What is Managed File Transfer & Why Does It Beat SFTP

Was ist Managed File Transfer und wo liegen die Vorteile gegenüber FTP?

Was versteht man unter MFT? Und warum ist diese Technologie so wichtig?

Managed File Transfer (MFT) ist eine Software, die sowohl interne als auch externe Datenübertragungen sicher verwaltet. Im Vergleich zu FTP umfasst MFT Verschlüsselung, Automatisierungstools und die Integration von IT-Sicherheitskontrollen und bietet darüber hinaus viele Sicherheits- und Compliance-Upgrades.

MFT ist die Weiterentwicklung der Datei-Management-Technologie. Sie bietet speziell        Unternehmen die Möglichkeit, digital große Datenmengen sicher und zuverlässig auszutauschen und somit die Regularien der gesetzlichen Datenschutzrichtlinien einzuhalten.

Die Verwaltung und der Austausch der Daten war schon immer eine Herausforderung für alle Beteiligten und zwar aus vier Gründen:

1. Sicherheit: Das Senden von Daten über unsichere Netze, wie das Internet, setzt die sensiblen Daten unrechtmäßigem Zugriff oder Diebstahl aus. Diese Gefährdung ist für alle Organisationen ein Problem, noch viel mehr gilt das für Unternehmen in regulierten Branchen wie im medizinischen Umfeld, dem Bankenwesen oder Regierungen und regierungsnahen Organisationen, wo der Umgang mit personenbezogenen Daten oder persönlichen Gesundheitsdaten zum Alltag gehört. 

2. Compliance: Beim Senden von personenbezogenen Daten oder sensiblen Regierungs- oder Firmendaten über ein öffentliches Netzwerk muss man nicht nur die Sicherheit, sondern auch die Compliance-Vorschriften beachten. Und alte, ungesicherte FTP-Verbindungen (File Transfer Protocol) riskieren Compliance-Verstöße und möglicherweise sogar Geldstrafen.

3. Management und Automatisierung: Gängige Methoden der Datenübertragung, wie das Standardprotokoll File-Transfer-Protocol (FTP) erlauben es dem Benutzer nicht, Datentransparenz zu erlangen oder Workflows zu verwalten.

4. Sichtbarkeit: FTP bietet Entscheidern nicht den notwendigen Überblick über die Wege oder Aufenthaltsorte der potenziell sensiblen Daten. Wann werden sie von wem versendet, intern oder extern. Nur mit der notwendigen Transparenz kann im Ernstfall mit einer angemessenen Reaktion zeitnah und effektiv eingegriffen werden.
MFT bietet eine Lösung, bei der sowohl die Sicherheit als auch die Kontrolle berücksichtigt werden, so dass Benutzer ihre sensiblen Daten und Informationsflüsse sicher und kontrolliert verwalten können.

Vorteile von Managed File Transfer vs. FTP

Das File-Transfer-Protocol (FTP) ist einer der frühesten Standards für die Übertragung von Dateien zwischen zwei Computern. Es basiert auf einem Client-Server-System und eignet sich gut für einfache Dateiübertragungen, insbesondere für Massenübertragungen von großen Dateien.

Eine der Einschränkungen von FTP ist, dass es von Natur aus unsicher ist. Diese Tatsache ist nicht unbedingt auf einen Fehler in der Technologie zurückzuführen, sondern eher auf die Tatsache, dass FTP nie mit Blick auf die Sicherheit entwickelt wurde. FTP beinhaltet keine Verschlüsselungs- oder Authentifizierungsmethoden.

Was bedeutet das für Sie? Es bedeutet, dass alle abgefangenen Daten, die über eine FTP-Verbindung gesendet werden, einschließlich Kennwörter, Benutzernamen und Dateidaten, sofort gelesen werden können. Es bedeutet auch, dass Sender und Empfänger nur wenig Kontrolle über die Daten haben, während sie gesendet werden. Sie senden die Daten einfach, und der Empfänger empfängt sie, ohne irgendeine Art von Schutz.

Vorteile einer MFT-Lösung gegenüber SFTP

Um einige der Sicherheitslücken zu beseitigen, wurden mehrere Alternativen entwickelt, darunter eine Erweiterung von FTP um eine SSH-Tunnelverschlüsselung, das sogenannte SSH (oder Secure) File Transfer Protocol (SFTP).

SFTP ist in der Regel eine gute Lösung, wenn Sie eine simple, kostengünstige und schnelle Lösung benötigen. Viele kostenlose Tools wie FileZilla oder sogar betriebssystemspezifische Tools können SFTP unterstützen.

Wenn Sie über MFT im Vergleich zu SFTP nachdenken, müssen Sie jedoch über die grundlegende Sicherheit hinaus in den Bereich der Dateidokumentation und Rechenschaftspflicht denken. Das bedeutet, dass Sie über Funktionen wie folgende nachdenken müssen

  • Workflow-Management
  • Sicherheit
  • Management
  • Überprüfung

Was MFT gegenüber SFTP bietet, ist das, was sich viele Unternehmen wünschen: mehr Kontrolle über ihre Dateien. Noch wichtiger ist, dass die Art der Kontrolle, die MFT bietet, Unternehmen in regulierten Branchen bei der Einhaltung von Vorschriften unterstützen kann. Kostenlose SFTP-Tools können das einfach nicht leisten.

Wie hilft mir MFT bei der Sicherheit und Datenmanagement?

MFT wurde speziell für die Herausforderungen des sicheren File-Sharings  entwickelt und kombiniert Sicherheitsprotokolle mit robusten Verwaltungstools:

1. Sicherheit: MFT-Lösungen beinhalten immer mindestens ein (aber typischerweise mehrere) Sicherheitsprotokolle, um Daten während der Übertragung zu verschlüsseln. Einige der gängigsten Sicherheitsprotokolle, die in einer MFT-Lösung zu finden sind, sind:
a. Sicheres FTP (SFTP)
b. Hypertext Transfer Protocol HTTP und gesichertes HTTP (HTTPS)
c. Odette File Transfer Protokoll (OFTP)
d. Sicheres Kopierprotokoll (SCP)
e. Applicability Statement 2 (AS2)-Spezifikationen

Aufgrund der Vielfalt der verfügbaren Protokolle eignen sich viele MFT-Lösungen für vorschriftenkonforme Dateiübertragungen in verschiedenen Branchen über öffentliche und private Netzwerke.

2. Management: MFT bietet Ihrem Unternehmen außerdem mehrere Ebenen der Kontrolle über die Dateiverwaltung, darunter:
a. Meldung erfolgreicher oder fehlgeschlagener Dateiübertragungen
b. Implementierung von Non-Repudiation-Maßnahmen zur Überprüfung von Benutzern und Urheberschaft
c. Erstellen von Prüfpfaden für Datenübertragungen
d. Automatisiertes File-Sharing durch Workflows
e. Verwalten der Sichtbarkeit von Daten und Datenübertragungen in einem Netzwerk
f. Sammeln von Daten für Metriken und Leistungsmessungen
g. Automatisierung von Aufgaben wie Warn-E-Mails und Protokollierung auf Basis von File-Sharing-Aktivitäten.

Wie hilft MFT bei der Einhaltung von Compliance-Regularien?

Die Einhaltung von Regularien ist für viele Unternehmen ein wichtiges Anliegen, insbesondere für solche in regulierten Industrien (oder Branchen). Deshalb ist MFT eine ausgezeichnete Wahl für Unternehmen in diesen Branchen, die sicherstellen wollen, dass ihre Dateimanagementmethoden regelkonform arbeiten.

Einige der Branchen, in denen MFT die Einhaltung von Vorschriften unterstützt, sind:

Gesundheitswesen: MFT unterstützt die durchgängige Verschlüsselung und ist ein absolutes Muss für die Einhaltung von HIPAA und HITECH. Noch wichtiger ist, dass MFT-Funktionen wie Non-Repudiation unterstützt, die auch die Anforderungen an das Berichtswesen und den Datenschutz im Gesundheitswesen erfüllen.

Öffentlicher Sektor: Ein robustes MFT mit höchster Sicherheit hilft Ihrem Unternehmen bei der Einhaltung von Vorschriften, wie der DSGVO.

Handel: Die PCI-DSS-Compliance schreibt vor, dass Händler, die Kundendaten und Zahlungsinformationen über öffentliche Netzwerke übertragen oder speichern, über Verschlüsselungskontrollen verfügen müssen. MFT kann als Rückgrat einer skalierbaren Übertragungslösung dienen, die in dieser Art von Umgebung sicher ist.

Unternehmenstransparenz: Der Sarbanes-Oxley Act aus dem Jahr 2002 hat eine Reihe von Vorschriften erlassen, die festlegen, wie Unternehmen ihre Finanzberichte, Sicherheitsrichtlinien und die Einhaltung von Vorschriften genau dokumentieren müssen. Diese Richtlinien haben auch in Europa den „Corporate Governance-Rahmen“ beeinflusst und in ihm werden Grundsätze der „guten Unternehmensführung“ festgeschrieben. MFT unterstützt die SOX-Compliance und somit auch den „Corporate Governance-Rahmen“ mit integrierten Kontrollen wie automatischer Protokollierung und Non-Repudiation-Funktionen.

Bei der Einhaltung von Vorschriften darf nicht gespart werden. In einigen Branchen, insbesondere im Gesundheitswesen, können die Strafen für die Nichteinhaltung von Regularien hoch sein, wenn nicht sogar ruinös.

Worauf muss ich bei einer MFT-Lösung achten?

Wenn Sie sich für eine MFT-Lösung entscheiden, sollten Sie auf einige Funktionen achten, die mit Sicherheit, Datenverwaltung und Compliance zusammenhängen:

1. Robuste Automatisierung: Eine solide MFT-Datenübertragungslösung sollte Tools zur Automatisierung wichtiger Aufgaben wie Batch-Dateiübertragungen, Datenprotokollierung und Zeitplanung enthalten.

2. Einfache Schnittstellen für sichere Übertragungen: Eine MFT-Lösung, die sicher ist, ist eine Sache. Eine sichere MFT-Plattform, die den sicheren Austausch von Dateien mit externen Beteiligten erleichtert, eine andere. Finden Sie eine Plattform, die den Austausch von Dateien einfach macht, ohne die Sicherheit zu gefährden.

3. Integrierte Auditing- und Compliance-Funktionen: Compliance-Audits können ein Vollzeitjob sein, je nachdem, in welcher Branche Sie arbeiten. Eine MFT-Lösung, die Audits, Reporting und Compliance in ein Sicherheits-Framework integriert, kann diese Arbeit erheblich erleichtern. Bonuspunkte gibt es, wenn die Lösung über einen umfassenden Service verfügt, der Sie bei der Integration in Ihrem Unternehmen unterstützt.

4. Datentransparenz über die gesamteOrganisation:. Behalten Sie den Überblick über Compliance-Probleme oder SLAs mit Ihren Kunden oder Lieferanten. Verschaffen Sie sich einen klaren Überblick (idealerweise über ein einfaches Dashboard) darüber, was wo passiert und welche Arten von Workflows in Ihrem Unternehmen ablaufen.

5. Einhaltung der Regularien: Dies mag repetitiv klingen, aber kaufen Sie keine Lösung, die die Compliance in Ihrer Branche nicht unterstützen kann. MFT kann Ihnen helfen, Benutzer- und Geschäftsdaten zu schützen, aber Sie müssen eine Lösung finden, die das von Ihnen benötigte Maß an Sicherheit und Datenmanagement unterstützt.

Managed-File-Transfer-Lösungen unterstützen Sie dabei, agil, transparent und regelkonform zu arbeiten.

Wenn Sie Sicherheit, Kontrolle und Compliance wünschen, dann gibt es einfach bessere Tools als FTP und SFTP für die Übertragung von Dateien. Eine MFT-Lösung kann Ihrem Unternehmen genau das bieten, was es braucht, um die Kontrolle über die File-Sharing und Datenübertragung zu behalten, ohne Vorschriften oder das Vertrauen von Kunden, Klienten oder Patienten zu verletzen.

Möchten Sie mehr über MFT erfahren und wie es Ihrem Unternehmen helfen kann? Informieren Sie sich über die sichere Managed-File-Transfer-Lösung von Accelion oder vereinbaren Sie noch heute einen Termin für eine Demo.

Schlagworte: MFT, FTP, Sicherheit

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