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Transfert sécurisé de fichiers pour le secteur juridique : Protéger le contenu sensible des clients

par Robert Dougherty updated octobre 5, 2023 Transfert de fichier sécurisé

temps de lecture: 8 minutes

Le transfert sécurisé de fichiers est une partie essentielle de la profession juridique, car les avocats et leurs clients comptent de plus en plus sur la transmission de contenu sensible sur internet. Face au risque de violations de données et d’autres accès non autorisés à des informations confidentielles, une solution de transfert sécurisé de fichiers est indispensable non seulement pour protéger la confidentialité des documents juridiques, mais aussi, plus largement, le privilège avocat-client.

Pourquoi le transfert sécurisé de fichiers est-il important pour le secteur juridique ?

Les avocats, les professionnels du droit et les cabinets d’avocats sont chargés d’une grande variété d’informations confidentielles. Cela inclut les secrets commerciaux, les contrats de fusions et acquisitions, les dépositions, les projections financières, les détails des salaires et des bonus, et d’autres informations confidentielles. Compte tenu de la sensibilité de ces informations, le besoin de transfert sécurisé de fichiers est primordial.

Les solutions de transfert sécurisé de fichiers garantissent que les informations confidentielles sont protégées contre les accès non autorisés. Avec un système de transfert sécurisé de fichiers approprié en place, les avocats et les cabinets d’avocats peuvent s’assurer que les informations confidentielles sont correctement protégées contre les accès non autorisés.

Quels sont les risques potentiels d’un transfert de fichiers non sécurisé ?

Sans une solution de transfert sécurisé de fichiers, le contenu juridique confidentiel peut être intercepté par des pirates. Ces informations sensibles peuvent à leur tour être retenues en rançon, vendues sur le dark web, ou publiées publiquement. Chacune de ces issues peut coûter à un cabinet d’avocats des millions de dollars en pénalités, amendes et revenus perdus. Une violation de données peut également créer un cauchemar de relations publiques pour le cabinet d’avocats et le client concerné.

Types de transfert sécurisé de fichiers

Les capacités de transfert sécurisé de fichiers sont nécessaires pour que les cabinets d’avocats puissent partager des fichiers en toute sécurité. Différents types de protocoles de transfert sécurisé de fichiers offrent différents niveaux de sécurité, en fonction du niveau de protection nécessaire. Les cinq protocoles de transfert sécurisé de fichiers les plus courants incluent le transfert sécurisé de fichiers géré (MFT), le protocole de transfert de fichiers sécurisé (SFTP), le protocole de transfert de fichiers (FTP), le protocole de transfert de fichiers sécurisé (FTPS), les services de transfert de fichiers basés sur le cloud, et le protocole de transfert hypertexte sécurisé (HTTPS). Examinons de plus près chacun d’entre eux.

Transfert sécurisé de fichiers géré (MFT)

Le transfert sécurisé de fichiers géré est un protocole de transfert sécurisé de fichiers avancé. Il est conçu pour protéger les fichiers volumineux ou en vrac contre les accès et manipulations non autorisés. Le MFT assure une connexion sécurisée de bout en bout entre les systèmes, entre les utilisateurs, ou entre les systèmes et les utilisateurs, ainsi qu’une visibilité et un contrôle complets sur les fichiers échangés. De plus, le MFT offre une variété de fonctionnalités telles que les journaux d’audit, le chiffrement, les signatures numériques, et plus encore. Cela le rend idéal pour les cabinets d’avocats qui ont besoin de transférer du contenu sensible de manière sécurisée.

Protocole de transfert de fichiers sécurisé (SFTP)

Le protocole de transfert de fichiers sécurisé est basé sur Secure Shell (SSH). Il chiffre les données lors du transfert de fichiers entre deux ordinateurs, ce qui rend difficile l’accès et la manipulation par les attaquants. De plus, le SFTP dispose de son propre système d’authentification utilisateur, ce qui le rend plus sécurisé que le protocole de transfert de fichiers (FTP). Bien que le SFTP soit fiable, il nécessite qu’un serveur SSH soit installé sur les ordinateurs impliqués dans le transfert.

Protocole de transfert de fichiers sécurisé (FTPS)

Le protocole de transfert de fichiers sécurisé est une extension du protocole FTP qui ajoute un support pour les transferts de fichiers sécurisés. Il utilise la sécurité de la couche de transport (TLS) ou la couche de sockets sécurisés (SSL) pour chiffrer le contenu pendant le transfert. C’est une méthode de transfert sécurisé de fichiers fiable et peut être utilisée dans la plupart des environnements.

Services de transfert de fichiers basés sur le cloud

Les services de transfert de fichiers basés sur le cloud offrent un moyen sécurisé de partager des fichiers sur plusieurs appareils. Ils fournissent un accès sécurisé aux fichiers stockés en ligne et permettent aux utilisateurs de transférer des fichiers sans avoir à installer de logiciel. Ces services disposent également d’un chiffrement et d’une authentification intégrés, ce qui en fait une option de transfert sécurisé de fichiers pour les cabinets d’avocats, les avocats et leurs clients.

Protocole de transfert hypertexte sécurisé (HTTPS)

Le protocole de transfert hypertexte sécurisé est une version chiffrée de HTTP qui assure une communication sécurisée sur Internet. Il est utilisé pour les sites Web et d’autres applications basées sur le Web, y compris les services de transfert de fichiers. HTTPS chiffre les données pendant le processus de transfert, ce qui rend difficile pour les attaquants d’y accéder et de les manipuler. HTTPS est un protocole de transfert sécurisé de fichiers fiable et est souvent utilisé par les cabinets d’avocats.

Meilleures pratiques de transfert sécurisé de fichiers juridiques

Le transfert sécurisé de fichiers est essentiel pour que les cabinets d’avocats restent conformes aux réglementations de l’industrie. Les cabinets d’avocats doivent adopter les meilleures pratiques de l’industrie pour le transfert sécurisé de fichiers afin de garantir la confidentialité des données des clients. Examinons de plus près les bases du transfert sécurisé de fichiers :

Protection par mot de passe

Les mots de passe sont une couche de sécurité et de protection du contenu essentielle qui doit être mise en œuvre lors de l’utilisation d’une solution de transfert sécurisé de fichiers. Les cabinets d’avocats devraient imposer des mots de passe sécurisés pour tous les utilisateurs et exiger une combinaison de lettres majuscules et minuscules, de chiffres et de symboles spéciaux. Enfin, les mots de passe devraient être modifiés périodiquement.

Chiffrement

Le chiffrement est une forme de sécurité de fichier basique mais critique qui brouille le contenu pour le rendre illisible en cas d’accès non autorisé. Lors du transfert de fichiers, les cabinets d’avocats devraient utiliser le chiffrement pour garantir la confidentialité et éviter une violation de données.

Contrôle d’accès

Les cabinets d’avocats devraient utiliser le contrôle d’accès pour restreindre l’accès au contenu confidentiel. Chaque associé, collaborateur ou parajuriste du cabinet ne devrait pas avoir accès à chaque fichier. Au lieu de cela, l’accès aux fichiers des clients devrait être limité au personnel travaillant avec le client. Le contrôle d’accès garantit que seuls les utilisateurs autorisés ont accès aux documents sensibles.

Transfert sécurisé de fichiers pour la conformité

Les cabinets d’avocats doivent être conscients des régulations et des normes de conformité de leurs clients lors du transfert de données confidentielles. Les différentes industries ont des réglementations différentes et la non-conformité peut être coûteuse.

HIPAA

La Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) exige que les organisations de santé et leurs associés commerciaux, qui peuvent inclure leurs conseils juridiques, mettent en œuvre des mesures de sécurité lors du partage d’informations médicales protégées (PHI). L’HIPAA exige que les entités couvertes et les organisations de soutien mettent en œuvre des mesures de chiffrement et de contrôle d’accès pour protéger la vie privée des patients.

RGPD

Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est un ensemble de réglementations strictes sur la confidentialité des données que les organisations doivent suivre lors du transfert de données contenant les informations personnelles identifiables (PII) des citoyens et résidents de l’Union européenne. Les processeurs et manipulateurs d’informations, y compris les cabinets d’avocats, doivent obtenir le consentement des citoyens et résidents de l’UE avant de collecter leurs données, ainsi que mettre en œuvre des mesures de contrôle d’accès et de chiffrement pour protéger leurs PII.

PCI DSS

La norme de sécurité des données de l’industrie des cartes de paiement (PCI DSS) est un ensemble de normes de sécurité que les entreprises de commerce électronique et d’hôtellerie – et leurs conseils juridiques – doivent suivre lors du transfert d’informations de paiement. La PCI DSS exige que les organisations mettent en œuvre une authentification forte, un contrôle d’accès et des mesures de chiffrement pour protéger les PII des individus, y compris leurs informations de carte de crédit.

Développement de la politique de transfert de fichiers

Les cabinets d’avocats devraient élaborer une politique de transfert sécurisé de fichiers pour garantir que les données sont partagées de manière sécurisée. La politique devrait définir les procédures de transfert de fichiers, identifier les utilisateurs autorisés et mettre en place, appliquer, surveiller et revoir les contrôles d’accès.

Définition des procédures de transfert de fichiers

Les cabinets d’avocats devraient définir des procédures pour le transfert de fichiers, y compris des mesures d’authentification et de chiffrement obligatoires. Les procédures devraient aborder les différents types de fichiers à transférer, ainsi que quand et comment le transfert de fichiers devrait avoir lieu.

Identification des utilisateurs autorisés

Les cabinets d’avocats devraient élaborer une liste des utilisateurs autorisés ayant accès au contenu confidentiel des clients. La liste devrait inclure le nom de l’employé, son titre de poste, les permissions d’accès et les coordonnées.

Mise en place de contrôles d’accès

Les cabinets d’avocats devraient mettre en œuvre des mesures de contrôle d’accès pour restreindre l’accès aux données confidentielles. Le contrôle d’accès peut être mis en œuvre par le biais du chiffrement, des mots de passe et d’autres formes d’authentification.

Facteurs à prendre en compte lors du choix d’une solution de transfert sécurisé de fichiers

Pour garantir que les données sensibles sont envoyées de manière sécurisée sur Internet, les cabinets d’avocats doivent choisir avec soin une solution de transfert sécurisé de fichiers. Plusieurs facteurs importants sont à prendre en compte lors de la sélection d’une solution de transfert sécurisé de fichiers. Nous avons énuméré certaines meilleures pratiques, comme le chiffrement et le contrôle d’accès, plus tôt. Examinons quelques considérations supplémentaires :

Fonctionnalités de sécurité

Les fonctionnalités et capacités de sécurité d’une solution de transfert sécurisé de fichiers devraient être le facteur le plus important à considérer pour les cabinets d’avocats sélectionnant une solution de transfert sécurisé de fichiers. Il est essentiel pour les cabinets d’avocats de rechercher une solution de transfert sécurisé de fichiers qui offre des fonctionnalités de sécurité avancées, telles que les transferts de fichiers chiffrés, l’authentification sécurisée et le stockage sécurisé des données. Et, une fois de plus, il est important de s’assurer que la solution de transfert sécurisé de fichiers choisie par le cabinet d’avocats répond aux exigences de sécurité et de conformité de ses clients.

Facilité d’utilisation

Une solution de transfert sécurisé de fichiers devrait également être facile à utiliser afin que les utilisateurs non techniques puissent facilement transférer des fichiers de manière sécurisée. De plus, la solution de transfert sécurisé de fichiers devrait avoir des instructions claires et simples pour les utilisateurs, ainsi que des interfaces utilisateur graphiques conviviales pour faciliter l’accès, l’utilisation, la gestion et la mise à jour.

Compatibilité avec les systèmes existants

Il est important que la solution de transfert sécurisé de fichiers choisie par le cabinet d’avocats soit compatible avec ses systèmes existants, tels que l’e-mail, la gestion de la relation client (CRM), la planification des ressources de l’entreprise (ERP), la gestion du contenu de l’entreprise (ECM), et d’autres applications tierces. Cela garantit que le contenu peut être transféré de manière sécurisée et facile entre les systèmes existants et la solution de transfert sécurisé de fichiers.

Adoption

Lors du choix d’une solution de transfert sécurisé de fichiers, il est également important de considérer la facilité d’adoption du système et la rapidité avec laquelle les utilisateurs peuvent se familiariser avec ses fonctionnalités et ses fonctions. La solution de transfert sécurisé de fichiers devrait être conçue en gardant à l’esprit l’expérience utilisateur et devrait être facile à utiliser et à comprendre. De plus, le système devrait fournir aux utilisateurs de nombreux matériaux de formation, des tutoriels et un soutien pour s’assurer que les utilisateurs peuvent rapidement se familiariser avec le système.

Support client et formation

Lors du choix d’une solution de transfert sécurisé de fichiers, il est important pour les cabinets d’avocats de prendre en compte le type de support client et de formation disponibles. La solution de transfert sécurisé de fichiers choisie devrait offrir aux cabinets d’avocats et à leur personnel l’accès à un support client compétent et expérimenté, capable de répondre à toutes les questions ou de fournir de l’aide en cas de besoin. De plus, la solution de transfert sécurisé de fichiers devrait fournir aux clients des matériaux de formation complets, des tutoriels et un support pour garantir que les utilisateurs puissent rapidement se familiariser avec le système.

Kiteworks et le transfert sécurisé de fichiers pour le secteur juridique

Les cabinets d’avocats doivent être particulièrement vigilants en matière de sécurité des communications de contenu et de protection de la vie privée de leurs clients. Le réseau de contenu privé (PCN) de Kiteworks offre aux cabinets d’avocats et aux départements juridiques d’entreprise une solution de transfert de fichiers sécurisée et conforme, avec les capacités et caractéristiques suivantes :

Chiffrement de bout en bout des e-mails
Intégration à votre infrastructure de sécurité existante
Appliance virtuelle durcie
Conformité avec les réglementations et normes de protection des données telles que le RGPD, FedRAMP, IRAP, CMMC, ISO 27001, NIS 2, ITAR, HIPAA, et plus encore
Options de déploiement sécurisées
Visibilité sur tout le contenu entrant et sortant du cabinet

Pour en savoir plus sur le transfert sécurisé de fichiers pour le secteur juridique, programmez une démo personnalisée de Kiteworks aujourd’hui.

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