Kiteworks bewahrt Inhalte für eDiscovery auf

Elektronisch gespeicherte Informationen gemäß FRCP-Richtlinien und Best Practices identifizieren und schützen

eDiscovery ist ein zentraler Bestandteil moderner Gerichtsverfahren und umfasst das Identifizieren, Sammeln, Prüfen und Bereitstellen von elektronisch gespeicherten Informationen (ESI). Der Prozess unterliegt verschiedenen Regeln und gesetzlichen Vorgaben, darunter die Federal Rules of Civil Procedure (FRCP), die die Aufbewahrung, Sammlung und Vorlage von ESI in Rechtsverfahren vorschreiben. Compliance-Anforderungen variieren je nach Gerichtsbarkeit und Falltyp und umfassen Gesetze wie den Electronic Communications Privacy Act (ECPA), den Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), den Federal Trade Commission Act (FTCA) sowie bundesstaatliche Gesetze. Die korrekte Identifikation, Sammlung und Bereitstellung relevanter ESI ist entscheidend, um Beweise besser zu verstehen und optimal auf den Prozess vorbereitet zu sein.

Reduzieren Sie Compliance-Risiken und Kosten, indem Sie fortschrittliche Content-Governance-Funktionen in der Kiteworks-Plattform bündeln. Rechtsteams können Legal Holds für eDiscovery durchführen, wobei sämtliche Kommunikation über Kiteworks erfolgt – inklusive Versand und Empfang von Inhalten per E-Mail, Filesharing, automatisiertem Dateitransfer und Application Programming Interfaces (APIs). Vereinfachen Sie eDiscovery, indem Sie Kommunikation zentral überwachen, verarbeiten und archivieren, um Beweise zu sichern und Legal Holds zu erleichtern.

Inhalte identifizieren und schützen

Mit Kiteworks können Kunden alle über Kiteworks versendeten Dateien nachverfolgen und ein unveränderliches Prüfprotokoll erstellen, das sämtliche Metadaten zu Absendern und Empfängern dokumentiert. Unternehmen erfassen Inhalte, die über alle externen Kanäle kommuniziert werden – von Filesharing, Zusammenarbeit und virtuellen Datenräumen bis hin zu E-Mail, Formularen, SFTP, Managed File Transfer und Unternehmensanwendungen. Administratoren legen granulare Richtlinien wie Nur-Lese-Zugriff und Wasserzeichen fest, um sensible Inhalte zu schützen und Compliance-Vorgaben durchzusetzen. Gleichzeitig steigern sie die Produktivität und Zusammenarbeit, da Verantwortliche Inhalte, Ordner, Einladungen und Zugriffsrechte einfach verwalten können.

Kiteworks ermöglicht Rechtsteams, Richtlinien für Passwortkomplexität zu definieren, während Administratoren Benutzerpasswörter zurücksetzen und Passwortänderungen beim Login erzwingen können. Kiteworks schützt Inhalte durch eine gehärtete virtuelle Appliance, die darauf ausgelegt ist, potenzielle Schwachstellen in ihren Bibliotheken zu minimieren und die Komplexität von Angriffen zu erhöhen. Eine integrierte Netzwerk-Firewall und Web Application Firewall (WAF), zero-trust-Zugriff und eine minimierte Angriffsfläche reduzieren das Sicherheitsrisiko erheblich. Das Private Data Network von Kiteworks bietet mehrere Schutzebenen, um Auswirkungen auf Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit zu minimieren – mit KI-basierter Anomalieerkennung, fortschrittlicher Intrusion Detection und Alarmen sowie Zero-Day-Bedrohungsabwehr. Das bedeutet besseren Schutz vertraulicher Kundeninhalte und eine stärkere Sicherheitsposition gegenüber Advanced Persistent Threats.

Automatische Inhaltsprüfung und -sammlung

Die Kiteworks-Plattform erfasst und protokolliert Ereignisse wie den Zugriff auf eine Datei, den Zeitpunkt, den Ort sowie Änderungen, Downloads, Ansichten oder das Teilen von Dateien. Kiteworks-Kunden können die Sammlung und Aufbewahrung von Legal-Hold-Daten automatisieren und so die Integrität von Beweismitteln ohne Schulungsaufwand oder zusätzliche Beteiligung sicherstellen. Zudem lassen sich Legal-Hold-Archive per REST-API in eDiscovery-Systeme integrieren. Mit dem unveränderlichen Prüfprotokoll von Kiteworks können Kunden sämtliche eDiscovery-Elemente für Gerichtsverfahren verarbeiten und prüfen sowie Chain-of-Custody-Anforderungen mit vollständiger Transparenz und Revisionssicherheit der Dateibewegungen erfüllen. Berichte lassen sich individuell anpassen, um Live-Ansichten von dateibezogenen Vorgängen in Fällen und Prozessen zu erhalten, sodass Rechtsteams jederzeit optimal auf Gerichtstermine vorbereitet sind.

Erfolgreiche und effiziente Bereitstellung

Kiteworks gewährleistet eine erfolgreiche Bereitstellung von eDiscovery-Inhalten, indem zunächst alle Inhalte sicher aufbewahrt, dann die erforderlichen Inhalte gesammelt und schließlich die eDiscovery-Inhalte bei Bedarf bereitgestellt werden. Für eDiscovery-Inhalte können Berichte generiert werden, die sämtliche relevanten Inhalte innerhalb eines festgelegten Zeitraums inklusive aller Dateien, Aktivitäten und E-Mails erfassen. Aus diesen Berichten können Kiteworks-Kunden alle Inhalte sicher herunterladen und per E-Mail versenden, wodurch erfolgreiche Untersuchungen durch die Bereitstellung einer vollständigen Chain of Custody mit Audit-Trail aller Zugriffs-, Administrations- und Transferaktivitäten ermöglicht werden. Sobald eDiscovery-Inhalte archiviert werden sollen, können Kunden sämtliche Inhalte inklusive Versionen, E-Mails und Benutzeraktivitäten automatisch per SMTP an Archivierungssysteme exportieren.

Kiteworks bietet fortschrittliche Content-Governance-Funktionen, mit denen Rechtsteams Compliance-Risiken und Kosten senken, indem sie die Überwachung, Verarbeitung und Archivierung von Kommunikation zentralisieren. Mit der Möglichkeit, alle Dateien nachzuverfolgen und ein unveränderliches Prüfprotokoll zu erstellen, können Unternehmen sensible Inhalte identifizieren und schützen sowie granulare Richtlinien zur Durchsetzung von Compliance-Vorgaben festlegen. Die Plattform ermöglicht zudem automatische Inhaltsprüfung und -sammlung und stellt so die Integrität von Beweismitteln sicher. Darüber hinaus steigert Kiteworks die Effizienz durch automatische Berichte für die Generierung von eDiscovery-Inhalten, sichere Downloads und geschützte E-Mails mit großen Anhängen. Mit Kiteworks können Rechtsteams den eDiscovery-Prozess optimieren, Legal Holds vereinfachen und jederzeit für Gerichtstermine bereit sein.