Was ist ein Audit-Protokoll für Compliance?

Ein Prüfprotokoll unterstützt Ihr Unternehmen bei Compliance und Sicherheit. Doch was sind Prüfprotokolle, wie implementieren Sie sie und wie nutzen Sie sie für Compliance?

Beginnen wir mit der Frage – was ist die Funktion eines Prüfprotokolls? Ein Prüfprotokoll dokumentiert, wer auf das System zugegriffen hat, was angesehen wurde und welche Aktionen durchgeführt wurden. Diese zeitlichen Informationen sind entscheidend, um Compliance und Sicherheit nachzuweisen.

Was ist ein Prüfprotokoll?

Ein Prüfprotokoll ist eine Aufzeichnung von Ereignissen, wie sie in einem Computersystem stattfinden. Ein System aus Protokollierung und Aufzeichnungen wird zu einem Audit-Trail, mit dem Ermittler Aktionen von Anwendern, Zugriffe auf bestimmte Dateien oder Aktivitäten wie das Ausführen von Dateien mit Root- oder Administratorrechten oder Änderungen an systemweiten Sicherheits- und Zugriffseinstellungen nachvollziehen können.

Im weitesten Sinne kann ein Prüfprotokoll nahezu jede Änderung im System erfassen. Das macht sie in drei zentralen Punkten wichtig, ja sogar unerlässlich:

• Der Audit-Trail liefert forensische Informationen über das System und dessen Funktionsweise oder darüber, wo Fehler aufgetreten sind. Dazu zählt das Nachverfolgen von Bugs oder Fehlern in Systemkonfigurationen oder das Erkennen unbefugter Datenzugriffe. Auch das Management kann damit die Aktivitäten von Mitarbeitenden mit sensiblen Zugriffsrechten prüfen.
• Prüfprotokolle liefern zudem forensische Informationen bei Datenschutzverstößen. Ein Audit-Trail zeigt, wie Sicherheitskontrollen implementiert und wirksam sind, um kritische Daten zu schützen. Ebenso liefert er wichtige Hinweise, wie Angreifer bestimmte Systeme kompromittiert oder Kontrollen umgangen und welche Daten sie abgerufen haben.
• Schließlich helfen Prüfprotokolle Systemadministratoren bei der täglichen Fehlersuche.

Die Unveränderlichkeit eines Audit-Trails ist entscheidend für dessen Nutzbarkeit. Protokolle sind Daten wie jede andere Datei und werden sie beschädigt, sind sie wertlos. Best Practices empfehlen, Prüfprotokolle mindestens ein Jahr aufzubewahren – oder länger, falls gesetzliche Vorgaben dies verlangen (zum Beispiel fordert HIPAA mindestens 6 Jahre Protokollaufbewahrung für Systeme mit ePHI).

Prüfprotokolle vs. reguläre Systemprotokolle

Prüfprotokolle werden erstellt, um Benutzeraktivitäten und systemrelevante Ereignisse mit Sicherheitsbezug zu dokumentieren. Sie liefern eine detaillierte Aufzeichnung sicherheitskritischer Ereignisse und Aktivitäten, die zur Identifikation und Untersuchung verdächtigen Verhaltens dienen.

Reguläre Systemprotokolle dokumentieren Systemaktivitäten wie Fehler, Störungen und allgemeine Nutzungsdaten. Sie bieten einen allgemeinen Überblick über den Systembetrieb.

Prüfprotokollierung für Sicherheit und Compliance nutzen

Prüfprotokolle sind ein zentrales Werkzeug für Sicherheit und Compliance, da sie detailliert die Aktivitäten innerhalb der IT-Systeme eines Unternehmens dokumentieren. Diese Aufzeichnungen helfen, verdächtige Aktivitäten und potenzielle Compliance-Verstöße zu erkennen.

Prüfprotokolle sollten regelmäßig überwacht werden, um verdächtige Aktivitäten zu erkennen, die auf einen Sicherheits- oder Compliance-Verstoß hindeuten könnten. Sie dienen zudem dazu, Administratoren frühzeitig auf Schwachstellen hinzuweisen, bevor diese ausgenutzt werden. Die Protokolle sollten regelmäßig überprüft werden, um Trends oder Muster zu identifizieren, die auf unbefugten Zugriff oder verdächtige Aktivitäten hindeuten. Jede neue oder ungewöhnliche Aktivität sollte sofort untersucht und adressiert werden.

Prüfprotokolle helfen dabei, potenzielle Schwachstellen zu erkennen und sicherzustellen, dass Anwender die Sicherheitsrichtlinien des Unternehmens einhalten. So bleibt das System sicher und konform mit geltenden Gesetzen und Vorschriften.

Prüfprotokolle können auch zur Erstellung von Berichten für Compliance-Audits genutzt werden. Solche Berichte liefern eine detaillierte Dokumentation aller sicherheits- oder compliance-relevanten Aktivitäten und dienen als Nachweis für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

Welche Vorteile bieten Prüfprotokolle?

Wenn Sie in einer Branche mit Compliance-Anforderungen arbeiten, die eine Protokollierung vorschreiben (wie HIPAA, DSGVO oder FedRAMP), sind Protokolle nicht nur vorteilhaft – sie sind betriebsnotwendig.

Darüber hinaus bieten Prüfprotokolle verschiedene Vorteile für Systemadministratoren und IT-Manager in Ihrem Unternehmen:

• Nachweis von Compliance: Wie oben erwähnt, helfen Protokolle dabei, Auditoren zu zeigen, dass Sie innerhalb eines bestimmten Rahmens konform agieren. Genau deshalb verlangen viele Frameworks Prüfprotokolle.
• Beweisketten erstellen: Im Rahmen von Sicherheits- oder Compliance-Anforderungen fordern viele Frameworks Protokollierung als Beweismittel. Eine lückenlose Beweiskette kann Ermittlern die Quelle eines Sicherheitsvorfalls aufzeigen oder belegen, dass ein Unternehmen die behaupteten Sicherheitsmaßnahmen umgesetzt hat.
• Chain of Custody erstellen: In rechtlichen Situationen gilt, wie Dateien verändert oder behandelt wurden, als Beweis vor Gericht. Ein unveränderliches Prüfprotokoll liefert diesen Nachweis für Behörden.
• Einblicke und Optimierung: Protokolle zeigen Management und Spezialisten, wie ein System unter bestimmten Bedingungen arbeitet, und helfen so, interne Prozesse zu optimieren. Sie geben z.B. Aufschluss über Bearbeitungszeiten oder widersprüchliche Abläufe, die Stabilität oder Performance beeinträchtigen könnten.
• Sicherheits- und Risikomanagement: Für ein effektives Sicherheits- und Risikomanagement benötigen Sie Informationen – etwa über Partner, Anbieter, Cloud-Systeme und Produkte.
• Nachverfolgung von Geschäftsprozessen: Der Audit-Trail zeigt autorisierten Anwendern, wie ihre Daten genutzt wurden. Beispielsweise kann ein Anwalt, der ein Dokument an die Gegenseite schickt und später mit dem Vorwurf konfrontiert wird, es sei nicht angekommen, mit dem Audit-Trail belegen, wann, mit welcher IP-Adresse und welchem Gerät das Dokument heruntergeladen wurde.

Je nach Software-Setup, Netzwerk und regulatorischen Anforderungen kann die Prüfprotokollierung einen oder mehrere dieser Vorteile bieten.

Was ist ein Audit-Trail?

Ein Audit-Trail ist einfach gesagt eine Abfolge von Protokollen, die Aktivitäten, Aktionen oder Anwender im System dokumentieren. Dazu zählen zeitbasierte Informationen über Betriebssystemaktivitäten oder Protokolle, die den Zugriff eines Anwenders auf Systemressourcen und Daten nachzeichnen.

Audit-Trails sind für die Sicherheit unerlässlich, denn meist reicht ein einzelnes Ereignisprotokoll nicht aus, um die oben genannten Anforderungen zu erfüllen. Erst eine Beweiskette liefert Einblicke in Vorfälle und zeigt, wie diese zu beheben sind.

Wenn beispielsweise ein Server abstürzt und Daten verloren gehen, kann ein Audit-Trail, der die Ereignisse unmittelbar vor dem Vorfall dokumentiert, Administratoren helfen, die Ursache zu rekonstruieren.

Ebenso können IT-Sicherheitsexperten nach einem Hackerangriff mit Hilfe von Audit-Trails die Aktivitäten des Angreifers nachvollziehen, um festzustellen, was kompromittiert, beschädigt oder gestohlen wurde und wie der Zugang erfolgte.

Welche Bestandteile hat ein Prüfprotokoll?

Protokolle sind keine einheitlichen Datensätze. Je nach Relevanz für den Nachweis enthalten sie unterschiedliche Komponenten. Die International Standards Organization (ISO) Publikation 27002 gibt Empfehlungen, welche Ereignisse und Informationen Protokolle für Unternehmenskunden enthalten sollten. Im Allgemeinen umfassen Protokolle nach diesen Vorgaben folgende Informationen:

• User-IDs (autorisierte und zugreifende Anwender)
• Datum und Uhrzeit jedes Ereignisses im Audit-Trail
• Systeminformationen wie Gerätestandort, MAC-Adresse usw.
• Alle Anmeldeversuche, sowohl erfolgreiche als auch abgelehnte
• Änderungen an Benutzerrechten, ID-Nummern oder Systemeinstellungen
• Zugriffsversuche auf relevante (oder alle) Dateien und Ordner
• Netzwerkinformationen zu jedem Systemzugriff (IP-Adresse, genutzter Port, verwendetes Protokoll)
• Alarme von Sicherheitssoftware (Firewall, Anti-Malware, Intrusion Detection Systems)
• Transaktionen, Datenbewegungen oder andere externe Verbindungen durch Anwender über die Systemsoftware
• Zugriffe auf geschützte oder personenbezogene Daten

Spezielle Sicherheitsprotokolle können darüber hinaus weitere systemspezifische Informationen enthalten, um zusätzliche Nachweise zu liefern.

Es gibt nur wenige Beispiele für kommerzielle, eigenständige Prüfprotokollierungssoftware. Viele Betriebssysteme oder Drittanbieter-Anwendungen (inklusive SaaS-Cloud-Diensten) verfügen über integrierte Protokollierungsfunktionen, die teils anpassbar sind. Es existiert jedoch ein großer Markt für Lösungen, die Protokolle aggregieren und so wichtige Einblicke in Sicherheit, Performance, Fehlerverfolgung und Benachrichtigungen bieten. Diese Systeme heißen Security Information and Event Management (SIEM) und umfassen Produkte wie Splunk, IBM QRadar, LogRhythm, HPE ArcSight und weitere.

Im Allgemeinen sollten Auditing-Tools in einem System die oben genannten Ereignisse erfassen können und in der Lage sein, sichere und konforme Protokolle entsprechend der Aktivitäten der Plattform oder Software, den geltenden Compliance-Anforderungen und dem verwalteten Datentyp (je nach Branche oder Unternehmen) zu erstellen.

Wie lange sollten Prüfprotokolle aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrungsdauer von Prüfprotokollen variiert je nach Unternehmen und Branche. Interne Richtlinien, branchenspezifische gesetzliche Vorgaben, rechtliche Anforderungen und die Art der protokollierten Daten bestimmen, wie lange Prüfprotokolle gespeichert werden müssen. Im Gesundheitswesen verlangt HIPAA beispielsweise, dass Prüfprotokolle mit geschützten Gesundheitsdaten (PHI) mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden. In der Finanzbranche schreibt SEC Rule 17a-4 ebenfalls eine Aufbewahrung von mindestens sechs Jahren vor. Manche Unternehmen bewahren Prüfprotokolle aus rechtlichen, Compliance- oder Sicherheitsgründen noch länger auf. Mindestens sollten Prüfprotokolle ein Jahr lang gespeichert werden.

Wie kann ich Prüfprotokolle auf meinen Servern schützen?

Prüfprotokolle helfen Ihnen nur, wenn sie geschützt sind. Beschädigte oder manipulierte Protokolle unterbrechen den Audit-Trail und machen die gesammelten Informationen weniger wirksam.

Prüfprotokolle sind – zum Glück und leider zugleich – Dateien wie jede andere auf Ihrem Computer. Leider bedeutet das, dass sie gestohlen, verändert oder beschädigt werden können. Zum Glück können Sie sie mit gängigen Sicherheitsmaßnahmen schützen, darunter:

1. Verschlüsselung: Die Verschlüsselung von Prüfprotokolldateien verhindert, dass Hacker nach einem Einbruch auf die Daten zugreifen. Zwar können diese Dateien weiterhin beschädigt werden, aber sie sind schwerer zu lesen oder zu manipulieren.
2. Schutz vor unbefugtem Zugriff: Dateien in Computersystemen werden durch Zugriffsrechte geschützt, die das Lesen, Schreiben oder Ausführen erlauben oder verhindern. Durch spezifische Berechtigungen für Prüfprotokolle verhindern Sie, dass Unbefugte darauf zugreifen.
3. Zugriffskontrolle für Administratoren: Administratoren könnten Protokolle über ihre eigenen Aktivitäten manipulieren. Sie können Protokolle so konfigurieren, dass bestimmte Anwender oder Admins keine Leserechte oder Änderungsrechte für ihre eigenen Protokolle haben.
4. Erkennung von Protokolländerungen, -löschungen oder -abschaltungen: Angreifer löschen oder deaktivieren Protokolle oft, um Spuren zu verwischen. Das System sollte das Personal sofort benachrichtigen, wenn ein Versuch zur Änderung oder Löschung erkannt wird.
5. Export von Protokollen an externe Systeme: Neben den Analysevorteilen des Exports an ein zentrales SIEM wird so sichergestellt, dass bei Löschung durch Fehler oder Angreifer eine Kopie existiert. Das SIEM sollte das Personal alarmieren, wenn ein System keine Protokolle mehr sendet – ein Hinweis auf Ausfall oder Angriff.
6. Archivierung und Journaling: Senden Sie Protokolle an einen externen Archivierungsdienst, um sie über die gesetzlich geforderte Zeit hinweg zu sichern – auch bei Naturkatastrophen, Diebstahl oder Beschädigung der Originalsysteme oder Rechenzentren.

Die Kiteworks Plattform für Datenprotokolle

Wenn Sie eine Plattform für Aktivitäten wie sicheres Filesharing und Speicherung, sichere E-Mails oder sichere Formulare und Datenerfassung nutzen, ist Datenprotokollierung unerlässlich. Die Kiteworks Plattform bietet diese Services mit sicheren und vollständigen Protokollierungsfunktionen auf Basis von drei zentralen Prinzipien:

1. Compliance: Wenn Ihr Unternehmen für den Betrieb sichere Managed File Transfer, SFTP oder E-Mail benötigt, bieten wir diesen Service mit den erforderlichen Protokollierungsfunktionen, um Ihre Compliance sicherzustellen. Wir unterstützen Unternehmen im Gesundheitswesen, im öffentlichen Sektor, in der Finanzbranche und mehr – inklusive Compliance für Frameworks wie HIPAA, FedRAMP, PCI DSS und DSGVO.
2. Sicherheit: Unsere sicheren Systeme beinhalten alle erforderlichen Protokollierungsfunktionen, um als forensisches Werkzeug bei Problemen zu dienen und als Präventionsinstrument, damit Sie die Kiteworks Plattform optimal im Risikomanagement einsetzen können.
3. Zugänglichkeit: Unsere Produkte stellen die Datenzugänglichkeit für Mitglieder Ihres Unternehmens in den Mittelpunkt – auch für Protokolle, sofern berechtigt. Bei Audits (z.B. nach Sicherheitsvorfällen oder für jährliche Compliance-Prüfungen) bieten unsere Tools einen schnellen Zugriff auf die benötigten Daten.
4. SIEM-Integration: Die Kiteworks Enterprise Plattform exportiert kontinuierlich Protokolle über ein Standard-Prüfprotokoll an das SIEM Ihres Unternehmens – inklusive Integrationen mit IBM QRadar, ArcSight, FireEye Helix, LogRhythm und weiteren. Auch der Splunk Forwarder wird unterstützt und eine Splunk App ist enthalten.
5. Saubere, vollständige und nutzbare Protokolldaten: Unsere Ingenieure testen und verbessern Qualität, Vollständigkeit und Nutzbarkeit der Protokolleinträge in jeder Produktversion. Sie nutzen ein umfassendes CISO Dashboard und Reporting-Displays als Testumgebung, damit Kunden die nötigen Metriken und Parameter für Monitoring, Bedrohungserkennung und Forensik erhalten.
6. Vereinheitlichtes, standardisiertes Protokoll: Ereignisströme aus Anwendungs- und Systemkomponenten laufen in ein einziges Protokoll mit standardisierten Nachrichten, sodass Analysten und Machine Learning Muster erkennen können, die mehrere Kommunikationskanäle betreffen – etwa E-Mail, Managed File Transfer, Filesharing und SFTP sowie administrative Änderungen an Richtlinien, Berechtigungen und Konfigurationen, Betriebssystemaktivitäten, Logins, Repository-Zugriffe und Scans durch Data Loss Prevention (DLP), Anti-Virus, ATP und CDR-Produkte.
7. Intelligenz, Analytik und Benachrichtigungen: KI-Technologie erkennt verdächtige Ereignisse wie mögliche Datenexfiltration und sendet Benachrichtigungen per E-Mail und Prüfprotokoll.
8. Umfassendes administratives Reporting: Die Administrationsoberflächen nutzen Protokolle für übersichtliche Dashboards sowie individuelle und Standardberichte.
9. Audit-Trail für Endanwender: Die Plattform bietet benutzerfreundliche Tracking-Ansichten, damit Endanwender nachvollziehen können, ob Empfänger Inhalte über sichere geteilte Ordner, sichere E-Mails oder SFTP abgerufen, bearbeitet oder hochgeladen haben.

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Weitere Ressourcen

• ArtikelSecurity Risk Management [Information Risk & Assessment]
• BlogbeitragA Guide to Information Security Governance
• ArtikelAudit Logs: The Unsung Hero of Your Business’s Cybersecurity Arsenal
• BlogbeitragHIPAA Audit Logs: What Are the Requirements for Compliance?
• BlogbeitragFedRAMP Audit Logging [Best Practices, Solutions, and Tips]