Fünf Anzeichen dafür, dass Ihr Prozess zur Datenerfassung weder sicher noch konform ist

Die meisten Unternehmen, insbesondere aus den Bereichen Finanzdienstleistungen, Gesundheitswesen, Recht und öffentlicher Sektor, erfassen täglich vertrauliche Informationen über Formulare – Kundendaten, Gesundheitsakten, Zahlungsinformationen und Mitarbeiterdaten. Dennoch setzen sich viele Unternehmen unwissentlich dem Risiko von Datenschutzverstößen, Compliance-Verletzungen und hohen Bußgeldern aus, weil ihre Datenerfassungsprozesse grundlegende Sicherheitslücken aufweisen.

Für CISOs, Sicherheitsverantwortliche, Compliance-Beauftragte, IT-Leiter und Datenschutzbeauftragte (DPOs), die unter HIPAA, DSGVO, PCI DSS, SOX und regionalen Datenschutzgesetzen arbeiten, ist die Identifizierung dieser Schwachstellen entscheidend, um gesetzliche Vorgaben einzuhalten und den Ruf des Unternehmens zu schützen.

Dieser Beitrag hilft Ihnen, fünf kritische Warnsignale zu erkennen, die darauf hindeuten, dass Ihre Formulare Ihr Unternehmen gefährden könnten, und erklärt, wie eine konforme und sichere Datenerfassung aussieht.

Executive Summary

Kernaussage: Unternehmen nutzen häufig unsichere Methoden zur Datenerfassung, die zu Compliance-Verstößen und Sicherheitslücken führen, ohne die konkreten Schwachstellen in ihren Prozessen zu kennen.

Warum Sie das interessieren sollte: Wenn Sie diese Warnsignale frühzeitig erkennen, vermeiden Sie Datenschutzverletzungen, behördliche Strafen, fehlgeschlagene Audits und Reputationsschäden – und schützen gleichzeitig sensible Kunden- und Mitarbeiterdaten über verschiedene Compliance-Rahmenwerke hinweg.

Wichtige Erkenntnisse

1. Datenübertragung ohne Verschlüsselung setzt vertrauliche Informationen dem Abfangen aus und verstößt gegen HIPAA-, DSGVO- und PCI DSS-Anforderungen, die eine Verschlüsselung für geschützte Daten während der Übertragung und im ruhenden Zustand vorschreiben.
2. Fehlende Prüfprotokolle verhindern den Nachweis der Compliance bei behördlichen Prüfungen, da Rahmenwerke wie HIPAA und DSGVO detaillierte Aufzeichnungen darüber verlangen, wer wann auf welche Daten zugegriffen hat.
3. Fehlende Zugriffskontrollen ermöglichen unbefugten Anwendern den Zugriff auf vertrauliche Daten, die über Formulare erfasst wurden – das führt zu Compliance-Verstößen und erhöht das Risiko von Datenpannen in verschiedenen regulatorischen Rahmenwerken.
4. Drittanbieter-Formular-Tools ohne ordnungsgemäße Datenverarbeitungsvereinbarungen übertragen die rechtliche Verantwortung auf Ihr Unternehmen und speichern Daten möglicherweise an nicht konformen Standorten – ein Verstoß gegen Anforderungen zur Datensouveränität, die für die DSGVO und regionale Datenschutzgesetze essenziell sind.
5. Formulare, die mehr Daten erfassen als nötig, verletzen das Prinzip der Datenminimierung, das von der DSGVO gefordert wird, und setzen Ihr Unternehmen unnötigen Risiken aus, falls diese Daten kompromittiert oder missbraucht werden.

Warnsignal 1: Ihre Formulare nutzen keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung

Wie sieht eine sichere Datenübertragung aus?

Sichere Datenerfassungsformulare verschlüsseln Informationen vom Moment der Eingabe bis zum Zugriff durch autorisiertes Personal auf geschützten Systemen. Viele Unternehmen nutzen zwar HTTPS für die Übertragung, speichern die erfassten Daten aber in unverschlüsselten Datenbanken oder E-Mail-Postfächern – eine kritische Schwachstelle, die die Compliance und den Ruf des Unternehmens gefährdet.

HIPAA verlangt die Verschlüsselung elektronischer geschützter Gesundheitsinformationen (ePHI) sowohl während der Übertragung als auch im ruhenden Zustand. Die HIPAA Security Rule adressiert dies in den technischen Sicherheitsvorgaben und verlangt von betroffenen Unternehmen, Mechanismen zur Verschlüsselung und Entschlüsselung von ePHI zu implementieren. PCI DSS Anforderung 4 schreibt starke Kryptografie und Sicherheitsprotokolle zum Schutz von Karteninhaberdaten während der Übertragung über offene, öffentliche Netzwerke vor. DSGVO Artikel 32 verlangt angemessene technische Maßnahmen, einschließlich Verschlüsselung personenbezogener Daten. Für Unternehmen, die SOX unterliegen, schützt Verschlüsselung Finanzdaten vor unbefugtem Zugriff und Manipulation.

So erkennen Sie dieses Problem

Überprüfen Sie, ob Ihr Datenerfassungsprozess folgende Verschlüsselungslücken aufweist:

• Formulare verwenden HTTP statt HTTPS (achten Sie auf das Schloss-Symbol im Browser)
• Erfasste Daten werden unverschlüsselt per Standard-E-Mail zugestellt
• Formularantworten werden in Datenbanken ohne Verschlüsselung im ruhenden Zustand gespeichert
• Mobile Formulare synchronisieren Daten über unsichere Verbindungen
• Datei-Uploads mit sensiblen Informationen werden bei der Speicherung nicht verschlüsselt

Unternehmen aus Finanzdienstleistungen, Gesundheitswesen, Recht und öffentlichem Sektor sollten fortschrittliche Verschlüsselungsmethoden implementieren, die Daten während des gesamten Lebenszyklus schützen. AES 256 gilt als Goldstandard für Daten im ruhenden Zustand, während TLS 1.2 oder höher die Übertragung sichern sollte. Diese Maßnahmen schaffen Vertrauen in die Datensicherheit und reduzieren Sorgen bezüglich Compliance-Verstößen.

Warum das für die Audit-Vorbereitung wichtig ist

Prüfer achten bei Compliance-Assessments gezielt auf die Umsetzung von Verschlüsselung. Bei HIPAA-Audits prüft das Office for Civil Rights, ob Unternehmen Risikoanalysen durchgeführt und Verschlüsselung angemessen implementiert haben. PCI DSS-Prüfer testen die Verschlüsselung bei vierteljährlichen Netzwerkscans und jährlichen Assessments. Ohne angemessene Verschlüsselung drohen Audit-Feststellungen, die sofortige Abhilfemaßnahmen erfordern und den Ruf Ihres Unternehmens bei Kunden, Partnern und Stakeholdern schädigen können.

Sicherheitsverantwortliche müssen die Compliance für Audits überwachen und dokumentieren, um Führungsstärke bei Sicherheitspraktiken zu zeigen und Vertrauen bei Kunden und Partnern aufzubauen. Die richtige Umsetzung der Verschlüsselung belegt Ihr Engagement für lokale Datenschutzgesetze und hilft, die Erwartungen von Vorstand und Investoren zu erfüllen.

Wichtige Erkenntnisse:

• Verschlüsselung muss Daten bei Übertragung und Speicherung schützen – nicht nur eines von beidem
• Regulatorische Rahmenwerke schreiben Verschlüsselung als technische Schutzmaßnahme vor
• Audit-Fehler im Zusammenhang mit Verschlüsselung führen meist zu verpflichtenden Korrekturmaßnahmen

Warnsignal 2: Sie können nicht nachvollziehen, wer auf erfasste Daten zugegriffen hat

Was sind Audit-Trails und warum sind sie wichtig?

Ein Audit-Trail ist eine chronologische Aufzeichnung, die dokumentiert, wer auf Daten zugegriffen, sie verändert oder gelöscht hat – inklusive Zeitstempel und konkreter Aktionen. Sichere Datenerfassungsformulare generieren diese Aufzeichnungen automatisch, ohne manuelle Dokumentation, und geben Sicherheitsverantwortlichen Sicherheit hinsichtlich der Compliance bei internationalen Datenbewegungen.

HIPAA verlangt von betroffenen Unternehmen, Hardware-, Software- und Verfahrensmechanismen zu implementieren, die Aktivitäten in Informationssystemen mit ePHI aufzeichnen und prüfen. DSGVO Artikel 30 verpflichtet Unternehmen, Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten zu führen, einschließlich der Zugriffsberechtigten auf personenbezogene Daten. Diese Audit-Anforderungen bestehen, weil der Nachweis der Compliance belegt, dass Ihre Kontrollen tatsächlich funktionieren. Für multinationale Unternehmen helfen umfassende Audit-Trails, die Compliance in allen Rechtsräumen zu gewährleisten.

Typische Lücken bei Audit-Trails

Viele Unternehmen entdecken diese Probleme erstmals bei einer Compliance-Prüfung:

• Keine Aufzeichnung, welche Mitarbeitenden Formulareinsendungen eingesehen haben
• Unklar, wann auf sensible Daten zugegriffen oder sie exportiert wurden
• Keine Nachverfolgung administrativer Änderungen an Formulareinstellungen oder Berechtigungen
• Fehlende Protokolle über Lösch- oder Änderungsaktivitäten von Daten
• Unfähigkeit, Zugriffsberichte für bestimmte Zeiträume zu erstellen

Die Implementierung umfassender Prüfprotokolle ist essenziell, um Compliance nachzuweisen. Diese Protokolle müssen jede Interaktion mit sensiblen Daten erfassen und ein manipulationssicheres Protokoll erstellen, das regulatorische Anforderungen erfüllt und Ihre Kompetenz gegenüber Stakeholdern belegt.

Das Compliance-Risiko

Ohne umfassende Prüfprotokolle können Sie die Compliance nicht belegen, selbst wenn Ihre Sicherheitskontrollen ansonsten angemessen sind. Bei einer DSGVO-Prüfung erwarten Aufsichtsbehörden, dass Sie exakt darlegen, wie personenbezogene Daten verarbeitet wurden. Für HIPAA kann das Fehlen von Audit-Kontrollen selbst einen Verstoß gegen die Audit-Kontrollstandards der Security Rule darstellen.

Unternehmen, die sich auf SOC 2 Audits oder eine ISO 27001-Zertifizierung vorbereiten, erfüllen die Anforderungen nicht, wenn sie keine Überwachung und Protokollierung des Zugriffs auf sensible Informationen nachweisen können. Effektive Audit-Trails liefern Prüfern die nötigen Nachweise zur Überprüfung Ihrer Sicherheitslage und helfen CISOs und Compliance-Beauftragten, den Ruf des Unternehmens zu wahren und mit dem guten Gefühl zu schlafen, dass die Systeme sicher sind.

Wichtige Erkenntnisse:

• Audit-Trails müssen automatisch, manipulationssicher und umfassend sein
• Die meisten Compliance-Rahmenwerke verlangen explizit Zugriffprotokollierung
• Fehlende Audit-Trails deuten oft auf tiefere Probleme in der Sicherheitsarchitektur hin

Warnsignal 3: Jeder in Ihrem Unternehmen kann auf Formularantworten zugreifen

Wie sehen korrekte Zugriffskontrollen aus?

Sichere Datenerfassungsformulare setzen rollenbasierte Zugriffskontrollen (RBAC) ein, sodass nur autorisierte Mitarbeitende mit berechtigtem geschäftlichem Bedarf auf erfasste Informationen zugreifen können. Das bedeutet: HR-Formulare sind nur für HR-Mitarbeitende zugänglich, Patientenaufnahmeformulare nur für medizinisches Personal und Zahlungsformulare nur für autorisierte Finanzmitarbeitende. Für IT-Leiter, die Formulardaten mit Unternehmenssystemen integrieren, sorgen korrekte Zugriffskontrollen dafür, dass Anforderungen an Datensouveränität und -residenz eingehalten werden.

Das Prinzip der minimalen Rechtevergabe verlangt, dass Anwender nur die Zugriffsrechte erhalten, die sie für ihre Aufgaben benötigen. Der HIPAA-Standard „Minimum Necessary“ verpflichtet Unternehmen, den Zugriff auf das notwendige Maß zu beschränken. DSGVO Artikel 32 verlangt organisatorische Maßnahmen, die sicherstellen, dass nur autorisierte Personen auf personenbezogene Daten zugreifen können. Für Unternehmen aus Finanzdienstleistungen und Gesundheitswesen sind diese Kontrollen essenziell, um sensible Daten aus Web-Formularen zu erfassen und gleichzeitig Compliance mit HIPAA, DSGVO, PCI DSS und SOX zu wahren.

Korrekte Zugriffskontrollen verhindern unbefugte Einsichtnahme in sensible Formulardaten. Attributbasierte Zugriffskontrollen (ABAC) bieten noch granularere Steuerung, indem sie Benutzerattribute, Ressourcenattribute und Umweltbedingungen bei der Zugriffsentscheidung berücksichtigen – so können Unternehmen ihr Engagement für Datenschutzgesetze nachweisen.

So testen Sie Ihre Zugriffskontrollen

Stellen Sie sich diese Fragen zu Ihrem aktuellen Datenerfassungsprozess:

• Können Sie den Formularzugriff nach Abteilung, Team oder Person einschränken?
• Haben Zeitarbeitskräfte oder externe Dienstleister die gleichen Rechte wie Festangestellte?
• Können Sie Zugriffsrechte sofort entziehen, wenn jemand die Rolle wechselt oder das Unternehmen verlässt?
• Gibt es Administratoren mit uneingeschränktem Zugriff auf alle Formulare?
• Haben Sie dokumentiert, wer auf welche Daten zugreifen darf?

Wenn Sie eine dieser Fragen mit „Nein“ oder „Ich weiß nicht“ beantworten, bestehen wahrscheinlich Lücken in Ihren Zugriffskontrollen, die das Vertrauen der Stakeholder gefährden können.

Konsequenzen aus der Praxis

Gesundheitseinrichtungen mussten bereits HIPAA-Strafen zahlen, weil Mitarbeitende ohne Berechtigung auf Patientendaten zugegriffen haben. In einem Fall griff ein Krankenhausmitarbeiter ohne dienstlichen Grund auf die Daten von über 1.000 Patienten zu. Auch ohne Datenpanne war der unbefugte Zugriff selbst ein HIPAA-Verstoß, der zu Strafen und verpflichtenden Korrekturmaßnahmen führte und den Ruf der Organisation schädigte.

Für PCI DSS-Compliance schreibt Anforderung 7 explizit vor, den Zugriff auf Karteninhaberdaten nach dem Prinzip „Need to Know“ zu beschränken. Werden diese Zugriffskontrollen nicht umgesetzt, entstehen Compliance-Lücken, die Prüfer bei der Validierung aufdecken. Unternehmen sollten sowohl klassische rollenbasierte Kontrollen als auch ABAC implementieren, um maximalen Schutz zu erreichen und Führungsstärke bei Sicherheitspraktiken zu zeigen.

Wichtige Erkenntnisse:

• Weitreichender Zugriff auf sensible Formulardaten verletzt das Prinzip der minimalen Rechtevergabe
• Rollenbasierte Zugriffskontrollen sollten die Sichtbarkeit von Daten automatisch einschränken
• Fehler bei Zugriffskontrollen können auch ohne Datenpanne Compliance-Verstöße darstellen

Warnsignal 4: Ihre Formulare speichern Daten bei nicht geprüften Drittanbietern

Was ist das Problem mit Drittanbieter-Formular-Tools?

Viele Unternehmen nutzen bequeme Formular-Builder wie Google Forms, Microsoft Forms, Typeform oder SurveyMonkey, ohne zu wissen, wo die Daten gespeichert werden oder wer darauf zugreifen kann. Diese Plattformen speichern Informationen oft auf Servern in verschiedenen Ländern, teilen Daten mit Muttergesellschaften oder verfügen nicht über die erforderlichen Sicherheitskontrollen für regulierte Daten. Für Unternehmen aus Recht, öffentlichem Sektor und internationale Organisationen mit Anforderungen an Datensouveränität und -residenz entstehen dadurch erhebliche Compliance-Risiken.

Die DSGVO verlangt Datenverarbeitungsvereinbarungen (DPAs) mit jedem Dritten, der personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet. HIPAA schreibt Business Associate Agreements (BAAs) vor, bevor geschützte Gesundheitsdaten mit Dienstleistern geteilt werden. PCI DSS verpflichtet Sie, sicherzustellen, dass Dienstleister angemessene Sicherheitskontrollen für Karteninhaberdaten einhalten. Datenschutzbeauftragte müssen prüfen, ob Drittanbieter regionale Datenschutzgesetze einhalten und durch ein angemessenes Lieferantenmanagement den Ruf des Unternehmens wahren.

Bei der Bewertung von Drittanbieter-Tools müssen Unternehmen sicherstellen, dass Anbieter KI-Daten-Governance-Richtlinien umsetzen, falls diese Tools KI zur Verarbeitung von Formulardaten einsetzen. Zusätzlich sollten Sie prüfen, ob Anbieter umfassende Prüfprotokolle aller Datenverarbeitungsaktivitäten führen – für ein sicheres Gefühl bei der Datensicherheit im gesamten Lieferanten-Ökosystem.

So erkennen Sie Compliance-Lücken bei Anbietern

Überprüfen Sie Ihre aktuellen Formular-Tools anhand folgender Kriterien:

• Haben Sie eine formale Datenverarbeitungsvereinbarung oder ein Business Associate Agreement unterzeichnet?
• Wissen Sie, in welchen Ländern Ihre erfassten Daten gespeichert werden?
• Kann der Anbieter Ihre Daten für eigene Zwecke (z. B. Produktverbesserung) nutzen?
• Verfügt der Anbieter über relevante Sicherheitszertifizierungen (SOC 2, ISO 27001)?
• Können Sie alle erfassten Daten exportieren und löschen, wenn Sie den Service beenden?

Kostenlose oder günstige Formular-Tools können diese Zusicherungen oft nicht geben, weil ihr Geschäftsmodell auf Datenzugriff basiert oder sie die für Unternehmen aus Finanzdienstleistungen, Gesundheitswesen und öffentlichem Sektor notwendigen Compliance-Anforderungen nicht unterstützen.

Datensouveränität und Probleme beim grenzüberschreitenden Datentransfer

Die DSGVO beschränkt die Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, sofern keine spezifischen Schutzmaßnahmen bestehen. Viele US-basierte Formularanbieter speichern Daten auf weltweit verteilten Servern. Nach der Schrems II-Entscheidung, die Privacy Shield für ungültig erklärte, müssen Unternehmen sicherstellen, dass alternative Übermittlungsmechanismen wie Standardvertragsklauseln korrekt implementiert werden – für ein sicheres Gefühl bei der Compliance internationaler Datenbewegungen.

Gesundheitseinrichtungen, die HIPAA unterliegen, können nicht einfach jeden Cloud-Service nutzen. Das verantwortliche Unternehmen bleibt für den Schutz von ePHI verantwortlich, auch wenn ein Dienstleister eingebunden ist. Unternehmen müssen prüfen, ob Drittanbieter geeignete Zugriffskontrollen und detaillierte Prüfprotokolle nach HIPAA-Anforderungen umsetzen. Für multinationale Unternehmen belegt die Einhaltung von Datensouveränität und -residenz das Engagement für lokale Datenschutzgesetze und stärkt das Vertrauen von Kunden und Partnern.

Wichtige Erkenntnisse:

• Sie bleiben rechtlich für die Datensicherheit verantwortlich, auch bei Nutzung von Drittanbieter-Tools
• Kostenlose Formular-Tools bieten in der Regel nicht die vertraglichen Schutzmechanismen für regulierte Daten
• Anforderungen an Datensouveränität können die Speicherung sensibler Daten bei bestimmten Anbietern untersagen

Warnsignal 5: Ihre Formulare erfassen mehr Informationen als nötig

Was bedeutet Datenminimierung und warum ist das wichtig?

Datenminimierung bedeutet, nur die personenbezogenen Informationen zu erfassen, die Sie für einen konkreten, legitimen Zweck benötigen. Viele Formulare fragen Informationen „für alle Fälle“ ab oder enthalten unnötige Felder aus Vorlagen – das führt zu Compliance-Verstößen und erhöht das Risiko von Datenpannen. Für Compliance-Beauftragte, die die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben über verschiedene Rahmenwerke hinweg sicherstellen müssen, reduziert Datenminimierung den Compliance-Aufwand und demonstriert Sicherheitsreife gegenüber Prüfern und Stakeholdern.

DSGVO Artikel 5(1)(c) verlangt ausdrücklich, dass personenbezogene Daten angemessen, relevant und auf das notwendige Maß beschränkt sein müssen. Je mehr sensible Daten Sie erfassen und speichern, desto größer ist Ihre Pflicht, diese zu schützen – und desto schwerwiegender sind die Folgen bei einer Datenpanne. Unternehmen, die HIPAA, PCI DSS und SOX unterliegen, müssen genau prüfen, welche Informationen sie über Formulare erfassen, um unnötige Compliance-Verpflichtungen zu vermeiden.

Effektive KI-Daten-Governance beinhaltet Datenminimierung als zentrales Prinzip, damit KI-Systeme und automatisierte Prozesse nur auf notwendige Informationen zugreifen. Ebenso helfen KI-Daten-Governance-Rahmenwerke Unternehmen zu erkennen, wenn Formulare zu viele Daten erfassen, die von KI-Systemen missbräuchlich genutzt werden könnten – das reduziert Sorgen bezüglich Compliance-Verstößen.

Typische Beispiele für übermäßige Datenerfassung

Überprüfen Sie Ihre Formulare auf folgende unnötige Datenabfragen:

• Abfrage von Sozialversicherungsnummern, wenn die Mitarbeiter-ID ausreicht
• Erfassung vollständiger Kreditkartendaten, wenn nur eine Zahlungsautorisierung benötigt wird
• Anforderung der Privatadresse für rein online erbrachte Dienstleistungen
• Abfrage des Geburtsdatums, wenn lediglich die Altersüberprüfung (über 18) nötig ist
• Anforderung von Gesundheitsdaten, die für die angebotene Leistung nicht relevant sind

Jedes unnötige Datenfeld erhöht Ihre Compliance-Verpflichtungen und das Risiko. Im Falle einer Datenpanne werden Aufsichtsbehörden fragen, warum Sie Informationen gesammelt haben, die Sie nicht benötigt haben – das kann den Ruf Ihres Unternehmens und das Vertrauen der Stakeholder nachhaltig schädigen.

Auswirkungen auf die Audit-Vorbereitung

Bei Compliance-Audits prüfen Prüfer, ob Ihre Datenerfassung mit den angegebenen Zwecken übereinstimmt. Für die DSGVO-Compliance erwarten Datenschutzbehörden, dass Sie die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung jeder Kategorie personenbezogener Daten dokumentieren. Können Sie nicht erklären, warum bestimmte Informationen notwendig waren, drohen Feststellungen zur Nichteinhaltung, die Ihre Kompetenz gegenüber Stakeholdern und die Erwartungen von Vorstand und Investoren untergraben.

PCI DSS Anforderung 3 beschränkt die Speicherung von Karteninhaberdaten explizit auf das, was für geschäftliche, rechtliche oder regulatorische Zwecke erforderlich ist. Die Speicherung vollständiger Kreditkartennummern, wenn nur eine einmalige Zahlung verarbeitet werden sollte, verstößt gegen diese Anforderung. Für Unternehmen aus Finanzdienstleistungen, die sensible Daten über Web-Formulare erfassen, entstehen dadurch erhebliche Audit-Risiken.

Unternehmen sollten die Begründung für die Datenerfassung in ihren KI-Daten-Governance-Richtlinien dokumentieren, insbesondere wenn automatisierte Systeme Formulardaten verarbeiten. Führen Sie umfassende Prüfprotokolle, die zeigen, dass nur notwendige Datenfelder erfasst werden und Zugriffskontrollen unbefugte Einsichtnahme verhindern. So können IT-Leiter die Compliance für Audits überwachen und dokumentieren und Sicherheitsverantwortliche mit dem guten Gefühl schlafen, dass die Systeme sicher sind.

So beheben Sie dieses Problem

Führen Sie ein Audit Ihrer Datenerfassung durch:

1. Listen Sie alle Felder Ihrer Formulare auf
2. Dokumentieren Sie den geschäftlichen Zweck jedes Feldes
3. Identifizieren Sie, welche Felder erforderlich und welche optional sind
4. Entfernen Sie alle Felder ohne klaren, notwendigen Zweck
5. Überprüfen Sie die Formulare jährlich auf Aktualität und Relevanz

Wichtige Erkenntnisse:

• Jedes unnötige Datenfeld erhöht die Compliance-Verpflichtungen und das Risiko von Datenpannen
• Die DSGVO verlangt ausdrücklich, die Erfassung auf notwendige Informationen zu beschränken
• Datenminimierung belegt Sicherheitsreife und reduziert Audit-Feststellungen

So schließt Kiteworks diese Sicherheits- und Compliance-Lücken

Kiteworks bietet sichere Datenerfassungsformulare, die speziell für Unternehmen aus Finanzdienstleistungen, Gesundheitswesen, Recht, öffentlichem Sektor und internationale Konzerne entwickelt wurden, die vertrauliche Informationen unter regulatorischen Rahmenwerken wie HIPAA, DSGVO, PCI, SOX und regionalen Datenschutzgesetzen verarbeiten. Die Plattform adressiert alle fünf in diesem Beitrag genannten Warnsignale durch integrierte Sicherheits- und Compliance-Funktionen, die speziell auf CISOs, Sicherheitsverantwortliche, Compliance-Beauftragte, IT-Leiter und Datenschutzbeauftragte zugeschnitten sind.

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung mit kundengemanagten Schlüsseln stellt sicher, dass Daten vom Moment der Eingabe in ein Formular bis zum Zugriff durch autorisiertes Personal geschützt bleiben. Im Gegensatz zu Drittanbieter-Formular-Tools, bei denen der Anbieter die Verschlüsselungsschlüssel kontrolliert, setzt Kiteworks auf eine Architektur mit kundengemanagten Schlüsseln, sodass nur Ihr Unternehmen vertrauliche Informationen entschlüsseln kann. Die Plattform verfügt über eine FIPS 140-3-Zertifizierung für kryptografische Module und erfüllt damit höchste staatliche Sicherheitsstandards. Kiteworks nutzt AES 256 für Daten im ruhenden Zustand und setzt fortschrittliche Verschlüsselungsmethoden über den gesamten Datenlebenszyklus ein – für ein sicheres Gefühl bei der Datensicherheit und zur Wahrung des Unternehmensrufs.

Umfassende Audit-Trails und Compliance-Berichte protokollieren automatisch jeden Zugriff, jede Änderung und Löschung über alle Formulare hinweg. Kiteworks erstellt detaillierte Berichte, die zeigen, wer wann auf welche Daten zugegriffen hat – mit manipulationssicheren Prüfprotokollen, die HIPAA-Audit-Kontrollen, DSGVO-Artikel-30-Anforderungen und SOC 2-Monitoring-Vorgaben erfüllen. Diese Audit-Trails vereinfachen die Vorbereitung auf behördliche Prüfungen und Zertifizierungsaudits erheblich, da sie vollständige Transparenz über alle Datenzugriffe und -verarbeitungen bieten. So können Sie die Compliance für Audits überwachen und dokumentieren, Sorgen bezüglich Compliance-Verstößen reduzieren und Ihr Engagement für lokale Datenschutzgesetze gegenüber Stakeholdern belegen.

Granulare rollenbasierte Zugriffskontrollen setzen das Prinzip der minimalen Rechtevergabe durch, indem sie den Zugriff auf Formulare auf autorisierte Mitarbeitende beschränken. Administratoren können Berechtigungen nach Abteilung, Team oder Person konfigurieren, sodass vertrauliche Informationen aus Formularen nur an berechtigte Personen gelangen. Die Plattform unterstützt sowohl klassische Zugriffskontrollen als auch attributbasierte Zugriffskontrollen (ABAC) für maximale Flexibilität. Zugriffsrechte können sofort entzogen werden, wenn Mitarbeitende die Rolle wechseln oder das Unternehmen verlassen – das belegt Führungsstärke bei Sicherheitspraktiken und stärkt das Vertrauen von Kunden und Partnern.

Private Cloud-Bereitstellung mit Datensouveränitäts-Garantie hält Ihre erfassten Daten unter Ihrer direkten Kontrolle im gewünschten geografischen Raum. Im Gegensatz zu Multi-Tenant-SaaS-Formularanbietern, die Daten auf verteilten Servern speichern, gibt Ihnen Kiteworks vollständige Transparenz und Kontrolle darüber, wo vertrauliche Informationen gespeichert werden – so werden DSGVO-Anforderungen an Datensouveränität und andere Datenlokalisierungsvorschriften erfüllt. Das sorgt für die Einhaltung von Datensouveränität und -residenz, gibt Sicherheit bei internationalen Datenbewegungen und hilft, die Erwartungen von Vorstand und Investoren zu erfüllen.

Der einheitliche Ansatz der Plattform integriert sichere Datenerfassungsformulare mit verschlüsseltem Filesharing, Managed File Transfer und Secure Email in einer einzigen, kontrollierten Umgebung. Dadurch erhalten Compliance- und Sicherheitsteams zentrale Prüfprotokolle, konsistente Zugriffskontrollen und umfassende KI-Daten-Governance-Funktionen – für zentrale Transparenz und Kontrolle über vertrauliche Inhalte, unabhängig davon, wie sie ins Unternehmen gelangen. Für IT-Leiter, die Formulardaten mit Unternehmenssystemen integrieren, vereinfacht dieser Ansatz das Compliance-Management und hilft, Kompetenz gegenüber Stakeholdern zu demonstrieren und mit einem sicheren Gefühl zu schlafen.

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Weitere Ressourcen

• Blogbeitrag Top 5 Sicherheitsfunktionen für Online-Webformulare
• Video Kiteworks Snackable Bytes: Web Forms
• Blogbeitrag So schützen Sie personenbezogene Daten in Online-Webformularen: Eine Checkliste für Unternehmen
• Best Practices Checklist So sichern Sie Webformulare
  Best Practices Checklist
• Blogbeitrag So erstellen Sie DSGVO-konforme Formulare