So gestalten Sie einen sicheren File-Transfer-Workflow für Drittanbieter und Auftragnehmer

Drittanbieter und externe Dienstleister benötigen Zugriff auf Unternehmensdaten, um ihre vertraglich vereinbarten Leistungen zu erbringen. Dadurch entstehen Sicherheitsherausforderungen, die das interne Benutzer-Management nicht abdeckt. Externe Parteien arbeiten außerhalb der unternehmenseigenen Sicherheitskontrollen, nutzen eigene Geräte und Netzwerke und betreuen oft mehrere Kunden gleichzeitig, was das Risiko eines unerwünschten Datenabflusses erhöht.

Traditionelle Ansätze für den Dateiaustausch mit Dienstleistern schaffen erhebliche Schwachstellen. E-Mail-Anhänge umgehen Sicherheitskontrollen und bieten keinen Audit-Trail. Verbraucherdienste wie Dropbox oder Google Drive verfügen nicht über unternehmensgerechte Sicherheits- oder Compliance-Funktionen. FTP und unverschlüsselte Übertragungen setzen sensible Daten während der Übertragung Risiken aus. Manuelle Bereitstellung und Entzug von Zugriffsrechten führen zu Verzögerungen und erhöhen das Risiko, dass ausgeschiedene Dienstleister weiterhin Zugriff behalten.

Dieser Leitfaden bietet praxisnahe Frameworks für die Gestaltung sicherer Dateiaustausch-Workflows speziell für Drittanbieter-Beziehungen. Sie erfahren, wie Sie zeitlich begrenzte Zugriffsrechte umsetzen, das Onboarding und Offboarding von Dienstleistern automatisieren, Sicherheitsrichtlinien konsequent durchsetzen, umfassende Audit-Trails pflegen und die Einhaltung vertraglicher sowie gesetzlicher Vorgaben sicherstellen.

Executive Summary

Kernaussage: Sichere Drittanbieter-Workflows für den Dateiaustausch setzen auf automatisiertes Onboarding mit Identitätsprüfung, zeitlich begrenzten Zugriff, der mit Vertragsende erlischt, rollenbasierte Berechtigungen, die Dienstleister auf notwendige Daten beschränken, umfassende Audit-Protokollierung aller Aktivitäten, automatisiertes Offboarding mit sofortigem Zugriffsentzug bei Vertragsende sowie Sicherheitskontrollen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung und Verschlüsselung, die Daten während des gesamten Dienstleister-Lebenszyklus schützen.

Warum das wichtig ist: Datenpannen durch Drittanbieter stellen ein erhebliches Risiko für Unternehmen dar, da Dienstleister häufig als Einfallstor für Sicherheitsvorfälle dienen. Unzureichende Zugriffskontrollen führen zu Compliance-Verstößen, wenn Auditoren keinen ordnungsgemäßen Nachweis über die Überwachung von Drittanbieter-Zugriffen erhalten. Manuelles Management bindet erhebliche IT-Ressourcen für Bereitstellung und Entzug von Zugriffsrechten und schafft Sicherheitslücken, wenn Zugriffe nach Vertragsende nicht rechtzeitig entzogen werden. Automatisierte Workflows reduzieren Sicherheitsrisiken, gewährleisten Compliance und minimieren Verwaltungsaufwand, während sie die notwendige geschäftliche Zusammenarbeit mit externen Parteien ermöglichen.

wichtige Erkenntnisse

1. Automatisiertes Onboarding etabliert Sicherheitskontrollen vor Datenzugriff durch Dienstleister. Workflows erfassen erforderliche Unterlagen wie unterschriebene Business Associate Agreements oder Geheimhaltungsverträge, prüfen die Identität des Dienstleisters, konfigurieren passende Zugriffsrechte, übermitteln Zugangsdaten sicher und dokumentieren alle Aktivitäten für Compliance-Zwecke – ohne manuelle IT-Eingriffe.

2. Zeitlich begrenzter Zugriff endet automatisch mit Beendigung der Dienstleisterbeziehung. Unternehmen legen Ablaufdaten für Zugriffsrechte entsprechend der Vertragslaufzeit fest, implementieren automatische Benachrichtigungen vor Ablauf und entziehen Zugriffe sofort bei Vertragsende. So wird verhindert, dass ehemalige Dienstleister weiterhin Zugriff auf Unternehmensdaten behalten.

3. Rollenbasierte Berechtigungen beschränken Dienstleister auf notwendige Daten. Dienstleister erhalten nur die minimal erforderlichen Rechte für die vertraglich vereinbarte Tätigkeit, mit Einschränkungen basierend auf Datenklassifizierung, Projektumfang und geschäftlichem Bedarf, validiert durch Freigabe-Workflows.

4. Umfassende Audit-Protokollierung belegt die Überwachung von Dienstleistern für Compliance-Zwecke. Systeme erfassen automatisch alle Datei-Zugriffe, Transfers, Downloads und Authentifizierungsversuche von Dienstleistern und liefern so den Nachweis, dass Unternehmen den Drittanbieter-Zugriff wie gesetzlich und vertraglich gefordert überwachen und steuern.

5. Automatisiertes Offboarding entfernt alle Dienstleister-Zugriffe systemübergreifend gleichzeitig. Bei Vertragsende oder Kündigung entziehen automatisierte Workflows sofort alle Zugangsdaten, deaktivieren Konten, archivieren Aktivitätsprotokolle und stellen den vollständigen Zugriffsentzug sicher – ohne manuellen Aufwand in mehreren Systemen.

Risiken beim Drittanbieter-Dateiaustausch verstehen

Externe Dienstleister und Lieferanten bringen spezifische Sicherheitsrisiken mit sich, die spezielle Kontrollen erfordern – über die Maßnahmen für interne Mitarbeitende hinaus.

Typische Sicherheitsrisiken durch Drittanbieter

Unternehmen müssen verschiedene Risikokategorien adressieren, wenn sie Dienstleistern Dateizugriff ermöglichen.

Kompromittierte Dienstleister-Zugangsdaten

Dienstleister verwenden möglicherweise schwache Passwörter, nutzen Zugangsdaten mehrfach bei verschiedenen Kunden oder schützen diese nicht ausreichend. Kompromittierte Zugangsdaten ermöglichen Angreifern legitimen Zugriff auf Unternehmensdaten.

Drittanbieter-Zugangsdaten sind attraktive Ziele, da sie oft weitreichenden Zugriff auf sensible Daten bieten, weniger überwacht werden als Mitarbeiterkonten und nach Projektende häufig länger aktiv bleiben als nötig.

Unzureichende Sicherheitspraktiken bei Dienstleistern

Unternehmen können die Sicherheitspraktiken ihrer Dienstleister nicht direkt kontrollieren. Dienstleister nutzen eventuell unverschlüsselte Geräte, verbinden sich über unsichere Netzwerke oder verfügen nicht über ausreichende Security Awareness. Daten, auf die Dienstleister zugreifen, können durch deren Sicherheitslücken kompromittiert werden.

Datenabfluss durch böswillige Dienstleister

Auch wenn die meisten Dienstleister vertrauenswürdig sind, müssen Unternehmen sich gegen böswillige Akteure schützen, die Daten gezielt für Wettbewerbsvorteile, Weiterverkauf oder andere Zwecke stehlen. Fehlende Kontrollen ermöglichen es, dass böswillige Dienstleister große Datenmengen unbemerkt herunterladen.

Fortbestehender Zugriff nach Vertragsende

Manuelle Prozesse zum Entzug von Zugriffsrechten führen oft dazu, dass Dienstleister nach Vertragsende weiterhin Zugriff behalten. Ehemalige Dienstleister können so über längere Zeiträume Risiken verursachen. Unternehmen wissen häufig nicht, auf welche Systeme ehemalige Dienstleister noch zugreifen können.

Fehlende Transparenz über Dienstleister-Aktivitäten

Unternehmen haben Schwierigkeiten, die Nutzung der abgerufenen Daten durch Dienstleister zu überwachen. Ohne umfassende Audit-Trails können Sicherheitsteams verdächtiges Verhalten wie Zugriffe außerhalb des Projektumfangs, ungewöhnlich große Downloads oder Aktivitäten zu unerwarteten Zeiten nicht erkennen.

Compliance- und Vertragsverletzungen

Vorgaben wie HIPAA, DSGVO und CMMC 2.0 verlangen von Unternehmen, den Drittanbieter-Zugriff auf Daten zu steuern und zu überwachen. Unzureichendes Dienstleister-Management führt zu Compliance-Verstößen. Business Associate Agreements und Dienstleisterverträge definieren Sicherheitsanforderungen, die Unternehmen durchsetzen müssen.

Regulatorische Anforderungen für Drittanbieter-Zugriffe

Wichtige Compliance-Frameworks stellen spezifische Anforderungen an das Management von Dienstleister-Zugriffen auf sensible Daten.

HIPAA-Anforderungen an Business Associates

Gesundheitseinrichtungen, die geschützte Gesundheitsinformationen (PHI) mit Dienstleistern teilen, müssen Business Associate Agreements (BAA) abschließen, die Sicherheits- und Datenschutzpflichten festlegen. Unternehmen bleiben für den Umgang der Dienstleister mit PHI verantwortlich und müssen Schutzmaßnahmen umsetzen, die sicherstellen, dass Dienstleister PHI angemessen schützen.

Erforderliche Schutzmaßnahmen umfassen:

• Authentifizierungsmechanismen zur Identitätsprüfung des Dienstleisters
• Verschlüsselung zum Schutz von PHI während Übertragung und Speicherung
• Zugriffskontrollen, die Dienstleister auf das notwendige Minimum an PHI beschränken
• Audit-Kontrollen zur Nachverfolgung aller PHI-Zugriffe durch Dienstleister
• Verfahren zur Meldung von Datenschutzvorfällen durch Dienstleister

DSGVO-Anforderungen an Auftragsverarbeiter

Unternehmen, die personenbezogene Daten an Dienstleister als Auftragsverarbeiter weitergeben, müssen sicherstellen, dass diese ausreichende Garantien für DSGVO-Compliance bieten. Schriftliche Verträge müssen Verarbeitungszweck, Datenschutzmaßnahmen und Pflichten des Auftragsverarbeiters festlegen.

Unternehmen müssen:

• Due Diligence zur Überprüfung der Sicherheitsfähigkeiten des Auftragsverarbeiters durchführen
• Vertragliche Regelungen mit konkreten Sicherheitsanforderungen umsetzen
• Die Einhaltung der vertraglichen Pflichten durch den Auftragsverarbeiter überwachen
• Verarbeitungsaktivitäten einschließlich der Beteiligung von Auftragsverarbeitern dokumentieren
• Sicherstellen, dass Auftragsverarbeiter Daten nach Ende der Verarbeitung löschen oder zurückgeben

CMMC-Anforderungen für Drittanbieter

Rüstungsunternehmen, die kontrollierte, nicht klassifizierte Informationen (CUI) an Subunternehmer weitergeben, müssen sicherstellen, dass diese die entsprechenden CMMC-Kontrollen implementieren. Hauptauftragnehmer bleiben für den Schutz von CUI entlang der gesamten Lieferkette verantwortlich.

Erforderliche Maßnahmen umfassen:

• Überprüfung der CMMC-Zertifizierungsstufen der Subunternehmer
• Verankerung von Sicherheitsanforderungen in Subunternehmerverträgen
• Überwachung der Einhaltung der Sicherheitsanforderungen durch Subunternehmer
• Pflege von Audit-Trails über CUI-Transfers an Subunternehmer
• Sicherstellung des zeitnahen Zugriffsentzugs bei Subunternehmern

Sichere Workflows für den Drittanbieter-Dateiaustausch gestalten

Dieser Abschnitt bietet detaillierte Empfehlungen zur Umsetzung sicherer Workflows für den Dateiaustausch mit Dienstleistern – vom Onboarding bis zum Offboarding.

Schritt 1: Automatisiertes Onboarding für Dienstleister implementieren

Strukturiertes Onboarding etabliert Sicherheitskontrollen, bevor Dienstleister Zugriff auf Unternehmensdaten erhalten.

Dienstleister-Kategorien und Zugriffslevel definieren

Definieren Sie Dienstleister-Kategorien mit vordefinierten Zugriffsrechten:

Onboarding-Workflow erstellen

Setzen Sie automatisierte Workflows ein, die Dienstleister durch das Onboarding führen:

Workflow-Schritte:

1. Dienstleister stellt Zugriffsanfrage über ein sicheres Portal
2. System leitet Anfrage an den zuständigen Genehmiger weiter, basierend auf gewünschtem Zugriffslevel
3. Genehmiger prüft die geschäftliche Begründung und genehmigt/lehnen ab
4. System generiert automatisch erforderliche Unterlagen (NDA, BAA, Sicherheitsbestätigung)
5. Dienstleister füllt die erforderlichen Unterlagen elektronisch aus
6. System prüft die Identität des Dienstleisters mittels Zwei-Faktor-Authentifizierung
7. System vergibt Zugriffsrechte gemäß genehmigten Berechtigungen
8. System übermittelt Zugangsdaten über einen sicheren Übertragungsweg
9. Dienstleister absolviert Security Awareness Training
10. System dokumentiert alle Onboarding-Aktivitäten für Compliance-Zwecke

Erforderliche Unterlagen erfassen

Automatisieren Sie die Sammlung und Überprüfung erforderlicher Dokumente:

• Business Associate Agreements für HIPAA-relevante Unternehmen
• Geheimhaltungsverträge zum Schutz vertraulicher Informationen
• Sicherheitsbestätigungen zur Dokumentation der Sicherheitsfähigkeiten des Dienstleisters
• Versicherungsnachweise gemäß vertraglicher Vorgaben
• Compliance-Zertifikate (SOC 2, ISO 27001, CMMC)
• Ergebnisse von Background-Checks für Dienstleister mit Zugriff auf sensible Daten

Speichern Sie ausgeführte Dokumente in einem zentralen Repository mit Zugriffskontrollen und Aufbewahrungsfristen gemäß regulatorischer Vorgaben.

Identität des Dienstleisters verifizieren

Setzen Sie starke Identitätsprüfung vor der Vergabe von Zugriffsrechten um:

• Zwei-Faktor-Authentifizierung mittels Authenticator-Apps oder Hardware-Token
• E-Mail-Verifizierung zur Bestätigung der Kontrolle über die angegebene Adresse
• Telefonverifizierung bei risikoreichen Zugriffsanfragen
• Prüfung von Ausweisdokumenten bei Zugriff auf hochsensible Daten
• Integration mit Identitätsanbietern des Dienstleisters über föderierte Authentifizierung

Schritt 2: Rollenbasierte Berechtigungen für Dienstleister konfigurieren

Setzen Sie das Prinzip der minimalen Rechtevergabe um, sodass Dienstleister nur die notwendigen Berechtigungen erhalten.

Dienstleister-Rollen definieren

Erstellen Sie Rollen, die typische Zugriffsmuster von Dienstleistern abbilden:

Beispielrollen für Dienstleister:

Rolle Finanzprüfer:

• Darf Finanzunterlagen im Audit-Umfang einsehen (nicht herunterladen)
• Hat Zugriff auf Audit-Dokumentation und unterstützende Materialien
• Darf keine Finanzdaten verändern
• Zugriff ist auf den Audit-Zeitraum (typisch 2–4 Wochen) begrenzt
• Alle Aktivitäten werden im Audit-Trail protokolliert

Rolle IT-Berater:

• Darf bestimmte Systeme zur Fehlerbehebung betreten
• Darf Konfigurationsdateien hoch- und herunterladen
• Kein Zugriff auf Produktionsdaten
• Zugriff ist auf die Projektdauer begrenzt
• Zugriff auf Produktionssysteme erfordert explizite Freigabe

Rolle Marketing-Agentur:

• Darf Marketingmaterialien und Kampagneninhalte hochladen
• Darf freigegebene Marketinginhalte herunterladen
• Kein Zugriff auf Kundendaten oder Finanzinformationen
• Zugriff ist auf die Kampagnendauer begrenzt
• Unterliegt Markenrichtlinien und Freigabe-Workflows

Dienstleister-Rollen auf Datenzugriffe abbilden

Dokumentieren Sie, auf welche Daten jede Rolle zugreifen darf:

Dienstleister-Rolle: Healthcare Claims Processor
Erlaubte Datenklassifizierungen: PHI, Claims Data
Verbotene Datenklassifizierungen: Strategische Pläne, Finanzunterlagen, Personaldaten
Erlaubte Aktionen: Hochladen, Herunterladen, Anzeigen
Verbotene Aktionen: Löschen, externes Teilen
Geografische Einschränkungen: Nur US-basierte Speicherung
Zugriffszeitraum: Vertragslaufzeit (12 Monate)

Dynamische Zugriffskontrollen implementieren

Konfigurieren Sie Zugriffskontrollen, die sich kontextabhängig anpassen:

• Zeitbasierte Einschränkungen (nur während Geschäftszeiten)
• Standortbasierte Einschränkungen (nur von Dienstleisterbüros oder genehmigten Standorten)
• Gerätebasierte Einschränkungen (nur verwaltete Geräte mit Sicherheitsstandards)
• Anomalie-basierte Einschränkungen (Auffälligkeiten werden zur Überprüfung gemeldet)

Schritt 3: Sichere Mechanismen für den Dateiaustausch implementieren

Bieten Sie Dienstleistern sichere Wege für den Dateiaustausch und behalten Sie die Kontrolle über Ihre Daten.

Sichere Upload-Portale

Erstellen Sie gebrandete Portale für den Datei-Upload durch Dienstleister:

• Webbasiertes Interface ohne Softwareinstallation beim Dienstleister
• Drag-and-Drop-Funktionalität für Benutzerfreundlichkeit
• Automatischer AV-Scan hochgeladener Dateien
• Verschlüsselung der Dateien direkt beim Upload mittels AES 256
• Automatische Benachrichtigung interner Empfänger nach Abschluss des Uploads
• Aufbewahrungsrichtlinien, die Dateien nach definierten Zeiträumen automatisch löschen

Sichere Download-Funktionen

Ermöglichen Sie Dienstleistern den sicheren Abruf von Dateien:

• Sichere Filesharing-Links mit Ablaufdatum
• Passwortschutz für sensible Dateien
• Download-Limits zur Vermeidung unbegrenzter Abrufe
• Wasserzeichen mit Dienstleister-Identität zur Abschreckung vor unbefugtem Teilen
• Nachverfolgung, wann und von wo Dienstleister Dateien herunterladen

Zusammenarbeits-Workspaces

Bieten Sie gemeinsame Arbeitsbereiche für die laufende Zusammenarbeit:

• Projektbezogene Ordner mit passenden Zugriffsrechten für Dienstleister
• Versionskontrolle zur Nachverfolgung von Dokumentänderungen
• Kommentarfunktion für Diskussionen ohne E-Mail
• Zugriff wird nach Projektabschluss automatisch entzogen
• Alle Aktivitäten werden im Audit-Log erfasst

Schritt 4: Umfassendes Monitoring und Audit-Protokollierung implementieren

Umfassende Protokollierung belegt die Überwachung von Dienstleistern für Compliance und Sicherheit.

Detaillierte Audit-Protokollierung konfigurieren

Erfassen Sie alle Aktivitäten von Dienstleistern in manipulationssicheren Audit-Logs:

Erforderliche Log-Elemente:

• Identität des Dienstleisters und Authentifizierungsmethode
• Zeitstempel der Aktivität mit Zeitzone
• Aktion (Login, Datei-Upload, Datei-Download, Datei-Anzeige, Datei-Löschung)
• Zugreifbare Dateien oder Ordner mit vollständigem Pfad
• Quell-IP-Adresse und geografischer Standort
• Geräteinformationen und Sicherheitsstatus
• Erfolg oder Fehlschlag der Aktion
• Datenklassifizierung der abgerufenen Dateien

Anomalie-Erkennung implementieren

Automatisiertes Monitoring erkennt verdächtiges Verhalten von Dienstleistern:

• Ungewöhnliche Zugriffszeiten (z. B. Mitternacht bei üblichen Geschäftszeiten)
• Geografische Anomalien (Zugriffe aus unerwarteten Ländern)
• Mengenanomalien (deutlich mehr Downloads als üblich für die Rolle)
• Scope-Anomalien (Zugriffe außerhalb des Projektumfangs)
• Fehlgeschlagene Authentifizierungsversuche als Hinweis auf Credential-Angriffe
• Schnelle, aufeinanderfolgende Downloads als Hinweis auf Datenabfluss

Berichte zu Dienstleister-Aktivitäten generieren

Erstellen Sie automatisierte Berichte zur Überwachung von Dienstleistern:

• Wöchentliche Zusammenfassungen für das Security-Team
• Monatliche Berichte für Dienstleister-Manager mit Aktivitätenübersicht
• Vierteljährliche Compliance-Berichte zur Dokumentation der Zugriffskontrollen
• Jahresberichte für Geschäftsleitung und Vorstand
• Ad-hoc-Berichte für Compliance-Audits und Untersuchungen

Schritt 5: Zeitlich begrenzte Zugriffsrechte mit automatischem Ablauf implementieren

Automatisieren Sie den Ablauf von Zugriffsrechten, um zu verhindern, dass ehemalige Dienstleister weiterhin Zugriff behalten.

Zugriffsablaufdaten konfigurieren

Legen Sie Ablaufdaten bei der Bereitstellung von Dienstleister-Zugriffen fest:

• Ablaufdatum entspricht dem Vertragsende
• Kürzere Laufzeiten für risikoreiche Zugriffe mit regelmäßiger Erneuerung
• Erneuerungs-Workflows für fortlaufende Dienstleister-Beziehungen
• Maximale Zugriffszeiten mit Pflicht zur erneuten Freigabe

Ablaufbenachrichtigungen automatisieren

Benachrichtigen Sie Beteiligte vor Ablauf des Zugriffs:

• 30 Tage vorher: Hinweis an Dienstleister-Manager zur möglichen Verlängerung
• 14 Tage vorher: Hinweis an Dienstleister zum bevorstehenden Ablauf
• 7 Tage vorher: Eskalation an das Security-Team
• Letzte Benachrichtigung 24 Stunden vor Ablauf
• Bestätigung nach Zugriffsentzug

Übergangsfristen mit Einschränkungen implementieren

Bieten Sie begrenzte Übergangsfristen für legitime Geschäftsbedarfe:

• Zugriff während der Übergangsfrist nur lesend
• Zugriff auf spezifische Daten zur Arbeitsvollendung begrenzt
• Aktivitäten während der Übergangsfrist werden intensiv protokolliert und überwacht
• Übergangsfrist erfordert explizite Freigabe durch den Dienstleister-Manager
• Automatischer, endgültiger Zugriffsentzug nach Ablauf der Übergangsfrist

Schritt 6: Sicheres Offboarding für Dienstleister implementieren

Automatisiertes Offboarding stellt sicher, dass alle Zugriffsrechte bei Beziehungsende vollständig entzogen werden.

Offboarding-Workflows auslösen

Starten Sie Offboarding automatisch bei verschiedenen Auslösern:

• Erreichen des Vertragsablaufdatums
• Manuelle Kündigung durch den Dienstleister-Manager
• Sicherheitsvorfall mit Dienstleisterbeteiligung
• Übernahme oder Fusion der Dienstleisterorganisation
• Nichtabschluss des erforderlichen Security Trainings
• Nichteinhaltung vertraglicher Sicherheitsanforderungen

Umfassenden Zugriffsentzug durchführen

Entziehen Sie alle Zugriffsrechte systemübergreifend:

Offboarding-Aktionen:

1. Sofortige Deaktivierung der Authentifizierungsdaten des Dienstleisters
2. Entzug aller rollenbasierten Berechtigungen in allen Systemen
3. Beendigung aktiver Sitzungen mit sofortigem Logout
4. Entfernung aus Verteilerlisten und gemeinsamen Ressourcen
5. Archivierung der Dienstleister-Aktivitätsprotokolle in sichere Langzeitablage
6. Erstellung eines Offboarding-Berichts zum Nachweis des Zugriffsentzugs
7. Benachrichtigung des Dienstleister-Managers über den Abschluss des Offboardings
8. Planung regelmäßiger Überprüfungen zur Bestätigung des Zugriffsentzugs

Compliance-Dokumentation pflegen

Bewahren Sie Nachweise für ordnungsgemäßes Dienstleister-Management auf:

• Abgeschlossene Vereinbarungen (BAA, NDA, Verträge)
• Protokolle zur Bereitstellung und Entziehung von Zugriffsrechten
• Vollständige Audit-Logs der Dienstleister-Aktivitäten
• Berichte zu Sicherheitsvorfällen mit Dienstleisterbeteiligung
• Nachweise über abgeschlossene Trainings
• Bestätigung des Offboarding-Abschlusses

Bewahren Sie Dokumente gemäß regulatorischer Vorgaben auf: 6 Jahre für HIPAA, mindestens 3 Jahre für CMMC, variabel für andere Frameworks.

Schritt 7: Regelmäßige Überprüfung der Dienstleister-Zugriffe durchführen

Regelmäßige Überprüfungen stellen sicher, dass Dienstleister nur angemessene Zugriffsrechte behalten.

Vierteljährliche Zugriffsüberprüfungen planen

Führen Sie umfassende Überprüfungen nach festem Zeitplan durch:

• Berichte mit allen aktiven Dienstleister-Konten und Zugriffsdetails generieren
• Berichte zur Validierung an Dienstleister-Manager verteilen
• Manager müssen den fortbestehenden geschäftlichen Bedarf für jeden Dienstleister bestätigen
• Zugriffsrechte, die nicht mehr benötigt werden, identifizieren und entfernen
• Abschluss der Überprüfung für Compliance dokumentieren

Automatisierte Rezertifizierung der Zugriffsrechte implementieren

Periodische Neufreigabe der Zugriffsrechte verlangen:

• Vierteljährliche Rezertifizierung für Dienstleister mit weitreichendem oder sensiblem Zugriff
• Jährliche Rezertifizierung für alle Dienstleister-Konten
• Automatische Sperrung des Zugriffs bei ausbleibender Rezertifizierung
• Eskalation an das Management bei überfälligen Rezertifizierungen
• Audit-Trail aller Rezertifizierungsentscheidungen

Sicherheitsstatus der Dienstleister überprüfen

Bewerten Sie regelmäßig die Sicherheitsfähigkeiten der Dienstleister:

• Jährliche Sicherheitsbewertungen für strategische Dienstleister
• Überprüfung aktueller SOC 2-Berichte oder Sicherheitszertifikate
• Validierung des Versicherungsschutzes der Dienstleister
• Überprüfung der Einhaltung vertraglicher Sicherheitsanforderungen
• Durchführung von Sicherheitsfragebögen zur Bewertung der Kontrollen

Wie Kiteworks sicheren Drittanbieter-Dateiaustausch ermöglicht

Die sichere Managed File Transfer-Lösung von Kiteworks bietet umfassende Funktionen speziell für das Management von Datei-Zugriffen durch externe Dienstleister und Lieferanten.

Automatisiertes Management des Dienstleister-Lebenszyklus

Kiteworks automatisiert den gesamten Lebenszyklus von Dienstleistern – vom Onboarding bis zum Offboarding. Unternehmen können Workflows konfigurieren, die erforderliche Unterlagen erfassen, die Identität verifizieren, passende Zugriffsrechte bereitstellen und Zugriffe automatisch mit Vertragsende entziehen.

Die Workflow-Funktionen der Plattform eliminieren manuelle Prozesse, die Sicherheitslücken und Verwaltungsaufwand verursachen, und sorgen für eine konsequente Umsetzung von Sicherheitskontrollen über alle Dienstleisterbeziehungen hinweg.

Granulare Zugriffskontrollen

Das Private Data Network von Kiteworks setzt rollen- und attributbasierte Zugriffskontrollen um, die Dienstleister auf die notwendigen Daten beschränken. Unternehmen können Berechtigungen nach Rolle, Datenklassifizierung, Tageszeit, Gerätesicherheitsstatus und weiteren Attributen konfigurieren.

Zugriffskontrollen setzen das Prinzip der minimalen Rechtevergabe automatisch um, ohne dass manuelle Rechteverwaltung für jeden Dienstleister erforderlich ist.

Umfassende Audit-Trails

Kiteworks bietet detaillierte Audit-Protokollierung aller Dienstleister-Aktivitäten. Die Protokolle enthalten Identität, Authentifizierungsdetails, abgerufene Dateien, ausgeführte Aktionen, Zeitstempel und Geräteinformationen.

Zentrale Protokollierung belegt die Überwachung von Dienstleistern für die Einhaltung von HIPAA, DSGVO, CMMC und vertraglichen Anforderungen. Unternehmen können schnell Berichte generieren, um Auditoren und Aufsichtsbehörden angemessenes Dienstleister-Management nachzuweisen.

Zeitlich begrenzter Zugriff

Die Plattform unterstützt den automatischen Ablauf von Zugriffsrechten, sodass Dienstleister mit Vertragsende den Zugriff verlieren. Unternehmen konfigurieren Ablaufdaten entsprechend der Vertragslaufzeit, erhalten Benachrichtigungen vor Ablauf und entziehen Zugriffe automatisch – ohne manuelles Eingreifen.

Diese Funktion eliminiert das Risiko, dass ehemalige Dienstleister nach Beziehungsende weiterhin Zugriff auf Unternehmensdaten behalten.

Sichere Kollaborationsfunktionen

Kiteworks bietet sichere Portale, Filesharing und Zusammenarbeits-Workspaces speziell für externe Parteien. Dienstleister greifen über sichere Web-Oberflächen auf Dateien zu, ohne Softwareinstallation, während Unternehmen die volle Kontrolle und Transparenz behalten.

Die Data-Governance-Funktionen der Plattform sorgen dafür, dass der Datei-Zugriff von Dienstleistern jederzeit mit den Sicherheitsrichtlinien und regulatorischen Anforderungen des Unternehmens übereinstimmt.

Erfahren Sie mehr über das Management externer Dienstleister- und Lieferanten-Zugriffe auf Dateien: Fordern Sie jetzt eine individuelle Demo an.

Weitere Ressourcen 

• Kurzüberblick  
  Kiteworks MFT: Wenn Sie die modernste und sicherste Managed File Transfer-Lösung benötigen
• Blog-Beitrag  
  6 Gründe, warum Managed File Transfer besser ist als FTP
• Blog-Beitrag
  Die Rolle von Managed File Transfer im modernen Unternehmen neu denken
• Video  
  Checkliste: Wichtige Funktionen für modernes Managed File Transfer
• Blog-Beitrag  
  Cloud vs. On-Premises Managed File Transfer: Welche Bereitstellung ist optimal?