Vermeidung von Compliance-Fallen bei der Nutzung von Managed File Transfer

Managed-File-Transfer-Lösungen sind ein wesentlicher Bestandteil moderner Geschäftsabläufe. Diese Plattformen ermöglichen den sicheren und effizienten Transfer von Dateien zwischen Organisationen oder innerhalb verschiedener Abteilungen derselben Organisation. Sie bieten erhöhte Kontrolle und Transparenz beim Dateiaustausch, verbesserte Sicherheit und helfen, die Einhaltung verschiedener Vorschriften zu verbessern.

Obwohl Managed-File-Transfer-Lösungen (MFT) eine bedeutende Rolle bei der Sicherung von Datentransfers spielen, können Missbrauch oder Fehlkonfiguration zu Datenschutzverstößen und Compliance-Verletzungen führen. Dies kann zu einer Reihe von negativen Auswirkungen führen, wie zum Beispiel hohe Geldstrafen, Reputationsverlust und Kundenverlust – alles Konsequenzen, die Unternehmen um jeden Preis vermeiden möchten.

Immer noch unentschlossen zwischen FTP und Managed File Transfer? Hier sind sechs Gründe, warum Managed File Transfer besser ist als FTP.

In diesem Leitfaden werden wir häufige Compliance-Fallen untersuchen, auf die Organisationen stoßen können, wenn sie Managed-File-Transfer-Lösungen verwenden, und was Organisationen tun können, um diese Fallen zu vermeiden.

Schutz von personenbezogenen Daten, geschützten Gesundheitsinformationen und geistigem Eigentum

Alle Organisationen halten sensible Informationen vor, die geschützt werden müssen, insbesondere wenn sie das Unternehmen verlassen. Sichere Datenübertragung, insbesondere sicherer Managed File Transfer, wird äußerst wichtig, wenn Organisationen sensible Informationen mit vertrauenswürdigen Dritten wie Kunden, Beratern und Dienstleistern teilen.

Sensible Informationen umfassen häufig personenbezogene und geschützte Gesundheitsinformationen (PII/PHI) wie Kundennamen, Adressen und Abrechnungsinformationen. Zu den sensiblen Informationen gehören auch geistige Eigentumsrechte (geistiges Eigentum) wie Produktspezifikationen, Finanzinformationen und Verträge. All dies sind wertvolle Vermögenswerte und häufig das Ziel von Cyberkriminellen. Darüber hinaus kann das Fehlverhalten von Mitarbeitern oder Partnern beim Umgang mit diesen Informationen zu Verstößen gegen verschiedene Vorschriften führen, wie zum Beispiel DSGVO, HIPAA, CMMC, ITAR und viele mehr.

Managed-File-Transfer-Lösungen helfen, diese Arten von Informationen zu schützen, indem sie Dateiübertragungen sichern, wenn sie korrekt verwendet werden. Organisationen, die jedoch nicht die notwendigen Vorsichtsmaßnahmen beim Übertragen von PII, PHI oder IP treffen, gefährden nicht nur die Offenlegung dieser Informationen gegenüber unbefugten Benutzern, sondern auch die Verletzung von Compliance-Vorschriften, die Datenschutz vorschreiben.

Im Folgenden sind nur einige der Compliance-Fallen aufgeführt, die Organisationen vermeiden müssen, wenn sie ihre Managed-File-Transfer-Lösung zum Übertragen sensibler Informationen mit vertrauenswürdigen Dritten verwenden.

Compliance-Fallen bei Managed File Transfer

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, wie Organisationen beim Einsatz von Managed-File-Transfer-Systemen Compliance-Anforderungen verletzen können. Verstöße können erneut zu erheblichen Strafen, Rechtsstreitigkeiten, Kundenverlust und Markenerosion führen. Diese Fallen mögen (oder mögen nicht) bekannt sein. Unabhängig davon müssen sie um jeden Preis vermieden werden, wenn eine Organisation eine Compliance-Verletzung vermeiden möchte. Schauen wir uns das genauer an.

1. Versäumnis, Managed-File-Transfer-Daten zu verschlüsseln

Einer der Hauptvorteile von Managed File Transfer ist die Möglichkeit, Daten während der Übertragung zu verschlüsseln, um sicherzustellen, dass sie vertraulich und sicher bleiben. Das Versäumnis, sensible Daten ordnungsgemäß zu verschlüsseln, kann sie für Abhöraktionen anfällig machen und potenziell zu Datenschutzverstößen und Compliance-Verletzungen führen. Organisationen müssen sicherstellen, dass sie aktuelle Verschlüsselungsmethoden verwenden, geeignete Verschlüsselungsschlüssel verwenden und Verschlüsselung für alle sensiblen Datenübertragungen vorschreiben.

2. Mangel an kontrolliertem Zugriff auf Managed-File-Transfer-Daten

Die Kontrolle darüber, wer Zugriff auf PII, PHI und geistiges Eigentum hat, ist entscheidend für den Schutz sensibler Informationen und die Einhaltung von Compliance. Ohne angemessene Zugriffskontrollen können unbefugte Personen auf sensible Daten zugreifen, was zu möglichen Datenschutzverletzungen führen kann. Moderne, sichere Managed-File-Transfer-Systeme verfügen in der Regel über robuste Zugriffskontrollfunktionen, die es Organisationen ermöglichen, festzulegen, wer bestimmte Dateien anzeigen, bearbeiten oder übertragen darf. Das Versäumnis, diese Funktionen effektiv zu nutzen oder sie überhaupt nicht zu nutzen, kann zu ernsthaften Compliance-Problemen führen.

3. Keine Überwachung und Protokollierung von Managed-File-Transfer-Dateiübertragungen

Die Überwachung und Protokollierung von Dateiübertragungen ist sowohl für die Sicherheit als auch für die Compliance entscheidend. Zu Sicherheitszwecken ermöglichen Audit-Logs Organisationen, ungewöhnliche Dateiübertragungsaktivitäten zu identifizieren, die auf eine potenzielle Bedrohung oder einen Verstoß hinweisen könnten. Aus Compliance-Sicht bieten Audit-Logs einen Nachweis aller Dateiübertragungsaktivitäten, der bei einem Audit zur Demonstration der Compliance erforderlich sein kann.

Leider vernachlässigen einige Organisationen dieses wichtige Merkmal ihrer Managed-File-Transfer-Lösungen. Ohne Überwachung und Protokollierung wird es nahezu unmöglich, unbefugte oder verdächtige Dateiübertragungen rechtzeitig zu erkennen und darauf zu reagieren. Dies kann zu einem Versäumnis bei der Erkennung potenzieller Datenschutzverletzungen führen, was zu schwerwiegenden Compliance-Verstößen führen kann.

4. Nicht sicherstellen, dass Dritte die Compliance einhalten

Beim Einsatz eines Managed-File-Transfer-Systems zum Übertragen von Dateien mit Dritten wie Kunden, Beratern und Vertragspartnern ist es entscheidend sicherzustellen, dass diese vertrauenswürdigen Partner ebenfalls die gleichen Vorschriften einhalten, die auch für Ihr Unternehmen gelten. Das Versäumnis, die Compliance von Dritten sicherzustellen, kann zu Datenschutzverletzungen, Compliance-Verstößen und schweren Strafen führen.

Organisationen müssen daher Dritte gründlich überprüfen, bevor sie sensible Daten mit ihnen teilen, und deren Sicherheitsmaßnahmen und Compliance-Praktiken sorgfältig bewerten. Verträge sollten auch klare Bestimmungen zum Datenschutz und zur Compliance enthalten. Diese und andere Strategien sind wichtige Bestandteile einer Risikomanagementpraxis für Dritte, die jede Organisation annehmen sollte.

5. Fehlende regelmäßige Audits der Managed-File-Transfer-Lösung

Die Durchführung regelmäßiger Systemaudits ist ein integraler Bestandteil der Einhaltung von Compliance. Systemaudits geben Einblick in die Funktionsweise der Managed-File-Transfer-Lösung einer Organisation und ermöglichen es ihnen, potenzielle Schwächen, Lücken oder Missbrauch zu identifizieren. Das Versäumnis, regelmäßig Audits durchzuführen, kann die frühzeitige Erkennung von Compliance-Problemen verhindern und zu möglichen Verstößen und Verletzungen führen.

Organisationen sollten einen Systemauditplan entwickeln (nicht nur für ihre Managed-File-Transfer-Lösung, sondern für alle Lösungen), der festlegt, was, wann und von wem geprüft wird. Dieser Plan sollte auch die Schritte enthalten, die ergriffen werden müssen, wenn ein Compliance-Problem identifiziert wird. Das Versäumnis, einen solchen Plan zu implementieren und einzuhalten, könnte potenziell zu ernsthaften Compliance-Problemen führen.

6. Keine Aktualisierung oder Patching von Managed-File-Transfer-Lösungen

Wie jede andere Lösung sind auch MFT-Lösungen ständigen Bedrohungen durch Cyberkriminelle ausgesetzt, die versuchen, Schwachstellen auszunutzen. Das Aktualisieren und Patchen Ihrer Managed-File-Transfer-Lösung ist entscheidend, um eine sichere und konforme Umgebung aufrechtzuerhalten. Veraltete Lösungen können Schwachstellen aufweisen, die von Angreifern ausgenutzt werden können und anschließend zu Datenschutzverstößen und Compliance-Verletzungen führen können.

Organisationen sollten eine Softwareaktualisierungs- und Patch-Management-Richtlinie haben, um sicherzustellen, dass alle Lösungen, einschließlich ihrer Managed-File-Transfer-Lösung, immer auf dem neuesten Stand sind. Das Ignorieren von Systemaktualisierungen und Patches setzt nicht nur die Daten eines Unternehmens aufs Spiel, sondern bringt es auch in Gefahr, nicht konform mit Vorschriften zu sein, die die Aufrechterhaltung aktualisierter und sicherer Systeme erfordern.

7. Fehlende angemessene Schulung zu Managed-File-Transfer-Lösungen

Ein weiterer häufiger Fallstrick, in den Organisationen geraten, wenn es um die Einhaltung von Compliance mit Managed-File-Transfer-Lösungen geht, ist das Fehlen einer angemessenen Schulung. Ohne gründliche Schulung verstehen Mitarbeiter möglicherweise nicht die Bedeutung von Compliance oder wie man die Managed-File-Transfer-Lösung korrekt verwendet. Dies könnte zu unbeabsichtigtem Missbrauch oder Fehlkonfiguration der Lösung führen, was zu möglichen Compliance-Verletzungen führen kann.

Regelmäßige Schulungen sollten durchgeführt werden, um Mitarbeiter über die neuesten Compliance-Anforderungen, Updates der Managed-File-Transfer-Lösung und die richtigen Verfahren für sichere und konforme Dateiübertragungen zu informieren. Die Schulung sollte auch die Folgen von Non-Compliance betonen, damit die Mitarbeiter die Bedeutung ihrer Rolle bei der Einhaltung von Compliance verstehen.

Kiteworks hilft Organisationen, Compliance-Fallen mit sicherem Managed File Transfer zu vermeiden

Die Einhaltung von Compliance bei der Verwendung von Managed File Transfer ist in der Ära der Compliance entscheidend. Indem Organisationen die gängigen Fallstricke verstehen und vermeiden, können sie sicherstellen, dass sie ihre Managed-File-Transfer-Lösung effizient nutzen und gleichzeitig konform bleiben.

Wichtige Punkte, die es zu beachten gilt, sind die Bedeutung des Schutzes von personenbezogenen Daten, PHI und geistigem Eigentum, die Durchführung regelmäßiger Systemaudits, das Aktualisieren des Systems und die Sicherstellung der Compliance von Drittparteien. Zusätzlich sind die Datensicherung durch Verschlüsselung, die Aufrechterhaltung eines kontrollierten Datenzugriffs sowie die Überwachung und Protokollierung von Dateiübertragungen von entscheidender Bedeutung. Schließlich kann kontinuierliches Mitarbeitertraining dazu beitragen, potenzielle Verstöße aufgrund von Unkenntnis und Fehlgebrauch des Systems zu vermeiden.

Durch die Implementierung und Durchsetzung von Richtlinien, die diese Aspekte ansprechen, können Organisationen kostspielige Compliance-Fallen effektiv vermeiden und sichere sowie konforme Dateiübertragungen mit Managed File Transfer-Systemen gewährleisten. Dies schützt die Organisation nicht nur vor teuren Strafen und Rechtsstreitigkeiten, sondern hilft auch dabei, das Vertrauen der Kunden zu bewahren und den Ruf der Organisation zu schützen.

Das Kiteworks Private Content Network, eine nach FIPS 140-2 Level validierte sichere Plattform für Dateifreigabe und Dateiübertragung, bündelt E-Mail, Filesharing, Web-Formulare, SFTP und Managed File Transfer, sodass Organisationen jede Datei steuern, schützen und verfolgen können, die in das Unternehmen ein- und ausgeht.

Kiteworks sicheres Managed File Transfer bietet robuste Automatisierung, zuverlässiges, skalierbares Betriebsmanagement und einfache, codefreie Formulare sowie visuelles Editing. Es ist mit einem Fokus auf Sicherheit, Transparenz und Compliance konzipiert. Tatsächlich erfüllt Kiteworks alle Anforderungen an Protokollierung, Governance und Sicherheit mit zentralisierter Richtlinienverwaltung, während eine gehärtete virtuelle Appliance Daten und Metadaten vor böswilligen Insidern und fortgeschrittenen, beständigen Bedrohungen schützt. Dadurch können Unternehmen Dateien sicher übertragen und gleichzeitig die Einhaltung relevanter Vorschriften gewährleisten.

Kiteworks sicheres Managed File Transfer unterstützt flexible Abläufe, um Dateien zwischen verschiedenen Datentypen und Zielen über eine Vielzahl von Protokollen zu übertragen. Darüber hinaus bietet die Lösung eine Reihe von Autoren- und Managementfunktionen, einschließlich einer Operations Web Console, Drag-and-Drop-Flow-Authoring, deklarativen benutzerdefinierten Operatoren und die Möglichkeit, nach Zeitplan, Ereignis, Dateierkennung oder manuell auszuführen.

Schließlich bietet der Kiteworks Secure MFT Client Zugriff auf häufig genutzte Repositories wie Kiteworks-Ordner, SFTP-Server, FTPS, CIFS-Dateifreigaben, OneDrive for Business, SharePoint Online, Box, Dropbox und andere.

Insgesamt bietet Kiteworks sicheres Managed File Transfer vollständige Transparenz, Compliance und Kontrolle über geistiges Eigentum, personenbezogene Daten, PHI und andere sensible Inhalte, unter Verwendung modernster Verschlüsselung, integrierter Audit-Trails, Compliance-Berichterstattung und rollenbasierten Richtlinien.

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Zusätzliche Ressourcen

• Blogbeitrag 6 Gründe, warum Managed File Transfer besser ist als FTP
• Blogbeitrag Sicheres Managed File Transfer: Welche Lösung ist die beste für Ihr Unternehmen?
• Video Kiteworks Secure Managed File Transfer: Die sicherste und fortschrittlichste Managed File Transfer-Lösung
• Blogbeitrag Komplexe Finanzregulierungen mit sicherem Managed File Transfer navigieren
• Blogbeitrag Elf Anforderungen für sicheres Managed File Transfer