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Pièges de conformité à éviter lors de l’utilisation du transfert sécurisé de fichiers

par Bob Ertl updated février 6, 2024 Managed File Transfer

temps de lecture: 8 minutes

Les solutions de transfert sécurisé de fichiers sont une partie essentielle des opérations commerciales modernes. Ces plateformes facilitent le transfert sécurisé et efficace de fichiers entre organisations, ou au sein de différents départements d’une même organisation. Elles offrent un contrôle et une visibilité accrus sur le partage de fichiers, assurent une sécurité renforcée et améliorent la conformité avec diverses réglementations.

Qu’est-ce que le transfert sécurisé de fichiers et pourquoi est-il supérieur au FTP ?

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Bien que les solutions de transfert sécurisé de fichiers (MFT) jouent un rôle significatif dans la sécurisation des transferts de données, une mauvaise utilisation ou une mauvaise configuration peut conduire à des violations de données et de conformité. Cela peut entraîner une série d’impacts négatifs tels que des amendes lourdes, des dommages à la réputation et la perte de clients, toutes conséquences que les entreprises cherchent à éviter à tout prix.

Vous hésitez encore entre FTP et transfert sécurisé de fichiers ? Voici six raisons pour lesquelles le transfert sécurisé de fichiers est préférable au FTP.

Dans ce guide, nous examinerons les pièges courants de conformité réglementaire que les organisations peuvent rencontrer lors de l’utilisation de solutions de transfert sécurisé de fichiers, et ce que les organisations peuvent faire pour éviter ces pièges.

Protection des PII, PHI et de la Propriété Intellectuelle

Toutes les organisations détiennent des informations sensibles qui doivent être protégées, en particulier lorsqu’elles sortent des limites de l’organisation. Le transfert de données sécurisé, et en particulier le transfert sécurisé de fichiers géré, devient primordial lorsque les organisations partagent des informations sensibles avec des tiers de confiance tels que des clients, des consultants et des prestataires de services.

Les informations sensibles comprennent souvent des informations personnelles identifiables et des informations médicales protégées (PII/PHI) telles que les noms, adresses et informations de facturation des clients ou des employés. Les informations sensibles peuvent également inclure la propriété intellectuelle (propriété intellectuelle) comme les spécifications de produits, les informations financières et les contrats. Tous ces éléments sont des actifs précieux et souvent la cible des cybercriminels. De plus, une mauvaise manipulation de ces informations par un employé ou un partenaire pourrait entraîner la violation de diverses réglementations, telles que le RGPD, le HIPAA, le CMMC, l’ITAR, et bien d’autres.

Les solutions de transfert sécurisé de fichiers, lorsqu’elles sont correctement utilisées, aident à protéger ces types d’informations en sécurisant les transferts de fichiers. Cependant, les organisations qui ne prennent pas les précautions nécessaires lors du transfert de PII, PHI ou de propriété intellectuelle, non seulement risquent d’exposer ces informations à des utilisateurs non autorisés, mais également de violer les réglementations de conformité qui mandatent la confidentialité des données.

Ce qui suit ne sont que quelques-uns des pièges de conformité que les organisations doivent éviter lorsqu’elles utilisent leur solution de transfert sécurisé de fichiers pour transférer des informations sensibles avec des tiers de confiance.

Pièges de Conformité du Transfert Sécurisé de Fichiers

Il existe de nombreuses façons dont les organisations peuvent potentiellement violer les exigences de conformité lors de l’utilisation de systèmes de transfert sécurisé de fichiers. Les violations peuvent, une fois de plus, entraîner des sanctions importantes, des litiges, la perte de clients et l’érosion de la marque. Ces pièges peuvent (ou non) être bien connus. Quoi qu’il en soit, ils doivent être évités à tout prix si une organisation cherche à éviter une violation de conformité. Examinons cela de plus près.

1. Manquement au Chiffrement des Données de Transfert Sécurisé de Fichiers

L’un des principaux avantages du transfert sécurisé de fichiers est la capacité de chiffrer les données pendant le transfert pour garantir qu’elles restent confidentielles et sécurisées. Ne pas chiffrer correctement les données sensibles peut les laisser vulnérables à l’interception, ce qui peut potentiellement conduire à des violations de données et de conformité. Les organisations doivent s’assurer qu’elles utilisent des méthodes de chiffrement à jour, en utilisant des clés de chiffrement appropriées et en exigeant le chiffrement pour tous les transferts de données sensibles.

2. Manque de Contrôle d’Accès aux Données de Transfert Sécurisé de Fichiers

Contrôler qui a accès aux PII, PHI et à la propriété intellectuelle est essentiel pour protéger les informations sensibles et maintenir la conformité. Sans contrôles d’accès appropriés, des individus non autorisés peuvent accéder à des données sensibles, conduisant à des violations potentielles de données. Les systèmes modernes de transfert sécurisé de fichiers géré sont généralement dotés de fonctionnalités robustes de contrôle d’accès qui permettent aux organisations de désigner qui peut consulter, modifier ou transférer certains fichiers. Ne pas utiliser efficacement ces fonctionnalités, ou ne pas les utiliser du tout, peut entraîner de graves problèmes de conformité.

3. Ne Pas Surveiller et Consigner les Transferts de Fichiers Sécurisés

Surveiller et consigner les transferts de fichiers est crucial pour la sécurité et la conformité. À des fins de sécurité, les journaux d’audit permettent aux organisations d’identifier toute activité de transfert de fichiers inhabituelle qui pourrait indiquer une menace potentielle ou une violation. D’un point de vue conformité, les journaux d’audit fournissent un enregistrement de toutes les activités de transfert de fichiers, ce qui peut être nécessaire pour démontrer la conformité lors d’un audit.

Malheureusement, certaines organisations négligent cette fonctionnalité importante de leurs solutions de transfert sécurisé de fichiers. Sans surveillance et consignation, il devient presque impossible de détecter et de répondre rapidement à tout transfert de fichiers non autorisé ou suspect. Cela peut conduire à un échec dans la détection de violations potentielles de données, entraînant ainsi de graves violations de conformité.

4. Ne Pas Assurer la Conformité des Tiers

Lors de l’utilisation d’un système de transfert sécurisé de fichiers pour transférer des fichiers avec des tiers tels que des clients, des consultants, des entrepreneurs, il est crucial de s’assurer que ces partenaires de confiance se conforment également aux mêmes réglementations que votre organisation. Ne pas assurer la conformité des tiers peut conduire à des violations de données, des violations de conformité et de sévères pénalités.

Les organisations doivent donc examiner minutieusement les tiers avant de partager des données sensibles avec eux, en évaluant soigneusement leurs mesures de sécurité et leurs pratiques de conformité. Les contrats doivent également inclure des stipulations claires concernant la protection des données et la conformité. Ces stratégies et d’autres sont des composants critiques d’une pratique de gestion des risques des tiers, quelque chose que chaque organisation devrait adopter.

5. Manque d’Audits Réguliers des Solutions de Transfert Sécurisé de Fichiers

Effectuer des audits réguliers du système est une partie intégrante du maintien de la conformité. Les audits de système offrent un aperçu du fonctionnement de la solution de transfert sécurisé de fichiers d’une organisation, leur permettant ainsi d’identifier les faiblesses, lacunes ou mauvaises utilisations potentielles. Ne pas réaliser d’audits réguliers peut empêcher la détection précoce de problèmes de conformité, conduisant à des violations potentielles et des infractions.

Les organisations devraient élaborer un plan d’audit du système (non seulement pour leur solution de transfert sécurisé de fichiers, mais pour toutes les solutions) qui détaille ce qui sera audité, quand et par qui. Ce plan doit également inclure les étapes à suivre si un problème de conformité est identifié. Ne pas mettre en œuvre et adhérer à un tel plan pourrait potentiellement conduire à de graves problèmes de conformité.

6. Ne Pas Mettre à Jour ou Corriger les Solutions de Transfert Sécurisé de Fichiers

Comme toute autre solution, les solutions MFT sont soumises à des menaces constantes de la part de cybercriminels cherchant à exploiter des vulnérabilités. Garder votre solution de transfert sécurisé de fichiers mise à jour et corrigée est essentiel pour maintenir un environnement sécurisé et conforme. Les solutions obsolètes peuvent avoir des vulnérabilités qui peuvent être exploitées par des attaquants et conduire ensuite à des violations de données et de conformité.

Les organisations devraient avoir une politique de mise à jour des logiciels et de gestion des correctifs en place pour s’assurer que toutes les solutions, y compris leur solution de transfert sécurisé de fichiers, sont toujours à jour. Ignorer les mises à jour du système et les correctifs non seulement met en danger les données d’une organisation, mais les expose également à un risque de non-conformité avec les réglementations qui exigent de maintenir des systèmes mis à jour et sécurisés.

7. Manque de Formation Appropriée sur les Solutions de Transfert Sécurisé de Fichiers

Un autre piège courant dans lequel les organisations tombent lorsqu’il s’agit de maintenir la conformité avec les solutions de transfert sécurisé de fichiers est le manque de formation appropriée. Sans une formation approfondie, les employés peuvent ne pas comprendre pleinement l’importance de la conformité ou comment utiliser correctement la solution de transfert sécurisé de fichiers. Cela pourrait conduire à une mauvaise utilisation ou une mauvaise configuration involontaire de la solution, entraînant des violations potentielles de conformité.

Des sessions de formation régulières devraient être menées pour garder les employés informés des dernières exigences de conformité, des mises à jour de la solution de transfert sécurisé de fichiers et des procédures correctes pour un transfert de fichiers sécurisé et conforme. La formation doit également souligner les répercussions de la non-conformité pour s’assurer que les employés comprennent l’importance de leur rôle dans le maintien de la conformité.

Kiteworks Aide les Organisations à Éviter les Pièges de Conformité avec le Transfert Sécurisé de Fichiers

Maintenir la conformité lors de l’utilisation de solutions de transfert sécurisé de fichiers est crucial à l’ère de la conformité. En comprenant et en évitant les pièges courants, les organisations peuvent s’assurer qu’elles utilisent efficacement leur solution de transfert sécurisé de fichiers tout en restant conformes.

Il est important de se souvenir de la nécessité de protéger les informations personnelles identifiables (PII), les informations médicales protégées (PHI) et la propriété intellectuelle, de réaliser des audits systématiques, de maintenir le système à jour et de garantir la conformité des tiers. De plus, sécuriser les données par le chiffrement, maintenir un accès contrôlé aux données, et surveiller et enregistrer les transferts de fichiers sont des aspects cruciaux. Enfin, une formation continue des employés peut aider à éviter d’éventuelles violations dues à un manque de sensibilisation et à une mauvaise utilisation du système.

En mettant en œuvre et en appliquant des politiques qui abordent ces aspects, les organisations peuvent efficacement éviter les pièges de conformité coûteux et garantir des transferts de fichiers sécurisés et conformes avec des systèmes de transfert sécurisé de fichiers. Cela permettra non seulement de protéger l’organisation contre des pénalités onéreuses et des litiges, mais aussi de maintenir la confiance des clients et de protéger la réputation de l’organisation.

Le Réseau de contenu privé de Kiteworks, une plateforme de partage sécurisé de fichiers et de transfert de fichiers validée FIPS 140-2 Level, consolide la messagerie électronique, le partage de fichiers, les formulaires Web, le SFTP et le transfert sécurisé de fichiers, permettant ainsi aux organisations de contrôler, protéger, et suivre chaque fichier à son entrée et sortie de l’organisation.

Le transfert sécurisé de fichiers géré par Kiteworks offre une automatisation robuste, une gestion fiable et évolutive des opérations, ainsi que des formulaires simples sans code et un éditeur visuel. Il est conçu avec un accent sur la sécurité, la visibilité et la conformité. En fait, Kiteworks prend en charge toutes les exigences de journalisation, de gouvernance et de sécurité avec une gestion centralisée des politiques, tandis qu’une appliance virtuelle durcie protège les données et les métadonnées contre les initiés malveillants et les menaces persistantes avancées. Ainsi, les entreprises peuvent transférer des fichiers en toute sécurité tout en maintenant la conformité avec les réglementations pertinentes.

Le transfert sécurisé de fichiers géré par Kiteworks prend en charge des flux flexibles pour transférer des fichiers entre différents types de sources de données et de destinations via une variété de protocoles. De plus, la solution offre une gamme de fonctions d’autorisation et de gestion, comprenant une Console Web d’Opérations, l’autorisation de flux par glisser-déposer, des opérateurs personnalisés déclaratifs et la possibilité de fonctionner selon un calendrier, un événement, la détection de fichier ou manuellement.

Enfin, le Client MFT Sécurisé de Kiteworks offre un accès à des dépôts fréquemment utilisés tels que les dossiers Kiteworks, les serveurs SFTP, FTPS, les partages de fichiers CIFS, OneDrive pour Entreprise, SharePoint Online, Box, Dropbox et d’autres.

Au total, le transfert sécurisé de fichiers géré par Kiteworks offre une visibilité complète, la conformité et le contrôle sur la propriété intellectuelle, les PII, les PHI et autres contenus sensibles, en utilisant un chiffrement de pointe, des pistes d’audit intégrées, des rapports de conformité et des politiques basées sur les rôles.

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