Dateien sicher intern und extern teilen

Datenpannen durch unsicheres Filesharing können Millionen an Bußgeldern, Wiederherstellungskosten und Reputationsschäden verursachen. Ob bei der Zusammenarbeit zwischen Abteilungen oder mit Partnern und Mandanten: Unternehmen müssen robuste Kontrollen einführen, um vertrauliche Informationen zu schützen.

In diesem Beitrag stellen wir bewährte Strategien für sicheres Filesharing vor, die gleichzeitig Compliance mit Vorgaben wie HIPAA, DSGVO und PCI DSS gewährleisten. Durch die Wahl der richtigen Plattform, konsequente Zugriffskontrollen, Verschlüsselung und klare Richtlinien ermöglichen Unternehmen nahtlose Zusammenarbeit, ohne teure Datenpannen zu riskieren.

Executive Summary

Kernaussage: Unternehmen können Dateien intern und extern sicher teilen, indem sie eine unternehmensweite Plattform nutzen, Zugriff nach dem Least-Privilege-Prinzip steuern, starke Verschlüsselung einsetzen, Aktivitäten überwachen und externes Teilen mit ablaufenden Links sowie klaren Richtlinien regeln.

Warum das wichtig ist: Unsicheres Filesharing führt zu teuren Datenpannen, Bußgeldern und Vertrauensverlust. Ein einheitlicher, Compliance-konformer Ansatz schützt vertrauliche Daten, vereinfacht Zusammenarbeit, reduziert Risiken und beschleunigt Audits und Incident Response.

wichtige Erkenntnisse

1. Zentralisieren Sie auf einer Enterprise-Plattform. Wählen Sie eine sichere Filesharing-Lösung mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, RBAC, Compliance-Unterstützung und flexiblen Bereitstellungsoptionen, um regulierte Daten zu schützen.
2. Erzwingen Sie Least-Privilege-Zugriff. Setzen Sie granulare, rollenbasierte Berechtigungen, automatisieren Sie Ablaufdaten und führen Sie regelmäßige Überprüfungen durch, um Risiken und Insider-Bedrohungen zu minimieren.
3. Verschlüsseln Sie Daten während der Übertragung und im ruhenden Zustand. Nutzen Sie AES-256-Verschlüsselung und TLS mit MFA; bevorzugen Sie Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, damit nur berechtigte Parteien Inhalte entschlüsseln können.
4. Überwachen und prüfen Sie kontinuierlich. Nutzen Sie detaillierte Audit-Trails, Alarme und SIEM-Integrationen, um Anomalien zu erkennen, Compliance nachzuweisen und die Incident Response zu beschleunigen.
5. Steuern Sie externes Teilen mit ablaufenden Links. Verlangen Sie Authentifizierung, Download-Limits, Wasserzeichen und View-only-Modi, um Datenabfluss über geteilte URLs zu reduzieren.

Risiken beim internen und externen Filesharing

Wer die Ursprünge von Risiken versteht, kann gezielt Schutzmaßnahmen ergreifen. Internes und externes Teilen bringt unterschiedliche Risikomuster mit sich, die jeweils angepasste Kontrollen erfordern.

Risiken beim internen Filesharing

• Berechtigungs-Ausweitung und Überexponierung sensibler Repositorys
• Unbeabsichtigtes Oversharing in großen Team-Ordnern
• Böswillige Insider-Exfiltration über synchronisierte Geräte oder Downloads
• Veraltete, noch aktive Freigabelinks nach Rollenwechseln

Risiken beim externen Filesharing

• Öffentliche oder weiterleitbare Links ermöglichen unbefugten Zugriff
• Schwache Identitätsprüfung bei Partnern und Dienstleistern
• Unverschlüsselte Übertragungen werden während der Übertragung abgefangen
• Verwaiste Zugriffsrechte für Dienstleister nach Projektende

Geschäftliche, finanzielle, rechtliche und Reputationsfolgen reichen von Betriebsunterbrechungen und Datenverlust über Wiederherstellungskosten, Bußgelder, Anwaltskosten und Umsatzverluste bis zu Verstößen gegen HIPAA, DSGVO, PCI DSS und Verträge sowie Vertrauensverlust und erhöhte Kontrolle durch Kunden.

1. Die richtige sichere Filesharing-Plattform wählen

Die Auswahl einer Enterprise-tauglichen, sicheren Filesharing-Plattform ist entscheidend. Nicht jede Lösung erfüllt die Anforderungen regulierter Branchen. Eine sichere Filesharing-Plattform ermöglicht autorisierten Anwendern das Senden, Empfangen und gemeinsame Bearbeiten von Dateien, während Verschlüsselung, Zugriffskontrolle und Audit-Logging unbefugten Zugriff verhindern und Compliance unterstützen.

Fortschrittliche Plattformen wie Kiteworks unterstützen zahlreiche Frameworks wie HIPAA, FedRAMP und DSGVO und bieten flexible Bereitstellungsoptionen – Cloud, On-Premises oder Hybrid – passend zu den Sicherheitsanforderungen und der bestehenden Infrastruktur eines Unternehmens.

Bei der Bewertung von Plattformen sollten Sie Lösungen mit umfassenden Sicherheits- und Governance-Funktionen priorisieren:

Spezialisierte Plattformen zentralisieren Governance über alle Filetransfer-Kanäle, schließen Lücken durch nicht genehmigte Tools und geben Sicherheitsteams Transparenz darüber, wer wann und von wo auf welche Daten zugreift.

2. Robuste Zugriffskontrollen implementieren

Starke Zugriffskontrollen stellen sicher, dass nur autorisierte Personen vertrauliche Dateien ansehen, bearbeiten oder teilen können. Ohne granulare Berechtigungen riskieren Unternehmen Datenabfluss durch versehentliches Oversharing oder Insider-Bedrohungen. Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC) beschränkt Zugriffe nach Aufgabenbereich.

Passen Sie Berechtigungen auf Dokumenten- oder Ordnerebene an und differenzieren Sie zwischen Ansicht, Bearbeitung und Download. Externe Prüfer benötigen beispielsweise Lesezugriff auf Finanzdaten, dürfen aber keine Quelldokumente ändern oder löschen. Vertriebsteams, die mit Interessenten arbeiten, benötigen temporären Zugriff, der nach Abschluss des Geschäfts entzogen wird.

Wenn Mitarbeitende ausscheiden, Projekte enden oder Beziehungen sich ändern, entziehen Sie Zugriffsrechte sofort, um Missbrauch von Zugangsdaten oder Links zu verhindern.

Setzen Sie diese Zugriffskontroll-Praktiken um, um Least-Privilege-Sicherheit zu gewährleisten:

• Erstellen Sie Team-Ordner mit gruppenspezifischen Berechtigungen statt individueller Nutzerrechte
• Beschränken Sie Filesharing-Funktionen auf bestimmte Personen oder Sicherheitsgruppen
• Dokumentieren Sie Standardverfahren zur Deaktivierung von Nutzerzugängen innerhalb von 24 Stunden nach Beschäftigungsende
• Verlangen Sie Manager-Freigabe für externen Zugriff auf interne Repositorys
• Legen Sie Ablaufdaten für temporäre Zugriffsrechte fest und automatisieren Sie deren Entfernung nach Fristablauf

Führen Sie vierteljährliche Zugriffsüberprüfungen durch, um Berechtigungs-Ausweitung zu erkennen und veraltete Rechte bei Rollenwechseln zu entfernen.

3. Starke Verschlüsselung für Dateien während der Übertragung und im ruhenden Zustand nutzen

Verschlüsselung macht Daten ohne Schlüssel unlesbar und muss Dateien sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung schützen. Verschlüsselung während der Übertragung sichert Daten zwischen Endpunkten; Verschlüsselung im ruhenden Zustand schützt gespeicherte Daten auf Servern oder Geräten.

Aktivieren Sie beide Verschlüsselungsarten. Best Practices verlangen AES-256-Bit-Verschlüsselung für ruhende Dateien und SSL/TLS für Daten während der Übertragung.

Verstehen Sie den Unterschied zwischen Basis- und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Bei Basisverschlüsselung kann der Anbieter Inhalte auf seinen Servern entschlüsseln; Ende-zu-Ende-Verschlüsselung stellt sicher, dass nur Sender und Empfänger die Schlüssel besitzen – entscheidend für Gesundheitswesen, Rechts- und Finanzdienstleister.

Stärken Sie den Schutz durch Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), damit gestohlene Zugangsdaten allein nicht ausreichen, um verschlüsselte Inhalte zu öffnen.

Berücksichtigen Sie diese Verschlüsselungs-Best Practices bei der Auswahl sicherer Filesharing-Lösungen:

• AES-256: Advanced Encryption Standard mit 256-Bit-Schlüsseln, zugelassen von der US National Security Agency für streng geheime Informationen
• SSL/TLS: Secure Sockets Layer und Transport Layer Security Protokolle verschlüsseln Daten während der Übertragung über Netzwerke
• RSA: Public-Key-Kryptosystem für sicheren Schlüsselaustausch in verschlüsselten Kommunikationen
• PGP/GPG: Pretty Good Privacy und GNU Privacy Guard zur Verschlüsselung von E-Mails und Dateianhängen

4. Filesharing-Aktivitäten überwachen und prüfen

Transparenz bei Filesharing-Aktivitäten hilft, verdächtiges Verhalten zu erkennen, Compliance zu sichern und schnell auf Vorfälle zu reagieren. Ohne Monitoring bemerken Unternehmen unbefugte Zugriffsversuche oder ungewöhnliche Downloads oft erst nach dem Schaden.

Wählen Sie Plattformen mit umfassendem Logging, Reporting und Alarmierung, die ungewöhnliche Zugriffsmuster erkennen. Verhaltensanalysen können normales Nutzerverhalten als Basislinie setzen und bei Abweichungen – etwa Massen-Downloads außerhalb der Geschäftszeiten oder Zugriffe von unbekannten Standorten – warnen.

Audit-Trails unterstützen Frameworks wie NIST 800-171, HIPAA, NIST CSF, SOC 2 und ISO 27001, indem sie dokumentieren, wer wann und von wo auf welche Dateien zugegriffen und welche Aktionen durchgeführt hat.

Überprüfen Sie Protokolle regelmäßig und integrieren Sie Audit-Daten mit SIEM, um Datei-Ereignisse mit anderen Sicherheitssignalen zu korrelieren und umfassende Angriffsmuster zu erkennen.

5. Klare Filesharing-Richtlinien und -Verfahren etablieren

Schriftliche Richtlinien und Verfahren schaffen ein Bewusstsein für Cybersicherheit und erfüllen Compliance- sowie betriebliche Anforderungen. Ohne klare Vorgaben treffen Mitarbeitende inkonsistente Entscheidungen – etwa Nutzung privater E-Mail, Teilen von Zugangsdaten oder schwache Kontrollen.

Erstellen, erzwingen und aktualisieren Sie regelmäßig Richtlinien zu akzeptabler Nutzung, Datenklassifizierung, Zugriffsvergabe und Incident Response. Legen Sie fest, welche Plattformen für welche Sensitivitätsstufen und welche Kontrollen erforderlich sind.

Wirksame Richtlinien adressieren diese Kernbereiche:

• Zugelassene Plattformen: Nutzen Sie ausschließlich unternehmensweit genehmigte, sichere Filesharing-Lösungen wie Kiteworks, die Sicherheits- und Compliance-Anforderungen erfüllen
• Authentifizierungsanforderungen: Verlangen Sie Multi-Faktor-Authentifizierung für den Zugriff auf Dateien mit sensiblen Daten
• Link-Ablauf: Konfigurieren Sie geteilte Links so, dass sie nach festgelegten Zeiträumen automatisch ablaufen, statt unbegrenzt aktiv zu bleiben
• Externe Zusammenarbeit: Überprüfen Sie Zugriffsrechte für externe Partner vierteljährlich und dokumentieren Sie die geschäftliche Begründung für fortlaufenden Zugriff
• Datenklassifizierung: Wenden Sie angemessene Sicherheitskontrollen entsprechend der in der Datenklassifizierungsrichtlinie definierten Sensitivitätsstufen an
• Akzeptable Nutzung: Untersagen Sie die Nutzung von Filesharing für private Zwecke oder das Speichern nicht geschäftsbezogener Inhalte auf Unternehmenssystemen

Ergänzen Sie Richtlinien durch Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Onboarding, Vergabe und Entzug externer Zugriffe, Incident Response und regelmäßige Rechteüberprüfungen. Machen Sie Richtlinien leicht zugänglich und integrieren Sie Erinnerungen in Workflows, um tägliche Entscheidungen zu beeinflussen.

6. Mitarbeitende zu sicheren Filesharing-Best Practices schulen

Menschliche Fehler verursachen viele Datenpannen beim Filesharing – kontinuierliche Security Awareness Trainings sind daher unerlässlich. Selbst starke technische Kontrollen helfen wenig, wenn Nutzer Dateien an falsche Empfänger senden, auf Phishing hereinfallen oder Berechtigungen falsch konfigurieren.

Setzen Sie auf kurze, regelmäßige Trainings statt jährlicher Marathons. Fokussieren Sie auf praktische Gewohnheiten wie Empfängerprüfung, Erkennen verdächtiger Anfragen und Anwendung passender Kontrollen je nach Datensensitivität.

Strukturieren Sie Trainings anhand realistischer Szenarien:

• Temporäre Links für vertrauliche Dokumente: Zeigen Sie, wie ablaufende Links mit Download-Limits für das Teilen vertraulicher Dateien mit externen Parteien erstellt werden
• Phishing-Erkennung: Schulen Sie Mitarbeitende darin, verdächtige E-Mails zu erkennen, die Dateizugriff anfordern oder zur Weitergabe von Zugangsdaten für Collaboration-Plattformen auffordern
• Zusammenarbeit mit externen Partnern: Führen Sie Anwender durch die korrekten Abläufe für Vergabe, Überwachung und Entzug von Zugriffsrechten für Dienstleister, Berater und Mandanten
• Mobile Sicherheit: Sensibilisieren Sie Remote-Mitarbeitende für die Absicherung des Dateizugriffs über persönliche Geräte und öffentliche Netzwerke
• Incident-Meldung: Erklären Sie, wie vermutete Datenpannen, unbefugte Zugriffsversuche oder versehentliches Oversharing schnell gemeldet werden

Nutzen Sie Just-in-Time-Hinweise im Sharing-Workflow, um Training im Entscheidungs-Moment zu verstärken, und messen Sie die Wirksamkeit mit Simulationen, Stichproben und Analyse von Vorfalltrends.

7. Filesharing-Berechtigungen und -Praktiken regelmäßig überprüfen und aktualisieren

Regelmäßige Überprüfungen entfernen unnötige Zugriffe und passen Kontrollen an neue Risiken an. Im Laufe der Zeit wächst die Berechtigungslandschaft, wenn Projekte und Links zunehmen – das vergrößert die Angriffsfläche.

Erstellen Sie einen Plan zur Überprüfung von Freigabelinks, internen und externen Berechtigungen sowie veralteten Dateien. Vierteljährliche Überprüfungen sind für die meisten Unternehmen ausreichend; streng regulierte Branchen benötigen ggf. monatliche Audits.

Folgen Sie diesem systematischen Ansatz für regelmäßige Audits:

1. Aktive Freigaben identifizieren: Erstellen Sie umfassende Berichte über alle geteilten Dateien, Ordner und Links im Unternehmen
2. Geschäftlichen Bedarf prüfen: Kontaktieren Sie Dateieigentümer, um zu verifizieren, dass aktuelle Zugriffsrechte noch zu laufenden Projekten und Beziehungen passen
3. Unnötige Zugriffe entfernen: Entziehen Sie Rechte für abgeschlossene Projekte, ausgeschiedene Mitarbeitende und beendete externe Beziehungen
4. Änderungen dokumentieren: Führen Sie Audit-Protokolle über Berechtigungsänderungen, inklusive wer wann was geändert und warum
5. Richtlinien aktualisieren: Überarbeiten Sie Filesharing-Richtlinien und -Verfahren basierend auf Erkenntnissen aus den Überprüfungen

Achten Sie besonders auf externes Teilen. Verwaiste Berechtigungen bleiben nach Projektende oft bestehen und erhöhen das Risiko. Automatisieren Sie Überprüfungen, wo möglich – fortschrittliche Plattformen wie Kiteworks erkennen inaktive Rechte, auslaufende Links und potenzielle Berechtigungs-Ausweitung. Integrieren Sie Filesharing-Reviews in umfassende IAM-Governance-Programme.

8. Temporäre und ablaufende Links für externes Teilen nutzen

Temporäre Freigabemechanismen reduzieren Risiken bei externer Zusammenarbeit. Permanente Links schaffen dauerhafte Angriffsflächen, wenn Empfänger URLs weiterleiten oder Geräte kompromittiert werden. Ein temporärer Link gewährt Zugriff für einen definierten Zeitraum oder eine bestimmte Download-Anzahl.

Richten Sie ablaufende Links und Download-Limits ein, um unbegrenzten Zugriff zu verhindern – beispielsweise Ablauf nach 30 Tagen oder drei Downloads für Quartalsberichte.

Aktivieren Sie Benachrichtigungen oder Protokolle, wenn temporäre Links genutzt werden, um Transparenz zu wahren und unerwartete Muster zu erkennen. Überprüfen Sie immer die Identität des Empfängers mit MFA und beschränken Sie den Zugriff nach Möglichkeit auf bestimmte E-Mail-Adressen.

Setzen Sie diese Kontrollen für externes Teilen um, um Risiken zu minimieren:

• E-Mail-Verifizierung: Empfänger müssen ihre E-Mail-Adresse bestätigen, bevor sie auf geteilte Dateien zugreifen
• Zugriffsbeschränkungen: Beschränken Sie den Linkzugriff auf bestimmte Nutzer oder Domains, statt jedem mit dem Link Zugriff zu gewähren
• Weiterleitungs-Schutz: Deaktivieren Sie Optionen zum Weiterleiten oder erneuten Teilen von Dateien, die über temporäre Links abgerufen werden
• Automatisches Ablaufdatum: Legen Sie Standard-Ablaufzeiten für alle externen Links anhand der Datenklassifizierung fest
• Wasserzeichen: Fügen Sie sichtbare oder unsichtbare Wasserzeichen ein, die den Empfänger kennzeichnen und unerlaubte Weitergabe abschrecken
• Nur-Ansicht-Modus: Beschränken Sie externe Parteien auf Online-Ansicht ohne Download-Möglichkeit, wo sinnvoll

Balancieren Sie Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit. Passen Sie Kontrollen an die Datensensitivität an, damit Zusammenarbeit effizient bleibt und hochsensible Daten besonders geschützt werden.

Reduzieren Sie das Risiko von Datenpannen mit Kiteworks

Kiteworks bietet einen grundlegend anderen Ansatz zum Schutz sensibler Kommunikationsinhalte. Im Gegensatz zu Einzellösungen, die Lücken zwischen Kanälen lassen, vereint das Kiteworks Private Data Network sicheres Filesharing, E-Mail, Managed File Transfer, Web-Formulare und SFTP in einem zentralen Governance-Framework mit einheitlicher Richtlinienkontrolle, umfassenden Audit-Trails und nahtlosem Compliance-Reporting für HIPAA, DSGVO, CMMC und viele weitere Frameworks.

Diese Konsolidierung beseitigt Schatten-IT, schließt Transparenzlücken, die fragmentierte Tools verursachen, und reduziert die Angriffsfläche erheblich. Mit gehärteten Bereitstellungsoptionen, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, granularem RBAC, automatisierten Workflows und Enterprise-Integrationen verwandelt Kiteworks die Kommunikation sensibler Inhalte von einer dauerhaften Schwachstelle in einen strategischen Vorteil – sichere Zusammenarbeit und gleichzeitig Nachweise für Auditoren und Aufsichtsbehörden.

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