Wie herkömmliche Web-Formulare regulierte Daten gefährden

Organisationen im Gesundheitswesen, in der Finanzbranche, im Verteidigungssektor und im öffentlichen Dienst setzen zunehmend auf Web-Formulare, um vertrauliche Informationen von Kunden, Patienten und Partnern zu erfassen. Die meisten generischen Formular-Builder schaffen jedoch gravierende Sicherheitslücken, durch die regulierte Daten Datenschutzverletzungen, unbefugtem Zugriff und Compliance-Verstößen ausgesetzt werden. Das Verständnis dieser Risiken ist für jedes Unternehmen, das vertrauliche Informationen verarbeitet, unerlässlich.

Dieser Beitrag beleuchtet die spezifischen Sicherheitslücken herkömmlicher Web-Formulare, erklärt, wie diese Schwachstellen zu Datenschutzverstößen und Compliance-Verletzungen führen, und gibt Empfehlungen, wie Sie Ihr Unternehmen mit sicheren Web-Formularen schützen. Sie erfahren, warum generische Formularlösungen regulatorische Anforderungen nicht erfüllen und welche Funktionen wirklich sichere Formulare bieten müssen.

Executive Summary

Kernaussage: Herkömmliche Web-Formulare von generischen Anbietern verursachen zahlreiche Sicherheitslücken, darunter vom Anbieter kontrollierte Verschlüsselungsschlüssel, unzureichende Zugriffskontrollen, mangelnde Prüfprotokolle und fehlende Compliance-Funktionen, wie sie von HIPAA, CMMC, DSGVO und anderen Rahmenwerken gefordert werden. Diese Schwachstellen setzen Unternehmen einem Form-Sicherheitsrisiko durch unbefugten Datenzugriff, Compliance-Verstöße und Datenschutzverletzungen aus, die zu erheblichen finanziellen und reputativen Schäden führen.

Warum Sie das betrifft: Generische Formular-Builder verarbeiten Ihre sensiblen Daten auf Drittanbieter-Infrastruktur mit Verschlüsselungsschlüsseln, die vom Anbieter und nicht von Ihrem Unternehmen kontrolliert werden. Diese Architektur verstößt gegen grundlegende Sicherheitsprinzipien für regulierte Daten und führt zu Compliance-Verstößen, die von Prüfern beanstandet werden. Ein einziges kompromittiertes Formular kann Tausende vertraulicher Datensätze offenlegen und so zu regulatorischen Strafen, rechtlicher Haftung und Vertrauensverlust bei Kunden führen – mit Kosten, die die Einführung sicherer Web-Formulare bei Weitem übersteigen.

wichtige Erkenntnisse

1. Generische Formular-Builder behalten die Verschlüsselungsschlüssel und können auf alle übermittelten Daten zugreifen, was zu unbefugtem Drittparteienzugriff auf regulierte Informationen führt. Dieser Anbieterzugriff verstößt gegen Datenschutzgrundsätze und begründet Geschäftsbeziehungen nach HIPAA, Auftragsverarbeiterpflichten nach DSGVO und Compliance-Lücken bei CMMC-Anforderungen. Kundenseitig verwaltete Verschlüsselung eliminiert dieses Form-Sicherheitsrisiko.
2. Herkömmliche Web-Formulare verfügen nicht über granulare Zugriffskontrollen, wie sie von regulatorischen Rahmenwerken gefordert werden, und ermöglichen so zu weitreichende Datenzugriffe innerhalb von Unternehmen. Generische Lösungen bieten meist Alles-oder-Nichts-Zugriff statt rollenbasierter Einschränkungen. Das verletzt das Prinzip der geringsten Rechte und führt zu Compliance-Verstößen, wenn unbefugte Personen auf sensible Einsendungen zugreifen.
3. Unzureichende Prüfprotokolle in Standard-Formularlösungen verhindern, dass Unternehmen unbefugten Zugriff erkennen, und erfüllen Compliance-Anforderungen nicht. Die meisten generischen Anbieter bieten nur eingeschränkte Protokollierung, die nicht alle Zugriffsereignisse erfasst, keine manipulationssicheren Zeitstempel enthält oder nicht mit unternehmensweiten SIEM-Systemen für Sicherheitsüberwachung integriert werden kann.
4. Datenschutzverletzungen durch Schwachstellen in Web-Formularen kosten Unternehmen Millionen an regulatorischen Bußgeldern, Rechtskosten und Aufwendungen für die Schadensbehebung. Gesundheitsdienstleister drohen HIPAA-Strafen von bis zu 1,5 Millionen US-Dollar pro Jahr und Verstoßkategorie. Finanzinstitute riskieren DSGVO-Bußgelder von bis zu 4 % des weltweiten Umsatzes. Verteidigungsauftragnehmer verlieren nach Sicherheitsvorfällen Aufträge.
5. Sichere Web-Formulare mit kundenseitig verwalteter Verschlüsselung, FIPS-Zertifizierung und Compliance-Funktionen eliminieren das Form-Sicherheitsrisiko und ermöglichen konforme Datenerfassung. Unternehmen, die auf richtige Formularsicherheit setzen, verhindern Datenschutzverletzungen, bestehen regulatorische Audits und schützen vertrauliche Informationen über den gesamten Erfassungszyklus hinweg.

Kritische Sicherheitslücken in traditionellen Web-Formularen

Generische Formular-Builder stellen Benutzerfreundlichkeit und breite Marktabdeckung über die für regulierte Daten erforderlichen Sicherheitsfunktionen. Diese Designentscheidungen führen zu grundlegenden Schwachstellen, die vertrauliche Informationen gefährden.

Anbieter-kontrollierte Verschlüsselungsschlüssel

Die gravierendste Schwachstelle herkömmlicher Web-Formulare betrifft das Management der Verschlüsselungsschlüssel. Generische Formular-Builder verschlüsseln übermittelte Daten mit Schlüsseln, die ausschließlich vom Anbieter kontrolliert werden. Diese Vorgehensweise vereinfacht zwar die Abläufe für den Anbieter, hat jedoch schwerwiegende Sicherheitsfolgen für Kunden.

Wenn Anbieter die Verschlüsselungsschlüssel kontrollieren, können sie alle Formulareinsendungen entschlüsseln und einsehen. Diese technische Möglichkeit besteht unabhängig von Datenschutzrichtlinien oder vertraglichen Einschränkungen des Anbieters. Der Formularanbieter wird so zur Drittpartei mit Zugriff auf Ihre sensiblen Daten, was Compliance-Probleme in zahlreichen Rahmenwerken verursacht.

Gesundheitsorganisationen, die generische Formulare zur Erfassung von Patientendaten nutzen, riskieren HIPAA-Verstöße, da der Formularanbieter zum Business Associate mit Zugriff auf geschützte Gesundheitsinformationen wird. Das Unternehmen muss eine Business Associate Agreement abschließen, eine Anbieterrisiko-Bewertung durchführen und sicherstellen, dass der Anbieter geeignete Schutzmaßnahmen implementiert. Viele generische Anbieter verfügen nicht über HIPAA-Compliance-Fähigkeiten und dürfen rechtlich keine Business Associates sein.

Verteidigungsauftragnehmer, die CUI über traditionelle Web-Formulare erfassen, schaffen CMMC-Compliance-Lücken. Die auf NIST 800-171 basierenden CMMC-Anforderungen verlangen kundenseitig verwaltete Verschlüsselung für CUI im ruhenden Zustand. Anbieter-kontrollierte Verschlüsselungsschlüssel erfüllen diese Vorgabe nicht, da der Anbieter und nicht der Auftragnehmer den Zugriff auf sensible Verteidigungsdaten kontrolliert.

Finanzdienstleister stehen vor ähnlichen Herausforderungen im Rahmen von GLBA– und PCI DSS-Anforderungen. Diese Rahmenwerke verlangen, dass Unternehmen Finanzinformationen und Zahlungsdaten ihrer Kunden mit geeigneten Schutzmaßnahmen sichern. Wenn Formularanbieter durch anbieter-kontrollierte Verschlüsselung Zugriff auf Finanzdaten erhalten, entstehen Compliance-Verstöße und erhöhtes Form-Sicherheitsrisiko.

Unzureichende Zugriffskontrollmechanismen

Herkömmliche Web-Formulare bieten meist einfache Zugriffskontrollen, die regulatorische Anforderungen zur Einschränkung der Datenzugänglichkeit nicht erfüllen. Die meisten generischen Anbieter stellen nur grundlegende Berechtigungsmodelle bereit, bei denen Anwender entweder vollen Zugriff auf alle Formulareinsendungen oder gar keinen Zugriff haben.

Dieser Alles-oder-Nichts-Ansatz verstößt gegen das Prinzip der geringsten Rechte, das von Sicherheitsrahmenwerken gefordert wird. RBAC und ABAC ermöglichen es Unternehmen, den Datenzugriff nach Aufgabenbereich, Abteilung, Datenklassifizierung und Kontextfaktoren einzuschränken. Generische Formularlösungen bieten diese Möglichkeiten selten.

Beispiel: Eine Gesundheitseinrichtung sammelt Patientenerfassungsformulare. Die HIPAA-Minimum-Necessary-Rule verlangt, dass Organisationen den Zugriff auf PHI auf das für die jeweilige Aufgabe erforderliche Minimum beschränken. Das Registrierungspersonal benötigt Zugriff auf demografische Daten, behandelnde Ärzte auf die Krankengeschichte und die Abrechnung auf Versicherungsdaten. Generische Formulare können diese granularen Einschränkungen nicht durchsetzen, was zu Compliance-Verstößen führt, wenn Personal auf nicht benötigte Informationen zugreift.

Das Fehlen von MFA-Anforderungen bei vielen generischen Formular-Buildern erhöht das Form-Sicherheitsrisiko zusätzlich. Einfaktor-Authentifizierung bietet keinen ausreichenden Schutz für Konten mit Zugriff auf sensible Formulareinsendungen. Angreifer, die Benutzeranmeldedaten durch Phishing oder Credential Stuffing kompromittieren, erhalten uneingeschränkten Zugriff auf alle gesammelten Daten.

Unzureichende Prüfprotokolle und Überwachung

Um Sicherheitsvorfälle zu erkennen, Datenschutzverletzungen zu untersuchen und Compliance bei regulatorischen Audits nachzuweisen, sind umfassende Audit-Trails unerlässlich. Herkömmliche Web-Formulare bieten meist unzureichende Protokollierungsfunktionen, die diesen Anforderungen nicht genügen.

Generische Formular-Builder protokollieren möglicherweise Formulareinsendungen, erfassen aber häufig nicht, wer auf übermittelte Daten zugegriffen hat, wann der Zugriff erfolgte, welche Aktionen Anwender durchgeführt haben oder welche Daten exportiert wurden. Diese eingeschränkte Transparenz verhindert, dass Sicherheitsteams unbefugten Zugriff erkennen, und liefert zu wenig Nachweise für Compliance-Audits.

Die von generischen Lösungen bereitgestellten Protokolle verfügen in der Regel nicht über manipulationssichere Zeitstempel und kryptografische Integritätsprüfungen. Angreifer, die Formulardienste kompromittieren, können Protokolle verändern oder löschen, um ihre Aktivitäten zu verschleiern. Ohne kryptografisch signierte Protokolle können Unternehmen nicht nachweisen, dass Audit-Daten unverändert sind.

Integrationsbeschränkungen schaffen zusätzliche Überwachungslücken. Generische Formular-Builder lassen sich selten mit unternehmensweiten SIEM-Systemen verbinden, die zentrale Sicherheitsüberwachung ermöglichen. Formulare agieren als isolierte Datensammelpunkte ohne Einbindung in umfassende Sicherheitsprozesse. Sicherheitsteams können Formzugriffsereignisse nicht mit anderen Sicherheitsindikatoren korrelieren oder automatisierte Alarme für verdächtige Aktivitäten konfigurieren.

Fehlende Compliance-spezifische Funktionen

Regulatorische Rahmenwerke schreiben spezifische technische Anforderungen vor, die generische Formular-Builder nicht abdecken. Diese Lücken führen zu Compliance-Verstößen, die Prüfer bei Audits identifizieren.

FIPS 140-3 Level 1 validierte Verschlüsselung ist für Bundesbehörden und viele regulierte Branchen vorgeschrieben. Generische Formularanbieter nutzen meist Standard-Verschlüsselungsbibliotheken ohne FIPS-Zertifizierung. Auch wenn diese Implementierungen für den allgemeinen Gebrauch ausreichend sein mögen, erfüllen sie nicht die Compliance-Anforderungen für Behörden, Verteidigungsauftragnehmer und Unternehmen, die mit Bundesdaten arbeiten.

Vorgaben zu Datenresidenz und Datensouveränität verlangen, dass bestimmte Informationen innerhalb festgelegter geografischer Grenzen verbleiben. Die DSGVO beschränkt die Übermittlung von Daten von EU-Bürgern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums. Gesundheitseinrichtungen in bestimmten Ländern unterliegen ähnlichen Restriktionen. Generische Formular-Builder betreiben globale Infrastrukturen, die übermittelte Daten in mehreren Ländern speichern können – das führt zu Verstößen gegen die Datensouveränität.

Automatisierte Aufbewahrungs- und Löschfunktionen sind für Anforderungen zur Datenminimierung unerlässlich. Vorschriften verlangen, dass Unternehmen Daten nur so lange speichern, wie es für legitime Geschäftszwecke notwendig ist. Generische Formulare verfügen nicht über automatisiertes Lifecycle-Management, das Aufbewahrungsrichtlinien durchsetzt und veraltete Informationen systematisch löscht.

Wie Form-Sicherheitsrisiken zu Datenschutzverletzungen führen

Die Sicherheitslücken herkömmlicher Web-Formulare eröffnen zahlreiche Angriffsvektoren, die Bedrohungsakteure ausnutzen, um vertrauliche Daten zu kompromittieren.

Typische Angriffsszenarien

• Credential-Compromise-Angriffe zielen auf Benutzerkonten mit Zugriff auf Formulareinsendungen ab. Angreifer nutzen Phishing-Kampagnen, um Anmeldedaten von Mitarbeitenden zu stehlen, die Formulare verwalten. Ohne MFA-Schutz verschaffen kompromittierte Zugangsdaten sofortigen Zugriff auf alle gesammelten Daten. Das Fehlen granularer Zugriffskontrollen bedeutet, dass ein einziges kompromittiertes Konto sämtliche Formulareinsendungen offenlegt, statt den Zugriff auf bestimmte Rollen zu beschränken.
• Angriffe auf die Infrastruktur des Anbieters treten auf, wenn Angreifer die Systeme des Formularanbieters kompromittieren. Da generische Anbieter die Verschlüsselungsschlüssel kontrollieren, führt ein Einbruch in die Anbieterinfrastruktur zur Offenlegung aller Kundendaten auf der Plattform. Unternehmen haben keine technische Möglichkeit, diese Offenlegung zu verhindern, da sie die Verschlüsselung ihrer Daten nicht kontrollieren.
• Insider-Bedrohungen beim Formularanbieter stellen einen weiteren Risikofaktor dar. Mitarbeitende des Anbieters mit Systemzugriff können Kundendaten entschlüsseln und einsehen. Auch wenn seriöse Anbieter interne Kontrollen implementieren, besteht die technische Möglichkeit. Unternehmen, die besonders sensible Daten verarbeiten, können dieses Risiko unabhängig von den Richtlinien des Anbieters nicht akzeptieren.
• Man-in-the-Middle-Angriffe können Formulareinsendungen während der Übertragung kompromittieren. Die meisten Formulare nutzen zwar TLS-Verschlüsselung, doch Konfigurationsschwächen oder Protokoll-Lücken können es Angreifern ermöglichen, Daten während der Übertragung abzufangen. Generische Anbieter setzen möglicherweise nicht die aktuellen TLS-Versionen durch oder konfigurieren die Zertifikatsvalidierung nicht korrekt, was MITM-Angriffe begünstigt.

Praxisbeispiele für Auswirkungen

• Gesundheitseinrichtungen sind besonders durch Form-Sicherheitsrisiken gefährdet. Ein Datenleck bei Patientenerfassungsformularen offenbart Namen, Geburtsdaten, Sozialversicherungsnummern, Krankheitsbilder, Versicherungsdaten und Kontaktdetails. Diese Informationen ermöglichen Identitätsdiebstahl, Versicherungsbetrug und gezielte Angriffe auf Patienten. HIPAA-Strafen für solche Datenschutzverletzungen liegen zwischen 100 und 50.000 US-Dollar pro betroffenem Datensatz.
• Finanzdienstleister, die Kontoanträge über unsichere Formulare erfassen, setzen Finanzinformationen wie Kontonummern, Beschäftigungsdaten, Einkommensangaben und Identifikationsnummern ihrer Kunden dem Risiko aus. Angreifer nutzen diese Informationen für Kontenübernahmen, Kreditbetrug und Identitätsdiebstahl. DSGVO-Verstöße können Bußgelder von bis zu 4 % des weltweiten Jahresumsatzes nach sich ziehen.
• Verteidigungsauftragnehmer, die generische Formulare für Sicherheitsüberprüfungen oder technische Fragebögen nutzen, riskieren die Offenlegung von CUI, die von Gegnern ausgenutzt werden kann. Ein Datenleck mit Personalinformationen, technischen Fähigkeiten oder Projektdetails liefert ausländischen Akteuren wertvolle Informationen. Neben finanziellen Strafen drohen Vertragskündigungen und dauerhafter Ausschluss von Verteidigungsaufträgen.
• Behörden, die Bürgerdaten über unsichere Formulare erfassen, setzen persönliche Daten dem Risiko von Betrug und Identitätsdelikten aus. Datenschutzverletzungen untergraben das Vertrauen in staatliche Institutionen und führen zu Haftung wegen mangelhafter Datensicherung.

Compliance-Verstöße durch unzureichende Formularsicherheit

Generische Formular-Builder verursachen spezifische Compliance-Verstöße, die Prüfer bei Audits und Untersuchungen identifizieren.

HIPAA-Compliance-Fehler

Gesundheitsorganisationen, die herkömmliche Web-Formulare zur Erfassung geschützter Gesundheitsinformationen nutzen, begehen mehrere HIPAA-Verstöße:

• Die Verschlüsselungsanforderung der HIPAA Security Rule verlangt, dass betroffene Einrichtungen Verschlüsselung für ePHI im ruhenden Zustand und während der Übertragung implementieren. Auch wenn generische Formulare Daten verschlüsseln, verfehlt die Anbieter-kontrollierte Verschlüsselung den Sinn dieser Anforderung, da das Unternehmen den Zugriff auf eigene Daten nicht kontrolliert.
• Die Zugriffskontrollanforderung verlangt technische Richtlinien und Verfahren, die nur autorisierten Personen Zugriff auf ePHI gewähren. Generische Formulare mit unzureichenden Berechtigungsmodellen können die rollenbasierten Einschränkungen der HIPAA Minimum Necessary Rule nicht durchsetzen.
• Die Audit-Control-Anforderung verlangt die Implementierung von Hardware-, Software- und Verfahrensmechanismen, die Aktivitäten in Systemen mit ePHI aufzeichnen und prüfen. Generische Formularlösungen mit eingeschränkter Protokollierung erfüllen diese Vorgabe nicht.
• Die Business-Associate-Anforderung verlangt, dass betroffene Einrichtungen ausreichende Zusicherungen einholen, dass Business Associates PHI angemessen schützen. Viele generische Anbieter können diese Zusicherungen nicht geben, da ihnen die HIPAA-Compliance-Fähigkeiten fehlen.

CMMC-Compliance-Lücken

Verteidigungsauftragnehmer, die FCI oder CUI über herkömmliche Web-Formulare erfassen, schaffen Compliance-Lücken, die eine CMMC-Zertifizierung verhindern:

• Zugriffskontrollpraktiken (AC.L2-3.1.1 bis AC.L2-3.1.22) verlangen, dass Unternehmen den Systemzugriff auf autorisierte Nutzer beschränken und das Prinzip der geringsten Rechte durchsetzen. Generische Formulare scheitern meist an diesen Anforderungen durch unzureichende Berechtigungsmodelle und fehlende MFA.
• Audit- und Verantwortlichkeitspraktiken (AU.L2-3.3.1 bis AU.L2-3.3.9) verlangen die Erstellung, den Schutz und die Aufbewahrung von Audit-Trails, die Überwachung, Analyse, Untersuchung und Berichterstattung über unerlaubte oder unautorisierte Systemaktivitäten ermöglichen. Herkömmliche Web-Formulare mit begrenzter Protokollierung erfüllen diese Anforderungen nicht.
• System- und Kommunikationsschutzpraktiken (SC.L2-3.13.1 bis SC.L2-3.13.16) verlangen die Überwachung, Kontrolle und den Schutz von Kommunikation an externen und internen Schnittstellen. Generische Formulare verfügen nicht über die erforderliche Architektur, insbesondere nicht über kundenseitig verwaltete Verschlüsselung.

Unternehmen, die CMMC-Compliance anstreben, können herkömmliche Web-Formulare zur Erfassung von CUI nicht nutzen, ohne Zertifizierungsbarrieren zu schaffen, die Vertragsvergaben verzögern oder verhindern.

DSGVO- und internationale Datenschutzverstöße

Organisationen, die der DSGVO und anderen internationalen Datenschutzvorgaben unterliegen, begehen Verstöße, wenn sie generische Formular-Builder nutzen:

• Pflichten des Datenverantwortlichen verlangen, dass Unternehmen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen implementieren, um Compliance sicherzustellen und nachzuweisen. Generische Formulare mit unzureichenden Sicherheitsfunktionen erfüllen diesen Sorgfaltsmaßstab nicht.
• Anforderungen an Auftragsverarbeiter verlangen, dass Unternehmen nur Auftragsverarbeiter einsetzen, die ausreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bieten. Viele generische Anbieter verfügen nicht über die Sicherheitsfunktionen, um als DSGVO-konforme Auftragsverarbeiter zu agieren.
• Beschränkungen internationaler Datenübermittlung untersagen die Übermittlung von Daten von EU-Bürgern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums ohne geeignete Schutzmaßnahmen. Generische Formulare mit globaler Infrastruktur können gegen diese Vorgaben verstoßen, wenn Daten in Nicht-EWR-Ländern ohne Standardvertragsklauseln gespeichert werden.
• Betroffenenrechte wie Auskunft, Berichtigung, Löschung und Datenübertragbarkeit erfordern spezifische technische Funktionen. Generische Formulare bieten oft keine Möglichkeiten, diese Anfragen effizient zu bearbeiten.

So schützen Sie Ihr Unternehmen mit sicheren Web-Formularen

Unternehmen, die regulierte Daten verarbeiten, müssen sichere Web-Formulare implementieren, die die Schwachstellen generischer Lösungen adressieren.

Unverzichtbare Sicherheitsfunktionen

• Kundenseitig verwaltete Verschlüsselung stellt sicher, dass Ihr Unternehmen die Schlüssel zur Verschlüsselung von Formulareinsendungen kontrolliert. Diese Architektur verhindert Anbieterzugriff auf sensible Daten und erfüllt Compliance-Anforderungen zahlreicher Rahmenwerke. Nur explizit berechtigte Personen können übermittelte Informationen entschlüsseln.
• FIPS 140-3 validierte Verschlüsselung bietet Schutz auf Regierungsniveau und erfüllt die von FedRAMP, CMMC und zahlreichen Datenschutzgesetzen geforderten Bundesstandards. Diese Validierung belegt, dass kryptografische Implementierungen strenge Drittanbieter-Prüfungen durchlaufen haben.
• Granulare Zugriffskontrollen auf Basis von RBAC und ABAC beschränken die Sichtbarkeit von Formulardaten auf autorisierte Personen. Konfigurieren Sie Berechtigungen nach Aufgabenbereich, Abteilung und Datenklassifizierung, um das Prinzip der geringsten Rechte durchzusetzen.
• Umfassende Prüfprotokolle erfassen alle Formularinteraktionen, einschließlich Einsendungen, Zugriffsereignissen, Exporten und Konfigurationsänderungen. Protokolle müssen manipulationssichere Zeitstempel, detaillierte Nutzerzuordnung und kryptografische Integritätsprüfungen enthalten.
• Sicherheitsintegrationen verbinden Formulare mit unternehmensweiten Identitätsanbietern, SIEM-Plattformen und DLP-Lösungen. Diese Integrationen erweitern Ihre Sicherheitsarchitektur auf die Datenerfassung, ohne isolierte Systeme zu schaffen.

Best Practices für die Implementierung

Unternehmen, die sichere Web-Formulare einführen, sollten strukturierte Ansätze wählen, die Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit in Einklang bringen:

Beginnen Sie mit Formularen, die die sensibelsten Daten erfassen. Gesundheitsdienstleister sollten Patientenerfassungs- und Versicherungsformulare priorisieren. Finanzinstitute konzentrieren sich auf Kontoanträge und Transaktionsanfragen. Verteidigungsauftragnehmer adressieren Formulare zur Erfassung von CUI oder FCI.

Konfigurieren Sie MFA-Anforderungen für alle Konten mit Zugriff auf Formulareinsendungen. Nutzen Sie zeitbasierte Einmalpasswörter (TOTP), Push-Benachrichtigungen oder Hardware-Token statt SMS-basierter Authentifizierung, die weiterhin für SIM-Swapping-Angriffe anfällig ist.

Implementieren Sie automatisierte Aufbewahrungsrichtlinien, die Formulardaten entsprechend regulatorischer Vorgaben löschen oder archivieren. HIPAA verlangt in den meisten Fällen eine Aufbewahrung von Patientendaten über sechs Jahre. Die DSGVO fordert die Löschung, sobald Daten für den ursprünglichen Zweck nicht mehr erforderlich sind. Richten Sie automatisierte Workflows ein, die diese Anforderungen durchsetzen.

Strategien zur Risikominderung

Unternehmen können nicht alle bestehenden Formulare sofort durch sichere Alternativen ersetzen. Setzen Sie während der Umstellung auf sichere Web-Formulare folgende Zwischenmaßnahmen zur Risikominderung um:

• Beschränken Sie die Erfassung sensibler Daten über bestehende Formulare, bis sichere Alternativen bereitstehen. Erfassen Sie nur unbedingt notwendige Informationen und vermeiden Sie Felder für Sozialversicherungsnummern, Zahlungsdaten oder andere besonders schützenswerte Angaben.
• Erhöhen Sie die Zugriffsbeschränkungen für bestehende Formulareinsendungen. Reduzieren Sie die Zahl der Mitarbeitenden mit Zugriff auf das für den Betrieb erforderliche Minimum. So begrenzen Sie die Exponierung im Falle eines Angriffs.
• Verbessern Sie die Überwachung bestehender Formularaktivitäten. Richten Sie Alarme für Massenexporte, Zugriffe aus ungewöhnlichen Standorten oder andere verdächtige Muster ein. Auch wenn generische Formulare nur begrenzte Protokollierung bieten, überwachen Sie die verfügbaren Daten auf potenzielle Sicherheitsvorfälle.
• Beschleunigen Sie die Einführung sicherer Formulare, indem Sie risikoreiche Use Cases priorisieren. Konzentrieren Sie Ressourcen auf den Ersatz von Formularen, die besonders sensible Daten erfassen oder unter besonderer regulatorischer Beobachtung stehen.

Wie Kiteworks das Form-Sicherheitsrisiko eliminiert

Kiteworks bietet unternehmensweit sichere Web-Formulare, die die Schwachstellen generischer Formular-Builder beseitigen. Die Lösung erfüllt die spezifischen Anforderungen regulierter Branchen durch umfassende Sicherheits- und Compliance-Funktionen.

• Kundenseitig verwaltete Verschlüsselung stellt sicher, dass Ihr Unternehmen die alleinige Kontrolle über die Verschlüsselungsschlüssel für Formulareinsendungen behält. Kiteworks kann Ihre Daten nicht entschlüsseln oder darauf zugreifen, da wir die Schlüssel nie besitzen. Diese Architektur eliminiert Anbieterrisiken und erfüllt Compliance-Anforderungen nach HIPAA, CMMC, DSGVO und weiteren Rahmenwerken.
• FIPS 140-3 validierte Verschlüsselungsmodule bieten Schutz auf Regierungsniveau und erfüllen Bundesstandards. Die Validierung belegt die kryptografische Qualität durch strenge Drittanbieter-Prüfungen und ermöglicht Compliance mit FedRAMP, CMMC und Datenschutzgesetzen der Bundesstaaten.
• Granulare Zugriffskontrollen auf Basis von RBAC und ABAC setzen das Prinzip der geringsten Rechte für Formulareinsendungen durch. Konfigurieren Sie detaillierte Berechtigungen, die die Sichtbarkeit von Daten nach Nutzerrolle, Abteilung, Datenklassifizierung und Kontextfaktoren wie Uhrzeit oder Netzwerkstandort einschränken.
• Umfassende Prüfprotokolle erfassen jede Formularinteraktion mit manipulationssicheren Zeitstempeln und kryptografischer Integritätsprüfung. Protokolle integrieren sich mit führenden SIEM-Plattformen für zentrale Überwachung und liefern Nachweise für regulatorische Audits.
• Die sicheren Datenformulare von Kiteworks integrieren sich nahtlos mit sicherem Filesharing, Managed File Transfer und Secure Email innerhalb der einheitlichen Private Data Network Plattform. Diese Integration erweitert zero trust Sicherheitsprinzipien auf alle sensiblen Inhaltskommunikationen und vereinfacht die Verwaltung durch zentrales Management.