MFT pour la conformité réglementaire : Votre liste de contrôle complète

L’avènement de la numérisation a considérablement transformé la manière dont les entreprises gèrent leurs données. Le paysage commercial moderne connaît une prolifération impressionnante de transferts de données, tels que les factures, les relevés et d’autres documents importants qui jouent un rôle crucial dans les opérations commerciales. Les solutions de transfert sécurisé de fichiers (MFT) sont donc devenues une nécessité pour de nombreuses organisations afin d’assurer une gestion des données efficace, automatisée, sécurisée et conforme.

Cependant, aussi bénéfiques que soient les systèmes MFT, leur utilisation est impactée par un nombre croissant de réglementations en matière de confidentialité et de sécurité des données. Avec des réglementations telles que le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), le Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), la Loi canadienne sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (PIPEDA) et la Cybersecurity Maturity Model Certification (CMMC), il est impératif que les entreprises adhèrent à ces normes pour protéger les informations personnelles identifiables, les informations médicales protégées et d’autres données sensibles. Étant donné que la dépendance aux MFT ne va pas s’estomper de sitôt, les organisations doivent s’assurer que leur solution MFT démontre la conformité réglementaire avec ces réglementations et de nombreuses autres normes de confidentialité des données.

Vous hésitez encore entre FTP et transfert sécurisé de fichiers ? Voici six raisons pour lesquelles le transfert sécurisé de fichiers est meilleur que le FTP.

Pourquoi la conformité réglementaire est cruciale pour les MFT

Étant donné la quantité de données sensibles traitées, transférées et stockées par les entreprises, la conformité réglementaire ne saurait être sous-estimée. La non-conformité aux normes réglementaires peut entraîner de graves pénalités, y compris des amendes élevées et des dommages à la réputation de l’entreprise. Les solutions MFT, de par leur nature même, déplacent de gros volumes de données, souvent y compris des informations sensibles. Par conséquent, elles doivent être construites et gérées en tenant compte de la conformité réglementaire.

Plusieurs réglementations ont des exigences strictes pour les entreprises traitant des données sensibles afin de protéger la confidentialité des consommateurs et des patients. Elles imposent certaines mesures de sécurité et fournissent des directives pour la protection et la confidentialité de ces données, afin de prévenir les accès non autorisés, les violations de données et les abus. Une solution MFT conforme à ces réglementations aide non seulement les entreprises à éviter les pénalités réglementaires, mais construit également la confiance parmi les parties prenantes, ce qui est une situation gagnant-gagnant.

Liste de contrôle pour la conformité réglementaire des MFT

Pour vous aider à vous assurer que votre solution MFT est conforme à la plupart des réglementations sur la confidentialité des données, nous avons rassemblé une liste complète des exigences de sécurité et de confidentialité. Cette liste résume les caractéristiques clés que votre solution MFT doit posséder pour démontrer la conformité réglementaire.

1. Contrôles d’accès robustes

La première étape pour sécuriser les données sensibles consiste à avoir des contrôles d’accès stricts en place. Votre solution MFT devrait avoir des capacités de contrôle d’accès basé sur les rôles, limitant l’accès aux données au personnel autorisé uniquement. Cela aide à prévenir les accès non autorisés et les violations de données.

De plus, les solutions MFT avancées offrent également des options pour mettre en place l’authentification multifactorielle (MFA). Cela ajoute une couche supplémentaire de sécurité, rendant encore plus difficile pour les personnes non autorisées d’accéder à des informations sensibles.

2. Chiffrement

Le chiffrement est un aspect critique de la sécurité des données. Dans un environnement MFT idéal, les données doivent être chiffrées au repos et en transit. Cela garantit que même si les données tombent entre de mauvaises mains, elles ne peuvent être déchiffrées sans la clé de déchiffrement.

De plus, l’utilisation de normes de chiffrement robustes telles que les normes de chiffrement avancées (AES) peut offrir une protection renforcée à vos données. Il est également essentiel de s’assurer que vos pratiques de chiffrement répondent aux normes établies par des organismes de réglementation tels que le RGPD et le HIPAA.

3. Journaux d’audit

Conserver un enregistrement détaillé des mouvements de données et des activités des utilisateurs est crucial pour démontrer la conformité réglementaire. Votre solution MFT devrait avoir la capacité de générer des pistes d’audit et des journaux, fournissant des informations sur qui a accédé à quelles données, quand et d’où.

Les journaux d’audit sont un outil précieux en cas de violation de données ou de tout incident de sécurité. Ils aident à identifier la source de la violation et peuvent également fournir des preuves de vos efforts de conformité lors d’audits réglementaires.

4. Capacités de rapport

Avoir des capacités de rapport étendues est impératif dans le contexte de la conformité réglementaire. Une solution MFT entièrement conforme devrait être capable de générer des rapports complets. Ces rapports devraient présenter des informations claires et détaillées sur les activités de transfert de données, les incidents de sécurité et tout changement effectué dans le système.

De plus, la solution MFT devrait permettre la prise en charge de rapports personnalisables, vous permettant d’extraire et de présenter les informations spécifiques requises lors des audits réglementaires. Cette fonctionnalité réduit considérablement le temps et l’effort nécessaires pour la vérification de la conformité.

5. Prévention de la perte de données

Les solutions MFT doivent disposer de fonctionnalités robustes de prévention de la perte de données (DLP). Ces fonctionnalités peuvent établir des politiques pour classer et protéger les informations sensibles et critiques pour l’entreprise, prévenant l’exposition non autorisée. Des mécanismes DLP efficaces peuvent également surveiller et bloquer le transfert de données sensibles vers des emplacements non sécurisés, réduisant ainsi le risque de violations de données.

De plus, ces politiques peuvent être adaptées selon les exigences réglementaires de secteurs spécifiques, comme la santé ou la finance, assurant ainsi une conformité spécifique à l’industrie.

6. Conformité aux normes de sécurité

Une solution MFT doit être conforme à toutes les normes de sécurité nécessaires, telles que SSL/TLS pour le transfert de données sécurisé, SFTP et SCP pour les transferts de fichiers sécurisés, et HTTPS pour les transferts Web sécurisés. Se conformer à ces normes universellement acceptées et à leurs protocoles de sécurité avancés garantit un niveau de sécurité et d’intégrité des données plus élevé.

En outre, disposer de fonctionnalités telles que le support de diffusion via un pare-feu et une DMZ, l’intégration d’antivirus et le support de détection d’intrusion, renforce la posture de sécurité d’une solution MFT et sa préparation à la conformité.

7. Automatisation rationalisée des flux de travail

L’automatisation des processus de transfert de fichiers est un avantage significatif des solutions MFT. Cependant, l’automatisation ne doit pas compromettre la sécurité des données et la conformité réglementaire. La solution MFT doit prendre en charge l’automatisation sécurisée des transferts de fichiers, offrant des options pour la planification des tâches, la configuration des déclencheurs et la mise en place de notifications par e-mail pour les tâches terminées ou les erreurs détectées.

Automatiser les flux de travail avec de tels contrôles en place réduit considérablement le risque d’erreurs humaines, améliorant ainsi la sécurité des données et la conformité.

8. Contrôle de version et gestion des documents

Une solution MFT conforme doit également offrir des fonctionnalités adéquates de gestion des documents. Cela inclut le contrôle de version, qui conserve un historique de tous les changements apportés à un fichier et permet de restaurer les versions précédentes si nécessaire.

De plus, ces fonctionnalités doivent faciliter la récupération facile des documents, la suppression sécurisée des versions obsolètes et la protection contre les modifications ou suppressions accidentelles.

9. Haute disponibilité et récupération après sinistre

En cas de défaillance du système ou de catastrophe, il est crucial de garantir la disponibilité continue des données et des services. La solution MFT doit donc offrir des fonctionnalités pour une haute disponibilité (HA) et une récupération après sinistre (DR), atténuant ainsi les risques associés à la perte de données et aux temps d’arrêt.

Avec une configuration HA/DR en place, votre entreprise peut maintenir ses opérations même pendant une catastrophe, assurant des transferts de fichiers ininterrompus et une protection contre les pertes de données.

10. Support du fournisseur

Enfin, choisissez un fournisseur de solution MFT qui offre un support complet et réactif. Le fournisseur doit être en mesure de fournir une assistance pour toute question ou problème lié à la conformité que vous pourriez rencontrer. Du paramétrage initial et des mises à jour régulières au dépannage et à la conformité réglementaire, le support du fournisseur peut être crucial.

Le soutien de fournisseurs ayant une expertise avérée dans le domaine de la conformité réglementaire peut aider les entreprises à naviguer plus efficacement dans cet arène complexe.

Kiteworks aide les organisations à démontrer la conformité réglementaire avec une MFT sécurisée

La conformité réglementaire est devenue une partie intégrante de la sécurité des données et de la confidentialité. Pour les entreprises qui emploient des solutions MFT, il est obligatoire de s’assurer que leurs systèmes sont conformes aux lois existantes sur la confidentialité des données. Cela protège non seulement les données sensibles, mais protège également les entreprises contre d’éventuelles ramifications juridiques.

En intégrant des contrôles d’accès robustes, le chiffrement, des pistes d’audit, des capacités de reporting et d’autres fonctionnalités mentionnées dans la liste de contrôle ci-dessus, vous pouvez vous assurer que votre solution de transfert sécurisé de fichiers démontre avec succès la conformité réglementaire. Être conforme renforce la confiance parmi les clients et les parties prenantes, contribuant finalement à une opération commerciale sécurisée et réussie.

Le réseau de contenu privé Kiteworks, une plateforme de partage sécurisé de fichiers et de transfert de fichiers validée FIPS 140-2 Niveau, consolide les emails, le partage sécurisé de fichiers, les formulaires web, SFTP et le transfert sécurisé de fichiers, permettant ainsi aux organisations de contrôler, protéger et suivre chaque fichier à son entrée et sortie de l’organisation.

Le transfert sécurisé de fichiers géré par Kiteworks offre une automatisation robuste, une gestion des opérations fiable et évolutive, et des formulaires simples sans code et un éditeur visuel. Il est conçu avec un accent sur la sécurité, la visibilité et la conformité. En fait, Kiteworks gère tous les journaux, la gouvernance et les exigences de sécurité avec une administration centralisée des politiques tandis qu’une appliance virtuelle durcie protège les données et les métadonnées contre les acteurs malveillants et les menaces persistantes avancées. En conséquence, les entreprises peuvent transférer des fichiers en toute sécurité tout en maintenant la conformité avec les réglementations pertinentes.

Le transfert sécurisé de fichiers géré par Kiteworks prend en charge des flux flexibles pour transférer des fichiers entre différents types de sources de données et de destinations via une variété de protocoles. De plus, la solution offre un éventail de fonctions d’édition et de gestion, y compris une console d’administration des opérations Web, une création de flux par glisser-déposer, des opérateurs personnalisés déclaratifs et la possibilité de fonctionner selon un calendrier, un événement, la détection de fichiers ou manuellement.

Enfin, le client MFT sécurisé de Kiteworks offre un accès à des dépôts couramment utilisés tels que les dossiers Kiteworks, les serveurs SFTP, FTPS, les partages de fichiers CIFS, OneDrive pour les entreprises, SharePoint Online, Box, Dropbox et d’autres.

Au total, le transfert sécurisé de fichiers géré par Kiteworks offre une visibilité complète, une conformité et un contrôle sur la propriété intellectuelle, les informations personnelles identifiables, les informations médicales protégées et d’autres contenus sensibles, en utilisant un chiffrement de pointe, des pistes d’audit intégrées, des rapports de conformité et des politiques basées sur les rôles.

Pour en savoir plus sur les capacités de transfert sécurisé de fichiers géré par Kiteworks, planifiez une démo personnalisée dès aujourd’hui.

Ressources supplémentaires

• Article de blog 6 raisons pour lesquelles le transfert sécurisé de fichiers est meilleur que le FTP
• Article de blog Transfert sécurisé de fichiers géré : quelle solution est la meilleure pour votre entreprise ?
• Vidéo Transfert sécurisé de fichiers géré par Kiteworks : la solution de transfert de fichiers gérée la plus sécurisée et avancée
• Article de blog Naviguer à travers les réglementations financières complexes avec le transfert sécurisé de fichiers géré
• Article de blog Onze exigences pour le transfert sécurisé de fichiers géré