So versenden Sie personenbezogene Daten per E-Mail DSGVO-konform: Ihr Leitfaden für sichere E-Mail-Kommunikation

Der Austausch personenbezogener Daten ist heute alltäglich. Von Kundendaten bis zu Mitarbeiterinformationen versenden Unternehmen regelmäßig sensible Daten per E-Mail über Netzwerke, Geräte und Ländergrenzen hinweg. Doch diese essenzielle Aktivität birgt erhebliche Risiken, insbesondere wenn es sich um personenbezogene Daten oder geschützte Gesundheitsinformationen (PII/PHI) handelt.

Mit der Einführung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) stehen Unternehmen vor komplexen Anforderungen beim Umgang mit personenbezogenen Daten europäischer Bürger per E-Mail. Die Folgen von Nichteinhaltung reichen über regulatorische Strafen hinaus und betreffen auch den Ruf sowie das Vertrauen der Kunden.

Es ist grundsätzlich kein DSGVO-Verstoß, PII per E-Mail zu versenden, zu teilen oder zu empfangen – jedoch müssen strenge Anforderungen erfüllt werden. Die Daten müssen angemessen geschützt, nur bei Notwendigkeit und rechtlicher Grundlage geteilt und mit geeigneten Sicherheitsmaßnahmen verarbeitet werden. Werden diese Vorgaben nicht eingehalten – etwa durch das Versenden unverschlüsselter PII oder die Offenlegung personenbezogener Daten an Unbefugte – kann dies einen DSGVO-Verstoß darstellen, der Untersuchungen und mögliche Bußgelder nach sich zieht.

Dieser umfassende Leitfaden beleuchtet die sichere Übertragung von PII per E-Mail unter DSGVO-Anforderungen und bietet praktische Einblicke für Unternehmen, die Compliance wahren und dennoch effizient notwendige Informationen in 2025 und darüber hinaus austauschen möchten.

Die inhärenten Risiken beim Versand von PII per E-Mail unter der DSGVO

Der Versand von PII per E-Mail stellt immer erhebliche Sicherheitsherausforderungen dar – im Kontext der DSGVO kommen zusätzliche regulatorische Implikationen hinzu. Unternehmen, die Daten von EU-Bürgern verarbeiten, müssen sowohl die technischen Schwachstellen von E-Mails als auch die spezifischen Compliance-Risiken bei unterschiedlichen Datenaustausch-Szenarien kennen.

Sicherheitslücken in der E-Mail-Kommunikation

E-Mail bleibt trotz grundlegender Sicherheitsdefizite das wichtigste Kommunikationsmittel im Geschäftsalltag. Standard-E-Mail-Protokolle übertragen Daten im Klartext über mehrere Server, was zahlreiche Abfangmöglichkeiten schafft. Nach DSGVO stellt jede ungesicherte E-Mail mit personenbezogenen Daten einen potenziellen Verstoß gegen Artikel 32 dar, da keine angemessenen technischen Maßnahmen zur Sicherheit umgesetzt wurden.

Beispiel: Ein internationaler Einzelhändler mit EU-Kunden sendet Kundenprofile mit Namen, Adressen und Kaufhistorien zwischen Marketing-Teams in verschiedenen Ländern per E-Mail. Ohne geeignete Verschlüsselung kann diese alltägliche Geschäftskommunikation personenbezogene Daten über mehrere Rechtsräume hinweg offenlegen und sowohl Sicherheitsrisiken als auch komplexe Compliance-Probleme bei grenzüberschreitenden Transfers gemäß DSGVO Kapitel V auslösen.

Viele Unternehmen gehen fälschlicherweise davon aus, dass interne E-Mail-Systeme ausreichenden Schutz bieten. Doch die zunehmende Raffinesse von Cyberangriffen zeigt: Netzwerkrandabsicherung allein schützt sensible Informationen nicht. Eine europäische Hotelkette, die Gästedaten per unverschlüsselter E-Mail an einen beauftragten Flughafenshuttle-Dienst weitergibt, trägt auch dann DSGVO-Verantwortung, wenn der Empfänger ein vertrauenswürdiger Partner mit Datenverarbeitungsvereinbarung ist.

DSGVO-spezifische Risiken beim Versand von EU-Kundendaten per E-Mail

Die DSGVO bringt über grundlegende Sicherheitslücken hinaus mehrere spezifische Herausforderungen für den E-Mail-Versand mit sich:

• Beschränkungen beim grenzüberschreitenden E-Mail-Transfer: Wenn ein in der EU ansässiges Pharmaunternehmen Studiendaten per E-Mail an Forschungspartner in Nicht-EU-Ländern sendet, müssen spezielle Schutzmaßnahmen gemäß DSGVO Kapitel V umgesetzt werden. Fehlen diese, wird selbst rechtmäßig erhobene und verarbeitete PII durch den E-Mail-Versand nicht mehr konform.
• E-Mail-Weiterleitung und Steuerung von Auftragsverarbeitern: Ein deutsches Versicherungsunternehmen, das die Schadensbearbeitung an einen Drittanbieter auslagert, muss die Kontrolle darüber behalten, wie personenbezogene Daten per E-Mail weitergegeben und verarbeitet werden. Der Verantwortliche bleibt für die DSGVO-Compliance in der gesamten Verarbeitungskette einschließlich aller E-Mail-Kommunikation verantwortlich.
• Zweckbindungsverstöße bei E-Mails: Ein Finanzinstitut, das Kundendaten rechtmäßig zur Kontoführung erhebt, verstößt gegen die DSGVO, wenn diese Daten per E-Mail an die Marketingabteilung zur Zielgruppenansprache weitergeleitet werden. Jede E-Mail mit personenbezogenen Daten muss dem ursprünglichen Zweck entsprechen, für den die Einwilligung erteilt wurde oder eine andere gültige Rechtsgrundlage vorliegt.
• Fehlende E-Mail-Dokumentation: Das DSGVO-Prinzip der Rechenschaftspflicht verlangt, dass Unternehmen ihre Datenverarbeitungspraktiken dokumentieren und begründen. Ein Gesundheitsdienstleister, der nicht nachweisen kann, welche Patientendaten per E-Mail, an wen, wann und zu welchem Zweck versendet wurden, verstößt gegen die Compliance – auch wenn die E-Mail verschlüsselt und gesichert war.

Konsequenzen unsicherer E-Mail-Kommunikation unter der DSGVO

Die Folgen unsicherer PII-Übertragung per E-Mail gehen weit über die unmittelbare Datenoffenlegung hinaus und führen zu spezifischen DSGVO-Strafen. Ein Einzelhandelsunternehmen, das durch kompromittierte E-Mail-Konten eine Datenschutzverletzung bei Zahlungsdaten von EU-Kunden erlitt, musste nicht nur ein Bußgeld von 20 Millionen Euro zahlen, sondern auch alle betroffenen Personen benachrichtigen – mit massiven Reputationsschäden und Kundenverlusten.

Für betroffene Personen können die Auswirkungen jahrelang anhalten, da ihre Daten in kriminellen Netzwerken kursieren. Unternehmen drohen gestaffelte DSGVO-Strafen je nach Art des Verstoßes – E-Mail-Sicherheitsmängel können Bußgelder bis zu 4 % des weltweiten Jahresumsatzes auslösen.

Neben regulatorischen Strafen sind auch die operativen Folgen gravierend. Eine Reiseagentur, die durch unsicheren E-Mail-Versand eine Datenpanne erlitt, musste alle Datenverarbeitungsprozesse aussetzen, bis angemessene E-Mail-Sicherheitsmaßnahmen implementiert und von Aufsichtsbehörden geprüft wurden – was den Geschäftsbetrieb wochenlang lahmlegte.

Was gilt als PII unter der DSGVO: Anforderungen an den Schutz personenbezogener Daten

Der Begriff „personenbezogene Daten“ bezog sich traditionell auf Daten, die eine Person direkt identifizieren, etwa Name, Sozialversicherungsnummer oder Kontaktdaten. Die DSGVO hat dieses Konzept mit ihrer umfassenden Definition von „personenbezogenen Daten“ deutlich erweitert.

Definition personenbezogener Daten in der DSGVO

Die DSGVO definiert personenbezogene Daten als „alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen“. Dazu zählen sowohl direkte Identifikatoren als auch Informationen, die in Kombination mit anderen Daten zur Identifizierung führen können. Die Verordnung schließt ausdrücklich Online-Kennungen, Standortdaten sowie Faktoren zur physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität ein.

Dieser weite Ansatz führt dazu, dass viele bisher nicht als PII betrachtete Daten unter den Schutz der DSGVO fallen. IP-Adressen, Cookie-Kennungen, Geräte-IDs und Browser-Fingerprints gelten als personenbezogene Daten, wenn sie einer Person zugeordnet werden können. Selbst pseudonymisierte Daten unterliegen der DSGVO, sofern das Unternehmen eine Re-Identifizierung ermöglichen kann.

Häufig übersehene personenbezogene Daten in der Geschäftskommunikation

Berufliche Informationen werden oft nicht ausreichend geschützt, weil ihr Status missverstanden wird. E-Mail-Adressen mit Namensbestandteilen (vorname.nachname@unternehmen.com) gelten nach DSGVO als personenbezogene Daten. Ebenso sind berufliche Biografien, Beschäftigungshistorien und Arbeitsplatzfotos schützenswerte Informationen.

Verhaltensdaten sind eine weitere oft übersehene Kategorie. Browserverläufe, Suchmuster und App-Nutzungsstatistiken können umfangreiche persönliche Informationen offenbaren und müssen daher angemessen geschützt werden. Gleiches gilt für Präferenzdaten, die sensible Merkmale wie politische Meinungen, religiöse Überzeugungen oder Gesundheitsdaten erkennen lassen.

DSGVO-Anforderungen an den sicheren Umgang mit PII per E-Mail

Die DSGVO stellt umfassende Anforderungen an den Schutz personenbezogener Daten während des gesamten Lebenszyklus – einschließlich der E-Mail-Übertragung. Unternehmen müssen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen für die E-Mail-Sicherheit auf Basis einer Risikobewertung und aktueller technologischer Möglichkeiten implementieren.

Grundprinzipien für den E-Mail-Datenschutz zur DSGVO-Compliance

Artikel 5 der DSGVO legt grundlegende Prinzipien für alle Verarbeitungsaktivitäten personenbezogener Daten fest, auch für die E-Mail-Kommunikation. Die Verordnung fordert Datenminimierung – also die Beschränkung der per E-Mail geteilten Informationen auf das für den Zweck Notwendige. Zudem sind geeignete Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz vor unbefugtem Zugriff, versehentlichem Verlust und anderen Sicherheitsvorfällen erforderlich.

Das Prinzip der Rechenschaftspflicht verlangt, dass Unternehmen diese Anforderungen nicht nur einhalten, sondern auch durch Dokumentation und geeignete organisatorische Maßnahmen nachweisen. Dazu gehören klare E-Mail-Richtlinien, regelmäßige Schulungen zu sicherer E-Mail und systematische Datenschutzpraktiken im Geschäftsalltag.

Technische und organisatorische Maßnahmen der DSGVO für sichere E-Mail-Übertragung

Artikel 32 der DSGVO fordert „angemessene“ Sicherheitsmaßnahmen, wobei unterschiedliche Datentypen und Verarbeitungsvorgänge unterschiedlich geschützt werden müssen. Unternehmen müssen Risikobewertungen durchführen, um geeignete Schutzmaßnahmen zu bestimmen, basierend auf:

• Art, Umfang und Kontext der Verarbeitung
• Mögliche Auswirkungen auf Betroffene bei Kompromittierung
• Wahrscheinlichkeit und Schwere potenzieller Schäden
• Verfügbare Technologie und Implementierungskosten

Die Verordnung nennt explizit Verschlüsselung und Pseudonymisierung als geeignete technische Maßnahmen, schreibt aber keine konkreten Technologien oder Standards vor. Dieser prinzipienbasierte Ansatz ermöglicht Flexibilität, fokussiert aber auf wirksamen Schutz nach aktuellem Stand der Technik.

Rechtsgrundlagen für die Übermittlung von PII nach DSGVO

Jede Übermittlung personenbezogener Daten muss auf einer der sechs Rechtsgrundlagen gemäß Artikel 6 der DSGVO erfolgen. Dazu zählen:

• Ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person
• Erforderlichkeit zur Vertragserfüllung
• Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen
• Schutz lebenswichtiger Interessen
• Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse oder Ausübung öffentlicher Gewalt
• Berechtigte Interessen (unter Abwägungstest)

Unternehmen müssen die passende Rechtsgrundlage vor der Übermittlung personenbezogener Daten bestimmen und dokumentieren. Dies gilt sowohl für interne Übertragungen als auch für die Weitergabe an Drittparteien.

DSGVO-Strafen bei unsicherer Datenübertragung

Die DSGVO sieht erhebliche Strafen vor, um Unternehmen zur Priorisierung des Datenschutzes zu bewegen. Das Verständnis dieser Konsequenzen hilft, Compliance-Maßnahmen angemessen zu priorisieren und notwendige Investitionen in Sicherheitsmaßnahmen zu rechtfertigen.

Bußgeldstruktur der DSGVO bei Verstößen gegen die Datensicherheit

Die DSGVO sieht ein zweistufiges Bußgeldsystem vor, wobei bei schwerwiegenden Verstößen bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes fällig werden können – je nachdem, welcher Betrag höher ist. Sicherheitsmängel bei der Datenübertragung fallen in der Regel unter Artikel 32 (Sicherheit der Verarbeitung) und damit in die höhere Bußgeldstufe.

Die Verordnung verpflichtet Aufsichtsbehörden, Strafen „wirksam, verhältnismäßig und abschreckend“ zu gestalten und dabei Faktoren wie folgende zu berücksichtigen:

• Art, Schwere und Dauer des Verstoßes
• Vorsätzliches oder fahrlässiges Verhalten
• Ergriffene Maßnahmen zur Schadensbegrenzung
• Frühere relevante Verstöße
• Kooperationsbereitschaft mit Aufsichtsbehörden
• Kategorien betroffener personenbezogener Daten

Trends bei der Durchsetzung von Datenschutz in der EU

Europäische Datenschutzbehörden zeigen eine zunehmende Bereitschaft, bei Sicherheitsmängeln hohe Strafen zu verhängen. 2020 verhängte das britische Information Commissioner’s Office gegen British Airways ein Bußgeld von 20 Millionen Pfund, nachdem Angreifer Kundendaten aufgrund unzureichender Sicherheitsmaßnahmen kompromittieren konnten. Die italienische Datenschutzbehörde verhängte gegen den Telekommunikationsanbieter TIM eine Strafe von 27,8 Millionen Euro wegen unzureichender Sicherheitsmaßnahmen und fehlerhafter Datenweitergabe.

Diese Fälle zeigen, dass Behörden Sicherheitsmaßnahmen besonders dann prüfen, wenn es zu Datenpannen kommt. Unternehmen mit dokumentierten, robusten Sicherheitsprotokollen erhalten deutlich geringere Strafen als solche mit nachweislich unzureichenden Maßnahmen.

DSGVO-Sanktionen über Geldbußen hinaus

Die DSGVO sieht neben Geldbußen auch Korrekturmaßnahmen vor, die den Geschäftsbetrieb erheblich beeinträchtigen können. Aufsichtsbehörden können temporäre oder dauerhafte Verarbeitungsverbote verhängen, die Löschung unrechtmäßig übermittelter Daten anordnen oder spezifische Sicherheitsmaßnahmen vorschreiben.

Artikel 82 gibt betroffenen Personen das Recht auf Schadensersatz für materielle und immaterielle Schäden infolge von DSGVO-Verstößen. Dies erhöht das finanzielle Risiko durch zivilrechtliche Klagen zusätzlich zu behördlichen Strafen. In einigen Ländern verstärken Sammelklagen und Verbandsklagen diese Risiken weiter.

Best Practices für DSGVO-konformen PII-Versand per E-Mail

Unternehmen müssen praktische Maßnahmen umsetzen, um DSGVO-Compliance beim effizienten Austausch personenbezogener Daten per E-Mail zu gewährleisten. Hier sind acht essenzielle Best Practices, die Sicherheitsanforderungen und betriebliche Bedürfnisse in Einklang bringen:

1. Ende-zu-Ende-E-Mail-Verschlüsselung implementieren

Setzen Sie starke Verschlüsselungslösungen für alle E-Mails mit personenbezogenen Daten ein. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung macht abgefangene Informationen ohne Entschlüsselungsschlüssel unlesbar und schützt Daten während des gesamten Übertragungswegs. Für besonders sensible Informationen sollten E-Mail-Verschlüsselung-Tools eingesetzt werden, die eine Authentifizierung des Empfängers vor der Entschlüsselung verlangen.

2. Sichere File-Transfer-Protokolle statt E-Mail-Anhänge nutzen

Ersetzen Sie E-Mail-Anhänge mit umfangreicher PII durch SFTP-, FTPS- oder HTTPS-basierte Transfersysteme. Diese sicheren File-Transfer-Protokolle bieten verschlüsselte Übertragungskanäle, starke Authentifizierung, Zugriffskontrollen und umfassende Audit-Logging-Funktionen, die Standard-E-Mail nicht leisten kann.

3. Sichere E-Mail-Alternativen durch Datenzugriffsportale etablieren

Setzen Sie sichere Portallösungen ein, die Empfängern Zugriff auf Informationen ermöglichen, ohne Dateien direkt per E-Mail zu versenden. Diese Systeme erlauben Administratoren, granulare Berechtigungen zu vergeben, Zugriffsverläufe zu überwachen und Rechte bei Bedarf sofort zu entziehen. Der Ansatz „Ansehen statt Herunterladen“ minimiert die Datenverteilung per E-Mail bei gleichbleibender Verfügbarkeit. Die possessionless Editing-Funktion von Kiteworks ermöglicht beispielsweise das Teilen von Dateien, ohne die Kontrolle über sie abzugeben.

4. Klare E-Mail-Datenklassifizierungsrichtlinien entwickeln

Erstellen und implementieren Sie unternehmensweite Rahmenwerke, die Mitarbeitern helfen, verschiedene Kategorien personenbezogener Daten zu erkennen und die jeweiligen E-Mail-Anforderungen zu erfüllen. Datenklassifizierungs-Richtlinien sollten klar definieren, wann E-Mail für unterschiedliche Sensibilitätsstufen geeignet ist und welche Sicherheitsmaßnahmen je nach Klassifizierung verpflichtend sind.

5. Regelmäßige Mitarbeiterschulungen zu DSGVO-konformer E-Mail-Nutzung durchführen

Führen Sie umfassende Security Awareness Trainings durch, damit alle Mitarbeitenden die DSGVO-Anforderungen und Sicherheitsprotokolle für personenbezogene Daten in E-Mails verstehen. Integrieren Sie praxisnahe Szenarien, anschauliche Beispiele für konforme E-Mail-Nutzung und etablierte Eskalationswege bei Fragen zur sicheren E-Mail-Kommunikation.

6. Datenschutz-Folgenabschätzungen für E-Mail-Prozesse durchführen

Führen Sie formelle DPIAs für alle Prozesse durch, die regelmäßig personenbezogene Daten per E-Mail übertragen – insbesondere bei sensiblen Informationen oder großen Datenmengen. So lassen sich spezifische E-Mail-Risiken und geeignete Gegenmaßnahmen identifizieren.

7. E-Mail-Sicherheitsmaßnahmen von Drittparteien prüfen

Vor dem Versand personenbezogener Daten per E-Mail an externe Parteien sollten Sie deren E-Mail-Schutzmaßnahmen gründlich prüfen. Legen Sie vertragliche Verpflichtungen über Datenverarbeitungsvereinbarungen fest, die auch E-Mail-Sicherheitsanforderungen enthalten.

8. Umfassende E-Mail-Dokumentation führen

Erstellen und pflegen Sie Dokumentationen, die die Einhaltung der DSGVO-Anforderungen für E-Mails belegen. Wichtige Unterlagen sind E-Mail-Flussdiagramme, Beschreibungen der Sicherheitsmaßnahmen, Richtlinien und Verfahren, Schulungsmaterialien, Incident-Response-Pläne für E-Mail-Pannen und Vereinbarungen mit externen E-Mail-Empfängern.

Spezialisierte Lösungen für DSGVO-konforme PII-E-Mail-Sicherheit

Best Practices helfen Unternehmen, die DSGVO-Compliance zu erreichen – spezialisierte E-Mail-Sicherheitslösungen vereinfachen diesen Prozess, indem sie mehrere Anforderungen in integrierten Plattformen abdecken. Spezialisierte Plattformen für sichere Kommunikation sensibler Inhalte wie Kiteworks bieten umfassende Funktionen für den konformen Umgang mit sensiblen Informationen per E-Mail.

Umfassende Sicherheit für PII in E-Mails

Fortschrittliche E-Mail-Sicherheitslösungen bieten mehrschichtigen Schutz für personenbezogene Daten während des gesamten Übertragungszyklus. Kiteworks setzt AES-256-Bit-Verschlüsselung für ruhende E-Mail-Daten und TLS 1.2 oder höher für Daten während der Übertragung ein, sodass PII vor unbefugtem Zugriff geschützt bleibt. Dieses Verschlüsselungsniveau erfüllt die DSGVO-Anforderungen an angemessene technische Maßnahmen nach aktuellem Stand der Technik.

Hochentwickelte Plattformen integrieren zusätzliche Schutzmechanismen wie FIPS 140-2 (oder höher) validierte Verschlüsselungsmodule und E-Mail-Schutz-Gateways, die automatisch richtlinienbasierte Verschlüsselung auf Nachrichten mit PII anwenden. So bleibt der Schutz auch dann gewährleistet, wenn Mitarbeitende im Alltag Sicherheitsvorgaben vergessen.

Kiteworks ist FIPS 140-3 validiert. Mehr über Kiteworks und die FIPS 140-3 Level 1 Validierung erfahren.

Das Konzept des alleinigen Besitzes von Verschlüsselungsschlüsseln gibt Unternehmen vollständige Kontrolle über die Sicherheit ihrer E-Mail-Daten. Wenn Unternehmen die exklusiven Schlüssel besitzen – und keine Dritten, auch nicht der Lösungsanbieter, Zugriff auf die E-Mail-Daten haben – sinkt das Risiko beim Datenaustausch erheblich.

Zugriffskontrollen und Authentifizierung für sicheres PII-Management

Granulares Zugriffsmanagement ist für die DSGVO-Compliance unerlässlich, da so nur autorisierte Personen auf personenbezogene Daten zugreifen können. Rollenbasierte Berechtigungen beschränken den Zugriff auf das für die jeweilige Aufgabe notwendige Maß und setzen das Prinzip der Datenminimierung praktisch um.

Mehrstufige Authentifizierung (MFA) ergänzt die Sicherheit durch zusätzliche Verifizierungsschritte neben dem Passwort. DSGVO-orientierte Lösungen ermöglichen flexible MFA-Anforderungen je nach Risikolevel – mit strikterer Prüfung bei sensiblen Daten oder Zugriffen aus unbekannten Netzwerken und effizientem Workflow für Routineaufgaben.

Funktionen für das Dokumentenrechte-Management (DRM) verhindern unbefugtes Kopieren oder Weitergeben sensibler Dokumente – auch nach der Erstfreigabe. Features wie reines Online-Ansehen und -Bearbeiten sorgen dafür, dass sensible Informationen die geschützte Umgebung nie verlassen und das Risiko unbeabsichtigter Datenoffenlegung durch Downloads minimiert wird.

Vollständige Transparenz und Audit-Fähigkeiten für DSGVO-Rechenschaftspflicht

Das Rechenschaftsprinzip der DSGVO verlangt, dass Unternehmen ihre Compliance durch geeignete Dokumentation nachweisen. Einheitliche Transparenz über alle Datenübertragungen – wer welche Informationen wann, wie und mit wem teilt – ist dafür unerlässlich. Spezialisierte Plattformen bieten umfassende Audit-Trails, die diese Informationen automatisch erfassen und konsolidieren.

Detaillierte Audit-Logs dokumentieren alle Dateibewegungen mit personenbezogenen Daten und schaffen Nachweise für Compliance sowie forensische Analysen bei Sicherheitsvorfällen. Die Integration mit Security Information and Event Management (SIEM)-Lösungen ermöglicht die Korrelation mit anderen Sicherheitsereignissen und die Erkennung von Anomalien.

Auditfähige Compliance-Berichte, die Systemkonfigurationen, Sicherheitseinstellungen und Richtlinienumsetzungen dokumentieren, erleichtern regulatorische Prüfungen und belegen das Engagement des Unternehmens für Datenschutz. Diese Berichte verwandeln aufwendige Dokumentationsprozesse in automatisierte Funktionen und reduzieren so den Compliance-Aufwand.

Management von Betroffenenrechten für EU-Bürger

Die DSGVO gewährt Betroffenen spezifische Rechte an ihren personenbezogenen Daten, darunter das „Recht auf Vergessenwerden“. Ohne geeignete Tools ist die Bearbeitung solcher Anfragen operativ aufwendig. Spezialisierte Lösungen zentralisieren das Management personenbezogener Daten, sodass sich alle Informationen zu einer Person bei Bedarf auffinden, bereitstellen oder löschen lassen.

Konfigurierbare Aufbewahrungsrichtlinien ermöglichen die automatisierte Umsetzung des Datenminimierungsprinzips, indem sie festlegen, wie lange personenbezogene Daten gespeichert werden, bevor sie archiviert oder gelöscht werden. Dieser systematische Ansatz reduziert Datenschutzrisiken und belegt die Einhaltung des Speicherbegrenzungsprinzips der DSGVO.

Unternehmen, die „Recht auf Vergessenwerden“-Funktionen korrekt umsetzen, zeigen Respekt vor den Datenschutzrechten der Betroffenen und schützen sich vor Klagen und öffentlicher Kritik. Mit zentralen PII-Speicherplattformen können Unternehmen Anfragen zu Betroffenenrechten effizient mit einem Klick erfüllen – ob Bereitstellung oder Löschung – und alle Aktivitäten revisionssicher protokollieren.

DSGVO-konforme PII-E-Mail-Kommunikation 2025 und darüber hinaus

DSGVO-Compliance für personenbezogene Daten per E-Mail erfordert technische Schutzmaßnahmen und organisatorische Prozesse, die in die Geschäftsabläufe integriert sind. Unternehmen müssen E-Mail-Sicherheitsanforderungen mit praktischer Nutzbarkeit in Einklang bringen, um effiziente Workflows bei gleichzeitigem Schutz sensibler Daten zu gewährleisten.

Die Umsetzung geeigneter E-Mail-Schutzmaßnahmen dient nicht nur der regulatorischen Compliance. Sie stärkt das Kundenvertrauen, schützt die Reputation und erhöht die Widerstandsfähigkeit gegen neue Cyberbedrohungen. Fortschrittliche Unternehmen sehen DSGVO-Anforderungen nicht als Einschränkung, sondern als Impuls für bessere E-Mail-Governance und Sicherheitspraktiken.

Angesichts zunehmender und ausgeklügelter Datenpannen ist robuste E-Mail-Sicherheit unabhängig von regulatorischen Vorgaben unerlässlich. Mit den in diesem Leitfaden beschriebenen Best Practices und spezialisierten Lösungen für sichere E-Mail-Kommunikation können Unternehmen notwendige Informationen sicher austauschen und dabei den Schutz der betroffenen Personen gewährleisten.

Compliance ist ein fortlaufender Prozess, kein einmaliges Ziel. Regelmäßige Überprüfung der E-Mail-Sicherheitsmaßnahmen, Mitarbeiterschulungen und Dokumentation sorgen dafür, dass der Schutz mit neuen Bedrohungen, technischen Entwicklungen und regulatorischen Änderungen Schritt hält. Dieser proaktive Ansatz macht E-Mail-Compliance vom regulatorischen Aufwand zum Wettbewerbsvorteil durch verbessertes Datenmanagement.

Kiteworks unterstützt Unternehmen bei der DSGVO-konformen Sicherung von PII

Die DSGVO verlangt, dass personenbezogene Daten während der Übertragung geschützt werden. Muss PII per E-Mail versendet werden, sind starke Sicherheitsmaßnahmen wie Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, sichere Webportale oder passwortgeschützte Anhänge (mit Passwortversand über einen separaten sicheren Kanal) erforderlich, um Risiken zu minimieren und DSGVO-Vorgaben zu erfüllen.

Das Private Data Network von Kiteworks bietet Unternehmen eine leistungsstarke, sichere Plattform für den Austausch von PII, die durch starke Verschlüsselung, granulare Zugriffskontrollen, umfassende Auditierung und Tools für das Management von Betroffenenrechten die DSGVO-Anforderungen erfüllt. Diese Funktionen ermöglichen es Unternehmen, PII sicher und vollständig DSGVO-konform zu teilen und zu verwalten.

So ermöglicht Kiteworks den sicheren, DSGVO-konformen Austausch von PII

Die folgenden Funktionen sind nur einige der Tools, mit denen Unternehmen PII sicher und DSGVO-konform austauschen können:

• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung:
  Kiteworks verwendet AES-256-Bit-Verschlüsselung für ruhende Daten und TLS 1.2 oder höher für Daten während der Übertragung, sodass PII bei Speicherung und Transfer vor unbefugtem Zugriff geschützt ist. Die Plattform verfügt über ein FIPS 140-3 Level 1 validiertes Verschlüsselungsmodul und ermöglicht Unternehmen den alleinigen Besitz der Verschlüsselungsschlüssel – für maximale Datensicherheit.
• Granulare Zugriffskontrollen und Authentifizierung:
  Rollenbasierte Zugriffskontrollen legen fest, wer PII ansehen, herunterladen oder bearbeiten darf, und minimieren so das Risiko unbefugten Zugriffs. Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) kann für Nutzer mit Zugriff auf sensible Daten verpflichtend sein und erhöht die Sicherheit zusätzlich.
• Umfassende Transparenz und Auditierung:
  Kiteworks bietet detaillierte Audit-Logs und umfassende Berichte zu allen Dateibewegungen, einschließlich wer PII wann und wie abgerufen oder geteilt hat. Diese Logs lassen sich mit SIEM-Lösungen für forensische Analysen und Compliance-Prüfungen integrieren und unterstützen die Rechenschaftspflicht gemäß DSGVO.
• Sichere E-Mail- und Dateitransfers:
  Die Plattform beinhaltet ein E-Mail-Protection-Gateway (EPG) mit automatisierter, richtlinienbasierter Verschlüsselung, sodass PII in E-Mails Ende-zu-Ende geschützt ist. Dateien und E-Mails mit PII sind nur für verifizierte Empfänger zugänglich, alle Zugriffs- und Freigabeaktivitäten werden für die Compliance protokolliert.
• Management von Betroffenenrechten:
  Kiteworks ermöglicht Unternehmen die effiziente Bearbeitung von Betroffenenanfragen wie Auskunft, Änderung oder Löschung von PII und unterstützt damit das DSGVO-Recht auf Vergessenwerden. Aufbewahrungsrichtlinien können festgelegt werden, alle Löschvorgänge werden protokolliert und sind revisionssicher – für die Einhaltung von Datenminimierung und Löschpflichten.
• Bereitstellung und Datenhoheit:
  Kiteworks bietet flexible Bereitstellungsoptionen (On-Premises, Private, Hybrid oder FedRAMP-Cloud), unterstützt die Datenhoheit und stellt sicher, dass PII in den erforderlichen Rechtsräumen verbleibt.
• Regulatorische Zertifizierungen: Kiteworks ist SOC 2 Typ II zertifiziert und verfügt über ISO 27001-, 27017- und 27018-Zertifizierungen – als Nachweis für die Einhaltung internationaler Standards für Informationssicherheit und Datenschutz.

Erfahren Sie mehr über Kiteworks und den sicheren Austausch von PII – individuelle Demo.

Weitere Ressourcen

• Blog Post DSGVO-Datenresidenz: Anforderungen verstehen und einhalten
• Blog Post Patientendatenschutz: Der umfassende Leitfaden zur DSGVO-Compliance für Healthcare-Unternehmen
• Blog Post PII per E-Mail versenden: Sicherheits- & Compliance-Aspekte
• Blog Post Managed File Transfer auf das nächste Level bringen: DSGVO-Compliance erreichen und erhalten
• Blog Post So erstellen Sie DSGVO-konforme Formulare