Wie Kiteworks Secure Data Forms die Compliance mit HIPAA, DSGVO und PCI sicherstellen

Organisationen im Gesundheitswesen, in der Finanzbranche und anderen regulierten Sektoren stehen zunehmend unter Druck, vertrauliche Informationen über digitale Formulare zu erfassen und dabei strenge Compliance-Anforderungen nach HIPAA, DSGVO und PCI DSS einzuhalten. Die Folgen einer Nichteinhaltung gehen weit über regulatorische Bußgelder hinaus – sie bedrohen den Ruf des Unternehmens, das Vertrauen der Stakeholder und die Fähigkeit, in wichtigen Märkten zu agieren.

CISOs, Security Leader, Compliance-Beauftragte, IT-Direktoren und Datenschutzbeauftragte benötigen konforme, sichere Datenformulare, die mehrere regulatorische Rahmenbedingungen gleichzeitig erfüllen – ohne für jede Regulierung ein separates System betreiben zu müssen.

Dieser umfassende Leitfaden erklärt, wie Kiteworks die spezifischen technischen, administrativen und prozessualen Anforderungen von HIPAA-Formularen, DSGVO-Web-Formularen und PCI-Web-Formularen adressiert – mit einer speziell entwickelten Sicherheitsarchitektur, umfassenden Prüfprotokollen und automatisierter Compliance, die Ihnen hilft, die Einhaltung aller relevanten Rahmenwerke sicherzustellen.

Executive Summary

Hauptaussage: Sichere Datenformulare von Kiteworks bieten eine einheitliche Plattform, die HIPAA-, DSGVO- und PCI DSS-Compliance-Anforderungen gleichzeitig erfüllt – durch kundengesteuerte Verschlüsselung, umfassende Audit-Trails, granulare Zugriffskontrollen und automatisierte Compliance-Workflows.

Warum das wichtig ist: Der Einsatz separater Formularlösungen für verschiedene regulatorische Rahmenwerke erhöht die Komplexität, steigert das Risiko und ignoriert die Tatsache, dass die meisten Unternehmen beim Erfassen sensibler Daten über Web-Formulare mehreren Regularien gleichzeitig unterliegen.

5 wichtige Erkenntnisse

1. HIPAA-Formulare erfordern Business Associate Agreements, Verschlüsselung von ePHI und umfassende Audit-Kontrollen, die Kiteworks durch kundengesteuerte Verschlüsselungsschlüssel, FIPS 140-3-validierte kryptografische Module und detaillierte Audit-Logs für jeden Zugriff auf geschützte Gesundheitsdaten bereitstellt.
2. DSGVO-Web-Formulare müssen Betroffenenrechte, Datenminimierung und Einschränkungen beim grenzüberschreitenden Datentransfer unterstützen – etwa durch automatisierte Workflows für Betroffenenanfragen, geografische Datenresidenz-Kontrollen und Standardvertragsklauseln für internationale Datenübermittlungen.
3. PCI-Web-Formulare zur Erfassung von Zahlungsinformationen benötigen spezielle Verschlüsselungs-, Zugriffskontroll- und Monitoring-Funktionen, die Kiteworks mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, rollenbasierten Zugriffskontrollen und Echtzeit-Sicherheitsmonitoring gemäß allen zwölf PCI DSS-Anforderungen umsetzt.
4. Automatisierte Compliance reduziert manuellen Aufwand und menschliche Fehler, indem Datenaufbewahrungsrichtlinien automatisch durchgesetzt, Compliance-Berichte generiert, Zugriffsüberprüfungen durchgeführt und Kontrollmaßnahmen für Auditoren dokumentiert werden.
5. Multi-Framework-Compliance erfordert eine einheitliche Architektur statt Einzellösungen, weil Unternehmen im Gesundheitswesen, in der Finanzbranche und im internationalen Geschäft beim Erfassen sensibler Informationen über konforme, sichere Datenformulare mehrere Regularien gleichzeitig erfüllen müssen.

HIPAA-Compliance-Anforderungen für sichere Datenformulare

Was verlangt HIPAA für Formulare zur Erfassung von ePHI?

Der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) definiert umfassende Anforderungen zum Schutz elektronisch gespeicherter Gesundheitsdaten (ePHI), die über digitale Formulare erfasst werden. Betroffene Unternehmen und deren Dienstleister müssen administrative, physische und technische Schutzmaßnahmen implementieren, um Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von ePHI sicherzustellen. Für Gesundheitsorganisationen, die mit HIPAA-Formularen Patientendaten erfassen, ist das Verständnis dieser Anforderungen entscheidend, um Verstöße und Bußgelder von mehreren Tausend bis zu Millionen Dollar zu vermeiden.

Die HIPAA Security Rule verlangt von betroffenen Unternehmen, Risikoanalysen zur Identifikation von Bedrohungen für ePHI durchzuführen, Sicherheitsmaßnahmen zur Risikominimierung zu implementieren, Sicherheitsrichtlinien und -verfahren zu dokumentieren und Mitarbeitende in HIPAA-Compliance zu schulen. Bei Nutzung von Drittanbieter-Plattformen zur Datenerfassung müssen Unternehmen Business Associate Agreements (BAAs) abschließen, die die Anbieter vertraglich zu angemessenen Schutzmaßnahmen für ePHI verpflichten.

Technische Schutzmaßnahmen für HIPAA-Formulare

Die technischen Schutzmaßnahmen von HIPAA betreffen Technologie- und Richtlinienkontrollen zum Schutz von ePHI und zur Steuerung des Zugriffs. Diese Vorgaben gelten direkt für HIPAA-Formulare zur Erfassung von Patientendaten:

Zugriffskontrolle (erforderlich): Unternehmen müssen technische Richtlinien und Verfahren implementieren, die nur autorisierten Personen den Zugriff auf ePHI erlauben. HIPAA-Formulare benötigen daher Zugriffskontrollen mit eindeutigen Benutzerkennungen, Notfallzugriffsverfahren, automatischem Logout nach Inaktivität sowie Verschlüsselungs- und Entschlüsselungsmechanismen. Kiteworks setzt rollenbasierte Zugriffskontrollen und Attribut-basierte Zugriffskontrollen (ABAC) ein, die den Formularzugriff nach Benutzerrolle, Abteilung und Kontextfaktoren wie Standort und Zugriffszeit einschränken.

Audit-Kontrollen (erforderlich): Die Security Rule verlangt Hardware-, Software- und Verfahrensmechanismen, die Aktivitäten in Informationssystemen mit ePHI aufzeichnen und überprüfen. HIPAA-Formulare müssen umfassende Audit-Logs führen, die dokumentieren, wer auf Patientendaten zugegriffen hat, wann der Zugriff erfolgte, welche Aktionen durchgeführt wurden und ob Zugriffsversuche erfolgreich oder fehlgeschlagen waren. Diese Protokolle müssen manipulationssicher sein und mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden. Kiteworks erstellt automatisch detaillierte Audit-Trails für jede Interaktion mit Formulardaten und bietet damit einen unveränderbaren Nachweis, der HIPAA-Audit-Anforderungen erfüllt und die Compliance-Dokumentation bei Untersuchungen der Office for Civil Rights erleichtert.

Integritätskontrollen (erforderlich): Unternehmen müssen Richtlinien und Verfahren implementieren, um ePHI vor unzulässiger Änderung oder Zerstörung zu schützen. Für HIPAA-Formulare bedeutet das, dass Patientendaten nicht unbefugt verändert werden dürfen und jede Änderung dokumentiert wird. Kiteworks setzt Integritätskontrollen durch kryptografische Signaturen, Versionierung und Audit-Logging um, das sämtliche Änderungen an erfassten Informationen nachverfolgt.

Übertragungssicherheit (erforderlich): Die Security Rule verlangt technische Maßnahmen, die unbefugten Zugriff auf ePHI bei der Übertragung über elektronische Netzwerke verhindern. HIPAA-Formulare müssen Daten bei der Übertragung mit TLS 1.2 oder höher verschlüsseln und Integritätskontrollen implementieren, die sicherstellen, dass übertragene Daten nicht verändert wurden. Kiteworks nutzt fortschrittliche Verschlüsselung, einschließlich TLS 1.3 für alle Formularübermittlungen, sodass Patientendaten beim Transfer über Netzwerke geschützt bleiben.

Wie Kiteworks den HIPAA-Grundsatz des minimalen Zugriffs adressiert

Der HIPAA-Grundsatz des minimalen Zugriffs verlangt, dass Unternehmen den Zugriff auf ePHI auf das für den jeweiligen Zweck notwendige Minimum beschränken. Für Gesundheitsorganisationen, die sensible Daten über Web-Formulare erfassen, bedeutet das, Feldberechtigungen so zu gestalten, dass Mitarbeitende nur die für ihre Aufgaben erforderlichen Informationen sehen.

Eine Ärztin, die Patientenaufnahmeformulare prüft, benötigt klinische Informationen zur Behandlung, aber nicht zwingend Versicherungsdaten. Die Abrechnungsabteilung hingegen braucht Zahlungs- und Versicherungsinformationen, aber keinen Zugriff auf klinische Notizen. Kiteworks ermöglicht es Gesundheitsorganisationen, granulare Zugriffskontrollen auf Feldebene in Formularen zu konfigurieren und so den HIPAA-Grundsatz des minimalen Zugriffs effizient umzusetzen.

Business Associate Agreements und Anbieter-Verantwortung

Bei Nutzung von Drittanbieter-Plattformen für HIPAA-Formulare bleibt das Unternehmen letztlich für die HIPAA-Compliance verantwortlich, auch wenn der Anbieter ePHI verarbeitet. Das Unternehmen muss ein Business Associate Agreement abschließen, das die Verpflichtung des Anbieters zu angemessenen Schutzmaßnahmen, zur Meldung von Sicherheitsvorfällen, zur Rückgabe oder Vernichtung von ePHI nach Vertragsende und zur Auditierung der Compliance dokumentiert.

Kiteworks stellt umfassende Business Associate Agreements für Kunden im Gesundheitswesen bereit und verpflichtet sich vertraglich, HIPAA-konforme Schutzmaßnahmen für alle über die Plattform verarbeiteten ePHI umzusetzen. Das BAA regelt explizit Verschlüsselungsanforderungen, Aufbewahrung von Audit-Logs, Meldeverfahren bei Datenschutzverstößen und das Management von Subunternehmern – so können Gesundheitsorganisationen ihre Sorgfalt gegenüber Aufsichtsbehörden nachweisen und regulatorische Risiken minimieren.

HIPAA-Compliance-Checkliste für Datenformulare

Nutzen Sie diese Checkliste, um zu prüfen, ob Ihre aktuelle Formularplattform die HIPAA-Anforderungen erfüllt:

• Business Associate Agreement mit dem Formularanbieter abgeschlossen
• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung mit AES 256 für ruhende Daten und TLS 1.2+ für die Übertragung
• Eindeutige Benutzeridentifikation und Authentifizierung für alle Formularnutzer
• Umfassende Audit-Logs, die mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden
• Automatischer Sitzungsabbruch nach Inaktivität
• Notfallzugriffsverfahren mit erweitertem Monitoring
• Verschlüsselungsmanagement mit Funktionstrennung
• Integritätskontrollen zur Verhinderung unbefugter Datenänderungen
• Dokumentierte Mitarbeiterschulungen zu HIPAA-Anforderungen
• Risikoanalyse zu Bedrohungen für ePHI, die über Formulare erfasst werden

Wichtige Erkenntnisse:

• HIPAA verlangt sowohl vertragliche Schutzmaßnahmen (BAAs) als auch technische Kontrollen für Formulare mit ePHI
• Audit-Kontrollen müssen umfassende Aktivitätsprotokolle für mindestens sechs Jahre erfassen
• Der Grundsatz des minimalen Zugriffs erfordert Zugriffskontrollen auf Feldebene innerhalb von Formularen

DSGVO-Compliance-Anforderungen für Web-Formulare

Was verlangt die DSGVO für Formulare zur Erfassung personenbezogener Daten?

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) definiert umfassende Anforderungen für Unternehmen, die personenbezogene Daten von EU-Bürgern erfassen, verarbeiten oder speichern. Anders als HIPAA, das sich auf Gesundheitsdaten konzentriert, gilt die DSGVO für alle personenbezogenen Informationen, die eine Person identifizierbar machen – und betrifft damit Branchen von Finanzdienstleistungen über Rechtsberatung bis zu internationalen Konzernen. Verstöße werden mit Bußgeldern von bis zu 4 % des weltweiten Jahresumsatzes oder 20 Millionen Euro (je nachdem, welcher Betrag höher ist) geahndet.

Die DSGVO enthält sieben Grundprinzipien, die direkt auf Web-Formulare angewendet werden: Rechtmäßigkeit, Fairness und Transparenz; Zweckbindung; Datenminimierung; Richtigkeit; Speicherbegrenzung; Integrität und Vertraulichkeit; Rechenschaftspflicht. Jedes Prinzip stellt spezifische technische und prozessuale Anforderungen an die Erfassung sensibler Daten über Web-Formulare und an die Funktionen konformer, sicherer Datenformulare.

Betroffenenrechte und Auswirkungen auf Web-Formulare

Die DSGVO gewährt Betroffenen umfangreiche Rechte an ihren personenbezogenen Daten, die die Gestaltung und den Betrieb von DSGVO-Web-Formularen direkt beeinflussen:

Recht auf Auskunft (Artikel 15): Betroffene können Kopien aller personenbezogenen Daten anfordern, die ein Unternehmen über sie gespeichert hat. DSGVO-Web-Formulare müssen es ermöglichen, alle Formulareinreichungen einer Person zu finden, die Informationen zusammenzustellen und sie innerhalb eines Monats in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format bereitzustellen. Kiteworks ermöglicht Administratoren die Suche nach Formulardaten anhand von E-Mail-Adresse, Name oder anderen Identifikatoren und stellt automatisch Ergebnisse für Betroffenenanfragen zusammen – so können Datenschutzbeauftragte regulatorische Risiken minimieren.

Recht auf Berichtigung (Artikel 16): Personen können die Korrektur unrichtiger Daten verlangen. Formularplattformen müssen Mechanismen zur Aktualisierung eingereichter Informationen bieten und Audit-Logs führen, die dokumentieren, was, wann und von wem geändert wurde. Kiteworks hält vollständige Audit-Trails aller Datenänderungen vor, sodass Unternehmen die Einhaltung von Berichtigungsanfragen nachweisen können.

Recht auf Löschung (Artikel 17): Das „Recht auf Vergessenwerden“ erlaubt Betroffenen, die Löschung ihrer Daten zu verlangen, wenn diese nicht mehr für den ursprünglichen Zweck benötigt werden oder die Einwilligung widerrufen wurde. DSGVO-Web-Formularplattformen müssen eine vollständige, dauerhafte Löschung aller Formulareinreichungen und zugehörigen Daten ermöglichen und die Löschung durch Audit-Logs dokumentieren. Kiteworks bietet sichere Löschfunktionen, die Daten kryptografisch vernichten und Audit-Nachweise über die erfolgte Löschung generieren.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Artikel 20): Betroffene können verlangen, dass ihre Daten in einem strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Format bereitgestellt und direkt an ein anderes Unternehmen übertragen werden. Konforme, sichere Datenformulare müssen den Export in Formate wie JSON oder CSV unterstützen. Kiteworks ermöglicht automatisierte Datenübertragbarkeit über API-gesteuerte Exportfunktionen, die Datenstruktur und -beziehungen erhalten.

Datenminimierung und Zweckbindung bei Formularen

Artikel 5(1)(c) der DSGVO verlangt, dass personenbezogene Daten dem Zweck angemessen, erheblich und auf das notwendige Maß beschränkt sind. Dieses Prinzip der Datenminimierung beeinflusst das Formulardesign direkt: Unternehmen müssen jedes Feld kritisch prüfen und unnötige Datenerfassung vermeiden.

Ebenso verlangt die Zweckbindung nach Artikel 5(1)(b), dass Daten nur für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben und nicht für andere Zwecke weiterverarbeitet werden. Unternehmen, die DSGVO-Web-Formulare nutzen, müssen dokumentieren, warum jedes Feld notwendig ist, auf welcher Rechtsgrundlage die Erhebung erfolgt und wie die Daten verwendet werden. Diese Dokumentation ist bei regulatorischen Untersuchungen entscheidend, wenn Aufsichtsbehörden die Angemessenheit der Datenerhebung prüfen.

Kiteworks unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung der Datenminimierung durch Formularvorlagen mit nur den wichtigsten Feldern für typische Use Cases, Hinweise zu Rechtsgrundlagen und Workflows, die Administratoren zur Begründung jedes Feldes auffordern. Dieser proaktive Ansatz hilft Compliance-Beauftragten, ihr Engagement für lokale Datenschutzgesetze zu belegen und Vertrauen bei Kunden und Partnern aufzubauen.

Anforderungen an den grenzüberschreitenden Datentransfer

Die DSGVO beschränkt die Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, sofern keine spezifischen Schutzmaßnahmen bestehen. Nach dem Schrems-II-Urteil, das Privacy Shield für ungültig erklärte, müssen Unternehmen auf alternative Mechanismen wie Standardvertragsklauseln (SCCs), verbindliche Unternehmensregeln oder Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission zurückgreifen.

Für Unternehmen, die DSGVO-Web-Formulare zur Datenerfassung von EU-Bürgern nutzen, bedeutet das: Formulardaten müssen im EWR verbleiben oder es müssen geeignete Übermittlungsmechanismen implementiert werden. Multi-Tenant-SaaS-Formularlösungen, die Daten weltweit verteilen, bergen erhebliche Compliance-Risiken, weil Unternehmen nicht kontrollieren oder nachweisen können, wo sich die Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt befinden.

Kiteworks begegnet diesen Herausforderungen mit Private-Cloud-Bereitstellungen, die Formulardaten innerhalb bestimmter geografischer Grenzen halten. Unternehmen können Kiteworks-Instanzen in EU-Rechenzentren betreiben und vertraglich zusichern, dass Daten den EWR nicht verlassen – so werden Datenhoheit und Residenzanforderungen erfüllt. Für internationale Transfers stellt Kiteworks Standardvertragsklauseln und Dokumentationen zu ergänzenden Maßnahmen bereit, sodass Sie sich auf die Einhaltung grenzüberschreitender Datenschutzanforderungen verlassen können.

Sicherheitsmaßnahmen nach Artikel 32

Artikel 32 der DSGVO verlangt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Sicherheitsniveau zu gewährleisten. Die Verordnung nennt ausdrücklich Pseudonymisierung, Verschlüsselung, Sicherstellung von Vertraulichkeit und Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit sowie regelmäßige Überprüfung der Wirksamkeit der Maßnahmen.

Für DSGVO-Web-Formulare ergeben sich daraus folgende technische Anforderungen:

• Verschlüsselung personenbezogener Daten während der Übertragung und im ruhenden Zustand mit AES 256 und TLS 1.2 oder höher
• Zugriffskontrollen, die nur autorisiertem Personal Zugriff auf Formulareinreichungen erlauben
• Regelmäßige Sicherheitstests, einschließlich Penetrationstests und Schwachstellenscans
• Erkennung und Reaktion auf Sicherheitsvorfälle durch Advanced Threat Protection
• Backup und Disaster Recovery zur Sicherstellung der Datenverfügbarkeit
• Schutz vor Advanced Persistent Threats an Datenerfassungspunkten

Kiteworks setzt alle Sicherheitsanforderungen aus Artikel 32 durch eine Defense-in-Depth-Architektur um, die Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, Bedrohungsschutz und Resilienz kombiniert. Regelmäßige Sicherheitsbewertungen und Penetrationstests belegen die Wirksamkeit der Kontrollen und liefern Nachweise für die Compliance gegenüber Aufsichtsbehörden.

DSGVO-Compliance-Checkliste für Web-Formulare

Prüfen Sie Ihre Formularplattform anhand dieser DSGVO-Anforderungen:

• Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags mit dem Formularanbieter
• Dokumentierte Rechtsgrundlage für die Verarbeitung jeder Kategorie personenbezogener Daten
• Datenschutzhinweise zu Datenerhebung, -verarbeitung und Betroffenenrechten
• Consent Management für Formulare, die ausdrückliche Einwilligung erfordern
• Workflows für Betroffenenrechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Übertragbarkeit)
• Datenminimierungskontrollen, die die Erfassung auf notwendige Informationen beschränken
• Geografische Datenresidenz-Kontrollen für EWR-Daten
• Standardvertragsklauseln für grenzüberschreitende Übermittlungen
• Verschlüsselung gemäß den Sicherheitsanforderungen von Artikel 32
• Verfahren zur Erkennung und Meldung von Datenschutzverletzungen innerhalb von 72 Stunden
• Datenschutz-Folgenabschätzungen für risikoreiche Verarbeitungen

Wichtige Erkenntnisse:

• Die DSGVO verlangt automatisierte Workflows für Betroffenenrechte, nicht nur manuelle Prozesse
• Datenminimierung muss bereits im Formulardesign verankert sein, nicht nachträglich erfolgen
• Grenzüberschreitende Übermittlungen erfordern Garantien zur geografischen Datenresidenz

PCI DSS-Compliance-Anforderungen für Zahlungsformulare

Was verlangt PCI DSS für Formulare zur Erfassung von Zahlungsdaten?

Der Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) definiert umfassende Sicherheitsanforderungen für Unternehmen, die Karteninhaberdaten speichern, verarbeiten oder übertragen. Anders als HIPAA und DSGVO ist PCI DSS kein Gesetz, sondern ein vertraglicher Standard der Kreditkartenmarken (Visa, Mastercard, American Express, Discover). Dennoch führen Verstöße zu erheblichen Geldstrafen, höheren Transaktionsgebühren und dem Verlust der Zahlungsabwicklungsfähigkeit – PCI-Web-Formulare sind daher für Finanzdienstleister, E-Commerce und alle Unternehmen mit Zahlungsdaten essenziell.

PCI DSS gliedert die Anforderungen in zwölf Hauptanforderungen über sechs Kontrollziele. Unternehmen, die PCI-Web-Formulare zur Erfassung von Kartendaten einsetzen, müssen alle zwölf Anforderungen adressieren – die Validierungsverfahren variieren je nach Transaktionsvolumen und Umgang mit Karteninhaberdaten.

PCI DSS-Anforderungen für Zahlungsformulare

Anforderung 1: Installation und Wartung von Firewall-Konfigurationen verlangt Netzwerksicherheitskontrollen zum Schutz von Karteninhaberdaten. Für PCI-Web-Formulare bedeutet das, dass Formulare hinter korrekt konfigurierten Firewalls gehostet werden, die unbefugten Zugriff verhindern. Kiteworks implementiert Netzwerksegmentierung und Firewall-Regeln, die Formularumgebungen von anderen Systemen isolieren, den PCI-Compliance-Umfang reduzieren und Angriffsflächen minimieren.

Anforderung 2: Keine Verwendung von Standardpasswörtern der Anbieter verlangt die Änderung von Standardpasswörtern, Entfernung unnötiger Konten und sichere Konfigurationen. PCI-Web-Formularplattformen dürfen keine Standard-Admin-Zugänge enthalten und müssen starke Passwort-Richtlinien durchsetzen. Kiteworks verlangt komplexe Passwörter, Multi-Faktor-Authentifizierung für Admin-Zugänge und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen, um Systeme gegen Angriffe zu härten.

Anforderung 3: Schutz gespeicherter Karteninhaberdaten definiert strikte Vorgaben, welche Zahlungsdaten gespeichert werden dürfen und wie sie zu schützen sind. Sensible Authentifizierungsdaten (Prüfziffern, vollständige Magnetstreifendaten, PINs) dürfen nach Autorisierung niemals gespeichert werden – auch nicht verschlüsselt. PCI-Web-Formulare müssen Datenaufbewahrungsrichtlinien implementieren, die sensible Informationen automatisch löschen und verbleibende Karteninhaberdaten mit starker Kryptografie verschlüsseln. Kiteworks nutzt AES 256 mit kundengesteuerten Schlüsseln für gespeicherte Karteninhaberdaten und setzt automatisierte Aufbewahrungsrichtlinien um, die sensible Informationen nach geschäftlichen und regulatorischen Vorgaben löschen.

Anforderung 4: Verschlüsselung der Übertragung von Karteninhaberdaten verlangt den Einsatz starker Kryptografie und Sicherheitsprotokolle bei der Übertragung von Karteninhaberdaten über offene Netzwerke. PCI-Web-Formulare müssen TLS 1.2 oder höher mit starken Cipher Suites nutzen, Zertifikate validieren und dürfen keine Karteninhaberdaten unverschlüsselt (z. B. per Standard-E-Mail) übertragen. Kiteworks setzt fortschrittliche Verschlüsselung, einschließlich TLS 1.3 für alle Formularübertragungen, ein und schützt Zahlungsdaten während des Transfers über Netzwerke.

Zugriffskontrollen für Zahlungsformulare

Anforderung 7: Zugriff auf Karteninhaberdaten beschränken verlangt Zugriffskontrollen nach dem Need-to-know-Prinzip und der Stellenbeschreibung. PCI-Web-Formulare müssen das Prinzip der minimalen Rechte durchsetzen, sodass Mitarbeitende nur auf die für ihre Rolle erforderlichen Zahlungsdaten zugreifen können. Kiteworks setzt rollenbasierte Zugriffskontrollen ein, die den Zugriff nach Abteilung, Team oder Person beschränken und detaillierte Audit-Logs für jeden Zugriff auf Zahlungsdaten führen.

Anforderung 8: Identifikation und Authentifizierung des Zugriffs verlangt eindeutige Benutzerkennungen für alle Systemnutzer, Multi-Faktor-Authentifizierung für Remote-Zugriffe und sichere Passwort-Richtlinien. PCI-Web-Formularplattformen müssen sich in Unternehmens-Identitätsmanagementsysteme integrieren und starke Authentifizierung durchsetzen. Kiteworks unterstützt SAML- und OIDC-Integration mit Identitätsanbietern wie Okta und Azure AD, ermöglicht Single Sign-on mit Multi-Faktor-Authentifizierung für alle Formularzugriffe.

Anforderung 9: Physischer Zugriff beschränken betrifft physische Sicherheitskontrollen, die auch für die Rechenzentren und Infrastruktur der Formularplattformen gelten. Unternehmen, die PCI-Web-Formulare nutzen, müssen sicherstellen, dass Anbieter angemessene physische Sicherheit in Rechenzentren gewährleisten – etwa durch Zugangskontrollen, Videoüberwachung und Besuchsprotokolle. Kiteworks wird in sicheren Rechenzentren betrieben, die PCI-Anforderungen an physische Sicherheit erfüllen, oder in kundenkontrollierten Private-Cloud-Umgebungen, in denen Unternehmen die physische Sicherheit selbst steuern.

Monitoring- und Testanforderungen

Anforderung 10: Zugriff nachverfolgen und überwachen verlangt Audit-Logs, die alle Zugriffe auf Karteninhaberdaten detailliert dokumentieren. Diese Protokolle müssen Benutzeridentifikation, Ereignistyp, Datum und Uhrzeit, Erfolg/Misserfolg, Ursprungsort und betroffene Daten/Systeme erfassen. PCI-Web-Formulare müssen Audit-Logs mindestens ein Jahr aufbewahren, davon drei Monate sofort verfügbar. Kiteworks erstellt automatisch umfassende Audit-Trails, die alle PCI-Logging-Anforderungen erfüllen und manipulationssichere Nachweise für PCI-Assessoren liefern.

Anforderung 11: Regelmäßige Tests der Sicherheitssysteme verlangt Schwachstellenscans, Penetrationstests und Intrusion Detection Monitoring. Unternehmen mit PCI-Web-Formularen müssen vierteljährlich Schwachstellenscans durch einen Approved Scanning Vendor und jährlich Penetrationstests durchführen. Kiteworks unterzieht sich regelmäßigen Sicherheitstests, einschließlich Penetrationstests durch unabhängige Sicherheitsfirmen, und dokumentiert die Behebung von Findings gemäß PCI-Vorgaben – Kunden erhalten die Nachweise für ihre Compliance-Prüfung.

Reduzierung des PCI-Scopes durch Tokenisierung

Eine effektive Strategie zur Reduzierung des PCI-Compliance-Aufwands bei PCI-Web-Formularen ist die Tokenisierung: Sensible Zahlungsdaten werden durch nicht ausnutzbare Token ersetzt. Unternehmen können mit Kiteworks-Formularen Zahlungsdaten erfassen, sie sofort über eine Integration mit Zahlungsdienstleistern tokenisieren und die Originaldaten löschen, während die Token für Geschäftsprozesse erhalten bleiben.

Dadurch reduziert sich der PCI-Umfang erheblich, da Token keine Karteninhaberdaten sind und nicht unter PCI DSS fallen. Die Erfassung und Übertragung muss weiterhin geschützt werden, aber die meisten Speicher- und Verarbeitungsanforderungen entfallen. Kiteworks unterstützt die Integration mit führenden Tokenisierungsdiensten über sichere APIs, sodass automatisierte Tokenisierungs-Workflows die Compliance-Belastung senken und die betriebliche Leistungsfähigkeit erhalten.

PCI DSS-Compliance-Checkliste für Zahlungsformulare

Nutzen Sie diese Checkliste zur Bewertung der PCI-Compliance Ihrer Zahlungsformulare:

• Netzwerksegmentierung, die die Formularumgebung isoliert
• Starke Verschlüsselung für Karteninhaberdaten während der Übertragung (TLS 1.2+) und im ruhenden Zustand (AES 256)
• Keine Speicherung sensibler Authentifizierungsdaten nach Autorisierung
• Datenaufbewahrungsrichtlinien, die Karteninhaberdaten automatisch löschen
• Eindeutige Benutzerkennungen und Multi-Faktor-Authentifizierung für alle Zugriffe
• Rollenbasierte Zugriffskontrollen nach dem Need-to-know-Prinzip
• Umfassende Audit-Logs, die mindestens ein Jahr aufbewahrt werden
• Vierteljährliche Schwachstellenscans durch einen Approved Scanning Vendor
• Jährliche Penetrationstests der Formularumgebung
• Dokumentierte und getestete Verfahren zur Reaktion auf Sicherheitsvorfälle
• Regelmäßige Security Awareness Trainings für Mitarbeitende mit Zahlungsdatenzugriff

Wichtige Erkenntnisse:

• PCI DSS gilt für jedes Unternehmen, das Zahlungsdaten erfasst, speichert oder überträgt
• Tokenisierung kann den PCI-Compliance-Umfang für Zahlungsformulare deutlich reduzieren
• Alle zwölf PCI-Anforderungen müssen unabhängig von den Plattformfunktionen erfüllt werden

Automatisierte Compliance über mehrere Frameworks hinweg

Warum manuelle Compliance-Prozesse Risiken schaffen

Unternehmen, die gleichzeitig HIPAA, DSGVO und PCI DSS unterliegen, stehen bei manuellen Compliance-Prozessen vor einer enormen Belastung. Manuelle Zugriffsüberprüfungen kosten jährlich hunderte Stunden, Betroffenenanfragen dauern Wochen, Compliance-Berichte erfordern aufwändige Datensammlungen und menschliche Fehler führen zu Inkonsistenzen, die Auditoren als Kontrollmängel identifizieren.

Die Komplexität steigt bei multinationalen Unternehmen mit unterschiedlichen regulatorischen Anforderungen. Eine Gesundheitsorganisation mit EU-Geschäft muss parallel HIPAA-Compliance für US-Patienten, DSGVO-Compliance für EU-Bürger und ggf. weitere nationale Vorgaben (z. B. ANSSI in Frankreich oder deutsche Gesetze) erfüllen. Die Verwaltung dieser überlappenden Verpflichtungen per Hand erhöht das Risiko von Compliance-Lücken, die den Ruf schädigen und regulatorische Risiken schaffen.

Automatisierte Compliance verwandelt Compliance von einer reaktiven, manuellen Belastung in eine proaktive, systematische Fähigkeit, die regulatorische Risiken reduziert und die Fähigkeit des Unternehmens stärkt, Sicherheitsreife gegenüber Stakeholdern nachzuweisen.

Automatisierte Workflows für Betroffenenrechte

Die DSGVO-Betroffenenrechte verursachen erheblichen administrativen Aufwand, wenn sie manuell bearbeitet werden. Unternehmen müssen die Identität des Antragstellers prüfen, alle Systeme nach relevanten Daten durchsuchen, Informationen zusammenstellen, Drittdaten schwärzen und Ergebnisse innerhalb eines Monats liefern. Bei Dutzenden oder Hunderten Anfragen pro Monat ist manuelle Bearbeitung nicht mehr praktikabel.

Kiteworks automatisiert die Compliance für Betroffenenrechte durch Workflows, die:

• Betroffenenanfragen über sichere Web-Portale mit Identitätsprüfung annehmen
• Alle Formulareinreichungen automatisch nach passenden Daten durchsuchen
• Ergebnisse in maschinenlesbaren Formaten gemäß Datenübertragbarkeitsanforderungen zusammenstellen
• Schwärzungsregeln zum Schutz Dritter anwenden
• Lieferpakete mit Verschlüsselung und Zugriffskontrollen generieren
• Den gesamten Prozess durch Audit-Logs dokumentieren und Compliance nachweisen

Diese Automatisierung ermöglicht es Datenschutzbeauftragten, Betroffenenanfragen in Stunden statt Wochen zu erfüllen, reduziert den manuellen Aufwand um über 90 % und verbessert Konsistenz und Dokumentation. Unternehmen zeigen ihr Engagement für lokale Datenschutzgesetze durch schnelle, professionelle Antworten und stärken das Vertrauen von Kunden und Partnern.

Automatisierte Compliance-Berichte und Dokumentation

Auditoren und Aufsichtsbehörden erwarten detaillierte Nachweise, dass Sicherheitskontrollen wirksam funktionieren. Manuelles Reporting erfordert, dass Security- und Compliance-Teams Daten aus verschiedenen Systemen extrahieren, Berichte erstellen, Anomalien analysieren und Zusammenfassungen für Auditoren aufbereiten – ein Prozess, der für jährliche Audits, Quartalsprüfungen oder Anfragen Wochen dauern kann.

Kiteworks automatisiert HIPAA-, DSGVO- und PCI-Compliance-Reporting mit vorgefertigten Berichtsvorlagen, die:

• Dokumentieren, wer wann und von wo auf Formulardaten zugegriffen hat
• Die Umsetzung von Verschlüsselung für ruhende und übertragene Daten nachweisen
• Belegen, dass Zugriffskontrollen das Need-to-know-Prinzip durchsetzen
• Zeigen, dass Aufbewahrungsrichtlinien Daten automatisch nach Zeitplan löschen
• Nachweisen, dass Sicherheitsvorfälle erkannt, untersucht und gelöst wurden
• Plattformkontrollen spezifischen regulatorischen Anforderungen zuordnen

Diese automatisierten Berichte ermöglichen es Unternehmen, Compliance für Audits kontinuierlich zu dokumentieren, statt bei Prüfungen hektisch Nachweise zusammenzustellen. Compliance-Beauftragte können wöchentliche, monatliche oder quartalsweise Berichte planen, den Compliance-Status über die Zeit verfolgen und Trends oder potenzielle Probleme frühzeitig erkennen.

Automatisierte Zugriffsüberprüfungen und Zertifizierung

HIPAA, DSGVO und PCI DSS verlangen regelmäßige Überprüfungen, ob der Zugriff auf sensible Daten weiterhin angemessen ist. Unternehmen müssen regelmäßig prüfen, wer Zugriff auf HIPAA-Formulare mit ePHI, DSGVO-Web-Formulare mit personenbezogenen Daten und PCI-Web-Formulare mit Zahlungsdaten hat – und ob jeder Einzelne noch einen legitimen geschäftlichen Bedarf für den Zugriff hat.

Manuelle Zugriffsüberprüfungen sind zeitaufwändig und fehleranfällig: Security-Teams exportieren Zugriffslisten, senden sie an Manager, verfolgen Rückmeldungen und setzen Änderungen um. Der Prozess dauert oft Monate, und bis zum Abschluss sind die Daten durch Rollenwechsel oder Austritte bereits veraltet.

Kiteworks automatisiert die Zugriffszertifizierung durch Workflows, die:

• Zugriffsberichte mit aktuellen Formularberechtigungen für jeden Nutzer generieren
• Berichte über automatisierte Workflows an die zuständigen Manager weiterleiten
• Managern Genehmigungs-/Ablehnungsoberflächen mit Attestationspflicht bieten
• Zugriffe automatisch entziehen, wenn Manager ablehnen oder nicht reagieren
• Den gesamten Zertifizierungsprozess durch Audit-Logs dokumentieren
• Wiederkehrende Überprüfungen vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich planen

Diese Automatisierung stellt sicher, dass Zugriffsüberprüfungen termingerecht und konsistent erfolgen, reduziert den manuellen Aufwand um über 80 % und liefert Nachweise, dass Unternehmen den Zugriff auf sensible Formulardaten aktiv steuern. Auditoren erkennen automatisierte Zugriffszertifizierung als Beleg für reife Sicherheitsprogramme und Best Practices an.

Vorteile einer einheitlichen Compliance-Plattform

Der größte Vorteil des Kiteworks-Ansatzes für konforme, sichere Datenformulare ist die Bereitstellung einer einheitlichen Plattform, die HIPAA-, DSGVO- und PCI DSS-Anforderungen gleichzeitig adressiert – statt für jedes Framework eine eigene Lösung zu benötigen. Diese Architektur bietet mehrere Vorteile:

Weniger Komplexität: Security- und Compliance-Teams lernen nur eine Plattform, konfigurieren eine Richtlinienbasis und überwachen einen Audit-Trail – statt mehrere Systeme mit unterschiedlichen Oberflächen, Funktionen und Compliance-Ansätzen zu verwalten.

Konsistente Kontrollen: Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, Audit-Logging und Datenaufbewahrung funktionieren in allen Frameworks gleich – Inkonsistenzen und Compliance-Lücken werden vermieden.

Niedrigere Gesamtkosten: Unternehmen sparen Lizenz-, Implementierungs- und Betriebskosten für separate Formularplattformen und reduzieren den administrativen Aufwand.

Bessere Compliance: Die einheitliche Architektur erleichtert es, Lücken zu erkennen, Sicherheitsverbesserungen umzusetzen und umfassende Compliance gegenüber mehreren Aufsichtsbehörden nachzuweisen.

Vereinfachte Audits: Auditoren prüfen eine Plattform für alle Frameworks – das spart Zeit und reduziert das Risiko von Findings durch inkonsistente Implementierungen.

Wichtige Erkenntnisse:

• Automatisierte Compliance reduziert manuellen Aufwand um 80–90 % und erhöht die Konsistenz
• Automatisierte Workflows für Betroffenenrechte ermöglichen schnelle Reaktionen im DSGVO-Rahmen
• Einheitliche Plattformen für mehrere Frameworks reduzieren Komplexität und verbessern die Compliance

Wie Kiteworks konforme, sichere Datenformulare bereitstellt

Kiteworks bietet konforme, sichere Datenformulare, die speziell entwickelt wurden, um HIPAA-, DSGVO- und PCI-Anforderungen gleichzeitig zu erfüllen – mit einheitlicher Sicherheitsarchitektur, umfassenden Compliance-Funktionen und automatisierter Compliance. Unternehmen aus Gesundheitswesen, Finanzdienstleistungen, Recht, öffentlichem Sektor und internationalem Geschäft vertrauen auf Kiteworks, um vertrauliche Informationen zu erfassen und dabei regulatorische Vorgaben in allen relevanten Rahmenwerken einzuhalten.

HIPAA-konforme Architektur mit Business Associate Agreements gibt Gesundheitsorganisationen Sicherheit bei der Datenerfassung. Die Plattform implementiert alle erforderlichen administrativen, physischen und technischen Schutzmaßnahmen – darunter kundengesteuerte Verschlüsselung mit FIPS 140-3 Level 1-validierter Verschlüsselung, umfassende Audit-Logs mit sechsjähriger Aufbewahrung, granulare Zugriffskontrollen für minimalen Zugriff und automatische Sitzungsabmeldung. Kiteworks stellt Business Associate Agreements bereit, die diese Zusagen dokumentieren und das Unternehmen vertraglich zur HIPAA-Compliance für alle über HIPAA-Formulare verarbeiteten ePHI verpflichten. So können Gesundheitsorganisationen Datensicherheit nachweisen, regulatorische Risiken minimieren und ihr Engagement für Patientenschutz belegen.

DSGVO-konforme Funktionen zur Unterstützung von Betroffenenrechten ermöglichen Unternehmen die Einhaltung europäischer Datenschutzanforderungen mit automatisierten Workflows und technischen Kontrollen. Kiteworks garantiert geografische Datenresidenz für EU-Daten im EWR, bietet Standardvertragsklauseln (SCCs) für internationale Transfers, automatisierte Erfüllung von Betroffenenanfragen, sichere Datenlöschung gemäß Recht auf Vergessenwerden und Datenübertragbarkeit in maschinenlesbaren Formaten. Die Plattform hilft Datenschutzbeauftragten, Datenhoheit und Residenz zu gewährleisten und schafft Sicherheit bei grenzüberschreitender Compliance. Eingebaute Datenminimierungskontrollen unterstützen DSGVO-Web-Formulare, die nur notwendige Informationen erfassen – ein klares Zeichen für Compliance und Vertrauensaufbau bei Kunden und Partnern in Europa.

PCI DSS-konforme Kontrollen für Zahlungsdatenschutz ermöglichen Finanzdienstleistern und E-Commerce-Unternehmen die sichere Erfassung von Zahlungsinformationen. Kiteworks erfüllt alle zwölf PCI-Anforderungen – von Netzwerksegmentierung über AES 256-Verschlüsselung für gespeicherte Karteninhaberdaten, TLS 1.3 für Übertragungssicherheit, rollenbasierte Zugriffskontrollen nach dem Need-to-know-Prinzip, Multi-Faktor-Authentifizierung für alle Zugriffe, umfassende Audit-Logs mit einjähriger Aufbewahrung bis zu regelmäßigen Sicherheitstests (Penetrationstests, Schwachstellenscans). Die Plattform unterstützt die Integration mit Tokenisierungsdiensten, sodass Unternehmen den PCI-Umfang reduzieren und dennoch betriebsfähig bleiben. Unternehmen, die PCI-Web-Formulare über Kiteworks betreiben, können Compliance gegenüber QSAs nachweisen und kontinuierliche Compliance zwischen den Prüfungen sicherstellen.

Automatisierte Compliance reduziert den manuellen Aufwand und macht Compliance zum proaktiven Management. Kiteworks automatisiert Workflows für Betroffenenrechte und erfüllt DSGVO-Anfragen in Stunden statt Wochen, erstellt umfassende Compliance-Berichte mit Zuordnung zu HIPAA-, DSGVO- und PCI-Anforderungen, führt automatisierte Zugriffsüberprüfungen mit Manager-Attestation und automatischer Umsetzung durch, setzt Datenaufbewahrungsrichtlinien durch und bietet Echtzeit-Compliance-Dashboards für alle Frameworks. So können Compliance-Beauftragte Audits effizient dokumentieren, regulatorische Risiken durch kontinuierliches Monitoring minimieren und Sicherheitsreife gegenüber Auditoren und Stakeholdern belegen. IT-Direktoren können Formulardaten in Unternehmenssysteme integrieren und dabei umfassende Audit-Logs für alle Datenbewegungen führen.

Einheitliche Plattform für mehrere Frameworks gleichzeitig beseitigt die Komplexität separater Formularlösungen für verschiedene Regularien. Gesundheitsorganisationen mit EU-Geschäft können eine Kiteworks-Plattform für HIPAA-Formulare (US-Patientendaten) und DSGVO-Web-Formulare (EU-Personendaten) nutzen – die Plattform wendet automatisch die passenden Kontrollen je nach Datentyp und Jurisdiktion an. Finanzdienstleister können PCI-Web-Formulare und DSGVO-Compliance für EU-Kundendaten auf einer Plattform vereinen. Dieser Ansatz reduziert Verwaltungsaufwand, sorgt für konsistente Sicherheitskontrollen, vereinfacht Audits und senkt die Gesamtbetriebskosten im Vergleich zu mehreren Einzellösungen.

Erweiterte Sicherheitsfunktionen, die über Mindestanforderungen hinausgehen, positionieren Kiteworks als Plattform für Security Leadership. Die Plattform implementiert Advanced Threat Protection gegen gezielte Angriffe auf Formulare, schützt vor Advanced Persistent Threats an Datenerfassungspunkten, nutzt fortschrittliche Verschlüsselung mit kundengesteuerten Schlüsseln (nur Ihr Unternehmen kann sensible Daten entschlüsseln) und hält Zertifizierungen wie SOC 2 Typ II, ISO 27001 sowie Compliance mit ANSSI für Unternehmen in Frankreich. Diese Fähigkeiten helfen Security Leadern, Security Leadership zu zeigen, den Ruf des Unternehmens zu schützen und die Erwartungen von Vorstand und Investoren an Datenschutz zu erfüllen.

Unternehmen, die auf sichere Datenformulare von Kiteworks setzen, gewinnen mehr als nur Compliance. Sie erhalten eine strategische Plattform für sichere, effiziente Datenerfassung und demonstrieren ihr Engagement für den Schutz sensibler Informationen in allen relevanten Rahmenwerken und Jurisdiktionen.

Erfahren Sie mehr über sichere und konforme Datenformulare von Kiteworks und vereinbaren Sie eine individuelle Demo.

Weitere Ressourcen

• Blogbeitrag Top 5 Sicherheitsfunktionen für Online-Web-Formulare
• Video Kiteworks Snackable Bytes: Web Forms
• Blogbeitrag So schützen Sie personenbezogene Daten in Online-Web-Formularen: Eine Checkliste für Unternehmen
• Best Practices Checklist So sichern Sie Web-Formulare
  Best Practices Checklist
• Blogbeitrag So erstellen Sie DSGVO-konforme Formulare