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Les options de partage de fichiers les plus sécurisées pour les entreprises et la conformité

par Robert Dougherty updated août 23, 2023 Partage sécurisé de fichiers

temps de lecture: 10 minutes

Vous recherchez les options de partage de fichiers les plus sécurisées ? Voici les options, les éléments à rechercher, comment comparer les options et laquelle est la meilleure pour votre entreprise.

Qu’est-ce que le partage sécurisé de fichiers ? Le partage sécurisé de fichiers consiste à envoyer ou recevoir des données ou des fichiers de manière privée, que ce soit de la part d’employés internes ou de clients externes. Ce type de transmission protège les informations contre le partage avec des utilisateurs non autorisés ou des pirates et garantit la confidentialité.

Pourquoi le partage sécurisé de fichiers est essentiel pour les entreprises

Le partage sécurisé de fichiers est essentiel pour les entreprises pour les raisons suivantes :

Protection des informations sensibles : Les entreprises gèrent une quantité importante de contenu sensible et confidentiel, y compris les dossiers financiers, les données clients, la propriété intellectuelle, les informations personnelles identifiables et les informations médicales protégées (PII/PHI), ainsi que les informations sur les employés. Le partage sécurisé de fichiers garantit que ces informations restent protégées contre les accès non autorisés, le vol et les cybermenaces.
Conformité avec les réglementations : De nombreux secteurs et régions disposent de réglementations sur la protection des données qui exigent des organisations de protéger et de sécuriser le stockage et la transmission de contenu sensible. Ne pas se conformer à ces réglementations peut entraîner de lourdes amendes et des responsabilités juridiques. Le partage sécurisé de fichiers aide les organisations à répondre à ces exigences et à éviter les pénalités.
Collaboration : Dans le milieu professionnel numérique d’aujourd’hui, la collaboration est cruciale pour le succès des entreprises. Le partage sécurisé de fichiers permet aux employés, partenaires et clients d’accéder et d’échanger des fichiers et des informations sans compromettre la sécurité. Cela favorise une meilleure collaboration, productivité et croissance des affaires.
Réputation et confiance : Les violations de données et les cyberattaques peuvent gravement nuire à la réputation d’une organisation et à la confiance de ses clients et partenaires. Les solutions de partage sécurisé de fichiers aident les entreprises à maintenir une réputation solide en offrant la tranquillité d’esprit aux parties prenantes que leur contenu est protégé.
Économies de coûts : Une violation de données ou une cyberattaque peut entraîner des pertes financières importantes pour une organisation en raison des frais juridiques, des règlements, des interruptions d’activité, des mesures de remédiation et de la perte de réputation. Les solutions de partage sécurisé de fichiers peuvent aider à prévenir ces incidents, permettant à terme à l’organisation d’économiser de l’argent.

Dans l’ensemble, le partage sécurisé de fichiers est essentiel pour les entreprises afin de protéger leur contenu sensible, se conformer aux réglementations, promouvoir la collaboration, maintenir une réputation forte et réaliser des économies. Mettre en œuvre une solution de partage de fichiers robuste et sécurisée devrait être une priorité absolue pour toute organisation qui gère des informations sensibles.

Quels sont les différents types de partage de fichiers ?

Bien que le partage et le stockage de fichiers aient des définitions claires, ils fonctionnent également par plusieurs méthodes qui sont plus ou moins sécurisées (ce qui peut influencer leur conformité dans les organisations d’entreprise) :

Partage par e-mail et USB : Cela va sans dire, mais de nombreuses entreprises s’appuient encore sur des outils préhistoriques tels que l’e-mail et les supports amovibles pour partager des fichiers. Cela fonctionne à petite échelle, mais ce n’est certainement pas une bonne pratique pour les entreprises axées sur les données. Cela est particulièrement vrai pour les entreprises qui traitent des données personnelles identifiables ou des informations médicales protégées qui nécessitent des contrôles de sécurité spécifiques.
Protocole de transfert de fichiers (FTP) : Ce protocole est presque aussi ancien qu’Internet lui-même et permet des transmissions rapides de fichiers entre deux ordinateurs. Tout ordinateur peut envoyer et recevoir des fichiers via FTP tant qu’ils ont accès l’un à l’autre via une connexion en réseau. Bien qu’il s’agisse d’une méthode de transmission courante, elle n’est pas sécurisée. Elle n’inclut aucun chiffrement de bout en bout et transmet les données en clair sur Internet. En alternative, les utilisateurs qui ont besoin d’une sécurité réelle pour le transfert de fichiers utilisent soit FTP avec SSL (FTPS) soit FTP SSH (SFTP), selon leurs besoins.
Stockage et partage dans le cloud : Les consommateurs et les entreprises utilisent tous deux des solutions de stockage dans le cloud pour garder les fichiers en sécurité et soutenir la collaboration et l’accès. Ces plateformes ont généralement des capacités de partage de fichiers intégrées qui incluent le partage sécurisé et les contrôles d’autorisation.
Partage de pair à pair (P2P) : Le partage de fichiers en P2P a trouvé sa popularité dans les années 1990 et 2000 avec des réseaux tels que LimeWire, Napster et Kazaa. Beaucoup d’entre eux ont été construits avec au moins l’apparence d’un partage légitime, mais ont rapidement évolué (ou ont été conçus pour) le partage de matériel protégé par le droit d’auteur comme la musique et les films. Cette catégorie inclut également BitTorrent, un protocole de partage décentralisé et rapide utilisé pour la distribution de contenu.
Transfert sécurisé de fichiers (MFT) : Le MFT est une ramification du partage sécurisé de fichiers. Alors que le transfert sécurisé préserve la sécurité des transferts de fichiers sur un réseau public, le MFT ajoute des fonctionnalités supplémentaires de visibilité des données, de sécurité, d’automatisation et de conformité pour répondre aux besoins de transfert en entreprise.

Quels sont les risques associés au partage de fichiers ?

Bien que le partage d’un fichier simple comme un document puisse sembler inoffensif, partager des fichiers au sein d’une entreprise ou sur un réseau plus large comme Internet comporte un ensemble de risques et de défis que les entreprises doivent prendre en considération.

Sécurité. L’un des plus grands risques liés au partage de fichiers en ligne est la sécurité. Les pirates peuvent intercepter les transmissions, écouter les connexions de partage ou s’introduire dans les serveurs de fichiers utilisés pour le partage au sein d’une organisation. C’est un problème majeur pour toute organisation, mais surtout pour celles qui travaillent dans des secteurs réglementés comme la santé, la finance ou la sous-traitance gouvernementale. Si vous n’utilisez pas une solution de partage et de stockage de fichiers sécurisée, vous risquez d’introduire des malwares et d’autres programmes malveillants dans votre réseau. À tout le moins, vous exposerez votre organisation à des fichiers potentiellement dangereux que vous ne pouvez ni tracer ni suivre.
Conformité. La plupart des réglementations de sécurité exigent une forme de chiffrement pour le partage et le stockage de fichiers. Des réglementations plus complexes, comme le HIPAA, nécessiteront également une capacité à tracer la gestion des fichiers et à suivre les utilisateurs dans le système, du moins tant qu’ils utilisent ces fichiers. À l’inverse, si vous n’avez pas un système sécurisé en place, votre entreprise sera en infraction. Opérer en dehors de la conformité peut, et entraîne généralement, de sévères pénalités incluant de lourdes amendes et la perte de la capacité à faire des affaires dans ce secteur industriel. Si votre entreprise travaille dans un secteur réglementé, disposer d’outils de partage sécurisés sera indispensable.
Manque de transparence des données. Étant donné que de nombreuses solutions de synchronisation et de partage de fichiers sécurisés incluent des fonctionnalités telles que l’authentification des utilisateurs et d’autres contrôles de sécurité, vous pouvez également obtenir une vue d’ensemble de l’interaction des utilisateurs avec les fichiers dans un système. Avec un système sécurisé, vous pouvez avoir confiance en la légitimité des utilisateurs et le contrôle de l’accès, ce qui signifie que vous pouvez assurer la transparence à travers le système.

Quels sont les risques de sécurité liés au partage de fichiers auxquels les organisations manufacturières sont confrontées ?

Le partage sécurisé de fichiers est une pratique courante dans de nombreuses organisations manufacturières. Il s’agit d’un outil commercial important qui permet aux fabricants de partager et de collaborer de manière sécurisée sur des fichiers de conception. Cependant, il existe certains risques de sécurité associés au partage de fichiers qui doivent être pris en compte.

Tout d’abord, l’accès non autorisé aux fichiers est un risque sérieux. Si un fichier n’est pas correctement protégé, il peut facilement être accessible à quiconque possède les bonnes informations d’identification de partage de fichiers. Les systèmes de partage de fichiers doivent être configurés pour exiger un mot de passe ou une autre forme d’authentification multifactorielle pour garantir que seuls le personnel autorisé ait accès aux fichiers. De plus, il est important d’utiliser des outils de partage de fichiers qui chiffrent les données en transit, pour s’assurer que les fichiers ne soient pas facilement accessibles ou altérés.

Ensuite, les logiciels malveillants et les virus peuvent se propager par le partage de fichiers. Sans les mesures de sécurité appropriées, il peut être facile pour un logiciel malveillant d’être téléchargé et installé à l’insu de tous sur les ordinateurs de l’entreprise. Pour se protéger contre cela, un logiciel antivirus doit être exécuté sur tous les ordinateurs et tout fichier partagé doit être analysé à la recherche de virus avant d’être ouvert.

Troisièmement, la fuite de données involontaire peut être un problème. Une fuite de données peut se produire lorsqu’un fichier sensible est partagé avec la mauvaise personne ou le mauvais groupe, ou si le fichier n’est pas correctement protégé. Il est important d’éduquer les employés sur l’importance de protéger les fichiers sensibles et de s’assurer que tous les fichiers partagés sont correctement sécurisés.

Enfin, il est important d’être conscient des menaces internes. Les employés qui ont accès aux systèmes de partage de fichiers peuvent être tentés de mésuser de leurs privilèges et de partager des fichiers sensibles avec des concurrents ou d’autres acteurs malveillants. Il est important de créer des politiques qui limitent l’accès des employés aux fichiers, ainsi que de surveiller l’activité des employés liée au partage de fichiers pour identifier toute menace potentielle.

Dans l’ensemble, avec les bonnes mesures de sécurité en place, le partage de fichiers peut être un outil commercial puissant. Cependant, il est important pour les fabricants d’être conscients des risques de sécurité associés au partage de fichiers et de prendre des mesures pour se protéger contre eux.

Ce qu’il faut rechercher dans un service de partage de fichiers

Toutes les plateformes de partage ne se valent pas. Plusieurs fonctionnalités liées à l’utilisation, l’accès et la sécurité doivent être prises en compte par toute entreprise avant de décider de les utiliser ou non.

Caractéristiques à rechercher :

Contrôles d’accès, incluant des permissions utilisateur avancées et une gestion des utilisateurs à l’échelle du système.
Contrôles d’automatisation, y compris l’automatisation des flux de travail, de la communication et de la journalisation. L’automatisation peut également travailler de pair avec la sécurité, l’intégration et les contrôles d’accès.
Contrôles de sécurité, incluant un chiffrement de bout en bout avancé qui répond ou dépasse les normes requises dans votre secteur. Envisagez également toute solution de partage qui s’intègre avec des outils d’automatisation de la sécurité et de gestion des risques plus larges.
Conformité. Différents secteurs exigent différents cadres de conformité. Recherchez un service de partage qui peut démontrer sa conformité dans un cadre donné tel que HIPAA ou FedRAMP.
Fonctionnalités d’authentification robustes, incluant l’authentification multifactorielle et/ou biométrique.
Tailles de fichiers illimitées pour supporter des fichiers volumineux (10 Mo ou plus) et des types de fichiers uniques comme .mp4, .wav, .mov, .psd et .flac.
Intégration avec de multiples appareils, y compris des appareils mobiles où les utilisateurs peuvent accéder aux fichiers en déplacement sans sacrifier la sécurité.

Le chiffrement pour les systèmes de partage de fichiers

Les conséquences de ne pas utiliser le chiffrement pour le partage de fichiers peuvent être graves. Sans chiffrement, les fichiers sont vulnérables à l’interception et à l’accès non autorisé. Cela signifie que les informations sensibles contenues dans le fichier pourraient être accédées ou volées par des acteurs malveillants. De plus, si les fichiers ne sont pas chiffrés, alors tout changement apporté au fichier pendant la transmission a le potentiel de le corrompre ou de l’endommager. Non seulement cela peut entraîner une perte de données, mais cela pourrait également causer des dommages malveillants à d’autres systèmes. Enfin, sans chiffrement, les entreprises et les organisations pourraient violer diverses réglementations industrielles ou gouvernementales, entraînant de lourdes amendes ou d’autres actions en justice.

Pourquoi l’authentification multifactorielle est cruciale pour le partage sécurisé de fichiers

L’authentification multifactorielle est cruciale pour le partage sécurisé de fichiers car elle ajoute une couche supplémentaire de sécurité au processus d’authentification. Les méthodes d’authentification traditionnelles comme les noms d’utilisateur et les mots de passe peuvent être facilement compromises par les cybercriminels. Cependant, l’authentification multifactorielle exige que l’utilisateur fournisse deux preuves ou plus pour prouver son identité. Cela peut inclure quelque chose que l’utilisateur connaît (comme un mot de passe), quelque chose que l’utilisateur possède (comme un téléphone mobile ou un jeton de sécurité), ou quelque chose que l’utilisateur est (comme une empreinte digitale ou la reconnaissance faciale).

En ajoutant cette couche supplémentaire de sécurité, l’authentification multifactorielle rend plus difficile pour les cybercriminels d’accéder à des contenus sensibles, même s’ils parviennent à obtenir les identifiants de connexion d’un utilisateur.

Dans l’ensemble, l’authentification multifactorielle est une mesure de sécurité essentielle pour toute organisation qui souhaite s’assurer que leurs fichiers sensibles ne sont accessibles qu’aux individus autorisés. Elle fournit une couche de sécurité supplémentaire qui rend beaucoup plus difficile pour les cybercriminels de pénétrer le système, et elle aide à protéger contre des menaces telles que le phishing et les attaques d’ingénierie sociale. De plus, elle peut contribuer à réduire le risque de violations de données et d’autres incidents de sécurité.

Partage sécurisé de fichiers vs. Transfert sécurisé de fichiers

Le transfert sécurisé de fichiers fait référence à l’acte de transférer des fichiers d’un emplacement ou appareil vers un autre de manière sécurisée, garantissant la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des fichiers. Cela se fait généralement à l’aide de protocoles de chiffrement et d’authentification. Le transfert sécurisé de fichiers se fait par le biais du transfert sécurisé de fichiers géré (MFT) ou via le protocole de transfert de fichiers sécurisé (SFTP).

D’autre part, le partage sécurisé de fichiers fait référence à l’acte de partager des fichiers avec d’autres de manière sécurisée sans compromettre la sécurité des fichiers. Cela se fait généralement à l’aide de plateformes ou d’outils de partage de fichiers en ligne sécurisés qui permettent aux utilisateurs de collaborer et de partager des fichiers de manière sécurisée.

Bien que le transfert sécurisé de fichiers et le partage sécurisé de fichiers impliquent tous deux le transfert sécurisé de fichiers, la principale différence réside dans le but et le contexte du transfert. Le transfert sécurisé de fichiers est généralement utilisé pour envoyer des fichiers en masse, pour des transferts ponctuels ou répétés, comme l’envoi de documents confidentiels à un client ou collègue, tandis que le partage sécurisé de fichiers est utilisé pour une collaboration continue, comme travailler sur un projet avec une équipe ou partager des fichiers avec des clients ou partenaires.

Assurez un partage sécurisé de fichiers en toute sécurité avec Kiteworks

Avoir en place un système de partage de fichiers sécurisé est incontournable pour la plupart des entreprises. Avec l’explosion des fournisseurs de services cloud dans l’espace entreprise, trouver une solution n’est pas trop difficile. Cependant, lors de la sélection d’un fournisseur, sachez toujours que vous n’avez jamais à compromettre la productivité ou l’accessibilité pour la sécurité (ou vice versa).

Les capacités de partage sécurisé de fichiers de Kiteworks vous offrent sécurité et facilité d’utilisation sur quatre priorités :

Sécurité et conformité : Le partage sécurisé de fichiers de Kiteworks utilise un chiffrement standard de l’industrie utilisable dans presque tous les cas d’usage. Cela inclut le partage de fichiers dans des salles de données virtuelles (VDRs) ou via un cloud sécurisé et le partage d’e-mails sécurisés. Ces capacités soutiennent également les exigences de conformité strictes pour l’accès aux fichiers et leur protection, en plus de fonctionnalités utiles telles que l’automatisation et l’analytique.
Automatisation : La rationalisation des flux de travail et les notifications automatiques sont une partie critique des flux de travail d’entreprise, et Kiteworks automatise des tâches courantes telles que les téléchargements, les commentaires et la tenue de registres comme partie des processus de conformité automatiques pour les protocoles réglementaires tels que FedRAMP.
Utilisabilité : Kiteworks ne fait pas obstacle au travail. Les employés de votre organisation peuvent facilement partager des fichiers via des appareils de bureau ou mobiles sans avoir à sacrifier leur capacité à collaborer. Plus important encore, ils peuvent travailler facilement et en toute sécurité avec des clients et d’autres équipes externes sans enfreindre la conformité ou leur flux de travail.
Visibilité : Kiteworks offre une visibilité complète des données à travers toute l’organisation, ce qui est impératif pour les clients d’entreprises axées sur les données. De plus, cette visibilité est intégrée dans les fonctions de conformité, de partage et de reporting nécessaires.
Intégration avec les applications d’entreprise critiques : Kiteworks apporte une sécurité de pointe et des outils de partage de fichiers aux principales applications et plugins d’entreprise tels que Microsoft Office, Salesforce, iManage et Google Docs.

Planifiez une démonstration personnalisée pour en savoir plus sur comment le partage sécurisé de fichiers de Kiteworks peut vous aider à gouverner, protéger et partager de manière sécurisée vos contenus les plus sensibles.

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