Dateien mit internationalen Partnern teilen, ohne gegen die DSGVO zu verstoßen

Wie Sie Dateien mit internationalen Partnern teilen, ohne gegen die DSGVO zu verstoßen

Dateien mit internationalen Partnern auszutauschen ist für globale Geschäftsprozesse unerlässlich, birgt jedoch erhebliche Datenschutzrisiken – insbesondere im Rahmen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Unternehmen müssen ein komplexes Geflecht aus rechtlichen, technischen und organisatorischen Anforderungen meistern, um hohe Bußgelder und Reputationsschäden zu vermeiden.

Dieser Leitfaden bietet Compliance-Verantwortlichen und IT-Profis konkrete Schritte, um Dateien sicher und rechtskonform zu teilen und dabei DSGVO-Vorgaben einzuhalten – unabhängig vom Standort der Partner. Von der Auswahl rechtlicher Übertragungsmechanismen über die Umsetzung robuster Sicherheitsmaßnahmen bis hin zur Wahl der passenden Filesharing-Lösung: So bleiben grenzüberschreitende Datentransfers sicher, transparent und vollständig konform.

Zusammenfassung

Kernaussage: Sie können Dateien mit internationalen Partnern teilen, ohne gegen die DSGVO zu verstoßen, indem Sie den passenden rechtlichen Übertragungsmechanismus wählen, starke Verschlüsselung und Zugriffskontrollen einsetzen, alles dokumentieren und sichere, DSGVO-konforme Filesharing-Plattformen nutzen.

Warum das wichtig ist: Fehler bei grenzüberschreitenden Transfers führen zu hohen Bußgeldern, Betriebsunterbrechungen und Reputationsschäden. Ein disziplinierter Ansatz senkt Risiken, beschleunigt sichere Zusammenarbeit und belegt Verantwortlichkeit gegenüber Aufsichtsbehörden, Kunden und Partnern.

wichtige Erkenntnisse

1. Rechtmäßige Übertragungsmechanismen nutzen. Wählen und dokumentieren Sie Angemessenheitsbeschlüsse, Standardvertragsklauseln, BCRs oder explizite Einwilligungen passend zu jedem Transferszenario.

2. Daten Ende-zu-Ende verschlüsseln. Setzen Sie Verschlüsselung während der Übertragung und im ruhenden Zustand mit starkem Schlüsselmanagement ein, um Datenschutzverletzungen zu minimieren und DSGVO-Compliance zu unterstützen.

3. Zugriff kontrollieren und überwachen. Setzen Sie RBAC/ABAC durch, protokollieren Sie Aktivitäten und führen Sie Audit-Trails, um Verantwortlichkeit nachzuweisen und Risiken zu begrenzen.

4. Mitarbeiter schulen und Bereitschaft testen. Rollenspezifische, regelmäßige Security-Awareness-Trainings und Überprüfungen reduzieren menschliche Fehler beim grenzüberschreitenden Austausch.

5. Kontinuierlich prüfen und anpassen. Überprüfen Sie regelmäßig rechtliche Grundlagen, Schutzmaßnahmen und Richtlinien, um regulatorische und Bedrohungsänderungen zu adressieren.

1. DSGVO-Anforderungen für internationalen Datenaustausch verstehen

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist ein EU-Gesetz, das regelt, wie Unternehmen personenbezogene Daten von EU-Bürgern erfassen, verarbeiten und übertragen – unabhängig davon, wo das Unternehmen ansässig ist. Ihr Geltungsbereich ist global: Sie betrifft jedes Unternehmen, das Waren oder Dienstleistungen für Personen in der EU anbietet oder deren Verhalten überwacht – auch wenn das Unternehmen außerhalb Europas sitzt.

DSGVO-Compliance basiert auf mehreren Grundprinzipien:

• Rechtsgrundlage: Unternehmen benötigen eine rechtliche Grundlage für die Verarbeitung und Weitergabe personenbezogener Daten.

• Betroffenenrechte: Einzelpersonen erhalten Rechte über ihre Daten, darunter Auskunft, Berichtigung und Löschung.

• Verantwortlichkeit: Verantwortliche müssen Compliance durch Aufzeichnungen, Richtlinien und proaktives Risikomanagement nachweisen.

Gerade bei internationalen Partnerschaften sind die DSGVO-Anforderungen für grenzüberschreitenden Datenaustausch besonders streng. Hier eine kompakte Checkliste für Unternehmen:

2. Rechtliche Mechanismen für grenzüberschreitende Datenübertragungen bewerten

Die Übertragung personenbezogener Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) ist nur erlaubt, wenn bestimmte rechtliche Schutzmaßnahmen bestehen. Unternehmen müssen für jedes Szenario den passenden Mechanismus auswählen und umsetzen:

• Angemessenheitsbeschlüsse: Die EU-Kommission kann Nicht-EU-Länder als „angemessen“ für den Datenschutz einstufen.

• Standardvertragsklauseln (SCCs): Vorab genehmigte Verträge für DSGVO-konforme Datenübertragungen zwischen EU- und Nicht-EU-Unternehmen. SCCs sind die gängigste Option für international agierende Unternehmen.

• Verbindliche interne Datenschutzvorschriften (BCRs): Interne Verhaltenskodizes, die von Aufsichtsbehörden genehmigt werden und konzerninterne Datenübertragungen ermöglichen.

• Explizite Einwilligung: Einzelpersonen können ausdrücklich um Zustimmung zur internationalen Datenübertragung gebeten werden, dies ist jedoch wegen strenger Anforderungen meist nur als letztes Mittel geeignet.

Hier ein vereinfachter Vergleich:

Unabhängig vom Mechanismus müssen Unternehmen den Angemessenheitsstatus der Empfängerländer prüfen und jede Übertragung umfassend dokumentieren. Die DSGVO-Artikel 45 und 97 verlangen zudem regelmäßige Überprüfungen von Angemessenheitsbeschlüssen und vertraglichen Schutzmaßnahmen – laufende Compliance ist daher Pflicht.

3. Technische Schutzmaßnahmen für sicheres Filesharing umsetzen

Technische Kontrollen stehen im Zentrum DSGVO-konformen Filesharings. Die Verordnung verlangt ausdrücklich „geeignete technische und organisatorische Maßnahmen“ zum Schutz personenbezogener Daten – Verschlüsselung ist dabei zentral.

Verschlüsselung muss sowohl während der Übertragung als auch im ruhenden Zustand erfolgen. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung schützt Daten beim Austausch zwischen Parteien, sodass nur autorisierte Anwender – niemals Zwischenstationen – auf Inhalte zugreifen können. Sichere Übertragungsprotokolle (wie SFTP oder HTTPS), fortschrittliches Schlüsselmanagement und sichere Download-Links gelten als Best Practices für verschlüsseltes Filesharing in globalen Teams.

Hier ein schneller Vergleich zwischen verschlüsselten und unverschlüsselten Dateiübertragungen:

Technische Schutzmaßnahmen sichern nicht nur Dateien, sondern zeigen auch Aufsichtsbehörden, dass Ihr Unternehmen die DSGVO-Compliance ernst nimmt.

4. Starke Zugriffskontrollen und Monitoring etablieren

Der Zugriff auf sensible Dateien muss streng geregelt sein. Rollenbasierte Zugriffskontrollen (RBAC) vergeben Zugriffsrechte nach Aufgabenbereich und minimieren so unbefugten Zugriff auf personenbezogene Daten. Für noch feinere Steuerung ermöglichen attributbasierte Zugriffskontrollen (ABAC) Berechtigungen auf Basis von Nutzermerkmalen, Datenattributen oder Umweltbedingungen.

Für Verantwortlichkeit und DSGVO-Reporting sind detaillierte Audit-Trails und Anwenderaktivitätsprotokolle unerlässlich. Diese Protokolle dokumentieren, wer wann auf welche Daten zugegriffen und welche Aktionen durchgeführt hat – ein wichtiger Nachweis bei regulatorischen Anfragen.

So unterscheiden sich gängige Zugriffskontrollmodelle:

Unternehmen sollten Nutzerberechtigungen regelmäßig überprüfen, Zugriffsprotokolle überwachen und sicherstellen, dass nur Personen mit berechtigtem Bedarf auf personenbezogene Daten zugreifen können.

5. Teams zu DSGVO-konformen Datenaustausch schulen

Keine technische Maßnahme ersetzt ein informiertes Team. Anwenderschulungen zu Regeln für grenzüberschreitende Datenübertragungen sind entscheidend für vollständige DSGVO-Compliance. Ohne sie bleiben auch die besten Systeme anfällig für Fehler und Verstöße.

So gestalten Sie ein effektives DSGVO-Trainingsprogramm:

1. Schulungsbedarf ermitteln: Identifizieren Sie, welche Mitarbeiter EU-Personendaten verarbeiten und welchen Risiken sie ausgesetzt sind.

2. Relevante Inhalte entwickeln: Vermitteln Sie Grundlagen der Datenverarbeitung, DSGVO-Prinzipien, Erkennung riskanter Verhaltensweisen und Meldewege bei Vorfällen.

3. Regelmäßige Trainings einplanen: Festigen Sie Wissen durch verpflichtende, wiederkehrende Schulungen.

4. Verständnis prüfen: Nutzen Sie Quizfragen oder reale Szenarien zur Wissenskontrolle.

5. Meldungen fördern: Schaffen Sie eine Kultur, in der Mitarbeiter verdächtige Aktivitäten ohne Angst melden.

Konsequente, praxisnahe Security-Awareness-Trainings sorgen dafür, dass alle ihre Verantwortung und die Risiken beim internationalen Filesharing kennen.

6. Compliance-Maßnahmen kontinuierlich prüfen und anpassen

DSGVO-Compliance ist kein einmaliges Ziel, sondern ein fortlaufender Prozess. Unternehmen müssen ihre Datenübertragungsmechanismen, Verschlüsselungsstandards und Zugriffskontrollen regelmäßig auditieren. Die DSGVO schreibt insbesondere regelmäßige Überprüfungen von Angemessenheitsbeschlüssen gemäß Artikel 45 und 97 vor – Unternehmen müssen regulatorische Änderungen frühzeitig erkennen und schnell reagieren.

Ein strukturierter Ansatz zur Compliance-Sicherung kann so aussehen:

DSGVO-Compliance-Review-Checkliste:

• Rechtsgrundlagen für alle internationalen Datenübertragungen prüfen

• Verschlüsselungs- und Sicherheitsmaßnahmen testen und validieren

• Zugriffslisten und Berechtigungen auditieren

• Datenverarbeitungsvereinbarungen bei Bedarf aktualisieren

• Ergebnisse dokumentieren und Richtlinien anpassen

Kontinuierliche Verbesserung ist entscheidend: Mit sich wandelnden Bedrohungen und Vorschriften müssen auch Ihre Filesharing-Praktiken Schritt halten, um DSGVO-Audit-Bereitschaft und minimales Risiko zu gewährleisten.

Empfohlene Lösungen für DSGVO-konformes, sicheres Filesharing

Die Wahl der richtigen Plattform ist entscheidend für sicheren internationalen Dateiaustausch. Kiteworks ist die bewährte Lösung für regulierte Unternehmen: Kiteworks ermöglicht es Organisationen, vertrauliche Daten sicher zwischen Personen, Maschinen und Systemen auszutauschen – mit umfassender Unterstützung für DSGVO-Compliance, einschließlich Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, detaillierten Audit-Trails und Chain-of-Custody-Transparenz.

Weitere führende Optionen sind FileCloud, Tresorit, Citrix und Egnyte. So vergleichen sich die wichtigsten Funktionen:

Tools, die stark auf Drittanbieter-Integrationen setzen, schwächen oft die Sicherheit und erhöhen Compliance-Risiken. Die beste Sicherheitssoftware für Filesharing und Versionskontrolle ist speziell dafür entwickelt, mit integrierter Compliance-Verwaltung und direkter Unterstützung für DSGVO-Anforderungen.

Für Unternehmen, die sicheres Filesharing, Managed File Transfer und Compliance-Reporting vereinheitlichen und vereinfachen möchten, bietet Kiteworks Secure File Sharing einen schlanken, revisionssicheren Ansatz.

Best Practices für transparente und nachvollziehbare Datenübertragungen

Transparenz und Verantwortlichkeit sind Grundpfeiler der DSGVO und essenziell für das Vertrauen von Partnern und Betroffenen. Unternehmen sollten daher:

• Explizite, dokumentierte Einwilligungen für grenzüberschreitende Übertragungen einholen, wo erforderlich

• Klare, zeitnahe Benachrichtigungen an Nutzer geben, wie ihre Daten verwendet und wohin sie übertragen werden

• Sorgfältige Aufzeichnungen zu allen Transfers, rechtlichen Begründungen und Schutzmaßnahmen führen

• Dateninteroperabilitätsstandards übernehmen, um sichere und effiziente Datenübertragungen zu ermöglichen

• Chain-of-Custody für jede Datei wahren, mit Audit-Trails als Nachweis, wer wann auf Daten zugegriffen hat

Jede grenzüberschreitende Filesharing-Entscheidung sollte Nutzeraufklärung, solide Dokumentation und nachweisbare Verantwortlichkeit in den Mittelpunkt stellen.

Nächste Schritte für DSGVO-konformes Filesharing

Internationales Filesharing unter der DSGVO erfordert die richtige Rechtsgrundlage, starke Verschlüsselung, strenge Zugriffskontrollen, umfassende Dokumentation und geschulte Mitarbeitende. Unternehmen sollten daher: Datenflüsse erfassen, Übertragungsmechanismen je Use Case auswählen, Verschlüsselung und RBAC/ABAC implementieren, regelmäßige Audits und Schulungen planen und auf eine sichere, DSGVO-konforme Plattform standardisieren, um Governance zu vereinfachen.

Warum Kiteworks besonders qualifiziert ist

Kiteworks vereint Kiteworks Secure File Sharing, Kiteworks Secure Email, Secure MFT und APIs in einer Plattform mit integrierter Governance. Die Lösung bietet Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, granulare Richtlinienkontrollen (RBAC/ABAC), kundengemanagte Schlüssel und unveränderliche Audit-Trails mit vollständiger Chain-of-Custody-Transparenz – entscheidend für DSGVO-Verantwortlichkeit und Reporting.

Mit flexiblen Bereitstellungsoptionen (On-Premises, Private Cloud oder Hybrid) und Datenresidenz-Steuerung unterstützt Kiteworks die Einhaltung länderspezifischer Vorgaben. Integrierte DLP-, AV/ATP-Scans und SIEM-Integrationen stärken Monitoring und Incident Response. Eingebaute Compliance-Berichte und Richtliniendurchsetzung unterstützen SCC/BCR-Workflows und setzen „Datenschutz durch Technikgestaltung“ bei grenzüberschreitendem Datenaustausch um.

Durch die Reduzierung von Abhängigkeiten zu Einzellösungen und Drittanbieter-Integrationen minimiert Kiteworks die Angriffsfläche und vereinfacht die DSGVO-Compliance beim internationalen Filesharing.

Erfahren Sie mehr über Kiteworks Secure File Sharing mit DSGVO-Compliance und vereinbaren Sie jetzt eine individuelle Demo.

Weitere Ressourcen

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