Innovative Software-Lösungen für das Personalwesen

HR-Fachleute verarbeiten äußerst sensible Informationen wie Verträge, Personalakten, Vergütungspläne, Versicherungsinformationen und mehr. Diese vertraulichen Informationen müssen geschützt werden, um die Mitarbeiter und ihre Familien zu schützen.

Das Kiteworks Private Content Network ermöglicht es HR-Professionals, sicher mit Mitarbeitern, Beratern, Lieferanten und Anbietern zusammenzuarbeiten. Durch die Zusammenführung von E-Mail, Filesharing, SFTP, MFT und Webformularen werden personenbezogene Daten und geschützte Gesundheitsinformationen kontrolliert, geschützt und protokolliert, um die Vertraulichkeit zu wahren und die Einhaltung der DSGVO, HIPAA, US-Bundesstaatlichen Datenschutzgesetze und mehr zu gewährleisten.

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Sicherheit für Mitarbeiter Schulungen

Personalabteilungen müssen oft Schulungsmaterialien an Mitarbeiter verteilen. Dies kann aufgrund der sensiblen Natur der Informationen und der Notwendigkeit, sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen darauf zugreifen können, eine Herausforderung sein. Kiteworks bietet eine sichere Plattform zum Teilen dieser Materialien. Mit seiner robusten Verschlüsselung und Zugriffskontrollfunktionen stellt es sicher, dass die Schulungsmaterialien nur für autorisierte Personen zugänglich sind und die Vertraulichkeit und den Datenschutz gewahrt bleiben.

Sicheres HR Budgeting

Personalabteilungen müssen oft sensible Budgetinformationen teilen. Dies kann aufgrund der Notwendigkeit, Vertraulichkeit zu wahren und die Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen, eine Herausforderung sein. Kiteworks ermöglicht sicheres Dateifreigabe und stellt sicher, dass diese Informationen vertraulich und geschützt bleiben. Seine robusten Verschlüsselungs- und Zugriffskontrollfunktionen gewährleisten, dass nur autorisierte Personen auf die Budgetinformationen zugreifen können, wodurch Datenschutz und Vertraulichkeit gewahrt bleiben.

Sicheres Mitarbeiter Anerkennungs Programme

Personalabteilungen müssen oft sensible Informationen im Zusammenhang mit Mitarbeiter-Anerkennungsprogrammen teilen. Dies kann aufgrund der Notwendigkeit, die Vertraulichkeit zu wahren und die Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen, eine Herausforderung sein. Kiteworks bietet eine sichere Plattform für das Teilen dieser Informationen. Mit seinen robusten Verschlüsselungs- und Zugriffskontrollfunktionen stellt es sicher, dass die Informationen über das Anerkennungsprogramm nur von autorisierten Personen eingesehen werden können, wodurch Vertraulichkeit und Datenschutz gewahrt bleiben.

Sichere Mitarbeiter Anerkennungsprogramme

Sichere HR-Strategie Planung

Personalabteilungen müssen oft sensible Dokumente zur strategischen Planung teilen. Dies kann eine Herausforderung sein, da die Vertraulichkeit gewahrt und die Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt werden müssen. Kiteworks ermöglicht sicheres Dateifreigabe und stellt sicher, dass diese Dokumente geschützt und vertraulich bleiben. Mit seiner robusten Verschlüsselung und Zugriffskontrollfunktionen stellt es sicher, dass nur autorisierte Personen auf die strategischen Planungsdokumente zugreifen können, wodurch Datenschutz und Vertraulichkeit gewahrt bleiben.

Sicheres HR-Krisen Management

In Krisenzeiten müssen Personalabteilungen sensible Informationen schnell und sicher teilen. Dies kann aufgrund der Notwendigkeit, die Vertraulichkeit zu wahren und die Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen, eine Herausforderung sein. Kiteworks bietet eine sichere Plattform zum Teilen dieser Informationen. Mit seinen robusten Verschlüsselungs- und Zugriffskontrollfunktionen stellt es sicher, dass die Informationen zum Krisenmanagement nur von autorisierten Personen eingesehen werden können, wodurch Vertraulichkeit und Datenschutz gewahrt bleiben.

Sichere Bewerbungen

Personalabteilungen erhalten sensible Informationen von Bewerbern. Es kann eine Herausforderung sein, die Privatsphäre und Sicherheit dieser Daten zu gewährleisten. Kiteworks bietet eine sichere Plattform zum Empfangen und Speichern von Bewerbungen. Mit seinen robusten Verschlüsselungs- und Zugriffskontrollfunktionen stellt es sicher, dass nur autorisierte Personen auf diese Daten zugreifen können, wodurch Privatsphäre und Datenschutz gewahrt bleiben.

Sicheres Mitarbeiterfeedback

Personalabteilungen sammeln häufig Feedback von Mitarbeitern. Diese Daten sind sensibel und müssen sicher behandelt werden. Mit Kiteworks ist eine sichere Erfassung und Speicherung von Mitarbeiterfeedback möglich. Dank seiner robusten Verschlüsselungs- und Zugriffskontrollfunktionen ist sichergestellt, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf diese Daten haben, wodurch Vertraulichkeit und Datenschutz gewahrt bleiben.

Sichere Mitarbeitergesundheitsakten

Personalabteilungen verarbeiten oft sensible Gesundheitsinformationen von Mitarbeitern. Die Sicherstellung der Privatsphäre und Sicherheit dieser Daten kann eine Herausforderung sein. Kiteworks bietet eine sichere Plattform zum Speichern und Teilen von Gesundheitsakten. Seine robusten Verschlüsselungs- und Zugriffskontrollfunktionen gewährleisten, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf diese Daten haben, wodurch die Privatsphäre und der Datenschutz erhalten bleiben.

Sichere Mitarbeiterverträge

Personalabteilungen müssen oft sensible Vertragsdokumente mit Mitarbeitern teilen. Dies kann aufgrund der Notwendigkeit, Vertraulichkeit zu wahren und die Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen, schwierig sein. Kiteworks ermöglicht das sichere Teilen von Dateien und stellt sicher, dass diese Dokumente geschützt und vertraulich sind. Seine robusten Verschlüsselungs- und Zugriffskontrollfunktionen stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die Vertragsdokumente haben, wodurch Datenschutz und Vertraulichkeit gewahrt bleiben.

Sichere HR-Rechtskonformität

Personalabteilungen müssen die Einhaltung von Arbeitsgesetzen sicherstellen. Dies beinhaltet den Umgang mit sensiblen Compliance-Dokumenten, die sicher verwaltet werden müssen. Kiteworks bietet eine sichere Plattform zum Teilen und Zusammenarbeiten an Compliance-Dokumenten. Seine robusten Verschlüsselungs- und Zugriffskontrollfunktionen stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf diese Dokumente haben, wodurch Datenschutz und Vertraulichkeit gewahrt bleiben.

Sichere Mitarbeiter- Leistungsbewertungen

HR-Teams arbeiten oft mit Managern und Mitarbeitern an Leistungsbewertungen. Diese Dokumente enthalten sensible Informationen, die sicher verwaltet werden müssen. Kiteworks bietet eine sichere Plattform zum Teilen und Zusammenarbeiten an Leistungsbewertungen. Seine robusten Verschlüsselungs- und Zugriffskontrollfunktionen stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf diese Dokumente haben, wodurch Datenschutz und Vertraulichkeit gewahrt bleiben.

Sichere HR-Audit- Dokumentation

Personalabteilungen müssen sich auf Audits vorbereiten, indem sie sensible Dokumente sicher verwalten. Dies kann aufgrund der Notwendigkeit, Vertraulichkeit zu wahren und die Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen, eine Herausforderung sein. Kiteworks ermöglicht das sichere Teilen von Dateien und stellt sicher, dass diese Dokumente geschützt und vertraulich sind. Seine robusten Verschlüsselungs- und Zugriffskontrollfunktionen stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die Audit-Dokumente haben, wodurch Datenschutz und Vertraulichkeit gewahrt bleiben.

Sichere HR-Richtlinienaktualisierungen

Personalabteilungen müssen oft sensible Richtlinienaktualisierungen mit den Mitarbeitern teilen. Dies kann aufgrund der Notwendigkeit, Vertraulichkeit zu wahren und die Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen, eine Herausforderung sein. Kiteworks bietet eine sichere Plattform für das Teilen dieser Aktualisierungen. Seine robusten Verschlüsselungs- und Zugriffskontrollfunktionen stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf diese Aktualisierungen haben, wodurch Vertraulichkeit und Datenschutz gewahrt bleiben.

Sichere HR-Vorfallsmeldungen

Personalabteilungen müssen oft sensible Vorfallsmeldungen verwalten. Die Wahrung der Privatsphäre und Sicherheit dieser Daten kann herausfordernd sein. Kiteworks bietet eine sichere Plattform für die Speicherung und das Teilen von Vorfallsmeldungen. Seine robusten Verschlüsselungs- und Zugriffskontrollfunktionen stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf diese Daten haben, wodurch Privatsphäre und Datenschutz gewahrt bleiben.

Sichere HR-AnbieterVerträge

Personalabteilungen müssen oft sensible Vertragsdokumente mit Anbietern teilen. Dies kann aufgrund der Notwendigkeit, Vertraulichkeit zu wahren und die Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen, eine Herausforderung sein. Kiteworks ermöglicht das sichere Teilen von Dateien und stellt sicher, dass diese Dokumente geschützt und vertraulich sind. Seine robusten Verschlüsselungs- und Zugriffskontrollfunktionen stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die Vertragsdokumente haben, wodurch Datenschutz und Vertraulichkeit gewahrt bleiben.

Häufig gestellte Fragen

Personalabteilungen bearbeiten eine Vielzahl sensibler Daten, die geschützt werden müssen, um die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten, die Vertraulichkeit der Mitarbeiter zu wahren und die Integrität des Unternehmens zu schützen. Personalabteilungen bearbeiten verschiedene Arten sensibler Daten, von denen viele personenbezogene Daten und geschützte Gesundheitsinformationen (PII/PHI) enthalten.

Weitere Beispiele für sensible Daten sind Beschäftigungsunterlagen (Verträge, Geheimhaltungsverträge, Wettbewerbsverbotsklauseln usw.), Gehaltsabrechnungen, Bank- und Steuerinformationen, Leistungsinformationen, Leistungs- und Disziplinarunterlagen, Rekrutierungs- und Onboarding-Daten, Schulungs- und Entwicklungsunterlagen, rechtliche und Compliance-Dokumente sowie sensible Korrespondenz.

Effektive Schulungen zur Sicherheitsbewusstseins erfordern in der Regel einen kollaborativen Ansatz zwischen Personal- und IT-Abteilungen, um eine umfassende Abdeckung und Engagement im gesamten Unternehmen sicherzustellen. IT-Abteilungen sind in der Regel für die fachliche Expertise, die Durchführung der Schulungen sowie die Überwachung und Compliance verantwortlich. Personalabteilungen konzentrieren sich typischerweise auf Organisation und Planung, Onboarding und Richtlinienkommunikation sowie Mitarbeiterengagement und -kultur.

Gemeinsam entwickeln sie Sicherheitsrichtlinien und stellen sicher, dass diese sowohl mit den technischen Anforderungen als auch mit der Unternehmenskultur übereinstimmen. Sie arbeiten auch zusammen, um Schulungsinhalte regelmäßig basierend auf neuen Bedrohungen, Feedback von Mitarbeitern und Änderungen in Technologie und Unternehmensprozessen zu aktualisieren.

Personalabteilungen bearbeiten eine erhebliche Menge sensibler Informationen, von denen viele personenbezogene Daten und geschützte Gesundheitsinformationen (PII/PHI) in persönlichen Mitarbeiterdaten, Gehaltsdetails und vertraulichen Dokumenten enthalten sind. Der Schutz dieser sensiblen Daten ist entscheidend, um die Privatsphäre zu wahren und die Einhaltung verschiedener Vorschriften sicherzustellen.

Es gibt mehrere Strategien, die Personalabteilungen anwenden können, um sensible Informationen zu schützen, darunter: Implementierung starker Zugriffskontrollen wie der Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), Verschlüsselung von Daten während der Übertragung und im ruhenden Zustand, Nutzung von MFA, sicherem Managed File Transfer, sicherem Filesharing und anderen Kommunikationskanälen, Durchführung regelmäßiger Schulungen zur Sicherheitsbewusstseins und mehr.

Durch die Umsetzung dieser Strategien können Personalabteilungen das Risiko von Datenschutzverstößen erheblich reduzieren und den Schutz sensibler Informationen sicherstellen.

Personalabteilungen müssen eine Vielzahl von Compliance-Anforderungen einhalten, die darauf abzielen, Mitarbeiterdaten zu schützen, faire Arbeitspraktiken sicherzustellen und einen sicheren und gerechten Arbeitsplatz zu gewährleisten. Zu den wichtigsten Compliance-Anforderungen, die Personalabteilungen typischerweise einhalten müssen, gehören die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), das Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), Arbeits- und Beschäftigungsgesetze wie das Fair Labor Standards Act (FLSA), das Family and Medical Leave Act (FMLA) und Gleichstellungsgesetze wie Titel VII des Civil Rights Act, das Americans with Disabilities Act (ADA) und das Age Discrimination in Employment Act (ADEA).

Weitere Vorschriften umfassen die Occupational Safety and Health Administration (OSHA), das Employee Retirement Income Security Act (ERISA), das Affordable Care Act (ACA) und das National Labor Relations Act (NLRA).

Es gibt auch bundeslandspezifische Arbeitsgesetze und branchenspezifische Compliance-Anforderungen, die Personalabteilungen einhalten müssen.

Letztendlich müssen Personalabteilungen über diese verschiedenen Vorschriften informiert bleiben und sie einhalten, um rechtliche Strafen zu vermeiden und einen fairen, sicheren und gerechten Arbeitsplatz zu gewährleisten. Regelmäßige Schulungen, Richtlinienaktualisierungen und die Zusammenarbeit mit Rechts- und Compliance-Experten können Personalabteilungen dabei helfen, diese komplexen Anforderungen effektiv zu bewältigen.

Die Balance zwischen Effizienz und Produktivität sowie Datenschutz und Datensicherheit ist eine kritische Herausforderung. Einige Strategien, die Personalabteilungen helfen können, dieses Gleichgewicht zu erreichen, umfassen die Implementierung robuster Daten-Governance-Richtlinien, den klugen Einsatz von Technologielösungen, die Implementierung von Zugriffskontrollen, die Durchführung regelmäßiger Schulungen zur Sicherheitsbewusstseins, die Annahme von Datenminimierung, die Nutzung sicherer Kommunikationskanäle, die Durchführung regelmäßiger Audits und Überwachungen, den Nachweis der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben in Bezug auf Datenschutzgesetze und -standards, die Praxis effizienter Datenmanagementpraktiken und das Gleichgewicht zwischen Technologie und menschlicher Aufsicht.

Durch einen ausgewogenen Ansatz stellen Personalabteilungen sicher, dass sensible Daten geschützt sind, während HR-Prozesse reibungslos und effizient ablaufen.