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5 fonctionnalités de partage sécurisé de fichiers dont les institutions éducatives ont besoin

par Robert Dougherty updated avril 24, 2023 partage sécurisé de fichiers

temps de lecture: 11 minutes

À mesure que la technologie devient une partie intégrante de l’éducation, le partage sécurisé de fichiers est un outil essentiel pour les étudiants, les enseignants et les administrateurs. Cependant, avec la quantité croissante d’informations sensibles partagées en ligne, la confidentialité des données et la sécurité sont devenues plus critiques que jamais. Ce billet de blog fournit un aperçu des pratiques de partage de fichiers dans l’éducation, des risques de sécurité associés au partage de fichiers non sécurisé, des meilleures pratiques pour un partage de fichiers sécurisé, des outils et technologies pour soutenir le partage sécurisé de fichiers, et des lois sur la confidentialité des étudiants liées au partage de fichiers.

L’importance du partage sécurisé de fichiers dans l’éducation

Avec l’utilisation généralisée de la technologie dans les salles de classe et les environnements d’apprentissage à distance, les enseignants et les étudiants échangent fréquemment des fichiers contenant des informations sensibles, telles que les notes, les devoirs et les dossiers éducatifs contenant des informations personnelles identifiables et des informations médicales protégées.

Le Partage sécurisé de fichiers est le processus de distribution ou d’accès à des fichiers depuis un emplacement central en utilisant différentes méthodes, telles que les pièces jointes par e-mail, le stockage en nuage, ou le partage de fichiers local. Bien que le partage de fichiers puisse améliorer la collaboration et la productivité, il présente également d’importants risques de sécurité tels que les violations de données, les attaques par logiciels malveillants, le vol de propriété intellectuelle et les dommages à la réputation.

Il est crucial de sécuriser le partage de fichiers pour garantir que ces informations sont protégées contre les accès non autorisés et les violations de données. En mettant en œuvre des protocoles de partage de fichiers sécurisés, les institutions éducatives peuvent protéger les informations sensibles de leurs étudiants et des membres du corps professoral, ainsi que se conformer à diverses réglementations de protection des données.

L’un des avantages les plus significatifs du partage de fichiers sécurisé est qu’il permet la collaboration et la communication tout en maintenant la sécurité des données. Par exemple, les enseignants peuvent partager des plans de leçon, des ressources multimédias et d’autres matériels avec leurs collègues sans s’inquiéter que leurs données tombent entre de mauvaises mains. De même, les étudiants peuvent collaborer sur des projets de groupe et des devoirs sans avoir à s’inquiéter de l’accès non autorisé à leur travail.

En plus de ces avantages, le partage sécurisé de fichiers peut également aider les institutions à économiser du temps et de l’argent. En utilisant des services de partage de fichiers basés sur le cloud, les écoles peuvent réduire leurs coûts de stockage et informatiques tout en garantissant que leur contenu reste protégé.

Impact de la COVID-19 sur le partage de fichiers dans l’éducation

La pandémie de COVID-19 a entraîné une augmentation significative de l’apprentissage en ligne, ce qui a augmenté la demande pour le partage sécurisé de fichiers dans le secteur de l’éducation. Les institutions éducatives ont dû s’adapter rapidement aux environnements d’apprentissage à distance, ce qui a conduit à une utilisation accrue des outils de collaboration en ligne et des plateformes de partage de fichiers.

Avec ce changement, les préoccupations concernant la confidentialité et la sécurité des données augmentent, car des informations sensibles sur les étudiants sont désormais partagées en ligne. Par conséquent, garantir des pratiques de partage de fichiers sécurisées est devenu encore plus crucial pour protéger la vie privée des étudiants et prévenir l’accès non autorisé à des fichiers confidentiels. Les institutions éducatives doivent prioriser les pratiques de partage de fichiers sécurisées pour préserver l’intégrité de leurs environnements d’apprentissage en ligne et protéger les informations de leurs étudiants.

Risques associés au partage de fichiers non sécurisé pour les institutions éducatives

De l’inscription en ligne aux documents numériques et au stockage dans le cloud, les écoles disposent désormais d’une multitude d’outils pour gérer et partager des informations avec les étudiants et le personnel. Cependant, ces technologies comportent également de nombreux risques qui peuvent compromettre la sécurité et la confidentialité des informations des étudiants.

L’un des risques les plus importants du partage de fichiers non sécurisé est les menaces de cyberattaques. Les institutions éducatives sont des cibles privilégiées pour les cybercriminels cherchant à voler des contenus sensibles, tels que les dossiers des élèves, les numéros de sécurité sociale et les informations financières. Une seule violation peut entraîner un vol d’identité généralisé, une fraude financière et des dommages irréparables à la réputation d’une école.

De plus, le partage de fichiers négligent peut également entraîner des risques de conformité avec les lois sur la protection des données personnelles. La Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) et la Children’s Online Privacy Protection Act (COPPA) exigent que les établissements scolaires maintiennent des politiques strictes de confidentialité des données et garantissent que les données des élèves ne soient partagées qu’avec des parties autorisées. Ne pas respecter ces lois peut entraîner de lourdes amendes et des conséquences juridiques.

De plus, les conséquences des violations de données pour les institutions éducatives peuvent être écrasantes. Les violations de données peuvent entraîner des poursuites judiciaires, la perte de financements et des dommages à la réputation de l’école, conduisant finalement à une baisse des inscriptions d’étudiants. Ces conséquences peuvent avoir des impacts graves et à long terme sur la stabilité financière de l’institution et sa capacité à fournir une éducation de qualité aux étudiants.

En plus de ces risques majeurs, d’autres problèmes de sécurité potentiels incluent la négligence des employés, l’accès non autorisé et les tentatives de piratage. Par conséquent, les institutions éducatives devraient prioriser les meilleures pratiques de partage sécurisé de fichiers pour se protéger, ainsi que leurs étudiants, des impacts dévastateurs des violations de données et des menaces cybernétiques.

Meilleures pratiques de partage sécurisé de fichiers pour l’éducation

Pour atténuer les risques associés au partage de fichiers non sécurisé, les institutions éducatives devraient adopter les meilleures pratiques pour garantir un partage sécurisé de fichiers. Ces pratiques comprennent :

1. Utiliser des plateformes de partage sécurisé de fichiers dans l’éducation

La première et la plus importante pratique pour le partage sécurisé de fichiers dans l’éducation est d’utiliser des plateformes de partage sécurisé de fichiers. Ces plateformes offrent plusieurs avantages par rapport aux méthodes traditionnelles de partage de fichiers, telles que les pièces jointes par courriel ou les clés USB. Pour commencer, elles offrent généralement chiffrement de bout en bout des e-mails, ce qui signifie que les données sont chiffrées pendant leur transmission, et seul le destinataire prévu peut les déchiffrer. Ensuite, ils offrent un contrôle d’accès granulaire, qui permet aux administrateurs de définir des autorisations pour déterminer qui peut voir ou modifier les fichiers partagés.

Lors de la sélection d’une plateforme de partage sécurisé de fichiers, plusieurs fonctionnalités sont à rechercher, telles que l’authentification multifactorielle, la journalisation des audits, et un modèle de sécurité Zero Trust. L’authentification multifactorielle ajoute une couche supplémentaire de sécurité en exigeant des utilisateurs de fournir un second facteur, tel qu’un code généré par un jeton ou des données biométriques, pour accéder à leurs comptes. La journalisation des audits permet aux administrateurs de suivre les activités d’accès et de partage de fichiers, ce qui est essentiel pour la conformité et la sécurité. Enfin, un modèle de sécurité Zero Trust part du principe que chaque demande d’accès est un risque de sécurité potentiel et exige une authentification et une autorisation à chaque fois.

2. Implémenter des contrôles d’accès et des permissions de partage sécurisé de fichiers

La deuxième meilleure pratique pour le partage sécurisé de fichiers dans l’éducation consiste à mettre en œuvre des contrôles d’accès et des permissions. Les contrôles d’accès et les permissions permettent aux administrateurs de définir qui peut accéder ou modifier les fichiers partagés. Il est important de définir des mots de passe robustes et d’exiger des utilisateurs qu’ils les changent périodiquement. De plus, il est essentiel de mettre en place un contrôle d’accès basé sur les rôles, qui permet aux administrateurs de définir des rôles et de définir des permissions en fonction de ces rôles. Cela garantira que les utilisateurs n’ont accès qu’aux fichiers nécessaires à leur travail.

Lors de la gestion des accès et des permissions, il existe plusieurs bonnes pratiques à suivre, telles que l’examen et la révocation réguliers des permissions, l’utilisation de l’accès au moindre privilège et la séparation des tâches. Examiner et révoquer les permissions régulièrement garantira que seuls les utilisateurs autorisés ont accès aux fichiers partagés. Utiliser le principe de l’accès au moindre privilège signifie que les utilisateurs ne devraient avoir accès qu’aux fichiers dont ils ont besoin pour leur travail et rien de plus. La séparation des tâches signifie que différents utilisateurs devraient être responsables de différents aspects du partage de fichiers pour éviter qu’une seule personne n’ait trop de contrôle.

Les erreurs courantes à éviter lors de la gestion des accès et des permissions incluent l’octroi d’un accès trop important, le fait de s’appuyer uniquement sur les mots de passe des utilisateurs et de ne pas révoquer les permissions lorsque les utilisateurs quittent l’organisation. Il est important de trouver un équilibre entre donner aux utilisateurs suffisamment d’accès pour effectuer leur travail et limiter l’accès aux fichiers sensibles.

3. Le partage sécurisé de fichiers doit chiffrer les données sensibles

La troisième meilleure pratique pour le partage sécurisé de fichiers dans l’éducation consiste àchiffrer les fichiers sensibles. Le chiffrement est le processus de conversion des données en un code qui ne peut être déchiffré qu’avec une clé spécifique. Chiffrer le contenu sensible garantit que même si une personne non autorisée accède au contenu, elle ne peut pas le lire sans la clé de chiffrement.

Il existe plusieurs types de méthodes de chiffrement des données, y compris le chiffrement par clé symétrique et le chiffrement par clé publique. Le chiffrement par clé symétrique utilise la même clé pour chiffrer et déchiffrer les données, tandis que le chiffrement par clé publique utilise une clé publique pour chiffrer les données et une clé privée pour les déchiffrer.

Les meilleures pratiques en matière de chiffrement des données incluent l’utilisation d’algorithmes de chiffrement robustes, la création et la protection des clés de chiffrement, et l’utilisation d’un système de gestion des clés sécurisé. Il est également essentiel de tester et de mettre à jour régulièrement les méthodes de chiffrement pour s’assurer qu’elles restent efficaces.

4. Former le personnel et les étudiants aux pratiques de partage sécurisé de fichiers

La quatrième meilleure pratique pour le partage sécurisé de fichiers dans l’éducation est de former le personnel et les étudiants aux pratiques de partage sécurisé de fichiers. Éduquer le personnel et les étudiants sur la manière de partager les fichiers de manière sécurisée peut prévenir les fuites de données accidentelles et réduire le risque de cyberattaques.

Les erreurs courantes à éviter lors du partage de fichiers incluent le partage de données sensibles par des canaux non sécurisés, l’utilisation de mots de passe faibles et la sécurisation inadéquate des appareils contenant des fichiers sensibles.

5. Auditer régulièrement les activités de partage de fichiers

La cinquième et dernière meilleure pratique pour le partage sécurisé de fichiers dans l’éducation consiste à auditer régulièrement les activités de partage de fichiers. L’audit des activités de partage de fichiers permet aux administrateurs de suivre qui a accédé à quels fichiers et quand, ce qui est essentiel pour la conformité et la sécurité.

Les outils et techniques d’audit des activités de partage de fichiers incluent l’analyse des journaux, l’analyse du trafic réseau et l’analyse du comportement des utilisateurs. Les journaux doivent être analysés régulièrement pour identifier toute activité suspecte, et le trafic réseau doit être surveillé pour détecter toute activité inhabituelle.

Les meilleures pratiques pour l’audit du partage de fichiers comprennent la création d’un plan d’audit, la révision régulière des journaux d’audit et le suivi de toute anomalie détectée. Il est également important d’impliquer les parties prenantes dans les activités d’audit, telles que le département informatique, les administrateurs et les propriétaires de contenu.

Choisir le bon outil de partage de fichiers

Choisir l’outil de partage de fichiers approprié pour les institutions éducatives est crucial pour assurer un partage sécurisé et efficace des informations sensibles. Voici quelques facteurs clés à considérer lors de la sélection d’un outil de partage de fichiers pour votre école ou université :

1. Sécurité du partage de fichiers

L’outil de partage de fichiers doit disposer de fonctionnalités de sécurité robustes, telles que le chiffrement des données, l’authentification multifactorielle et les contrôles d’accès, pour assurer la confidentialité et l’intégrité du contenu sensible.

2. Simplicité d’utilisation du partage de fichiers

L’outil doit être facile à utiliser pour les enseignants et les étudiants, avec une interface intuitive et des options de partage simples.

3. Compatibilité du partage de fichiers sécurisé

L’outil de partage de fichiers doit être compatible avec les appareils et systèmes d’exploitation utilisés par l’institution, y compris les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portables, les tablettes et les smartphones.

4. Intégration du partage sécurisé de fichiers

L’outil devrait s’intégrer avec d’autres logiciels et systèmes éducatifs, tels que les systèmes de gestion de l’apprentissage, afin de faciliter le partage et la collaboration sans heurts.

5. Capacité de stockage pour le partage sécurisé de fichiers

L’outil ou la plateforme devrait fournir une capacité de stockage suffisante pour répondre aux besoins de l’institution, avec la possibilité de mettre à niveau ou d’augmenter la capacité selon les besoins.

6. Coût du partage sécurisé de fichiers

L’outil devrait être rentable, avec une tarification transparente et sans frais cachés, pour garantir l’abordabilité et la durabilité.

Le partage de fichiers et les lois sur la confidentialité des étudiants

Les institutions éducatives sont tenues de se conformer à diverses lois sur la confidentialité des étudiants en matière de partage de fichiers, telles que la FERPA, la COPPA et la Loi sur la portabilité et la responsabilité de l’assurance maladie (HIPAA). Ces réglementations sont en place pour protéger les informations personnelles des étudiants et garantir qu’elles ne soient pas divulguées ou utilisées de manière inappropriée. La FERPA établit les droits des étudiants et de leurs familles à accéder et contrôler leurs dossiers éducatifs, tandis que la COPPA vise à protéger les enfants de moins de 13 ans contre les violations de la confidentialité en ligne. L’HIPAA réglemente la manipulation des informations médicales des individus et s’applique aux institutions éducatives qui disposent de programmes ou services liés à la santé. Les institutions éducatives doivent comprendre et respecter ces lois pour protéger la confidentialité de leurs étudiants et éviter d’éventuelles conséquences juridiques.

L’avenir du partage de fichiers dans l’éducation

L’avenir du partage de fichiers dans l’éducation devrait connaître des avancées notables en matière de technologie, de tendances émergentes et de défis. Les établissements d’enseignement continueront probablement à adopter de nouvelles technologies et pratiques de partage de fichiers pour assurer un partage et une collaboration sécurisés et efficaces entre étudiants et éducateurs.

Une tendance émergente est l’utilisation de plateformes de partage de fichiers basées sur le cloud qui permettent une collaboration transparente entre les utilisateurs, quelle que soit leur localisation. Ces plateformes offrent des fonctionnalités de sécurité renforcées telles que le chiffrement de bout en bout et les contrôles d’accès, ce qui les rend attrayantes pour les institutions éducatives.

Une autre tendance est l’utilisation croissante des appareils mobiles pour le partage de fichiers, de plus en plus d’étudiants et d’éducateurs utilisant des smartphones et des tablettes pour apprendre et enseigner. Cette tendance pourrait conduire au développement d’applications de partage de fichiers spécifiques pour mobiles offrant commodité et facilité d’utilisation.

Cependant, à mesure que la technologie progresse, de nouveaux défis et risques associés au partage de fichiers dans l’éducation pourraient apparaître. Les établissements d’enseignement devront rester vigilants pour protéger les informations des étudiants contre les menaces cybernétiques telles que les violations de données, le piratage et les attaques de phishing. De plus, ils pourraient devoir naviguer dans des problèmes juridiques et réglementaires liés à la confidentialité et à la sécurité des données.

Comment Kiteworks facilite un partage de fichiers fluide et sécurisé dans l’éducation

Le réseau de contenu privé Kiteworks est conçu pour aider les écoles et autres établissements d’enseignement à envoyer et partager du contenu sensible de manière sécurisée et conforme aux normes de sécurité et aux réglementations sur la confidentialité des données. Kiteworks fournit une plateforme sûre et fiable pour le partage de documents et de fichiers sensibles entre étudiants, enseignants et membres du personnel.

De plus, avec Kiteworks, les établissements d’enseignement peuvent créer des salles de données virtuelles accessibles par les utilisateurs autorisés où qu’ils soient, à tout moment, depuis n’importe quel appareil. Ces espaces de travail sont équipés de fonctionnalités de sécurité robustes telles que le chiffrement de bout en bout, la protection par mot de passe, et les contrôles d’accès, l’authentification multifactorielle, ainsi que la possibilité de définir des dates d’expiration et de révoquer l’accès aux fichiers partagés. Cela garantit que seuls les utilisateurs autorisés ont accès aux fichiers et que les fichiers sont protégés contre les accès non autorisés et les violations de données.

En outre, la plateforme offre des fonctionnalités de collaboration en temps réel qui permettent à plusieurs utilisateurs de travailler ensemble sur un seul projet, sans compromettre la sécurité des données. Kiteworks facilite la conformité des écoles et autres institutions éducatives avec les réglementations sur la protection de la vie privée des données telles que FERPA, COPPA et HIPAA.

La gestion des politiques basées sur le contenu de Kiteworks permet aux établissements d’enseignement de gérer l’accès au contenu au niveau des utilisateurs individuels. Cela inclut la capacité de suivre et de contrôler l’accès aux dossiers et fichiers, de générer des rapports pour démontrer l’adhérence aux réglementations comme FERPA, et d’employer la géolocalisation.

Kiteworks enveloppe son réseau de contenu privé avec une appliance virtuelle durcie qui crée des couches de sécurité pour réduire considérablement les risques associés aux exploitations de vulnérabilités et à la gravité des impacts. L’approche de sécurité complète de Kiteworks comprend un pare-feu réseau intégré et un WAF, un accès à privilège de confiance zéro, une détection d’anomalies basée sur l’IA, une détection avancée d’intrusion et des alertes, ainsi qu’une modélisation des menaces de jour zéro.

Les institutions éducatives intéressées par la compréhension de la manière dont Kiteworks peut vous aider à gérer les risques liés à la sécurité et à la conformité peuvent planifier une démonstration sur mesure dès aujourd’hui.

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