Formulaires conformes à la HIPAA les plus populaires
Vous collectez des informations sur les patients en ligne ? Si vous n’utilisez pas un formulaire conforme à la HIPAA, vous pourriez être exposé à un risque de violation de données ou à des pénalités et amendes liées à la HIPAA.
Les formulaires Google sont-ils conformes à la HIPAA ? Les formulaires Google standard ne sont pas conformes à la HIPAA. Cependant, vous pouvez les rendre conformes à la HIPAA en signant un accord d’associé commercial avec Google et en modifiant les paramètres de sécurité et de confidentialité sur le compte pour protéger les informations médicales protégées (PHI) et autres données sensibles.
Définition de la conformité HIPAA
La conformité à la HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) fait référence à la conformité avec l’ensemble des réglementations de sécurité qui ont été créées par le département américain de la Santé et des Services sociaux (HHS) pour protéger la confidentialité et la sécurité des informations de santé personnelles. Ces réglementations exigent que les organisations prennent des mesures appropriées pour protéger les informations de santé sensibles des patients. Cela inclut la mise en œuvre de mesures de sécurité physiques, techniques et administratives robustes pour protéger la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données.
Les organisations qui doivent être conformes à la HIPAA comprennent les fournisseurs de soins de santé, les plans de santé, les centres de traitement des données de santé et leurs associés commerciaux. Il est nécessaire pour toute organisation qui traite des informations médicales protégées (PHI) d’être conforme à la HIPAA, car les PHI comprennent toute information d’identification liée à la santé physique ou mentale d’un patient. Des exemples d’organisations qui doivent être conformes à la HIPAA incluent les compagnies d’assurance maladie, les hôpitaux, les cabinets de médecins, les cliniques, les maisons de retraite, les pharmacies, les laboratoires médicaux et toute autre organisation qui traite des PHI.
La conformité à la HIPAA est importante car elle garantit que les informations sensibles des patients sont protégées contre l’accès ou la divulgation non autorisés. Cela aide à maintenir la confidentialité et la sécurité des informations des patients et soutient la confiance entre les fournisseurs de soins de santé et leurs patients. La conformité à la HIPAA aide également à garantir que les informations des patients sont conservées précises, à jour et sécurisées. De plus, la conformité aide à prévenir les violations de données, qui peuvent entraîner des pénalités financières et des dommages réputationnels coûteux.
Les organisations et leurs clients et patients bénéficient de la conformité à la HIPAA de plusieurs manières. La conformité à la HIPAA aide à garantir que les données sensibles des patients sont correctement sécurisées et traitées en toute confidentialité. Elle garantit également que les informations des patients sont tenues à jour et précises et fournit le cadre pour que les organisations surveillent et audite l’accès aux données des patients. De plus, la conformité à la HIPAA aide à protéger les intérêts financiers et réputationnels des organisations et des patients en aidant à prévenir les violations de données et autres attaques malveillantes.
De plus, la conformité peut aider à réduire le risque de pénalités pour non-conformité, de préoccupations liées à la responsabilité et d’autres problèmes juridiques.
Qu’est-ce que les formulaires conformes à la HIPAA ?
Les formulaires conformes à la HIPAA sont des documents numériques remplis par l’utilisateur qui contiennent des champs, du texte et d’autres entrées prises des patients pour accomplir une sorte de tâche basée sur les données. Par exemple, vous devrez peut-être recueillir des informations de santé auprès d’un patient lors de l’admission, et vous avez décidé de recueillir ces informations de manière numérique. Vous pouvez utiliser un formulaire numérique sur un kiosque ou un appareil mobile pour le faire, mais le formulaire doit être conforme aux règles de confidentialité et de sécurité de la HIPAA.
En bref, les règlements de la HIPAA définissent les PHI comme toute donnée qui peut être utilisée pour identifier un patient individuel dans le cadre du processus de soins de santé. Ces données peuvent inclure des dossiers médicaux, des notes de médecins, des correspondances entre les patients et les médecins, et des informations de paiement et de facturation des patients.
Tout fournisseur principal de services de soins de santé (l’ “Entité Couverte” ou EC) ou un fournisseur partenaire (l’ “Associé d’Affaires” ou AA) qui gère des PHI à quelque titre que ce soit est réglementé par la HIPAA et doit respecter les règles de déclaration, de sécurité et administratives de la réglementation.
Toute donnée personnelle qu’un patient entre dans un formulaire numérique peut être considérée comme des PHI. En tant que telle, toute information entrée dans ce formulaire doit rester privée et protégée contre l’accès non autorisé.
Plusieurs règles et directives régissent les étapes nécessaires pour sécuriser un formulaire :
- Le formulaire doit être sécurisé par des contrôles appropriés tels que définis par la règle de sécurité de la HIPAA. Cela stipule que des logiciels de chiffrement et de sécurité adéquats doivent être en place pour protéger toutes les données au repos et en transit. Ainsi, votre formulaire doit sécuriser les données sur l’appareil et lorsqu’elles traversent de nombreuses applications au sein d’un réseau.
- L’appareil sur lequel le formulaire a été soumis doit avoir des protections techniques et physiques adéquates, y compris la protection par autorisation, le chiffrement, et des contrôles sur qui peut accéder à l’appareil.
- Si le formulaire est fourni par un fournisseur de logiciels tiers, le CE doit avoir un accord d’associé commercial en cours (BAA) avec le fournisseur pour clarifier leurs responsabilités et leur responsabilité ainsi que les vôtres.
Même avec ces protections en place, il n’y a pas de garantie que le formulaire soit conforme si des étapes appropriées (comme la gestion des données ou des appareils de collecte de données) ne sont pas également suivies. Un formulaire non conforme pourrait mettre en péril les informations médicales protégées et mettre votre organisation de soins de santé en non-conformité, avec des pénalités pouvant aller jusqu’à 50 000 $ par incident et une éventuelle peine de prison.
Pourquoi des formulaires d’admission en ligne conformes à la HIPAA ?
Les formulaires d’admission en ligne conformes à la HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) offrent un moyen sûr et sécurisé de collecter, de stocker et de transférer des informations de santé sensibles des patients. De nombreuses organisations de soins de santé et de bien-être utilisent désormais des formulaires d’admission en ligne conformes à la HIPAA pour garantir que les informations de santé des patients restent confidentielles et sécurisées, et ne sont pas partagées avec des organisations ou des individus tiers. L’utilisation de formulaires en ligne élimine également le besoin de remplir manuellement des formulaires papier, ce qui peut faire gagner du temps et de l’argent, et réduire les chances d’erreurs. De plus, l’utilisation de formulaires conformes à la HIPAA aide à garantir que la confidentialité du patient est respectée et que les informations du patient ne sont accessibles qu’à ceux qui ont l’autorité légale pour le faire.
Puis-je m’assurer que mon fournisseur de formulaires actuel est conforme ?
La réponse courte est oui. Comme les formulaires numériques et web conformes à la HIPAA sont des outils techniques utilisés par les prestataires de soins de santé, ils peuvent être conçus pour être conformes à la HIPAA comme tout le reste. De même, le fournisseur de formulaires peut également devenir conforme à la HIPAA. Cependant, la manière dont cela fonctionne dépendra des caractéristiques des services offerts par le fournisseur.
Certaines façons de s’assurer que votre fournisseur de formulaires est conforme à la HIPAA incluent :
- Garantir le stockage et la transmission des données chiffrées : Si un patient soumet un formulaire, ces données iront généralement quelque part, comme une base de données distante. Toutes les données transmises de cette manière doivent être chiffrées pendant leur voyage avec une technologie comme SSL ou SFTP (ou une technologie comparable et conforme). S’il existe un moyen d’activer le chiffrement, soit par le biais du fournisseur, soit par certains paramètres, alors faites-le.
- Protéger tous les rapports ou analyses : La force de la plupart des plateformes est leur capacité à compiler des données pour les rapports et les analyses, mais ces données doivent également être protégées d’une manière ou d’une autre si elles impliquent des informations médicales protégées.
- Vérifiez les emails : De nombreux fournisseurs de formulaires incluront également des notifications par email pour les formulaires soumis. Ces notifications ne doivent contenir aucune information médicale protégée. Néanmoins, assurez-vous que l’email est chiffré et stocké dans des serveurs chiffrés via un tiers conforme à la HIPAA.
- Exigez que votre fournisseur de formulaires signe un BAA : Si votre fournisseur de formulaires gère des informations médicales protégées en votre nom, alors ils agissent en tant que BA et doivent donc signer un BAA.
Il est impératif que vous effectuiez des évaluations de sécurité et de risque sur le produit du fournisseur de formulaires en parallèle avec le BAA. C’est le seul moyen de s’assurer qu’ils ont les bons contrôles et protections pour gérer les données des patients.
Comment créer des formulaires efficaces conformes à la HIPAA
Pour qu’un formulaire soit conforme à la HIPAA, il doit répondre à certaines normes pour garantir la confidentialité et la sécurité des informations médicales protégées (PHI) telles que définies par la Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). Cela comprend des limitations sur l’utilisation et la divulgation des informations médicales protégées, et des exigences pour un stockage sécurisé, le chiffrement, et d’autres protections. Les formulaires doivent être clairement étiquetés comme étant conformes à la HIPAA, doivent inclure une déclaration que les informations médicales protégées seront utilisées et divulguées uniquement conformément aux règles de la HIPAA, et doivent obtenir l’autorisation écrite du patient pour utiliser et divulguer les informations médicales protégées. De plus, le formulaire ne doit pas contenir de champs qui pourraient être utilisés pour identifier l’individu, et toute information médicale protégée partagée doit être limitée à ce qui est nécessaire pour les fins du formulaire donné.
Les organisations qui cherchent à créer des formulaires conformes à la HIPAA doivent avoir un processus bien défini pour garantir que ces normes sont respectées. Cela commence par l’identification de l’utilisation spécifique et de l’objectif du formulaire, et du type d’informations médicales protégées qui seront incorporées. Une fois cela déterminé, les organisations doivent développer un formulaire qui décrit clairement l’objectif, limite l’utilisation des informations médicales protégées, et utilise un langage clair et concis pour que le patient puisse comprendre. De plus, les organisations doivent s’assurer que toute information médicale protégée partagée est sécurisée et chiffrée, et le formulaire doit être mis à jour régulièrement pour s’assurer qu’il répond aux exigences les plus récentes de la HIPAA. Enfin, les organisations devraient effectuer des examens réguliers du formulaire pour s’assurer qu’ils restent conformes à la HIPAA.
Guide des formulaires conformes à la HIPAA & des documents de pratique privée
Assurer la conformité HIPAA en pratique privée implique une gestion appropriée des formulaires et des documents contenant des informations médicales protégées. La mise en œuvre de formulaires et de pratiques de documentation conformes à la HIPAA est essentielle pour protéger la confidentialité des patients, prévenir les violations de données et maintenir la conformité réglementaire. Voici un guide pour aider les médecins et le personnel en pratique privée à créer et gérer des formulaires et des documents conformes à la HIPAA.
Utilisez des formulaires sécurisés
Lors de la collecte d’informations médicales protégées via des formulaires d’admission, des formulaires de consentement ou tout autre type de documentation, assurez-vous que les formulaires sont sécurisés et conformes aux normes HIPAA. Si vous utilisez des formulaires électroniques, optez pour une plateforme conforme à la HIPAA qui offre le chiffrement, le contrôle d’accès et le stockage sécurisé des données.
Mettez en place des contrôles d’accès
Limitez l’accès aux formulaires Web et aux documents contenant des informations médicales protégées uniquement au personnel autorisé. Mettez en place des mesures d’authentification solides, telles que des identifiants et des mots de passe uniques, pour garantir que seules les personnes ayant un besoin légitime aient accès à l’information.
Maintenez les avis de confidentialité
Selon la HIPAA, les pratiques privées doivent fournir un Avis de pratiques de confidentialité aux patients, qui décrit comment leurs informations médicales protégées seront utilisées et divulguées. Assurez-vous que l’avis est à jour et disponible pour les patients en format papier et en ligne.
Obtenez le consentement du patient
Lors de l’utilisation ou de la divulgation d’informations médicales protégées pour des fins autres que le traitement, le paiement ou les opérations de soins de santé, obtenez le consentement écrit des patients en utilisant un formulaire d’autorisation conforme à la HIPAA. Ce formulaire doit clairement indiquer l’objectif, l’information divulguée et le droit du patient de révoquer l’autorisation.
Stockez et éliminez de manière sécurisée les documents
Stockez les copies physiques des formulaires et autres documents contenant des informations médicales protégées dans un endroit sécurisé, tel qu’un classeur verrouillé ou une zone à accès restreint. Lors de l’élimination de ces documents, utilisez une déchiqueteuse ou un service d’élimination sécurisé pour prévenir l’accès non autorisé aux informations médicales protégées.
Effectuez des évaluations de risque régulières
Évaluez périodiquement les risques de confidentialité et de sécurité des informations médicales protégées au sein de votre pratique. Identifiez les vulnérabilités potentielles dans vos processus de gestion des documents et mettez en place des mesures de protection pour y faire face.
Formez le personnel
Fournissez une formation régulière à tous les membres du personnel qui gèrent les informations médicales protégées, en veillant à ce qu’ils comprennent les exigences de la HIPAA, l’importance de la protection des informations des patients et les procédures appropriées pour la gestion des formulaires et des documents.
La différence Kiteworks pour des formulaires conformes à la HIPAA
Avec Kiteworks, les prestataires de soins de santé obtiennent bien plus qu’un produit de formulaire conforme à la HIPAA et sécurisé. Les entités couvertes et leurs associés commerciaux utilisent Kiteworks pour verrouiller l’échange d’informations médicales protégées avec les patients, les fournisseurs et les partenaires en unifiant la visibilité et la sécurité sur plusieurs canaux de communication tiers, y compris le courrier électronique, le partage sécurisé de fichiers, le mobile, le transfert sécurisé de fichiers, le SFTP et les formulaires Web. Des organisations du monde entier font confiance à Kiteworks pour les capacités critiques suivantes:
Canaux sécurisés
Kiteworks permet le partage sécurisé de fichiers et le transfert sécurisé de fichiers, offrant aux organisations les moyens d’envoyer et de recevoir des informations médicales protégées en toute sécurité avec des partenaires, des patients, des fournisseurs et d’autres tiers de confiance. Une appliance virtuelle durcie, des options de déploiement sécurisées et d’autres fonctionnalités de sécurité garantissent la transmission sécurisée des données.
Contrôles d’accès
Kiteworks propose des contrôles d’accès granulaires, permettant aux organisations de gérer efficacement les permissions des utilisateurs et de protéger leurs informations sensibles contre l’accès non autorisé.
Chiffrement de premier ordre
Kiteworks utilise un chiffrement de pointe pour protéger les données en transit et au repos, garantissant le plus haut niveau de sécurité pour les données de votre organisation.
Intégration avec les applications d’entreprise et l’infrastructure de sécurité
Kiteworks s’intègre parfaitement avec de nombreuses applications d’entreprise et solutions de sécurité, permettant aux utilisateurs de partager du contenu sensible dans les applications qu’ils utilisent tous les jours, comme Microsoft Outlook, Microsoft Office 365, Google Drive, Salesforce, les appareils mobiles, et plus encore.
Visibilité sur toutes les activités de fichier
La plateforme offre une visibilité complète sur toutes les activités de fichier, permettant aux organisations de surveiller et de suivre l’accès aux fichiers, le partage et les téléchargements, ainsi que de détecter les menaces potentielles de sécurité et de démontrer la conformité avec plusieurs réglementations et normes en matière de confidentialité des données, comme HIPAA, le Règlement général sur la protection des données (RGPD), le Cadre de cybersécurité de l’Institut national des normes et de la technologie (NIST CSF), et plus encore.
Planifiez une démonstration personnalisée pour en savoir plus sur comment Kiteworks offre des formulaires conformes à la HIPAA.
Ressources supplémentaires
- Article de blog Tout ce que vous devez savoir sur la conformité HIPAA [Liste de contrôle complète]
- Article de blog [Stockage Cloud conforme à la HIPAA] Stockage sécurisé et privé
- Article de blog Meilleurs services de partage de fichiers conformes à la HIPAA & Considérations
- Article de blog Qu’est-ce que la règle du minimum nécessaire de la HIPAA?
- Article Guide de conformité HIPAA pour les entreprises