares Betriebsmanagement und einfache, codefreie Formulare sowie visuelles Bearbeiten. Er wurde mit einem Fokus auf Sicherheit, Sichtbarkeit und Compliance entwickelt. Tatsächlich erfüllt Kiteworks alle Anforderungen an Protokollierung, Governance und Sicherheit mit zentralisierter Richtlinienverwaltung, während eine gehärtete virtuelle Appliance Daten und Metadaten vor böswilligen Insidern und fortgeschrittenen persistenten Bedrohungen schützt. Dadurch können Unternehmen Dateien sicher übertragen und gleichzeitig die Einhaltung relevanter Vorschriften gewährleisten.

Kiteworks sicherer Managed File Transfer unterstützt flexible Abläufe, um Dateien zwischen verschiedenen Datentypen und Zielorten über eine Vielzahl von Protokollen zu übertragen. Darüber hinaus bietet die Lösung eine Reihe von Autoren- und Managementfunktionen, einschließlich einer Operations-Webkonsole, Drag-and-Drop-Ablauferstellung, deklarativen benutzerdefinierten Operatoren und der Möglichkeit, nach Zeitplan, Ereignis, Dateierkennung oder manuell ausgeführt zu werden.

Schließlich bietet der Kiteworks Secure MFT Client Zugriff auf häufig genutzte Repositories wie Kiteworks-Ordner, SFTP-Server, FTPS, CIFS-Dateifreigaben, OneDrive für Unternehmen, SharePoint Online, Box, Dropbox und andere.

Insgesamt bietet Kiteworks sicherer Managed File Transfer vollständige Sichtbarkeit, Compliance und Kontrolle über geistiges Eigentum, personenbezogene Daten, geschützte Gesundheitsinformationen und andere sensible Inhalte, unter Verwendung modernster Verschlüsselung, integrierter Audit-Trails, Compliance-Berichterstattung und rollenbasierten Richtlinien.

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