HR-leiders: Deel en sla persoonlijke werknemersgegevens (PII) volledig veilig op

HR-professionals verwerken uiterst gevoelige informatie zoals contracten, personeelsdossiers, beloningspakketten, verzekeringsinformatie en meer. Deze vertrouwelijke informatie moet worden beschermd om werknemers en hun families te beveiligen.

Het Kiteworks Private Data Network stelt HR-professionals in staat om veilig samen te werken met werknemers, adviseurs, leveranciers en verkopers. Door e-mail, bestandsoverdracht, SFTP, MFT en webformulieren te consolideren, worden PII en PHI beheerd, beschermd en gelogd om vertrouwelijkheid te waarborgen en te voldoen aan GDPR, HIPAA, Amerikaanse staatswetten voor gegevensprivacy en meer.

DEMO AANVRAGEN

Veilige training voor medewerkers

HR-afdelingen moeten vaak trainingsmateriaal verspreiden onder medewerkers. Dit kan een uitdaging zijn vanwege het gevoelige karakter van de informatie en de noodzaak om te waarborgen dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben. Kiteworks biedt een veilig platform voor het delen van deze materialen. Dankzij de krachtige encryptie en toegangscontrole is het trainingsmateriaal uitsluitend toegankelijk voor geautoriseerde personen, waardoor vertrouwelijkheid en gegevensbescherming worden gewaarborgd.

Een veilige digitale platforminterface met versleuteld trainingsmateriaal voor medewerkers en toegangsinstellingen voor HR-afdelingen.

Veilige HR-budgettering

HR-afdelingen moeten regelmatig gevoelige budgetinformatie delen. Dit is een uitdaging, omdat vertrouwelijkheid en bescherming tegen ongeautoriseerde toegang essentieel zijn. Met Kiteworks is veilige bestandsoverdracht mogelijk, zodat deze informatie vertrouwelijk en beschermd blijft. Dankzij de krachtige encryptie en toegangscontrole is de budgetinformatie alleen toegankelijk voor geautoriseerde personen, waarmee gegevensbescherming en vertrouwelijkheid worden gewaarborgd.

Veilige erkennings-programma’s voor medewerkers

HR-afdelingen moeten vaak gevoelige informatie delen over erkenningsprogramma’s voor medewerkers. Dit is een uitdaging vanwege de noodzaak tot vertrouwelijkheid en bescherming tegen ongeautoriseerde toegang. Kiteworks biedt een veilig platform voor het delen van deze informatie. Dankzij de krachtige encryptie en toegangscontrole is informatie over erkenningsprogramma’s alleen toegankelijk voor geautoriseerde personen, waarmee vertrouwelijkheid en gegevensbescherming worden gewaarborgd.

Illustratie van veilige gegevensdeling voor erkenningsprogramma's voor medewerkers met Kiteworks-encryptie en toegangscontrole.

Een veilige digitale werkruimte waar HR-professionals samenwerken aan vertrouwelijke strategische planningsdocumenten met versleutelde gegevensbescherming.

Veilige HR-strategische planning

HR-afdelingen moeten vaak gevoelige strategische planningsdocumenten delen. Dit is een uitdaging vanwege de noodzaak tot vertrouwelijkheid en bescherming tegen ongeautoriseerde toegang. Met Kiteworks is veilige bestandsoverdracht mogelijk, zodat deze documenten beschermd en vertrouwelijk blijven. Dankzij de krachtige encryptie en toegangscontrole zijn de strategische planningsdocumenten alleen toegankelijk voor geautoriseerde personen, waarmee gegevensbescherming en vertrouwelijkheid worden gewaarborgd.

Veilig HR-crisis-management

In crisissituaties moeten HR-afdelingen snel en veilig gevoelige informatie delen. Dit is een uitdaging vanwege de noodzaak tot vertrouwelijkheid en bescherming tegen ongeautoriseerde toegang. Kiteworks biedt een veilig platform voor het delen van deze informatie. Dankzij de krachtige encryptie en toegangscontrole is crisismanagementinformatie alleen toegankelijk voor geautoriseerde personen, waarmee vertrouwelijkheid en gegevensbescherming worden gewaarborgd.

Een veilige digitale platforminterface met versleuteld HR-crisismanagement en vertrouwelijke gegevensdelingsinstellingen.

Veilige sollicitaties

HR-afdelingen ontvangen gevoelige informatie van sollicitanten. Het waarborgen van privacy en beveiliging van deze gegevens kan een uitdaging zijn. Kiteworks biedt een veilig platform voor het ontvangen en opslaan van sollicitaties. Dankzij de krachtige encryptie en toegangscontrole is deze data alleen toegankelijk voor geautoriseerde personen, waarmee privacy en gegevensbescherming worden gewaarborgd.

Veilige medewerkersfeedback

HR-afdelingen verzamelen regelmatig feedback van medewerkers. Deze gegevens zijn gevoelig en moeten veilig worden behandeld. Met Kiteworks kunnen feedbackgegevens veilig worden verzameld en opgeslagen. Dankzij de krachtige encryptie en toegangscontrole is deze data alleen toegankelijk voor geautoriseerde personen, waarmee vertrouwelijkheid en gegevensbescherming worden gewaarborgd.

Een veilige digitale omgeving die het versleuteld en vertrouwelijk verzamelen van medewerkersfeedback in HR illustreert.

Een veilige digitale platforminterface met versleutelde gezondheidsdossiers van medewerkers en beperkte toegangscontrole.

Veilige gezondheids-dossiers van medewerkers

HR-afdelingen verwerken vaak gevoelige gezondheidsinformatie van medewerkers. Het waarborgen van privacy en beveiliging van deze gegevens kan een uitdaging zijn. Kiteworks biedt een veilig platform voor het opslaan en delen van gezondheidsdossiers. Dankzij de krachtige encryptie en toegangscontrole is deze data alleen toegankelijk voor geautoriseerde personen, waarmee privacy en gegevensbescherming worden gewaarborgd.

Veilige arbeidsovereenkomsten

HR-afdelingen moeten vaak gevoelige contractdocumenten delen met medewerkers. Dit is een uitdaging vanwege de noodzaak tot vertrouwelijkheid en bescherming tegen ongeautoriseerde toegang. Met Kiteworks is veilige bestandsoverdracht mogelijk, zodat deze documenten beschermd en vertrouwelijk blijven. Dankzij de krachtige encryptie en toegangscontrole zijn de contractdocumenten alleen toegankelijk voor geautoriseerde personen, waarmee gegevensbescherming en vertrouwelijkheid worden gewaarborgd.

HR-professional die vertrouwelijke arbeidsovereenkomsten veilig deelt via Kiteworks versleutelde bestandsoverdracht.

Veilige platforminterface met versleutelde HR-compliance documenten en strikte toegangscontrole.

Veilige HR-compliance

HR-afdelingen moeten voldoen aan arbeidswetgeving. Dit houdt in dat gevoelige compliance-documenten veilig beheerd moeten worden. Kiteworks biedt een veilig platform voor het delen en samenwerken aan compliance-documenten. Dankzij de krachtige encryptie en toegangscontrole zijn deze documenten alleen toegankelijk voor geautoriseerde personen, waarmee gegevensbescherming en vertrouwelijkheid worden gewaarborgd.

Veilige beoordelingen van medewerkersprestaties

HR-teams werken vaak samen met managers en medewerkers aan prestatiebeoordelingen. Deze documenten bevatten gevoelige informatie die veilig beheerd moet worden. Kiteworks biedt een veilig platform voor het delen en samenwerken aan prestatiebeoordelingen. Dankzij de krachtige encryptie en toegangscontrole zijn deze documenten alleen toegankelijk voor geautoriseerde personen, waarmee gegevensbescherming en vertrouwelijkheid worden gewaarborgd.

HR-managers die veilig samenwerken aan versleutelde prestatiebeoordelingen van medewerkers via het Kiteworks-platform.

Veilige HR-auditdocumentatie

HR-afdelingen moeten zich voorbereiden op audits door gevoelige documenten veilig te beheren. Dit is een uitdaging vanwege de noodzaak tot vertrouwelijkheid en bescherming tegen ongeautoriseerde toegang. Met Kiteworks is veilige bestandsoverdracht mogelijk, zodat deze documenten beschermd en vertrouwelijk blijven. Dankzij de krachtige encryptie en toegangscontrole zijn de auditdocumenten alleen toegankelijk voor geautoriseerde personen, waarmee gegevensbescherming en vertrouwelijkheid worden gewaarborgd.

Veilige HR-beleidsupdates

HR-afdelingen moeten vaak gevoelige beleidsupdates delen met medewerkers. Dit is een uitdaging vanwege de noodzaak tot vertrouwelijkheid en bescherming tegen ongeautoriseerde toegang. Kiteworks biedt een veilig platform voor het delen van deze updates. Dankzij de krachtige encryptie en toegangscontrole zijn deze updates alleen toegankelijk voor geautoriseerde personen, waarmee vertrouwelijkheid en gegevensbescherming worden gewaarborgd.

Schermafbeelding van het Kiteworks-platform voor het veilig beheren en delen van HR-incidentrapporten met krachtige encryptie en toegangscontrole.

Veilige HR-incidentrapportage

HR-afdelingen moeten vaak gevoelige incidentrapporten beheren. Het waarborgen van privacy en beveiliging van deze gegevens kan een uitdaging zijn. Kiteworks biedt een veilig platform voor het opslaan en delen van incidentrapporten. Dankzij de krachtige encryptie en toegangscontrole is deze data alleen toegankelijk voor geautoriseerde personen, waarmee privacy en gegevensbescherming worden gewaarborgd.

Veilige HR-leverancierscontracten

HR-afdelingen moeten vaak gevoelige contractdocumenten delen met leveranciers. Dit is een uitdaging vanwege de noodzaak tot vertrouwelijkheid en bescherming tegen ongeautoriseerde toegang. Met Kiteworks is veilige bestandsoverdracht mogelijk, zodat deze documenten beschermd en vertrouwelijk blijven. Dankzij de krachtige encryptie en toegangscontrole zijn de contractdocumenten alleen toegankelijk voor geautoriseerde personen, waarmee gegevensbescherming en vertrouwelijkheid worden gewaarborgd.

Illustratie van veilige bestandsoverdracht voor HR-leverancierscontracten met encryptie en toegangscontrole.

Veelgestelde vragen

HR-afdelingen verwerken een breed scala aan gevoelige gegevens die beschermd moeten worden om te voldoen aan regelgeving, de vertrouwelijkheid van medewerkers te waarborgen en de integriteit van de organisatie te beschermen. HR-afdelingen verwerken diverse soorten gevoelige gegevens, waarvan veel persoonlijk identificeerbare informatie en beschermde gezondheidsinformatie (PII/PHI) bevatten.

Andere voorbeelden van gevoelige gegevens zijn onder meer personeelsdossiers (contracten, geheimhoudingsverklaringen, concurrentiebedingen, enz.), loonadministratie, bank- en belastinginformatie, informatie over secundaire arbeidsvoorwaarden, prestatie- en disciplinaire dossiers, wervings- en onboardinggegevens, opleidings- en ontwikkelingsdossiers, juridische en compliance-documenten en gevoelige correspondentie.

Effectieve security awareness training vereist doorgaans een gezamenlijke aanpak van HR en IT om volledige dekking en betrokkenheid binnen de organisatie te waarborgen. IT-afdelingen zijn meestal verantwoordelijk voor inhoudelijke expertise, het geven van de training en monitoring en naleving. HR-afdelingen richten zich doorgaans op het organiseren en plannen, onboarding en communicatie van beleid, en op betrokkenheid en cultuur van medewerkers.

Samen ontwikkelen ze beveiligingsbeleid en zorgen ze ervoor dat deze aansluiten bij zowel technische vereiste als de organisatiecultuur. Ze werken ook samen om trainingsinhoud regelmatig bij te werken op basis van nieuwe dreigingen, feedback van medewerkers en veranderingen in technologie en bedrijfsprocessen.

HR-afdelingen verwerken een aanzienlijke hoeveelheid gevoelige informatie, waarvan veel persoonlijk identificeerbare informatie en beschermde gezondheidsinformatie (PII/PHI) bevat, zoals persoonlijke medewerkersgegevens, looninformatie en vertrouwelijke documenten. Het beschermen van deze gevoelige gegevens is essentieel om privacy te waarborgen en te voldoen aan diverse regelgeving.

Er zijn verschillende strategieën die HR-afdelingen kunnen toepassen om gevoelige informatie te beschermen, zoals het implementeren van sterke toegangscontroles zoals multi-factor authentication (MFA), gegevens versleutelen tijdens verzending en opslag, gebruikmaken van MFA, beveiligde beheerde bestandsoverdracht, beveiligd delen van bestanden en andere communicatiekanalen, het uitvoeren van regelmatige security awareness training programma’s, en meer.

Door deze strategieën toe te passen, kunnen HR-afdelingen het risico op datalekken aanzienlijk verkleinen en de bescherming van gevoelige informatie waarborgen.

HR-afdelingen moeten voldoen aan diverse compliance vereiste die zijn ontworpen om medewerkersgegevens te beschermen, eerlijke arbeidspraktijken te waarborgen en een veilige en rechtvaardige werkplek te behouden. Enkele belangrijke compliance vereiste waar HR-afdelingen doorgaans aan moeten voldoen zijn de General Data Protection Regulation (GDPR), de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), arbeids- en arbeidswetten zoals de Fair Labor Standards Act (FLSA), Family and Medical Leave Act (FMLA), en gelijke kansen wetten zoals Title VII van de Civil Rights Act, de Americans with Disabilities Act (ADA), en de Age Discrimination in Employment Act (ADEA).

Andere regelgeving omvat de Occupational Safety and Health Administration (OSHA), Employee Retirement Income Security Act (ERISA), de Affordable Care Act (ACA) en de National Labor Relations Act (NLRA).

Daarnaast zijn er ook staatsspecifieke arbeidswetten en sectorspecifieke compliance vereiste waaraan HR-afdelingen moeten voldoen.

Uiteindelijk moeten HR-afdelingen op de hoogte blijven van en voldoen aan deze diverse regelgeving om juridische sancties te voorkomen en een eerlijke, veilige en rechtvaardige werkplek te waarborgen. Regelmatige training, beleidsupdates en samenwerking met juridische en compliance-experts kunnen HR-afdelingen helpen deze complexe vereiste effectief te navigeren.

Het in balans brengen van efficiëntie en productiviteit met gegevensbescherming en privacy is een belangrijke uitdaging. Enkele strategieën die HR-afdelingen kunnen helpen deze balans te bereiken zijn het implementeren van robuust gegevensbeheerbeleid, technologieoplossingen verstandig inzetten, toegangscontroles toepassen, regelmatige security awareness training programma’s uitvoeren, dataminimalisatie toepassen, veilige communicatiekanalen gebruiken, regelmatige audits en monitoring uitvoeren, naleving van regelgeving met privacywetgeving en -normen aantonen, efficiënte data management-praktijken hanteren en technologie combineren met menselijke controle.

Door een gebalanceerde aanpak te hanteren, zorgen HR-afdelingen ervoor dat gevoelige gegevens beschermd blijven terwijl HR-processen soepel en efficiënt verlopen.