Top HIPAA-konforme Formulare

Sammeln Sie Patienteninformationen online? Wenn Sie kein HIPAA-konformes Formular verwenden, könnten Sie Gefahr laufen, einen Datenverstoß zu erleiden oder HIPAA-bezogene Strafen und Geldbußen zu riskieren.

Sind Google Forms HIPAA-konform? Standardmäßig sind Google Forms nicht HIPAA-konform. Sie können sie jedoch HIPAA-konform machen, indem Sie eine Geschäftsbeziehungsvereinbarung mit Google unterzeichnen und die Sicherheits- und Datenschutzeinstellungen auf dem Konto ändern, um geschützte Gesundheitsinformationen (PHI) und andere sensible Daten zu schützen.

Definition der HIPAA-Konformität

HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) Konformität bezieht sich auf die Einhaltung der Sicherheitsvorschriften, die vom US-Gesundheitsministerium (HHS) erstellt wurden, um die Privatsphäre und Sicherheit von persönlichen Gesundheitsinformationen zu schützen. Diese Vorschriften verlangen, dass Organisationen angemessene Maßnahmen ergreifen müssen, um die sensiblen Gesundheitsinformationen der Patienten zu schützen. Dies beinhaltet die Implementierung von starken physischen, technischen und administrativen Sicherheitsmaßnahmen, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Daten zu schützen.

Organisationen, die HIPAA-konform sein müssen, sind Gesundheitsdienstleister, Gesundheitspläne, Gesundheitsclearingstellen und deren Geschäftspartner. Es ist notwendig, dass jede Organisation, die mit geschützten Gesundheitsinformationen (PHI) umgeht, HIPAA-konform ist, da PHI jegliche identifizierende Information in Bezug auf die physische oder mentale Gesundheit eines Patienten beinhaltet. Beispiele für Organisationen, die HIPAA-konform sein müssen, sind Krankenversicherungen, Krankenhäuser, Arztpraxen, Kliniken, Pflegeheime, Apotheken, medizinische Labore und jede andere Organisation, die mit PHI umgeht.

HIPAA-Konformität ist wichtig, weil sie sicherstellt, dass die sensiblen Informationen der Patienten vor unberechtigtem Zugriff oder Offenlegung geschützt sind. Dies hilft, die Privatsphäre und Sicherheit der Patienteninformationen zu gewährleisten und das Vertrauen zwischen Gesundheitsdienstleistern und ihren Patienten zu stärken. Die Einhaltung der HIPAA hilft auch sicherzustellen, dass Patienteninformationen genau, aktuell und sicher gehalten werden. Darüber hinaus hilft die Einhaltung, Datenverstöße zu verhindern, die zu finanziellen Strafen und kostspieligem Reputationsschaden führen können.

Organisationen und ihre Kunden und Patienten profitieren in vielerlei Hinsicht von der HIPAA-Konformität. Die HIPAA-Konformität hilft sicherzustellen, dass sensible Patientendaten ordnungsgemäß gesichert und vertraulich behandelt werden. Sie stellt auch sicher, dass Patienteninformationen auf dem neuesten Stand und genau sind und bietet den Rahmen für Organisationen, um den Zugriff auf Patientendaten zu überwachen und zu prüfen. Darüber hinaus hilft die HIPAA-Konformität, die finanziellen und reputationsmäßigen Interessen von Organisationen und Patienten zu schützen, indem sie hilft, Datenverstöße und andere bösartige Angriffe zu verhindern.

Darüber hinaus kann die Einhaltung dazu beitragen, das Risiko von Nichtkonformitätsstrafen, Haftungsfragen und anderen rechtlichen Problemen zu reduzieren.

Was sind HIPAA-konforme Formulare?

HIPAA-konforme Formulare sind digitale Dokumente, die von Benutzern ausgefüllt werden und Felder, Text und andere Eingaben von Patienten enthalten, um eine datengetriebene Aufgabe zu erfüllen. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise Gesundheitsinformationen von einem Patienten während der Aufnahme sammeln, und Sie haben sich entschieden, diese Informationen digital zu sammeln. Sie können ein digitales Formular auf einem Kiosk oder mobilen Gerät verwenden, aber das Formular muss den HIPAA-Datenschutz- und Sicherheitsregeln entsprechen.

Kurz gesagt, definieren die HIPAA-Regulierungen PHI als alle Daten, die zur Identifizierung eines einzelnen Patienten im Rahmen des Gesundheitswesens verwendet werden können. Diese Daten können medizinische Unterlagen, Notizen von Ärzten, Korrespondenz zwischen Patienten und Ärzten und Patientenzahlungs- und Abrechnungsinformationen umfassen.

Jeder primäre Anbieter von Gesundheitsdienstleistungen (der “Covered Entity” oder CE) oder ein Partneranbieter (der “Business Associate” oder BA), der in irgendeiner Weise mit PHI umgeht, wird unter HIPAA reguliert und muss die Berichts-, Sicherheits- und Verwaltungsvorschriften der Verordnung einhalten.

Jede persönliche Daten, die ein Patient in ein digitales Formular eingibt, können als PHI betrachtet werden. Als solche muss jede Information, die in dieses Formular eingegeben wird, privat bleiben und vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden.

Mehrere Regeln und Richtlinien bestimmen die notwendigen Schritte zur Sicherung eines Formulars:

1. Das Formular muss durch geeignete Kontrollen abgesichert sein, wie sie in der Sicherheitsregel von HIPAA definiert sind. Dies besagt, dass angemessene, korrekte Verschlüsselungs- und Sicherheitssoftware vorhanden sein muss, um alle Daten im Ruhezustand und während der Übertragung zu schützen. Daher muss Ihr Formular die Daten auf dem Gerät und während ihrer Übertragung über zahlreiche Anwendungen innerhalb eines Netzwerks sichern.
2. Das Gerät, auf dem das Formular eingereicht wurde, muss über angemessene technische und physische Schutzmaßnahmen verfügen, einschließlich Autorisierungsschutz, Verschlüsselung und Kontrollen darüber, wer auf das Gerät zugreifen kann.
3. Wenn das Formular von einem Drittanbieter-Softwareanbieter bereitgestellt wird, muss der CE eine bestehende Geschäftsbeziehungsvereinbarung (BAA) mit dem Anbieter haben, um deren Verantwortlichkeiten und Haftung sowie Ihre eigenen zu klären.

Selbst mit diesen Schutzmaßnahmen gibt es keine Garantie dafür, dass das Formular konform ist, wenn nicht auch entsprechende Schritte (wie die Handhabung von Daten oder Datenerfassungsgeräten) befolgt werden. Ein nicht konformes Formular könnte die geschützten Gesundheitsinformationen (PHI) gefährden und Ihre Gesundheitsorganisation in Nichtkonformität bringen, mit Strafen von bis zu 50.000 Dollar pro Vorfall und möglicher Gefängnisstrafe.

Warum HIPAA-konforme Online-Aufnahmeformulare?

HIPAA-konforme Online-Aufnahmeformulare (Health Insurance Portability and Accountability Act) bieten eine sichere Möglichkeit, sensible Patientengesundheitsinformationen zu erfassen, zu speichern und zu übertragen. Viele Gesundheits- und Wellnessorganisationen nutzen jetzt HIPAA-konforme Online-Aufnahmeformulare, um sicherzustellen, dass Patientengesundheitsinformationen vertraulich und sicher bleiben und nicht mit Drittorganisationen oder Einzelpersonen geteilt werden. Die Verwendung von Online-Formularen eliminiert auch die Notwendigkeit, Papierformulare manuell auszufüllen, was Zeit und Geld sparen und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern verringern kann. Darüber hinaus hilft die Verwendung von HIPAA-konformen Formularen sicherzustellen, dass die Privatsphäre des Patienten gewahrt bleibt und dass die Informationen des Patienten nur von denjenigen Personen eingesehen werden, die dazu rechtlich befugt sind.

Kann ich sicherstellen, dass mein aktueller Formularanbieter konform ist?

Die kurze Antwort lautet ja. Da digitale und webbasierte HIPAA-konforme Formulare technische Hilfsmittel sind, die von Gesundheitsdienstleistern verwendet werden, können sie genauso HIPAA-konform gestaltet werden wie alles andere. Ebenso kann der Formularanbieter HIPAA-konform werden. Wie das funktioniert, hängt jedoch von den Merkmalen der vom Anbieter angebotenen Dienstleistungen ab.

Einige Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass Ihr Formularanbieter HIPAA-konform ist, umfassen:

1. Garantierte verschlüsselte Datenspeicherung und -übertragung: Wenn ein Patient ein Formular einreicht, gehen diese Daten normalerweise an einen Ort wie eine entfernte Datenbank. Alle auf diese Weise übertragenen Daten müssen während ihrer Übertragung mit Technologien wie SSL oder SFTP (oder einer vergleichbaren und konformen Technologie) verschlüsselt sein. Wenn es eine Möglichkeit gibt, die Verschlüsselung zu aktivieren, entweder durch den Anbieter oder durch einige Einstellungen, dann tun Sie es.
2. Schutz aller Berichterstattung oder Analysen: Die Stärke der meisten Plattformen liegt in ihrer Fähigkeit, Daten für Berichterstattung und Analysen zu sammeln, aber diese Daten müssen auch in irgendeiner Weise geschützt sein, wenn sie PHI betreffen.
3. Überprüfung der E-Mails: Viele Formularanbieter schließen auch E-Mail-Benachrichtigungen für eingereichte Formulare ein. Diese Benachrichtigungen sollten keine PHI enthalten. Stellen Sie dennoch sicher, dass die E-Mail verschlüsselt ist und in verschlüsselten Servern über einen HIPAA-konformen Dritten gespeichert wird.
4. Fordern Sie Ihren Formularanbieter auf, eine BAA zu unterzeichnen: Wenn Ihr Formularanbieter PHI in Ihrem Auftrag behandelt, dann handelt er als BA und muss daher eine BAA unterzeichnen.

Es ist zwingend erforderlich, dass Sie Sicherheits- und Risikobewertungen des Produkts des Formularanbieters parallel zur BAA durchführen. Dies ist die einzige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass sie die richtigen Kontrollen und Sicherheitsmaßnahmen haben, um Patientendaten zu verwalten.

Wie erstelle ich effektive HIPAA-konforme Formulare

Um ein Formular HIPAA-konform zu machen, muss es bestimmte Standards erfüllen, um die Privatsphäre und Sicherheit von geschützten Gesundheitsinformationen (PHI) zu gewährleisten, wie sie im Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) festgelegt sind. Dies beinhaltet Einschränkungen bei der Verwendung und Offenlegung von PHI und Anforderungen für sichere Speicherung, Verschlüsselung und andere Sicherheitsmaßnahmen. Formulare müssen eindeutig als HIPAA-konform gekennzeichnet sein, müssen eine Erklärung enthalten, dass die PHI nur gemäß den HIPAA-Regeln verwendet und offengelegt wird, und müssen die schriftliche Zustimmung des Patienten zur Verwendung und Offenlegung von PHI einholen. Darüber hinaus sollte das Formular keine Felder enthalten, die zur Identifizierung der Person verwendet werden könnten, und jede geteilte PHI sollte auf das für die Zwecke des gegebenen Formulars notwendige Maß beschränkt sein.

Organisationen, die HIPAA-konforme Formulare erstellen möchten, müssen einen gut definierten Prozess haben, um sicherzustellen, dass diese Standards eingehalten werden. Dies beginnt mit der Identifizierung des spezifischen Verwendungszwecks und des Zwecks des Formulars und der Art der PHI, die integriert wird. Sobald dies festgelegt ist, müssen Organisationen ein Formular entwickeln, das den Zweck klar umreißt, die Verwendung von PHI einschränkt und eine Sprache verwendet, die für den Patienten klar und verständlich ist. Darüber hinaus müssen Organisationen sicherstellen, dass alle geteilten PHI sicher und verschlüsselt sind und das Formular regelmäßig aktualisiert wird, um sicherzustellen, dass es den neuesten HIPAA-Anforderungen entspricht. Schließlich sollten Organisationen regelmäßige Überprüfungen des Formulars durchführen, um sicherzustellen, dass sie HIPAA-konform bleiben.

Leitfaden für HIPAA-konforme Formulare & Private Praxispapierarbeit

Die Sicherstellung der HIPAA-Konformität in privaten Praxen beinhaltet das ordnungsgemäße Verwalten von Formularen und Papierkram, die PHI enthalten. Die Implementierung von HIPAA-konformen Formularen und Dokumentationspraktiken ist unerlässlich, um die Privatsphäre der Patienten zu schützen, Datenverstöße zu verhindern und die regulatorische Konformität aufrechtzuerhalten. Hier ist ein Leitfaden, der Ärzten und Mitarbeitern in privaten Praxen hilft, HIPAA-konforme Formulare und Papierkram zu erstellen und zu verwalten.

Sichere Formulare verwenden

Stellen Sie bei der Sammlung von PHI durch Aufnahmeformulare, Einwilligungsformulare oder andere Arten von Dokumentationen sicher, dass die Formulare sicher sind und den HIPAA-Standards entsprechen. Wenn Sie elektronische Formulare verwenden, wählen Sie eine HIPAA-konforme Plattform, die Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und sichere Datenspeicherung bietet.

Zugriffskontrollen implementieren

Beschränken Sie den Zugriff auf Webformulare und Papierkram, die PHI enthalten, nur auf autorisiertes Personal. Richten Sie starke Authentifizierungsmaßnahmen ein, wie eindeutige Benutzer-IDs und Passwörter, um sicherzustellen, dass nur diejenigen mit einem berechtigten Bedarf Zugang zu den Informationen haben.

Datenschutzhinweise aufrechterhalten

Nach HIPAA müssen private Praxen den Patienten eine Datenschutzerklärung zur Verfügung stellen, die darlegt, wie ihre PHI verwendet und offengelegt wird. Stellen Sie sicher, dass die Mitteilung aktuell ist und den Patienten in gedruckter und online Form zur Verfügung steht.

Einwilligung des Patienten einholen

Wenn PHI für andere Zwecke als Behandlung, Zahlung oder Gesundheitsbetrieb verwendet oder offengelegt wird, holen Sie die schriftliche Einwilligung der Patienten mit einem HIPAA-konformen Autorisierungsformular ein. Dieses Formular sollte den Zweck, die offengelegten Informationen und das Recht des Patienten, die Autorisierung zu widerrufen, klar angeben.

Papierkram sicher aufbewahren und entsorgen

Bewahren Sie physische Kopien von Formularen und anderem Papierkram, der PHI enthält, an einem sicheren Ort auf, wie einem verschlossenen Schrank oder einem Bereich mit eingeschränktem Zugang. Bei der Entsorgung dieser Dokumente verwenden Sie einen Aktenvernichter oder einen sicheren Entsorgungsdienst, um den unbefugten Zugriff auf PHI zu verhindern.

Regelmäßige Risikobewertungen durchführen

Bewerten Sie regelmäßig die Risiken für die Privatsphäre und Sicherheit von PHI in Ihrer Praxis. Identifizieren Sie potenzielle Schwachstellen in Ihren Papierkram-Verarbeitungsprozessen und implementieren Sie Sicherheitsmaßnahmen, um diese zu beheben.

Mitarbeiter schulen

Bieten Sie regelmäßige Schulungen für alle Mitarbeiter an, die PHI bearbeiten, und stellen Sie sicher, dass sie die HIPAA-Anforderungen, die Bedeutung des Schutzes von Patienteninformationen und die richtigen Verfahren für das Management von Formularen und Papierkram verstehen.

Der Unterschied von Kiteworks für HIPAA-konforme Formulare

Mit Kiteworks erhalten Gesundheitsdienstleister viel mehr als ein sicheres und HIPAA-konformes Formularprodukt. Covered Entities und ihre Geschäftspartner nutzen Kiteworks, um den Austausch von PHI mit Patienten, Lieferanten und Partnern zu sichern, indem sie die Sichtbarkeit und Sicherheit über mehrere Drittanbieter-Kommunikationskanäle vereinheitlichen, einschließlich E-Mail, Filesharing, Mobile, Managed File Transfer, SFTP und Webformulare. Organisationen auf der ganzen Welt verlassen sich auf Kiteworks für die folgenden mission-kritischen Fähigkeiten:

Sichere Kanäle

Kiteworks ermöglicht sicheres Filesharing und sichere Dateiübertragungs-Workflows und bietet Organisationen die Möglichkeit, PHI sicher mit Partnern, Patienten, Lieferanten und anderen vertrauenswürdigen Dritten zu senden und zu empfangen. Eine virtuelle gehärtete Appliance, sichere Bereitstellungsoptionen und andere Sicherheitsfunktionen gewährleisten die sichere Übertragung von Daten.

Zugriffskontrollen

Kiteworks bietet granulare Zugriffskontrollen, die es Organisationen ermöglichen, Benutzerberechtigungen effektiv zu verwalten und ihre sensiblen Informationen vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

Erstklassige Verschlüsselung

Kiteworks nutzt modernste Verschlüsselung, um Daten während der Übertragung und im Ruhezustand zu schützen und so die höchste Sicherheitsstufe für die Daten Ihrer Organisation zu gewährleisten.

Integration mit Unternehmensanwendungen und Sicherheitsinfrastruktur

Kiteworks integriert sich nahtlos in zahlreiche Unternehmensanwendungen und Sicherheitslösungen, sodass Benutzer sensible Inhalte in den Anwendungen teilen können, die sie den ganzen Tag, jeden Tag nutzen, wie Microsoft Outlook, Microsoft Office 365, Google Drive, Salesforce, mobile Geräte und mehr.

Übersicht über alle Dateiaktivitäten

Die Plattform bietet umfassende Einblicke in alle Dateiaktivitäten und ermöglicht es Organisationen, den Zugriff auf Dateien, das Teilen und Herunterladen von Dateien zu überwachen und zu verfolgen, sowie potenzielle Sicherheitsbedrohungen zu erkennen und die Einhaltung verschiedener Datenschutzvorschriften und -standards nachzuweisen, wie HIPAA, die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), das Cybersecurity Framework des National Institute of Standards and Technology (NIST CSF) und mehr.

Vereinbaren Sie eine individuelle Demo, um mehr darüber zu erfahren, wie Kiteworks HIPAA-konforme Formulare bereitstellt.

Zusätzliche Ressourcen

• Blogbeitrag Alles, was Sie über die Einhaltung der HIPAA wissen müssen [Vollständige Checkliste]
• Blogbeitrag [HIPAA-konformer Cloud-Speicher] Sichere & private Speicherung
• Blogbeitrag Beste HIPAA-konforme Filesharing-Dienste & Überlegungen
• Blogbeitrag Was ist die HIPAA-Mindestanforderungsregel?
• Artikel HIPAA-Compliance-Leitfaden für Unternehmen