Wie Sie sicherstellen, dass mit Microsoft 365 grenzüberschreitend geteilte Dateien verschlüsselt sind

Wie Sie sicherstellen, dass Dateien beim grenzüberschreitenden Teilen mit Microsoft 365 verschlüsselt sind

Wenn Unternehmen ihre globale Präsenz ausbauen und hybride Arbeitsmodelle einführen, wird sicheres, grenzüberschreitendes Filesharing entscheidend für den Schutz sensibler Daten. Microsoft 365 ist ein Produktivitätsmotor für verteilte Teams, doch um Dateien in dieser Umgebung wirklich zu schützen, reicht es nicht, sich auf Standardeinstellungen zu verlassen—insbesondere wenn Daten zwischen Ländern mit unterschiedlichen gesetzlichen Vorgaben übertragen werden.

Dieser Artikel bietet IT-, Security- und Compliance-Verantwortlichen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, um Verschlüsselung zu maximieren, Risiken zu minimieren und Compliance beim grenzüberschreitenden Filesharing mit Microsoft 365 zu vereinfachen. Von der Auswahl geeigneter Verschlüsselungsprotokolle und der Konfiguration erweiterter Kontrollen bis zur Nutzung integrierter Funktionen und der Sensibilisierung der Anwender erfahren Sie, wie Sie Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit jeder Datei sicherstellen—unabhängig davon, wo und wie sie geteilt wird.

Executive Summary

Kernaussage: Konfigurieren und steuern Sie Verschlüsselung, Labeling und Zugriffskontrollen in Microsoft 365 so, dass Dateien beim grenzüberschreitenden Teilen verschlüsselt und compliant bleiben.

Warum das wichtig ist: Grenzüberschreitendes Teilen bringt Risiken für Datensouveränität, Datenschutz und Datenpannen mit sich. Die richtige Verschlüsselung und Daten-Governance schützt geistiges Eigentum, beschleunigt globale, sichere Zusammenarbeit und vereinfacht die Einhaltung von Compliance-Vorgaben.

wichtige Erkenntnisse

1. Schutz automatisieren mit Sensitivitätslabels. Konfigurieren Sie Labels so, dass sie Verschlüsselung und Zugriffsregeln anwenden, die grenzüberschreitend bestehen bleiben. Das reduziert manuelle Fehler und sorgt für konsistenten Schutz in multinationaler Zusammenarbeit.

2. Customer-Managed Keys für Souveränität nutzen. Speichern Sie Schlüssel regional im Azure Key Vault, um Anforderungen an Datenresidenz zu erfüllen, schnelle Schlüsselrotation zu ermöglichen und die Kontrolle über kryptografisches Material zu behalten.

3. Externe Freigabekontrollen verschärfen. Verlangen Sie Identitätsprüfung, deaktivieren Sie „Jeder“-Links für sensible Daten und setzen Sie zeitlich begrenzte Berechtigungen ein, um grenzüberschreitenden Zugriff zu begrenzen und revisionssicher zu gestalten.

4. Geo-basierte Richtlinien und Zugriffe durchsetzen. Nutzen Sie DLP, Conditional Access und Admin-Richtlinien, um Verschlüsselung und zusätzliche Authentifizierung für grenzüberschreitende Szenarien, Hochrisikostandorte und externe Empfänger zu erzwingen.

5. Sicherheit durch Audits und Schulungen erhalten. Regelmäßige Überprüfungen und gezielte Anwenderschulungen reduzieren Fehlklassifizierungen, stellen die Wirksamkeit der Konfigurationen sicher und gewährleisten Compliance bei sich ändernden gesetzlichen Vorgaben.

Strategischer Überblick

Für global agierende Unternehmen vereint die beste Lösung für verschlüsseltes Filesharing nahtlose Benutzerfreundlichkeit mit Unternehmenssicherheit, Compliance und zentraler Governance.

Microsoft 365 erfüllt diese Anforderungen mit integrierten Verschlüsselungsfunktionen und fortschrittlichem Schlüsselmanagement—sofern die Plattform proaktiv konfiguriert und verwaltet wird.

Mit den richtigen Kontrollen und der Umsetzung von Best Practices können Unternehmen sicheres Filesharing über Kontinente und Teams hinweg gewährleisten—ohne Produktivität oder Compliance zu gefährden.

Grenzüberschreitende Aspekte wie Datensouveränität, regionale Schlüsselablage und geo-spezifische Zugriffskontrollen sollten von Anfang an in die Konfiguration und Governance integriert werden.

Verschlüsselung in Microsoft 365

Verschlüsselung ist das Fundament für sicheres Filesharing in Microsoft 365. In diesem Ökosystem schützt Verschlüsselung sowohl Daten im ruhenden Zustand (auf Microsoft-Servern gespeichert) als auch Daten während der Übertragung (zwischen Anwendern oder Geräten).

Microsoft 365 setzt für ruhende Daten auf den Advanced Encryption Standard (AES) und für Daten in Transit auf TLS, um mehrschichtige Sicherheit für Dateien, Chats und E-Mails zu gewährleisten. Diese Schutzmaßnahmen gelten unabhängig vom Standort der Beteiligten und sichern die Vertraulichkeit bei grenzüberschreitenden Transfers und Zugriffen.

Jede Datei, die in SharePoint, OneDrive hochgeladen oder per Outlook-E-Mail versendet wird, ist im ruhenden Zustand mit AES-256-Schlüsseln verschlüsselt, die für jedes Dateifragment individuell generiert werden. Diese Segmentierung minimiert das Risiko, selbst wenn ein einzelner Schlüssel kompromittiert wird.

Für Unternehmen mit erhöhten Compliance-Anforderungen ermöglichen Customer-Managed Keys (CMK) die Ablage und Kontrolle der Verschlüsselungsschlüssel im Azure Key Vault—entscheidend für Branchen mit strengen gesetzlichen Vorgaben und für die Erfüllung von Anforderungen an die Schlüsselresidenz bei grenzüberschreitenden Anwendungsfällen.

Verschlüsselungsstandards für ruhende und übertragene Daten

Microsoft 365 verwendet branchenführende Verschlüsselungsstandards, um Vertraulichkeit in allen Phasen sicherzustellen:

• Daten im ruhenden Zustand: Dateien werden mit AES-256 verschlüsselt, wobei für jedes Dateisegment eigene Schlüssel verwendet werden.

• Daten während der Übertragung: TLS/SSL-Protokolle verschlüsseln Dateien und Kommunikation automatisch, wenn sie über SharePoint, OneDrive, Teams und Exchange übertragen werden.

AES (Advanced Encryption Standard) ist ein symmetrischer Blockchiffre-Algorithmus und gilt weltweit als Goldstandard für die Verschlüsselung digitaler Daten.

Microsoft 365 reduziert Risiken zusätzlich durch Perfect Forward Secrecy, sodass bei Kompromittierung eines Sitzungsschlüssels andere Sitzungen nicht betroffen sind, und durch die Generierung von Datei- und Chunk-spezifischen Schlüsseln.

Rolle von Customer-Managed Keys für mehr Kontrolle

Customer-Managed Keys (CMK) geben Unternehmen die Möglichkeit, kryptografische Schlüssel im eigenen Azure Key Vault zu speichern, statt sich ausschließlich auf Microsoft zu verlassen. Das bietet:

• Schlüsselrotation und -widerruf nach Bedarf

• Compliance mit Vorgaben wie DSGVO und HIPAA

• Schnelle, granulare Reaktion auf neue Bedrohungen

Wann welches Modell wählen?

Organisationen, die mit hochsensiblen Daten arbeiten oder strenge gesetzliche Vorgaben erfüllen müssen, profitieren besonders von CMK, da sie sofort auf Schlüsselkompromittierungen oder Richtlinienänderungen reagieren und die volle Kontrolle über kryptografisches Material behalten. Für grenzüberschreitende Zusammenarbeit hilft CMK zudem, Anforderungen an Datenresidenz und Datensouveränität zu erfüllen, indem Schlüssel regional abgelegt werden—bei gleichzeitiger Wahrung globaler Produktivität.

Wichtiger Unterschied: Customer-Managed Keys vs. Customer-Owned Keys

Bei CMK liegen die Verschlüsselungsschlüssel zwar in Ihrem Azure Key Vault und unter Ihrer administrativen Kontrolle, dennoch sind Microsoft 365-Dienste berechtigt, diese Schlüssel zur Entschlüsselung und Verarbeitung der Daten zu nutzen, um den Service bereitzustellen. Das bedeutet, Microsoft kann im Rahmen gesetzlicher Verpflichtungen und Richtlinien weiterhin Kundendaten herausgeben, sofern Sie den Zugriff auf die Schlüssel nicht widerrufen oder zusätzliche Kontrollen einsetzen.

Customer-Managed Keys (Microsoft 365): Schlüssel werden in Ihrem Azure Key Vault erstellt und gespeichert, Sie steuern Rotation und Widerruf. Microsoft-Dienste können die von Ihnen autorisierten Schlüssel jedoch zur Entschlüsselung für Servicezwecke nutzen, sodass Daten gesetzlichen Zugriffsanfragen unterliegen können.

Customer-Owned Keys (Kiteworks): Schlüssel verlassen nie Ihre Kontrolle, und Kiteworks hat keinen Zugriff zur Entschlüsselung Ihrer Inhalte. Dieses Modell stellt sicher, dass der Anbieter keine Klartextdaten an Dritte herausgeben kann, ohne Ihre Mitwirkung. So wird das Risiko gesetzlicher Zugriffe minimiert und strenge Anforderungen an Datensouveränität unterstützt.

Integrierte Verschlüsselungsfunktionen von Microsoft 365 nutzen

Microsoft 365 bietet robuste, benutzerfreundliche Verschlüsselungsfunktionen, die bei Aktivierung sicheres Filesharing für Endanwender einfach machen. Sensitivitätslabels und Azure Rights Management (Azure RMS) sind zentrale Automatisierungsbausteine, die Verschlüsselung basierend auf Dateiklassifizierung und Unternehmensrichtlinien konsistent anwenden. Dieser Schutz bleibt beim grenzüberschreitenden Transfer erhalten und sichert die Kontrolle über den gesamten Informationslebenszyklus.

Sensitivitätslabels für automatische Verschlüsselung einsetzen

Sensitivitätslabels sind Metadaten-Tags, die Dateien, E-Mails und Dokumenten in Microsoft 365 zugewiesen werden, um Sicherheitsrichtlinien wie Verschlüsselung und eingeschränkte Freigabe durchzusetzen.

Richtig konfiguriert, können Sensitivitätslabels:

• Dateien und E-Mails in SharePoint, OneDrive und Exchange automatisch verschlüsseln

• Sicheres Teilen mit externen Anwendern ermöglichen und präzise Berechtigungen festlegen

• Data Loss Prevention (DLP)-Richtlinien für Compliance auslösen

Dieser richtlinienbasierte Ansatz eliminiert manuelle Unsicherheiten und stellt sicher, dass Daten immer entsprechend ihrer Sensitivität geschützt werden.

Azure Rights Management-Schutz konfigurieren

Azure Rights Management (Azure RMS) ist eine cloudbasierte Schutztechnologie, die Verschlüsselung, Identitäts- und Autorisierungskontrollen bietet, die Dateien und E-Mails geräteübergreifend begleiten—auch nach externer Weitergabe.

So aktivieren Sie Azure RMS:

1. Öffnen Sie das Microsoft Purview Compliance-Portal.

2. Aktivieren Sie Azure RMS für alle Anwender oder bestimmte Sicherheitsgruppen.

3. Passen Sie Richtlinien an, um Downloads zu verhindern, Drucken zu beschränken oder Freigaben einzuschränken.

4. Testen Sie die Schutzmaßnahmen durch interne und externe Dateifreigaben.

Azure RMS ist besonders wertvoll in Sektoren wie Gesundheitswesen und Finanzdienstleistungen, wo der Schutz Dateien auch außerhalb der Unternehmensgrenzen begleiten muss.

Microsoft 365-Verschlüsselungseinstellungen konfigurieren

Die Konfiguration, Überwachung und das Audit von Verschlüsselung in Microsoft 365 sind entscheidend für nachhaltigen Schutz. Zentrale Steuerungen sorgen für Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (E2EE) von E-Mails und Anhängen, minimieren menschliche Fehler und automatisieren Compliance.

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für E-Mails und Anhänge aktivieren

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist ein Sicherheitsverfahren, das sicherstellt, dass nur die kommunizierenden Parteien auf den Inhalt einer Nachricht oder Datei zugreifen können—Schutz vor Abfangen in allen Übertragungsphasen.

In Microsoft 365 schützt E2EE sowohl den Nachrichteninhalt als auch Anhänge während der Übertragung. So aktivieren Sie E2EE:

1. Öffnen Sie das Microsoft 365 Admin Center und das Exchange Admin Center.

2. Navigieren Sie zu E-Mail-Fluss > Regeln; erstellen Sie eine Regel, um E2EE für Nachrichten mit bestimmten Sensitivitätslabels oder Schlüsselwörtern anzuwenden.

3. Aktivieren Sie E2EE für ausgewählte Gruppen, Abteilungen oder unternehmensweit.

4. Testen und validieren Sie die Konfiguration mit verschlüsselten Test-E-Mails.

So bleiben sensible Kommunikationen privat, konform und revisionssicher.

Verschlüsselungsrichtlinien im Microsoft 365 Admin Center festlegen

Das Microsoft 365 Admin Center bietet granulare Steuerungen zur Durchsetzung von Verschlüsselung:

• Definieren Sie DLP-Triggerregeln, um Dateien/E-Mails mit sensiblen Daten automatisch zu verschlüsseln.

• Passen Sie Richtlinien nach Anwendergruppe oder Abteilung entsprechend dem Risikoprofil an.

• Auditieren und reporten Sie Verstöße oder Ausnahmen über integrierte Compliance-Dashboards.

Checkliste für Verschlüsselungsrichtlinien:

• Überprüfen Sie alle Standard-Verschlüsselungs- und Freigabeeinstellungen.

• Passen Sie Richtlinien für verschiedene Abteilungen oder Rollen an.

• Aktivieren Sie Benachrichtigungen bei Verstößen gegen Verschlüsselungsrichtlinien oder ungewöhnlichen Aktivitäten.

• Planen Sie regelmäßige Überprüfungen der Richtlinienwirksamkeit und Compliance.

• Fügen Sie geo-basierte Bedingungen (Standort, Land, Region) zu DLP und Conditional Access hinzu, damit grenzüberschreitendes Teilen strengere Verschlüsselungs- und Zugriffskontrollen erzwingt.

Dateien sicher über vertrauenswürdige Microsoft 365-Kanäle teilen

Um sicherzustellen, dass Dateien verschlüsselt und geschützt bleiben, nutzen Sie ausschließlich freigegebene Microsoft 365-Plattformen—SharePoint, OneDrive und Teams—für interne und externe Freigaben. Diese Plattformen verschlüsseln automatisch, unterstützen Metadaten und Co-Authoring und integrieren Compliance-Kontrollen.

SharePoint, OneDrive und Microsoft Teams mit Verschlüsselung nutzen

• SharePoint & OneDrive: Jede Datei wird mit einzigartigen AES-Schlüsseln verschlüsselt, die getrennt von den Daten gespeichert werden—maximale Vertraulichkeit.

• Teams: Standardmäßig wird TLS für alle Dateiübertragungen und Kommunikationen verwendet, sodass nur berechtigte Empfänger Zugriff erhalten.

Externe Freigaben sicher mit Identitätsprüfung verwalten

Für sensible Inhalte sollte externe Freigabe streng kontrolliert werden:

• Verlangen Sie Authentifizierung der Empfänger über Microsoft-/Google-Konto oder Einmalpasscode.

• Verbieten Sie „Jeder mit dem Link“-Freigaben für vertrauliche oder regulierte Daten.

• Verwalten Sie Freigabelinks und Berechtigungen zentral, nutzen Sie DLP und Sensitivitätslabels, um versehentliche oder böswillige Offenlegung zu verhindern.

• Setzen Sie strengere Kontrollen für grenzüberschreitende Empfänger ein, z. B. zeitlich begrenzten Zugriff, Minimalberechtigungen und standortbasierte Einschränkungen.

So stellen Sie sicher, dass nur verifizierte, autorisierte Personen Zugriff auf geteilte, verschlüsselte Dateien erhalten.

Geräte- und Zugriffssicherheitskontrollen implementieren

Verschlüsselung allein reicht nicht—sicherer Zugriff und Gerätekonformität schützen sensible Dateien zusätzlich. Zero trust-Architektur, Geräteverschlüsselung und Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) schaffen eine mehrschichtige Verteidigung.

Zero-trust access ist ein Sicherheitsmodell, das Anwendern oder Geräten nie automatisch vertraut, sondern Identitätsprüfung und kontinuierliche Autorisierung vor jedem Ressourcen-Zugriff verlangt.

Mobile Device Management-Richtlinien für verschlüsselten Zugriff ausrollen

Mobile Device Management (MDM)-Richtlinien stellen sicher, dass nur sichere, konforme Geräte auf Microsoft 365-Daten zugreifen:

1. Konfigurieren Sie MDM in Microsoft Intune oder einer vergleichbaren Lösung.

2. Verlangen Sie Geräteverschlüsselung und Konformität, bevor Zugriff auf Dateien gewährt wird.

3. Überwachen Sie Geräte auf verdächtige Aktivitäten und blockieren Sie kompromittierte Endpunkte.

MDM reduziert Risiken durch verlorene oder gestohlene Geräte und hilft, ungeschützten Datenabfluss zu verhindern.

Zero-trust-Zugriff und Multi-Faktor-Authentifizierung durchsetzen

Conditional Access-Richtlinien in Microsoft Entra (Azure AD) erzwingen starke Identitäts- und Zugriffskontrollen:

• Verlangen Sie MFA für alle Anwender, die auf verschlüsselte Dateien zugreifen.

• Setzen Sie starke Passwort-Richtlinien und Session-Timeouts durch.

• Validieren Sie Gerätekonformität vor Zugriffserteilung.

• Integrieren Sie Standortbedingungen, um zusätzliche Authentifizierung zu verlangen oder Zugriffe aus Hochrisikoregionen bei grenzüberschreitender Zusammenarbeit zu blockieren.

Diese Kontrollen sorgen dafür, dass nur vertrauenswürdige Anwender und Geräte auf sensible, verschlüsselte Inhalte zugreifen können.

Teams schulen und Verschlüsselungs-Best Practices durchsetzen

Technologie allein garantiert keine Sicherheit—kontinuierliche Anwenderschulungen und regelmäßige Audits sind entscheidend, um die Wirksamkeit von Verschlüsselungs-Best Practices und Compliance zu erhalten.

Anwender zu sicheren Sharing-Protokollen und Verschlüsselungsrelevanz schulen

Regelmäßige Schulungen befähigen Mitarbeitende dazu:

• Sensitivitätslabels korrekt zu verwenden.

• Sensible Dateien zu erkennen und zu klassifizieren.

• Verdächtige Sharing-Aktivitäten zu melden.

Visuelle Leitfäden, „Do’s and Don’ts“ und kompakte Infografiken fördern das Bewusstsein und reduzieren riskantes Verhalten—insbesondere die zusätzliche Sorgfalt, die für grenzüberschreitendes Teilen und regulatorische Anforderungen nötig ist.

Regelmäßige Audits und Überprüfungen der Verschlüsselungskonfigurationen etablieren

Ein Verschlüsselungs-Audit ist ein strukturierter Überprüfungsprozess, bei dem ein Unternehmen seine Richtlinien, Einstellungen und Kontrollen bewertet, um sicherzustellen, dass alle sensiblen Datentransfers angemessen verschlüsselt und Protokolle korrekt geführt werden.

Basis-Checkliste für Audits:

• Überprüfen Sie Freigabe- und Verschlüsselungseinstellungen im Admin Center.

• Validieren Sie, dass Sensitivitätslabels, RMS/Azure-Schutz und DLP aktiv sind.

• Erstellen Sie Berichte zu Compliance und etwaigen Richtlinienausnahmen.

• Bearbeiten Sie Feststellungen und dokumentieren Sie Maßnahmen.

• Überprüfen Sie Datenstandorte, Zugriffsmuster über Regionen hinweg und Einhaltung von Residenzanforderungen.

Regelmäßige Audits helfen, Schwachstellen zu erkennen, Compliance zu sichern und Verschlüsselungsrichtlinien an die Entwicklung des Unternehmens anzupassen.

Wie Kiteworks Microsoft 365 stärkt, um sicheres grenzüberschreitendes Filesharing zu ermöglichen

Kiteworks erweitert Microsoft 365 mit einem nativen Add-in, das zusätzliche Sicherheits-, Governance- und Compliance-Kontrollen in Outlook-, Office-, SharePoint- und Teams-Workflows integriert—ohne die Produktivität der Anwender zu beeinträchtigen.

• Microsoft Office 365-Plugin für sicheres Filesharing: Anwender senden und empfangen Dateien aus Outlook und Office, während Kiteworks Anhänge automatisch durch gesteuerte, verschlüsselte Links ersetzt. Zugriffs-, Ablauf-, Wasserzeichen- und DLP-Richtlinien werden konsistent durchgesetzt, und alle Aktivitäten zentral protokolliert, um Audits über Ländergrenzen hinweg zu unterstützen. Mehr erfahren: https://www.kiteworks.com/platform/simple/microsoft-office-365/

• Phishing- und Malware-Risiken im Microsoft-Ökosystem reduzieren: Die Auslagerung externer Dateizustellung an Kiteworks senkt das Risiko durch gefälschte Microsoft-Links und manipulierte Anhänge. Starke Empfängerprüfung, Bedrohungsscans und sichere Link-Zustellung schützen Microsoft 365 vor Credential Theft und Ransomware-Angriffen. Mehr erfahren: https://www.kiteworks.com/secure-file-sharing/microsoft-is-a-magnet-for-phishing-attacks/ | https://www.kiteworks.com/platform/simple/secure-file-sharing/

• Zentrale Governance, Souveränität und Schlüsselbesitz: Auch wenn Inhalte in Microsoft 365 entstehen, setzt Kiteworks geo-spezifische Kontrollen, einheitliche Protokollierung und Customer-Owned Key-Verschlüsselung ein, um Anbieter vom Zugriff auf Ihre Daten auszuschließen. Das hilft, Anforderungen an Datenresidenz zu erfüllen und das Risiko gesetzlicher Zugriffe zu begrenzen—bei voller Zusammenarbeit. Mehr erfahren: https://www.kiteworks.com/platform/private-data-network/ | https://www.kiteworks.com/platform/compliance/data-sovereignty/

Mit diesen zusätzlichen Kontrollen über das Microsoft Office 365-Plugin unterstützt Kiteworks multinationale Teams dabei, Daten sicher und compliant über Grenzen hinweg zu bewegen—ohne Abstriche bei Sicherheit, Compliance oder Produktivität.

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Weitere Ressourcen

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