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E-Mail für Anwälte: Vertrauliche Kommunikation mit Mandanten bewahren

von Vince Lau updated September 4, 2021 Sichere E-Mail

Lesezeit: 5 Minuten

Als Anwalt sind Sie dafür verantwortlich, alle E-Mail-Kommunikationen mit Ihren Mandanten vertraulich zu halten, was ohne starke E-Mail-Sicherheit unmöglich ist. Anwälte müssen vorsichtig sein, was sie ihren Mandanten und Partnern per E-Mail senden. Ihre E-Mail muss verschlüsselt sein und den geltenden Datenschutzbestimmungen entsprechen.

Können Anwälte einfach Gmail verwenden?

Nein, Anwälte sollten Gmail nicht verwenden. Die grundlegenden Sicherheitsfunktionen eines Gmail-Kontos können nicht alle privaten Daten Ihrer Mandanten vor möglichen Verstößen oder Hacks schützen.

Warum sollten Anwälte sichere E-Mails verwenden?

Die American Bar Association (ABA) legt spezifische Regeln für das professionelle Verhalten von Anwälten fest. Gemäß Regel 1.6 der Model Rules of Professional Conduct, auch bekannt als Client-Lawyer Relationship, darf ein Anwalt „keine Informationen im Zusammenhang mit der Vertretung des Mandanten preisgeben, es sei denn, der Mandant gibt seine Zustimmung. Obwohl es Ausnahmen von dieser Regel gibt, muss ein Anwalt alle relevanten und angemessenen Schritte unternehmen, um die Informationen seiner Mandanten zu schützen, einschließlich personenbezogene Informationen (PII), die vom Mandanten bereitgestellt oder an ihn übermittelt werden. Diese Verpflichtung erstreckt sich auf alle Kommunikationsformen, einschließlich E-Mail. Die meisten E-Mail-Plattformen verschlüsseln jedoch E-Mail-Inhalte oder Anhänge, die mit Dritten geteilt werden, nicht oder nicht ordnungsgemäß. Gmail verwendet beispielsweise TLS-Verschlüsselung, aber dies hilft nur, wenn der Provider des Mandanten die gleiche Art von Verschlüsselung verwendet. Da die meisten E-Mail-Anbieter keine Verschlüsselung oder zumindest denselben Verschlüsselungsstandard anbieten, ist es unmöglich, sicher zu wissen, ob eine Nachricht oder ihre Anhänge sicher ankommen. Anwaltskanzleien, die in E-Mail-Sicherheit und Compliance investieren, schützen ihre Mandanten sowohl professionell als auch ethisch. Das liegt daran:

Sichere E-Mails für Anwälte gewährleisten, dass alle Kommunikationen vertraulich bleiben: Mit einem umfassenden Ansatz zur E-Mail-Sicherheit können Sie die Korrespondenz mit Mandanten, PII, PHI und andere sensible Informationen schützen. Dies ist besonders relevant, wenn Sie Mandanten im Gesundheitswesen oder Finanzdienstleistungen betreuen, wo Sie branchenspezifische regulatorische Anforderungen jenseits der ABA erfüllen müssen. E-Mail- und Dateifreigabe für Anwaltskanzleien sollte immer Vertraulichkeit bewahren.
Sichere E-Mails verhindern Datenverluste: Ein Leck, entweder durch einen Phishing-Angriff oder einen Mitarbeiter, der eine E-Mail an den falschen John Smith sendet, kann Gesundheitsinformationen, Zahlungsinformationen und andere Daten gefährden und so den Ruf Ihres Kunden oder Ihrer Firma gefährden. Sichere E-Mails helfen, leicht vermeidbare Lecks durch unverschlüsselte Nachrichten zu verhindern.
Sichere E-Mails helfen bei der Einhaltung von Vorschriften: Eine sichere Lösung, die auf die Einhaltung von Vorschriften wie dem Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) oder GLBA konfiguriert ist, kann sicherstellen, dass Ihr Unternehmen in kritischen Branchen wie Gesundheitswesen und Finanzen tätig sein kann.

Anwälte, die die grundlegenden Schutzprotokolle zum Schutz des Anwalt-Mandant-Privilegs nicht beachten, riskieren Strafen oder den Ausschluss durch die ABA.

Welche sind häufige Bedrohungen für die E-Mail-Sicherheit?

E-Mail ist immer noch eine der wichtigsten Formen der Geschäftskommunikation weltweit. Sie ist günstig, allgegenwärtig und basiert auf robuster, offener Technologie, die einfach zu implementieren und zu skalieren ist. Außerdem ist sie flexibel. E-Mails sind jedoch auch eines der größten Fahrzeuge für Sicherheitsbedrohungen und Angriffe. Einige der häufigen Bedrohungen, die in der E-Mail-Sicherheit existieren, sind:

Phishing: Gefälschte E-Mails, die wie legitime aussehen, um Benutzer dazu zu bringen, auf Links zu klicken oder persönliche Informationen preiszugeben
Schadsoftware: Schädliche Software, die über E-Mail-Anhänge verbreitet werden kann und das Gerät des Benutzers infizieren und möglicherweise sensible Informationen stehlen kann
Spoofing: Das Vortäuschen eines legitimen Absenders, um Zugang zu sensiblen Daten zu erhalten, oft durch Domain-Name-Spoofing
Spam: Unerwünschte E-Mails, die lästig sein können, Posteingänge füllen und potenziell schädliche Links oder Anhänge enthalten können
Man-in-the-middle-Angriffe: Das Abfangen von E-Mails zwischen Absender und Empfänger, um auf sensible Informationen zuzugreifen und diese zu manipulieren
Dienstverweigerungsangriffe: Überflutung von E-Mail-Systemen mit übermäßigem Verkehr, was Benutzer daran hindern kann, auf ihre E-Mail-Konten zuzugreifen
E-Mail-Bombardierung: Eine große Anzahl von E-Mails an einen Benutzer oder eine Organisation senden, deren Posteingang überlasten und sie möglicherweise daran hindern, andere wichtige E-Mails zu empfangen
Email-Spoofing: Fälschen der E-Mail-Adresse des Absenders, um den Eindruck zu erwecken, die E-Mail käme aus einer anderen Quelle, oft verwendet bei Phishing-Angriffen
Email-Abfangen: Unberechtigter Zugang zu E-Mails im Transit, ermöglicht es einem Angreifer, sensible Informationen zu lesen oder die Nachrichten zu manipulieren
Email-Lauschen: Abfangen von E-Mails, die zwischen zwei Parteien gesendet werden, ermöglicht es einem Angreifer, sensible Informationen zu sammeln

Es ist wichtig, wachsam und vorsichtig zu sein, wenn es um E-Mail-Sicherheit geht, insbesondere angesichts dieser häufigen Bedrohungen. Benutzer können sich schützen, indem sie starke Passwörter verwenden, verdächtige E-Mails oder Links meiden und ihre E-Mail-Software auf dem neuesten Stand halten.

Wie sende ich sichere juristische E-Mails?

Glücklicherweise gibt es mehrere Möglichkeiten, E-Mails mit Kunden zu teilen:

Verschlüsselung: Verschlüsselung kann in zwei Hauptkategorien fallen. Zum Beispiel ist jede E-Mail sowohl gefährdet, wenn sie “at-rest” (auf einem Server gespeichert) oder “in-transit” (auf dem Weg zu ihrem Ziel) ist. Verschlüsselung muss diese Daten in beiden Phasen schützen, um als sicher betrachtet zu werden.
Nutzen Sie ein sicheres Online-Portal mit interner Nachrichtenübermittlung: Alternativ können Sie Ihren eigenen Messaging-Dienst hosten, bei dem Sie einen Server haben, der Ihre Informationen sichert und den Zugang der Kunden kontrolliert (und überwacht). Diese Option ist viel einfacher zu verwalten als Verschlüsselung, erfordert aber auch, dass der Benutzer sein Konto verwaltet, sich einloggt und seine Nachrichten überprüft.
Verwenden Sie sichere E-Mail-Links und einen dedizierten Server: Mit dieser Einrichtung erstellen Sie ein Konto auf einem verschlüsselten Cloud-Server, speichern Ihre vertraulichen Daten dort und laden Ihre Kunden ein, ihre Nachrichten mit einem dedizierten Link abzurufen, anstatt sensible Daten zu verschicken. Ihr Kunde benötigt lediglich einen Benutzernamen und ein Passwort, um auf diese Nachrichten zuzugreifen.

Diese Option ist nicht nur die sicherste, sondern auch die praktischste Möglichkeit, vertrauliche Daten mit Kunden zu teilen. Sie ermöglicht es Ihnen, privilegierte Nachrichten und Anhänge zu schützen und den Zugriff darauf zu überwachen, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen, da die Kunden ihre bevorzugte E-Mail-Plattform, wie Microsoft Office 365 oder Outlook, verwenden.

Warum ist E-Mail-Verschlüsselung für Anwälte wichtig?

E-Mail-Verschlüsselung ist aus mehreren Gründen wichtig für Anwälte, einschließlich:

Vertraulichkeit: Anwälte haben regelmäßig mit sensiblen und vertraulichen Informationen zu tun, wie beispielsweise die Kommunikation mit Klienten und rechtlichen Dokumenten. Die E-Mail-Verschlüsselung stellt sicher, dass diese Informationen vor unbefugtem Zugriff geschützt sind und vertraulich bleiben.
Konformität: Viele Compliance-Vorschriften verlangen von Anwälten, dass sie die Informationen ihrer Klienten schützen und die anwaltliche Schweigepflicht wahren. Die E-Mail-Verschlüsselung stellt sicher, dass Anwälte diese Vorschriften einhalten.
Berufliche Verantwortung: Anwälte haben die berufliche Verpflichtung, die Informationen ihrer Klienten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Durch die Verwendung von E-Mail-Verschlüsselung zeigen Anwälte ihr Engagement für diese Verantwortung.
Ruf: Anwaltskanzleien, die die E-Mail-Verschlüsselung priorisieren, zeigen ein Engagement für Privatsphäre und Vertraulichkeit, was ihren Ruf verbessern und Vertrauen bei den Klienten aufbauen kann.
Cybersicherheit: E-Mail-Verschlüsselung hilft, vor Cyberangriffen wie Phishing-Betrug zu schützen, die sensible Informationen gefährden können. Durch die Verschlüsselung von E-Mails können Anwälte das Risiko dieser Angriffe reduzieren und die Daten ihrer Klienten schützen.

Schutz der rechtlichen Kommunikation mit der Kiteworks-Plattform

Wenn Sie die Vertraulichkeit in Ihrer E-Mail-Kommunikation mit Klienten gewährleisten müssen, sollten Sie ein angemessenes E-Mail- und Dateimanagementsystem verwenden, das den Schutz zentralisieren kann.

Das Kiteworks Private Content Network bietet Anwaltskanzleien eine dedizierte On-Premises, private, hybride oder FedRAMP bereitgestellte Plattform für sichere E-Mails, Dateifreigabe, Dateiübertragung, verwaltete Dateiübertragung, Webformulare und Anwendungsprogrammierschnittstelle (API) Protokolle. Die Kiteworks-Plattform ist von Grund auf mit Sicherheit im Fokus entwickelt, einschließlich E-Mail-Verschlüsselung. Die Plattform gewährleistet den Datenschutz und demonstriert die Einhaltung strenger Datenschutzbestimmungen mit Funktionen und Fähigkeiten wie:

Sichere E-Mail-Links: Unsere Plattform ermöglicht es Ihnen, sichere E-Mail Links über allgemein verwendbare E-Mails zu senden, die Benutzer zu einem verschlüsselten Server leiten. Empfänger müssen sich authentifizieren, bevor sie die Informationen auf dem Server abrufen können. Wenn Anwälte einen Link statt einer Datei senden, wird nicht nur das Risiko vermieden, vertrauliche Informationen an den falschen Empfänger zu senden, sondern es entfallen auch Dateigrößenbeschränkungen.
Compliance-konforme Cloud-Server: Die Kiteworks-Plattform bietet flexible Bereitstellungsoptionen, einschließlich dedizierter privater, hybrider oder FedRAMP virtueller privater Cloud-Server. Daher teilt Ihre Daten keinen Festplattenspeicher mit anderen Nutzern. Zusätzlich können wir unsere Server und Dienstleistungen nach den wichtigsten nationalen und internationalen Compliance-Vorschriften im Gesundheitswesen, in der Regierung und Verteidigung, Finanzen und mehr konfigurieren.
Berichterstattung und Audit-Trails: Ein Audit-Trail wird kritisch wichtig im Falle eines Verstoßes oder eDiscovery-Prozesses. Die Kiteworks-Plattform bietet einen unveränderlichen Audit-Trail für Diagnose und Compliance. Unsere Plattform enthält auch ein CISO-Dashboard, um Ihrem IT-Personal bei der Nachverfolgung des Datenzugriffs und der Nutzung zu helfen.

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