So teilen Sie Dateien Sicher

Sicheres Filesharing schützt vertrauliche Informationen vor unbefugtem Zugriff und potenziellen Cyberbedrohungen. Durch die Anwendung sicherer Filesharing-Methoden und Best Practices können Sie unerwünschten Datenabfluss, finanzielle Verluste und Verstöße gegen Compliance-Vorgaben vermeiden und stattdessen die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit Ihrer Daten gewährleisten. Diese Best Practices zeigen einige Strategien und Maßnahmen für das sichere Teilen von Dateien auf.

1. Verwenden Sie eine sichere Filesharing-Lösung

Wichtige Funktionen sind Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, sichere Dateiübertragungsprotokolle, Zugriffskontrollen und Prüfprotokolle. Eine sichere Filesharing-Lösung sollte zudem benutzerfreundlich sein und sich nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe integrieren lassen.

2. Verschlüsseln Sie jede Datei

Verschlüsselung schützt Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, selbst wenn eine Datei während der Übertragung abgefangen wird. Symmetrische Verschlüsselung verwendet einen einzigen Schlüssel für Ver- und Entschlüsselung, während asymmetrische Verschlüsselung ein Schlüsselpaar aus öffentlichem und privatem Schlüssel nutzt.

3. Nutzen Sie sichere Dateiübertragungsprotokolle

Protokolle wie Secure File Transfer Protocol (SFTP), Hypertext Transfer Protocol Secure (HTTPS) und Transport Layer Security (TLS) sorgen dafür, dass Daten während der Übertragung verschlüsselt und vor Abhören sowie Manipulation geschützt sind. Diese Protokolle bieten zudem Authentifizierungsmechanismen, um die Identität von Sender und Empfänger zu überprüfen.

4. Fördern Sie eine sichere Filesharing-Mentalität

Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden und vertrauenswürdigen Drittparteien den Datenschutz priorisieren und konsequent sichere Filesharing-Praktiken anwenden. Unterstützen Sie dies durch Richtlinien, Security Awareness Trainings und kontinuierliche Verbesserungen.

5. Verwenden Sie starke Passwörter und Multi-Faktor-Authentifizierung

Passwörter sollten mindestens 12 Zeichen lang sein und Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen sowie Sonderzeichen enthalten. Ergänzen Sie dies durch Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), um Konten auch bei kompromittiertem Passwort zu schützen.

6. Aktualisieren und patchen Sie Software regelmäßig

Installieren Sie regelmäßig Updates und Patches für Filesharing-Anwendungen und andere Software, um Sicherheitslücken zeitnah zu schließen. Automatisieren Sie diesen Prozess, um sicherzustellen, dass alle Programme stets auf dem aktuellen Stand sind.

7. Implementieren Sie Zugriffskontrollen

Setzen Sie rollenbasierte Zugriffskontrollen (RBAC) ein, um Berechtigungen entsprechend der Rolle im Unternehmen zu vergeben. Überprüfen und aktualisieren Sie Zugriffskontrollen regelmäßig, damit die Berechtigungen stets passend bleiben.

8. Sichern Sie Endgeräte ab

Nutzen Sie Endpoint-Security-Maßnahmen wie Antivirus-Software, Firewalls und Intrusion Detection Systems, um Geräte vor Malware und anderen Bedrohungen zu schützen. Verschlüsseln Sie alle Endgeräte und verlangen Sie starke Authentifizierungsmethoden. Aktivieren Sie zudem Remote Wipe, um Daten bei Verlust oder Diebstahl eines Geräts zu schützen.

9. Schulen und sensibilisieren Sie Mitarbeitende

Führen Sie regelmäßige Schulungen zu sicheren Filesharing-Methoden durch. Geben Sie Mitarbeitenden klare Richtlinien an die Hand, wie sie Dateien sicher teilen – einschließlich der Nutzung sicherer Filesharing-Lösungen, starker Passwörter und Multi-Faktor-Authentifizierung.

10. Überwachen und prüfen Sie Filesharing-Aktivitäten

Setzen Sie Protokollierungs- und Überwachungstools ein, um Filesharing-Aktivitäten zu verfolgen – inklusive wer auf welche Dateien zugegriffen hat, welche Aktionen durchgeführt wurden und wann dies geschah. Überprüfen Sie Prüfprotokolle regelmäßig, um ungewöhnliche oder unbefugte Aktivitäten zu erkennen.

Mehr erfahren über sicheres Filesharing

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Dateien sicher und compliant mit Datenschutzgesetzen und Standards teilen – lesen Sie Optimize File Sharing Governance, Compliance, and Content Protection.

Mehr Informationen zu Kiteworks für sichere Zusammenarbeit und Filesharing finden Sie unter Collaborate on Sensitive Content With Secure File Sharing.