10 sichere Filesharing-Lösungen, die jedes KMU prüfen sollte

Kleine und mittelständische Unternehmen stehen zunehmend unter Druck, vertrauliche Daten zu schützen und gleichzeitig effiziente Arbeitsabläufe aufrechtzuerhalten. Sichere Filesharing-Lösungen haben sich über einfache Cloud-Speicher hinaus zu umfassenden Plattformen entwickelt, die Verschlüsselung, Compliance und Zugriffskontrollen abdecken. Für KMU, die mit vertraulichen Kundendaten, Finanzunterlagen oder regulierten Daten arbeiten, ist die Wahl der richtigen sicheren Filesharing-Plattform entscheidend.

Dieser Leitfaden bewertet zehn führende Lösungen – von Enterprise-Compliance-Plattformen bis hin zu benutzerfreundlichen Cloud-Services – und unterstützt Entscheidungsträger dabei, die beste Lösung für ihre Sicherheitsanforderungen, Compliance-Verpflichtungen und betrieblichen Bedürfnisse zu identifizieren.

Executive Summary

Hauptaussage: KMU benötigen sichere Filesharing-Plattformen, die starke Sicherheit (Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, Audit) mit Compliance, Benutzerfreundlichkeit und flexiblen Bereitstellungsoptionen vereinen. Dieser Leitfaden vergleicht zehn führende Optionen und zeigt Kriterien zur Auswahl der passenden Lösung auf.

Warum das wichtig ist: Die richtige Plattform reduziert Risiken, erfüllt regulatorische Anforderungen und erleichtert Zusammenarbeit. Die falsche erhöht das Risiko von Datenschutzverstößen, steigert Compliance-Kosten und verursacht operative Reibungsverluste – Auswirkungen, die für KMU entscheidend sein können.

wichtige Erkenntnisse

1. Sicherheit und Compliance müssen bewusste Entscheidungen sein. Priorisieren Sie AES-256-Verschlüsselung im ruhenden Zustand, TLS 1.2+ während der Übertragung, MFA und Audit-Logging. Überprüfen Sie Zertifizierungen (HIPAA, SOC2, ISO 27001, FedRAMP, PCI DSS, CMMC), sofern relevant.

2. Benutzerfreundlichkeit fördert Akzeptanz – und Risikoreduzierung. Tools, die sich in Office 365/Google Workspace, E-Mail und Identitätsanbieter integrieren lassen, reduzieren Schatten-IT und Fehlkonfigurationen bei der Sicherheit.

3. Flexibilität bei der Bereitstellung ist entscheidend. Cloud-, On-Premises- und hybride Optionen ermöglichen es KMU, Anforderungen an Datenhoheit, Performance und Ressourcen abzustimmen.

4. Konsolidierung schließt Lücken. Einheitliche Plattformen, die sichere E-Mail, sicheres Filesharing, Managed File Transfer und sichere Web-Formulare abdecken, minimieren Silos und übersehene Kontrollen.

5. Kiteworks ist führend für regulierte KMU. Das Private Data Network von Kiteworks, zero trust-Sicherheitskontrollen, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und umfassende Zertifizierungen machen es zur Top-Wahl für Risikominimierung.

Lösungstypen im Überblick

Enterprise-Plattformen bieten zwar höhere Preise pro Anwender, liefern aber die umfassendste Sicherheit, Compliance und flexible Bereitstellungsoptionen (Cloud, On-Prem, Hybrid) mit 24/7-Monitoring. Auf KMU ausgerichtete Tools balancieren Kosten und Leistungsumfang – planbare Abos, solide Kontrollen und Produktivitätsintegrationen fördern die schnelle Einführung. Kostenlose/Consumer-Services setzen auf Komfort und niedrige Kosten, verzichten aber auf Zertifizierungen, Data Governance und Support – geeignet nur für nicht-sensible, einmalige Freigaben mit hoher Risikobereitschaft.

Kiteworks

Kiteworks bietet ein Enterprise-Grade Private Data Network, das speziell für Unternehmen entwickelt wurde, die bei Compliance oder Sicherheit keine Kompromisse eingehen können. Die Plattform nutzt AES-256-Verschlüsselung zum Schutz von Dateien im ruhenden Zustand und TLS 1.3 für Daten während der Übertragung – alles innerhalb einer gehärteten virtuellen Appliance-Architektur, die sensible Inhalte von externen Bedrohungen isoliert.

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung stellt sicher, dass nur vorgesehene Empfänger Dateien während Übertragung und Speicherung entschlüsseln können. Zero trust-Sicherheitszugriffskontrollen prüfen jeden Anwender und jedes Gerät vor dem Zugriff, und umfassende Audit-Trails protokollieren jede Dateiaktion für Compliance-Berichte.

Die Plattform ist zertifiziert für HIPAA-Compliance, DSGVO-Compliance, FedRAMP-Compliance, PCI-Compliance, CMMC 2.0-Compliance und weitere Standards und bedient Gesundheitswesen, Finanzdienstleister und Regierungsauftragnehmer. Die Integration mit Microsoft Office 365 Plugin und Enterprise-Identitätsanbietern beschleunigt die Einführung. Sichere Bereitstellungsoptionen umfassen On-Premises, Private Cloud und Hybrid, sodass KMU die Kontrolle über den Speicherort der Daten behalten.

Kiteworks vereint Kiteworks Secure Email, Kiteworks Secure File Sharing, Managed File Transfer und Kiteworks Secure Data Forms in einem revisionssicheren System, reduziert Komplexität und schließt Lücken, die bei Einzellösungen häufig auftreten.

Wichtige Funktionen:

• AES-256-Verschlüsselung im ruhenden Zustand, TLS 1.3 während der Übertragung
• Zero trust-Sicherheitszugriffskontrollen und MFA
• HIPAA-Compliance, DSGVO-Compliance, FedRAMP-Compliance, PCI-Compliance, CMMC 2.0-Compliance und ISO 27001-Compliance
• Umfassende Audit-Trails und DLP-Richtlinien
• Flexible Bereitstellung (On-Premises, Private Cloud, Hybrid)

Dropbox for Business

Dropbox for Business bringt Enterprise-Sicherheitsfunktionen auf eine weithin bekannte Cloud-Speicherplattform. Dateien werden mit AES-256 im ruhenden Zustand und TLS während der Übertragung geschützt; Verschlüsselung wird mit Gerätemanagement, Remote Wipe und Aktivitätsprotokollen kombiniert.

Dropbox legt Wert auf Benutzerfreundlichkeit und Zugänglichkeit auf allen Geräten. Integrationen mit Microsoft Office, Google Workspace und Slack unterstützen Zusammenarbeit, während Versionshistorie und Wiederherstellung vor versehentlichem Datenverlust schützen. Für allgemeine Geschäftsanwendungen ist es gut geeignet, stark regulierte Branchen benötigen jedoch möglicherweise granularere Kontrollen.

Vorteile: Intuitive Bedienung, breite Geräteunterstützung, starke Kollaborationsfunktionen
Nachteile: Begrenzte Compliance-Zertifizierungen, nicht für PCI DSS-Karteninhaberdaten oder CMMC-Anforderungen konzipiert, weniger granulare Zugriffskontrollen für sensible Daten

Google Drive Enterprise

Google Drive Enterprise nutzt die Cloud-Infrastruktur und Workspace-Tools von Google. Die Sicherheit umfasst Verschlüsselung im ruhenden Zustand und während der Übertragung, Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), granulare Freigabekontrollen und Audit-Protokolle. DLP scannt nach sensiblen Daten und kann riskante Inhalte einschränken oder kennzeichnen.

Drive eignet sich besonders für verteilte Teams, die Gmail, Docs und Sheets nutzen. Echtzeit-Zusammenarbeit und leistungsstarke Suche steigern die Produktivität. Prüfen Sie das Drittanbieter-Speichermodell von Google im Hinblick auf Datenhoheit; für strikte On-Prem- oder branchenspezifische Vorgaben können zusätzliche Schutzmaßnahmen erforderlich sein.

Wichtige Use Cases: Verteilte Teams, Dokumentenzusammenarbeit, Organisationen mit Google Workspace
Compliance: HIPAA, DSGVO-Unterstützung mit Business Associate Agreements; PCI DSS nicht für Karteninhaberdaten vorgesehen; CMMC-Unterstützung erfordert ggf. Workspace for Government und zusätzliche Kontrollen

Microsoft OneDrive for Business

OneDrive ist tief in Microsoft 365 integriert und bietet Verschlüsselung, Advanced Threat Prevention (ATP) und Erkennung von Ransomware-Angriffen mit automatischer Dateiwiederherstellung. Granulare Berechtigungen, Link-Ablauf, Download-Sperren und Passwörter für externe Freigaben sorgen für mehr Kontrolle. Digitales Rechtemanagement (DRM) kann Kopieren, Drucken oder Weiterleiten verhindern.

Offline-Zugriff, Versionierung und Defender-Integrationen stärken die Resilienz. OneDrive ist zertifiziert für HIPAA, DSGVO, ISO 27001 und SOC2. Microsoft bietet zudem PCI DSS- und CMMC-Unterstützung bei entsprechender Bereitstellung und Konfiguration (z.B. Microsoft 365 GCC/GCC High). Ideal für Microsoft-zentrierte Unternehmen, allerdings nur Cloud-basiert und mit eingeschränkter UI-Anpassung.

Stärken: Tiefe Microsoft 365-Integration, starker Offline-Zugriff, umfangreiche Compliance-Zertifizierungen
Einschränkungen: Nur Cloud-Bereitstellung, begrenzte UI-Anpassung

Progress ShareFile

Progress ShareFile ist für den sicheren Dateitransfer großer Dateien mit Mandanten und Partnern konzipiert und kombiniert Speicher mit Workflow-Automatisierung, E-Signaturen und gebrandeten Mandantenportalen.

ShareFile nutzt 256-Bit-AES im ruhenden Zustand und SSL/TLS während der Übertragung, unterstützt Benachrichtigungen, Freigaben und Feedback-Workflows und integriert sich in Office, Outlook und CRM-Tools. Es unterstützt HIPAA, DSGVO und FINRA mit Audit-Trails, DLP und Aufbewahrung und bietet Cloud- und On-Prem-Optionen. Für PCI DSS und CMMC ist ShareFile nicht als Karteninhaberdatenumgebung oder zur Verwaltung von CUI konzipiert; für diese Anforderungen sind zusätzliche Kontrollen und Governance notwendig.

Am besten geeignet für: Professional Services, mandantenorientierter Dateiaustausch, Workflow-Automatisierung
Bereitstellung: Cloud-, On-Premises- und Hybrid-Optionen

Egnyte

Egnyte bietet eine hybride Cloud-Plattform, die Cloud-Zugänglichkeit mit On-Prem-Kontrolle verbindet. AES-256-Verschlüsselung im ruhenden Zustand und TLS 1.2 während der Übertragung schützen Daten, während sensible Dateien lokal verbleiben können und weniger kritische Inhalte über eine einheitliche Oberfläche in der Cloud gespeichert werden.

Granulare Berechtigungen, Verschlüsselung auf Ordnerebene, AD/LDAP-Integration und Erkennung von Ransomware-Angriffen erhöhen die Sicherheit. Compliance-Unterstützung umfasst HIPAA und DSGVO mit Audit-Protokollen und Aufbewahrung. Egnyte bietet Kontrollzuordnungen, die PCI DSS- und CMMC-Programme unterstützen können, ist jedoch nicht für die Speicherung von Karteninhaberdaten oder CUI ohne entsprechende Schutzmaßnahmen vorgesehen (z.B. EgnyteGov für regulierte Workloads).

Einzigartiger Mehrwert: Hybride Cloud-Architektur, Integration lokaler Fileserver
Zielbranchen: Bauwesen, Life Sciences, Finanzdienstleistungen

Box

Box konzentriert sich auf sicheres Content-Management und Zusammenarbeit mit AES-256-Verschlüsselung im ruhenden Zustand und TLS 1.2 während der Übertragung. Zu den erweiterten Funktionen gehören Wasserzeichen, Datenklassifizierungslabels und sieben Berechtigungsstufen. Box Shield ergänzt ML-basierte Bedrohungserkennung und automatisierte Inhaltsklassifizierung.

Box überzeugt durch Integrationen und Workflow-Automatisierung via Box Relay und native E-Signatur (Box Sign). Data-Governance-Funktionen umfassen Legal Holds, Aufbewahrung und Audit-Protokolle mit Zertifizierungen wie HIPAA, DSGVO, FedRAMP und FINRA.

Stärken: Umfangreiche Integrationen, Workflow-Automatisierung, erweiterte Sicherheitsfunktionen
Compliance: FedRAMP, HIPAA, DSGVO, FINRA; CMMC-Unterstützung über Box for Government; PCI DSS nur eingeschränkt (nicht für Karteninhaberdaten)

NordLocker

NordLocker setzt auf Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und Zero-Knowledge-Architektur mit AES-256, RSA-4096 und Argon2. Schlüssel werden lokal generiert und gespeichert, sodass der Anbieter keinen Zugriff auf Inhalte hat.

Es bietet Cloud-Speicher und lokal verschlüsselte Ordner sowie sicheres Filesharing über verschlüsselte Links mit Passwörtern und Ablaufdaten. Während der Datenschutz stark ist, sind Compliance, Audits und Integrationen eingeschränkt – ideal für kleine Teams, die Einfachheit vor regulatorischer Tiefe priorisieren. Es gibt keine formale Unterstützung für PCI DSS oder CMMC.

Am besten geeignet für: Datenschutzorientierte KMU, Teams mit Fokus auf einfache Verschlüsselung
Einschränkungen: Begrenzte Compliance-Zertifizierungen, weniger Enterprise-Funktionen

Files.com

Files.com ist eine entwicklerfreundliche Plattform für sicheren Dateitransfer und Automatisierung mit AES-256-Verschlüsselung im ruhenden Zustand und TLS 1.2 während der Übertragung sowie optionaler Client-seitiger Verschlüsselung. Unterstützt werden FTP/SFTP/FTPS, WebDAV und S3-kompatible Protokolle.

Granulare Berechtigungen, IP-Whitelisting und MFA erhöhen die Sicherheit. Detaillierte Audit-Protokolle, Datenresidenz-Kontrollen und Unterstützung für HIPAA/DSGVO/SOC2 erleichtern Compliance. Ein API-First-Design und Protokollflexibilität eignen sich für automatisierte Workflows und individuelle Integrationen. Für PCI DSS und CMMC bietet Files.com Kontrollen und Auditing, die Compliance-Programme unterstützen können, ist aber nicht als Karteninhaberdatenumgebung oder für CUI ohne zusätzliche Schutzmaßnahmen gedacht.

Stärken: API-First-Design, Protokollflexibilität, Automatisierungsmöglichkeiten
Zielgruppe: Technische Teams, Entwickler, automatisierte Workflows

WeTransfer

WeTransfer setzt auf Einfachheit und Geschwindigkeit. Die kostenlose Version ermöglicht große Dateitransfers bis 2 GB; Pro erhöht das Limit auf 200 GB und bietet Passwortschutz, Branding und konfigurierbare Aufbewahrung.

Die Sicherheit umfasst TLS während der Übertragung und Verschlüsselung im ruhenden Zustand, mit Link-Ablauf in der Pro-Version. Ideal für schnelle, einmalige Übertragungen großer Mediendateien, aber ohne Compliance-Zertifizierungen, granulare Zugriffskontrollen und detailliertes Auditing. Nicht geeignet für PCI DSS- oder CMMC-Anforderungen.

Am besten geeignet für: Kreativprofis, Marketingteams, einfache große Dateitransfers
Nicht geeignet für: Regulierte Branchen, Compliance-getriebene Umgebungen

Wie wählen KMU die richtige Filesharing-Lösung?

Starten Sie mit Ihren Datentypen und regulatorischen Anforderungen: Gesundheitswesen benötigt HIPAA-Compliance, Finanzdienstleister FINRA, Einzelhandel/E-Commerce PCI-Compliance und Regierungsauftragnehmer oft FedRAMP-Compliance oder CMMC 2.0-Compliance. Überprüfen Sie Verschlüsselungsangaben (AES-256 im ruhenden Zustand, TLS 1.2+ während der Übertragung) und entscheiden Sie, ob Sie Ende-zu-Ende-Verschlüsselung oder serverseitige Verschlüsselung mit starken Zugriffskontrollen benötigen.

Bewerten Sie die Tiefe der Zugriffskontrollen: MFA, granulare Berechtigungen und zero trust-Sicherheitsvalidierung bei jedem Zugriffsversuch. Prüfen Sie Audit- und Compliance-Funktionen – vollständige Protokolle, DLP, Aufbewahrung und eDiscovery.

Integrationen reduzieren Reibungsverluste: Sorgen Sie für nahtlose Nutzung mit Microsoft Office 365 Plugin, Google Suite Plugin, E-Mail, Identitätsanbietern und wichtigen Business-Apps. APIs unterstützen individuelle Workflows. Stimmen Sie abschließend Bereitstellungsmodelle (Cloud, On-Prem, Hybrid) auf Ihre Compliance-Anforderungen an Datenhoheit, Performance und Ressourcen ab.

Welche Sicherheitsfunktionen sind für Filesharing bei KMU besonders wichtig?

Verschlüsselung ist essenziell: AES-256 für Daten im ruhenden Zustand und TLS 1.2+ für Daten während der Übertragung. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bietet maximale Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit, kann aber bestimmte Kollaborationsfunktionen einschränken.

Starke Zugriffskontrollen – MFA, granulare Berechtigungen und Least-Privilege-Policies – verhindern unberechtigte Offenlegung. Umfassende Audit-Trails sollten erfassen, wer Inhalte wann und wie abgerufen, geändert, heruntergeladen oder geteilt hat, inklusive Zeitstempel und IP-Adressen für Untersuchungen und Compliance.

DLP, Inhaltsprüfung und Richtliniendurchsetzung reduzieren versehentliche Datenabflüsse. Für externe Zusammenarbeit sollten passwortgeschützte Links, Ablaufdaten, Download-Beschränkungen und Wasserzeichen den Zugang und Schutz ausbalancieren.

Benötigen KMU Compliance-zertifizierte Filesharing-Plattformen?

Compliance hängt von Branche und Verträgen ab. HIPAA, FINRA/SEC, PCI DSS oder FedRAMP/CMMC können verpflichtend sein. Juristische, buchhalterische und produzierende Unternehmen mit Exportkontrollen haben zusätzliche Anforderungen. Auch ohne Vorgaben zeigen Zertifizierungen wie SOC2 Type II und ISO 27001 revisionssichere, geprüfte Kontrollen.

Compliance-Features – Audit-Trails, Aufbewahrung, Legal Holds und Datenresidenz – unterstützen den Alltag, nicht nur Audits. Zertifizierungen eröffnen zudem Zugang zu Enterprise- und Public-Sector-Aufträgen.

Können kostenlose Filesharing-Services die Sicherheitsanforderungen von KMU erfüllen?

Kostenlose Services sind nur für nicht-sensible Inhalte geeignet. Sie bieten meist keine robuste Verschlüsselungsverwaltung, granularen Zugriffskontrollen, Auditing oder Compliance-Zertifizierungen – ein erhebliches Risiko für vertrauliche Daten.

Geringe Transparenz, schwacher Support und weitreichende Nutzungsbedingungen erhöhen das Risiko. Business-Plattformen bieten Admin-Kontrollen, IAM-Integrationen, SLAs und Compliance-Funktionen, die für sichere, kontrollierte Abläufe notwendig sind.

Wie unterscheiden sich On-Premises- und Cloud-Filesharing-Lösungen?

On-Premises bietet maximale Kontrolle und erfüllt strikte Anforderungen an Datenhoheit, erfordert aber Hardware, Patching und Sicherheitsexpertise. Cloud reduziert Betriebsaufwand, skaliert einfach und bietet eingebaute Resilienz. Hybride Ansätze verbinden Kontrolle und Komfort, indem sensible Daten On-Prem verbleiben und die Cloud für Zusammenarbeit genutzt wird.

Die Kosten unterscheiden sich: On-Prem erfordert Investitionen und laufende Wartung; Cloud bietet planbare Abos. Im Shared-Responsibility-Modell der Cloud sichert der Anbieter die Infrastruktur, während Sie Identitäten, Datenklassifizierung und Zugriff steuern.

Welche Integrationsmöglichkeiten sollten KMU priorisieren?

E-Mail-Sicherheits-Add-ins ermöglichen sicheres Versenden ohne Verhaltensänderung. Produktivitätsintegrationen (Microsoft Office 365 Plugin, Google Suite Plugin) unterstützen gemeinsames Bearbeiten und Versionierung bei gleichzeitiger Governance.

IAM-Integrationen (SAML/OAuth/LDAP mit AD, Azure AD, Okta) zentralisieren Authentifizierung und Richtlinien. CRM-/Projekttool-Anbindungen und offene APIs erweitern sichere Workflows. MDM-Integrationen ermöglichen Conditional Access, Remote Wipe und Geräte-Compliance für sicheres mobiles Filesharing.

Wie viel sollten KMU für sicheres Filesharing einplanen?

Einsteigerpakete kosten meist 10–25 US-Dollar pro Anwender/Monat; mittlere Stufen mit erweiterter Sicherheit und Compliance 25–50 US-Dollar. Enterprise-Plattformen mit umfassenden Zertifizierungen und Kiteworks Premium-Support können über 50 US-Dollar liegen. Berücksichtigen Sie Gesamtkosten: Implementierung, Migration, Schulungen, Integrationen und Support.

Die Preisgestaltung für Speicher variiert. Planen Sie Wachstum, um Mehrkosten zu vermeiden, und wägen Sie unbegrenzte gegen volumenbasierte Modelle ab. Die Kosten einer Datenpanne oder Compliance-Verletzung übersteigen meist die Investition in angemessene Kontrollen.

Kiteworks setzt den Standard für sicheres Filesharing bei KMU

Die Wahl einer sicheren Filesharing-Lösung für KMU erfordert die Balance aus Verschlüsselungsstärke, Zugriffskontrollen, Audit-/Compliance-Funktionen, Integrationsmöglichkeiten und Bereitstellungsflexibilität – alles im Rahmen des Budgets. Plattformen, die Kiteworks Secure Email, Kiteworks Secure File Sharing und Managed File Transfer konsolidieren, reduzieren Komplexität und schließen Sicherheitslücken. Bevorzugen Sie Tools, die sich in Ihre Identitätslandschaft, Produktivitätssuiten und geschäftskritische Apps integrieren lassen, und prüfen Sie Zertifizierungen, die zu Ihren Compliance-Anforderungen passen.

Kiteworks ist die beste Filesharing-Lösung für KMU, die Enterprise-Sicherheit ohne Einbußen bei der Benutzerfreundlichkeit suchen. Das Private Data Network isoliert vertrauliche Inhalte, während AES-256-Verschlüsselung im ruhenden Zustand, TLS 1.3 während der Übertragung und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung die Vertraulichkeit schützen. Zero trust-Sicherheitszugriffskontrollen prüfen jeden Anwender und jedes Gerät, umfassende Audit-Trails unterstützen strenge Compliance-Berichte. Breite Zertifizierungen – darunter HIPAA-Compliance, DSGVO-Compliance, FedRAMP-Compliance, PCI-Compliance und ISO 27001-Compliance sowie CMMC 2.0-Compliance-Unterstützung – erfüllen regulatorische Anforderungen.

Nahtlose Integrationen mit Microsoft Office 365 und Identitätsanbietern beschleunigen die Einführung, und flexible On-Prem-, Private-Cloud- und andere sichere Bereitstellungsoptionen entsprechen Anforderungen an Datenhoheit und IT-Ressourcen.

Durch die Vereinheitlichung von Secure Email, Secure File Sharing, Secure Virtual Data Rooms und Secure Data Forms reduziert Kiteworks Tool-Wildwuchs, vereinfacht die Administration und minimiert Risiken – eine strategische, langfristige Wahl für KMU, die Wert auf zero trust-Datenschutz legen.

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