Cómo enviar PII por correo electrónico cumpliendo con el GDPR: Guía para Comunicaciones seguras

El intercambio de información personal se ha vuelto una necesidad cotidiana. Desde datos de clientes hasta registros de empleados, las organizaciones envían habitualmente información confidencial por correo electrónico a través de redes, dispositivos y fronteras. Sin embargo, esta actividad esencial conlleva riesgos importantes, especialmente cuando la información califica como información personal identificable o información de salud protegida (PII/PHI).

Con la implementación del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), las organizaciones deben ahora cumplir requisitos complejos al gestionar datos personales de ciudadanos europeos por correo electrónico. Las consecuencias de no cumplir van más allá de sanciones regulatorias, incluyendo daños reputacionales y pérdida de confianza de los clientes.

No es una violación inherente al GDPR enviar, compartir o recibir PII por correo electrónico, pero se deben cumplir requisitos estrictos. Los datos deben estar adecuadamente protegidos, compartidos solo cuando sea necesario y legal, y gestionados con medidas de seguridad apropiadas. No hacerlo—por ejemplo, enviando PII sin cifrar o exponiendo datos personales a personas no autorizadas—puede resultar en una infracción del GDPR, sujeta a investigación y posibles multas.

Esta guía integral explora la transmisión segura de PII por correo electrónico bajo los requisitos del GDPR, brindando consejos prácticos para organizaciones que buscan mantener el cumplimiento mientras comparten información necesaria de manera eficiente en 2025 y más allá.

Riesgos Inherentes al Envío de PII por Correo Electrónico Bajo el GDPR

La transmisión de PII por correo electrónico presenta desafíos de seguridad considerables en cualquier circunstancia, pero dentro del contexto del GDPR, estos riesgos tienen implicaciones regulatorias adicionales. Las organizaciones que procesan datos de residentes de la UE deben comprender tanto las vulnerabilidades técnicas del correo electrónico como los riesgos de cumplimiento específicos asociados con distintos escenarios de intercambio de datos.

Vulnerabilidades de Seguridad en las Comunicaciones por Correo Electrónico

El correo electrónico sigue siendo la principal herramienta de comunicación empresarial a pesar de sus limitaciones fundamentales de seguridad. Los protocolos estándar de correo electrónico transmiten datos en texto plano a través de múltiples servidores antes de llegar al destinatario, lo que genera numerosas oportunidades de interceptación. Bajo el GDPR, cada correo electrónico no seguro que contenga datos personales representa una posible violación del Artículo 32 por no implementar medidas técnicas adecuadas para garantizar la seguridad.

Considera una cadena minorista multinacional con clientes en la UE que envía perfiles de clientes con nombres, direcciones e historiales de compras entre equipos de marketing en diferentes países por correo electrónico. Sin el cifrado adecuado, esta comunicación empresarial rutinaria podría exponer datos personales en varias jurisdicciones, generando riesgos de seguridad y problemas complejos de cumplimiento de transferencias transfronterizas bajo el Capítulo V del GDPR.

Muchas organizaciones asumen erróneamente que sus sistemas internos de correo electrónico brindan protección suficiente. Sin embargo, la creciente sofisticación de los ciberataques significa que los perímetros de red por sí solos no pueden proteger la información confidencial. Una cadena hotelera europea que comparte información de huéspedes con su servicio de transporte al aeropuerto mediante correos electrónicos sin cifrar enfrentaría responsabilidad bajo el GDPR incluso si el destinatario es un socio de confianza que opera bajo un Acuerdo de Procesamiento de Datos.

Riesgos Específicos del GDPR al Enviar Datos de Clientes de la UE por Correo Electrónico

El GDPR introduce varias preocupaciones específicas relacionadas con la transmisión de correos electrónicos más allá de las vulnerabilidades básicas de seguridad:

• Restricciones de Transferencia Transfronteriza por Correo Electrónico: Cuando una farmacéutica con sede en la UE envía datos de ensayos clínicos a socios de investigación en países fuera de la UE, se deben implementar salvaguardas específicas para mantener el cumplimiento con el Capítulo V del GDPR. Sin estas medidas, incluso los datos recopilados y procesados legítimamente se vuelven no conformes simplemente por la transmisión por correo electrónico.
• Reenvío de Correos Electrónicos y Gestión de Procesadores: Una aseguradora alemana que subcontrata el procesamiento de reclamaciones a un tercero debe mantener el control sobre cómo se envían y gestionan los datos personales por correo electrónico. El responsable del tratamiento sigue siendo responsable del cumplimiento del GDPR en toda la cadena de procesamiento, incluyendo todas las comunicaciones por correo electrónico.
• Violaciones de la Limitación de Propósito en el Correo Electrónico: Una institución financiera que recopila datos financieros de clientes para la gestión de cuentas puede violar el GDPR al enviar estos datos a su departamento de marketing para segmentación. Cada correo electrónico con datos personales debe alinearse con el propósito original para el que se obtuvo el consentimiento u otra base legal válida.
• Fallas en la Documentación del Correo Electrónico: El principio de responsabilidad del GDPR exige que las organizaciones documenten y justifiquen sus prácticas de manejo de datos. Un proveedor de salud que no pueda demostrar qué datos de pacientes se enviaron por correo electrónico, a quién, cuándo y con qué propósito enfrenta incumplimientos incluso si el correo electrónico fue cifrado y seguro.

Consecuencias Reales del Correo Electrónico Inseguro Bajo el GDPR

Las consecuencias de transmitir PII de forma insegura por correo electrónico van mucho más allá de la exposición inmediata de datos y conllevan sanciones específicas del GDPR. Una empresa minorista que sufrió una filtración que afectó los datos de pago de clientes de la UE a través de cuentas de correo electrónico comprometidas enfrentó no solo una multa de 20 millones de euros, sino también la notificación obligatoria a todos los afectados, generando un daño reputacional masivo y pérdida de clientes.

Para los individuos afectados, el impacto puede persistir durante años mientras su información circula entre redes criminales. Mientras tanto, las organizaciones enfrentan sanciones escalonadas del GDPR según la naturaleza de la infracción, con fallas de seguridad en el correo electrónico que pueden desencadenar multas de hasta el 4% de los ingresos anuales globales.

Más allá de las sanciones regulatorias, los impactos operativos pueden ser graves. Una agencia de viajes que sufrió una filtración de datos por transmisión insegura de correos electrónicos tuvo que suspender todas sus operaciones de procesamiento de datos hasta que se implementaron y verificaron medidas de seguridad adecuadas por parte de las autoridades supervisoras, deteniendo sus operaciones comerciales durante semanas.

Qué Califica Como PII Bajo el GDPR: Entendiendo los Requisitos de Protección de Datos Personales

El término “información personal identificable” tradicionalmente se refería a elementos de datos que identifican directamente a una persona, como nombre, número de seguridad social o información de contacto. El GDPR amplió drásticamente este concepto con su definición integral de “datos personales”.

Definición de Datos Personales en la Legislación del GDPR

El GDPR define los datos personales como “cualquier información relacionada con una persona física identificada o identificable”. Esta definición abarca tanto identificadores directos como información que podría llevar indirectamente a la identificación cuando se combina con otros datos. El reglamento incluye explícitamente identificadores en línea, datos de ubicación y factores específicos de la identidad física, fisiológica, genética, mental, económica, cultural o social.

Este enfoque amplio significa que muchos elementos de datos que tradicionalmente no se consideraban PII quedan bajo la protección del GDPR. Las direcciones IP, identificadores de cookies, IDs de dispositivos y huellas digitales del navegador califican como datos personales cuando pueden vincularse a una persona. Incluso los datos seudonimizados siguen dentro del alcance del GDPR si la organización puede volver a identificar a los individuos.

Datos Personales Frecuentemente Pasados por Alto en Comunicaciones Empresariales

La información relacionada con el trabajo a menudo recibe protección insuficiente debido a conceptos erróneos sobre su estatus. Las direcciones de correo electrónico laborales que contienen componentes del nombre (nombre.apellido@empresa.com) califican como datos personales bajo el GDPR. De igual forma, las biografías profesionales, historiales laborales y fotografías en el lugar de trabajo constituyen información protegida.

Los datos de comportamiento representan otra categoría frecuentemente ignorada. Los historiales de navegación, patrones de búsqueda y estadísticas de uso de aplicaciones pueden revelar información personal significativa y, por tanto, requieren salvaguardas adecuadas. Lo mismo aplica a los datos de preferencias que podrían revelar características sensibles como opiniones políticas, creencias religiosas o preocupaciones de salud.

Requisitos del GDPR para el Manejo Seguro de PII por Correo Electrónico

El GDPR establece requisitos integrales para la protección de datos personales durante todo su ciclo de vida, incluyendo las fases de transmisión por correo electrónico. Las organizaciones deben implementar medidas técnicas y organizativas apropiadas para la seguridad del correo electrónico basándose en la evaluación de riesgos y las capacidades tecnológicas actuales.

Principios Fundamentales para la Protección de Datos en Correos Electrónicos y Cumplimiento del GDPR

El Artículo 5 del GDPR establece principios fundamentales que aplican a todas las actividades de procesamiento de datos personales, incluyendo la comunicación por correo electrónico. El reglamento exige la minimización de datos: limitar la información compartida en correos electrónicos a lo estrictamente necesario para el propósito declarado. También requiere medidas de seguridad adecuadas para proteger contra accesos no autorizados, pérdidas accidentales y otros incidentes de seguridad.

El principio de responsabilidad exige que las organizaciones no solo cumplan estos requisitos, sino que también demuestren su cumplimiento mediante documentación y medidas organizativas apropiadas. Esto incluye políticas claras de correo electrónico, capacitación regular sobre correo electrónico seguro y prácticas sistemáticas de protección de datos integradas en las operaciones empresariales.

Medidas Técnicas y Organizativas en el GDPR para la Transmisión Segura de Correos Electrónicos

El Artículo 32 del GDPR requiere medidas de seguridad “apropiadas al riesgo”, reconociendo que distintos tipos de datos y operaciones de procesamiento requieren diferentes niveles de protección. Las organizaciones deben realizar evaluaciones de riesgos para determinar las salvaguardas adecuadas basándose en:

• La naturaleza, alcance y contexto del procesamiento
• El posible impacto sobre los interesados si se comprometen los datos
• Probabilidad y gravedad del daño potencial
• Tecnología disponible y costos de implementación

El reglamento menciona específicamente el cifrado y la seudonimización como medidas técnicas apropiadas, pero no prescribe tecnologías o estándares específicos. Este enfoque basado en principios permite flexibilidad, manteniendo el enfoque en la protección efectiva según las capacidades tecnológicas actuales.

Requisitos de Base Legal para la Transmisión de PII Según el GDPR

Toda transmisión de datos personales debe realizarse bajo una de las seis bases legales establecidas en el Artículo 6 del GDPR. Estas incluyen:

• Consentimiento explícito del interesado
• Necesidad para la ejecución de un contrato
• Cumplimiento de obligaciones legales
• Protección de intereses vitales
• Interés público o autoridad oficial
• Intereses legítimos (sujetos a pruebas de equilibrio)

Las organizaciones deben determinar y documentar la base legal adecuada antes de transmitir datos personales. Este requisito aplica tanto a transferencias internas como a compartición externa con terceros.

Sanciones del GDPR por Transmisión Insegura de Datos

La aplicación del GDPR incluye sanciones sustanciales diseñadas para que las organizaciones prioricen la protección de datos. Comprender estas consecuencias ayuda a las organizaciones a asignar recursos adecuados a sus esfuerzos de cumplimiento y justificar inversiones necesarias en medidas de seguridad.

Estructura de Multas Administrativas del GDPR por Violaciones de Seguridad de Datos

El GDPR establece una estructura de sanciones de dos niveles con multas máximas que alcanzan el mayor valor entre 20 millones de euros o el 4% de los ingresos anuales globales para las infracciones más graves. Las fallas de seguridad relacionadas con la transmisión de datos suelen caer bajo el Artículo 32 (seguridad del procesamiento), que conlleva sanciones en el nivel más alto.

El reglamento indica a las autoridades supervisoras que las sanciones deben ser “eficaces, proporcionadas y disuasorias”, considerando factores como:

• Naturaleza, gravedad y duración de la infracción
• Carácter intencional o negligente
• Acciones tomadas para reducir el daño
• Infracciones previas relevantes
• Nivel de cooperación con las autoridades supervisoras
• Categorías de datos personales afectados

Tendencias de Aplicación Regulatoria por Fallos de Protección de Datos en la UE

Las autoridades europeas de protección de datos han demostrado una creciente disposición a imponer sanciones significativas por fallas de seguridad. En 2020, la Oficina del Comisionado de Información del Reino Unido multó a British Airways con 20 millones de libras tras permitir que atacantes comprometieran datos de clientes por medidas de seguridad inadecuadas. La autoridad italiana impuso una multa de 27,8 millones de euros a la operadora de telecomunicaciones TIM por medidas de seguridad insuficientes y prácticas inadecuadas de intercambio de datos.

Estos casos muestran que las autoridades examinan especialmente las medidas de seguridad cuando ocurren filtraciones de datos. Las organizaciones con protocolos de seguridad documentados y sólidos enfrentan sanciones significativamente menores que aquellas con medidas insuficientes demostrables.

Sanciones del GDPR Más Allá de las Multas Monetarias

La aplicación del GDPR va más allá de las multas, incluyendo poderes correctivos que pueden afectar gravemente las operaciones comerciales. Las autoridades supervisoras pueden imponer prohibiciones temporales o permanentes de procesamiento, ordenar la eliminación de datos transmitidos incorrectamente o exigir medidas de seguridad específicas.

El Artículo 82 otorga a los interesados el derecho a solicitar indemnización por daños materiales e inmateriales resultantes de violaciones del GDPR. Esto crea un riesgo financiero adicional a través de litigios civiles aparte de las sanciones administrativas. Las acciones colectivas y representativas en algunas jurisdicciones amplifican aún más esta exposición.

Mejores Prácticas para Compartir PII por Correo Electrónico Cumpliendo el GDPR

Las organizaciones deben implementar medidas prácticas para mantener el cumplimiento del GDPR mientras comparten información personal por correo electrónico de manera eficiente. Aquí tienes ocho prácticas esenciales que equilibran los requisitos de seguridad con las necesidades operativas:

1. Implementa Cifrado de Correo Electrónico de Extremo a Extremo

Utiliza soluciones de cifrado robustas para todos los correos electrónicos que contengan datos personales. El cifrado de extremo a extremo hace que la información interceptada sea ilegible sin las claves de descifrado adecuadas y protege los datos durante toda la transmisión. Para información altamente sensible, considera herramientas de cifrado de correo electrónico que requieran autenticación del destinatario antes del descifrado.

2. Usa Protocolos de Transferencia Segura de Archivos en Lugar de Archivos Adjuntos en Correos

Sustituye los archivos adjuntos con grandes volúmenes de PII por sistemas de transferencia basados en SFTP, FTPS o HTTPS. Estos protocolos de transferencia segura de archivos ofrecen canales cifrados con mecanismos de autenticación robustos, controles de acceso y capacidades de registro de auditoría que el correo electrónico estándar no puede igualar.

3. Establece Alternativas Seguras al Correo Electrónico Mediante Portales de Acceso a Datos

Implementa soluciones de portales seguros que permitan a los destinatarios acceder a la información sin que los archivos se transmitan directamente por correo electrónico. Estos sistemas permiten a los administradores establecer permisos granulares, rastrear patrones de acceso y revocar privilegios de inmediato cuando sea necesario. Este enfoque de “ver pero no descargar” minimiza la distribución de datos por correo electrónico manteniendo la accesibilidad. La edición sin posesión de Kiteworks, por ejemplo, permite compartir archivos sin perder el control sobre ellos.

4. Desarrolla Políticas Claras de Clasificación de Datos en Correos Electrónicos

Crea y aplica marcos organizativos que ayuden a los empleados a identificar las distintas categorías de datos personales y sus requisitos de manejo por correo electrónico. Las políticas de clasificación de datos deben definir explícitamente cuándo es apropiado el correo electrónico según el nivel de sensibilidad y detallar las medidas de seguridad obligatorias para cada clasificación.

5. Realiza Capacitación Regular a Empleados Sobre Prácticas de Correo Electrónico Conforme al GDPR

Implementa programas integrales de formación en concienciación de seguridad que aseguren que todo el personal comprenda los requisitos del GDPR y los protocolos de seguridad para datos personales en correos electrónicos. Incluye escenarios prácticos, ejemplos claros de prácticas conformes y procedimientos de escalamiento para dudas sobre comunicaciones seguras.

6. Realiza Evaluaciones de Impacto en la Protección de Datos para Flujos de Trabajo de Correo Electrónico

Lleva a cabo EIPD formales para todos los procesos que impliquen transmisión regular de datos personales por correo electrónico, especialmente aquellos que involucren información sensible o grandes volúmenes. Estas evaluaciones ayudan a identificar riesgos específicos relacionados con el correo electrónico y las medidas de reducción adecuadas.

7. Verifica las Medidas de Seguridad de Correo Electrónico de Terceros

Antes de compartir datos personales por correo electrónico con terceros, realiza evaluaciones de seguridad exhaustivas para verificar la idoneidad de sus medidas de protección. Establece obligaciones contractuales mediante Acuerdos de Procesamiento de Datos que incluyan requisitos de seguridad para el correo electrónico.

8. Mantén Documentación Integral de Correos Electrónicos

Crea y actualiza regularmente documentación que demuestre el cumplimiento de los requisitos del GDPR para correos electrónicos. Los registros esenciales incluyen mapeo de flujos de correo electrónico, descripciones de medidas de seguridad, políticas y procedimientos, materiales de formación, planes de respuesta a incidentes para filtraciones de correo y acuerdos con destinatarios externos.

Soluciones Especializadas para la Seguridad de PII por Correo Electrónico Cumpliendo el GDPR

Si bien la implementación de mejores prácticas ayuda a las organizaciones a acercarse al cumplimiento, las soluciones especializadas de seguridad de correo electrónico pueden agilizar este proceso al abordar múltiples requisitos mediante plataformas integradas. Plataformas especializadas de comunicación segura de contenidos como Kiteworks ofrecen capacidades integrales diseñadas específicamente para el manejo conforme de información confidencial en correos electrónicos.

Seguridad Integral para PII en Correos Electrónicos

Las soluciones avanzadas de seguridad de correo electrónico brindan protección en capas para los datos personales durante todo su ciclo de transmisión. Kiteworks implementa cifrado AES-256 para datos en reposo y TLS 1.2 o superior para datos en tránsito, asegurando que la PII permanezca protegida contra accesos no autorizados. Este nivel de cifrado cumple con los requisitos del GDPR para medidas técnicas apropiadas según los estándares tecnológicos actuales.

Plataformas más sofisticadas incorporan protecciones adicionales como módulos de cifrado validados FIPS 140-2 (o superior) y puertas de enlace de protección de correo electrónico que aplican automáticamente cifrado basado en políticas a mensajes con PII. Estas capacidades ayudan a mantener una protección constante incluso cuando los empleados puedan olvidar los protocolos de seguridad en comunicaciones rutinarias.

Kiteworks cuenta con validación FIPS 140-3. Descubre más sobre Kiteworks y la validación FIPS 140-3 Nivel 1.

El concepto de propiedad exclusiva de claves de cifrado otorga a las organizaciones control total sobre la seguridad de sus datos de correo electrónico. Cuando las organizaciones mantienen la propiedad exclusiva de las claves—asegurando que ningún tercero, incluido el proveedor de la solución, pueda acceder a sus datos—reducen significativamente el perfil de riesgo de sus actividades de intercambio.

Controles de Acceso y Autenticación para la Gestión Segura de PII

La gestión granular de accesos es esencial para el cumplimiento del GDPR, asegurando que solo personas autorizadas puedan acceder a los datos personales. Los permisos basados en roles que limitan el acceso según funciones específicas ayudan a implementar la minimización de datos en la práctica, proporcionando a los usuarios solo la información necesaria para sus tareas.

La autenticación multifactor (MFA) añade una capa crítica de seguridad al requerir verificación adicional más allá de las contraseñas. Las soluciones orientadas al GDPR permiten implementar MFA de forma flexible según el nivel de riesgo—aplicando verificaciones más estrictas para datos sensibles o conexiones desde redes desconocidas, manteniendo la eficiencia de los flujos de trabajo habituales.

Las capacidades de gestión de derechos de documentos (DRM) impiden la copia o distribución no autorizada de documentos sensibles, incluso después de la autorización inicial. Funciones como la visualización y edición solo en línea aseguran que la información nunca salga de entornos protegidos, reduciendo considerablemente el riesgo de exposición accidental mediante descargas.

Visibilidad Completa y Capacidades de Auditoría para la Responsabilidad Bajo el GDPR

El principio de responsabilidad del GDPR exige que las organizaciones demuestren el cumplimiento mediante documentación adecuada. La visibilidad unificada de todas las transferencias de datos—incluyendo quién comparte qué información, con quién, cuándo y cómo—es fundamental para este requisito. Las plataformas especializadas proporcionan registros de auditoría completos que capturan y consolidan esta información automáticamente.

Los registros de auditoría detallados documentan toda la actividad de archivos que involucre datos personales, creando registros que demuestran cumplimiento y apoyan el análisis forense si ocurren incidentes de seguridad. La integración con soluciones de Gestión de Información y Eventos de Seguridad (SIEM) permite que estos registros formen parte de la supervisión de seguridad, facilitando la correlación con otros eventos y la detección de anomalías.

Los informes de cumplimiento listos para auditoría que documentan configuraciones del sistema, ajustes de seguridad e implementaciones de políticas agilizan las revisiones regulatorias y demuestran el compromiso de la organización con la protección de datos. Estos informes transforman procesos de documentación que serían laboriosos en funciones automatizadas que reducen la carga de cumplimiento.

Gestión de Derechos de los Interesados para Residentes de la UE

El GDPR otorga a los individuos derechos específicos sobre sus datos personales, incluido el “derecho al olvido”. Gestionar estas solicitudes presenta retos operativos importantes sin las herramientas adecuadas. Las soluciones especializadas centralizan la gestión de datos personales, permitiendo localizar, entregar o eliminar toda la información asociada a personas específicas cuando sea necesario.

Las políticas de retención de datos configurables permiten a las organizaciones automatizar la aplicación de la minimización de datos especificando cuánto tiempo deben almacenarse antes de su archivo o eliminación. Este enfoque sistemático reduce riesgos de privacidad y asegura que la organización pueda demostrar cumplimiento con el principio de limitación de almacenamiento del GDPR.

Las organizaciones que implementan correctamente capacidades de “derecho al olvido” demuestran respeto por los derechos de privacidad y se protegen ante posibles litigios y críticas públicas. Con plataformas centralizadas de almacenamiento de PII, las empresas pueden responder a solicitudes de derechos de los interesados de manera eficiente con un solo clic para entregar o eliminar datos personales relevantes, con todas las actividades registradas para auditoría.

Comunicación de PII por Correo Electrónico Cumpliendo el GDPR en 2025 y Más Allá

Cumplir el GDPR para datos personales enviados por correo electrónico requiere tanto salvaguardas técnicas como medidas organizativas integradas en las operaciones empresariales. Las organizaciones deben equilibrar los requisitos de seguridad del correo electrónico con la usabilidad práctica para mantener flujos de trabajo eficientes y proteger la información confidencial.

Implementar medidas adecuadas de protección de correo electrónico cumple múltiples propósitos más allá del cumplimiento normativo. Estas prácticas generan confianza en los clientes, protegen la reputación y crean resiliencia ante amenazas cibernéticas en evolución. En lugar de ver los requisitos del GDPR como restricciones, las organizaciones visionarias los reconocen como impulsores para mejorar la gobernanza y las prácticas de seguridad del correo electrónico.

La frecuencia y sofisticación crecientes de las filtraciones de datos hacen que la seguridad robusta del correo electrónico sea esencial, independientemente de los requisitos regulatorios. Al implementar las mejores prácticas de esta guía y considerar soluciones especializadas para comunicaciones seguras, las organizaciones pueden intercambiar información necesaria con confianza y mantener la protección adecuada para los individuos cuyos datos procesan.

Recuerda que el cumplimiento es un proceso continuo, no un logro único. Revisiones periódicas de las medidas de seguridad del correo electrónico, capacitación del personal y documentación aseguran que la protección evolucione junto con las amenazas, los cambios tecnológicos y los desarrollos regulatorios. Este enfoque proactivo transforma los esfuerzos de cumplimiento de correo electrónico de una carga regulatoria a una ventaja competitiva mediante una mejor gestión de los datos.

Kiteworks Ayuda a las Organizaciones a Proteger PII Cumpliendo el GDPR

El GDPR exige que los datos personales estén protegidos durante la transmisión. Si es necesario enviar PII por correo electrónico, se requieren medidas de seguridad sólidas como cifrado de extremo a extremo, portales web seguros o archivos adjuntos protegidos por contraseña (con la contraseña enviada por un canal seguro separado) para reducir el riesgo y cumplir con las obligaciones del GDPR.

La Red de Datos Privados de Kiteworks proporciona a las organizaciones una plataforma robusta y segura para compartir PII que se alinea con los requisitos del GDPR mediante cifrado fuerte, controles de acceso granulares, auditoría integral y herramientas para gestionar los derechos de los interesados. Estas características aseguran que las organizaciones puedan compartir y gestionar PII de forma segura y en pleno cumplimiento del GDPR.

Cómo Kiteworks Permite Compartir PII de Forma Segura y Cumpliendo el GDPR

Las siguientes funciones son solo algunas de las herramientas que ayudan a las organizaciones a compartir PII de forma segura cumpliendo los requisitos del GDPR:

• Cifrado de Extremo a Extremo:
  Kiteworks utiliza cifrado AES-256 para datos en reposo y TLS 1.2 o superior para datos en tránsito, garantizando que la PII esté protegida contra accesos no autorizados durante el almacenamiento y la transferencia. La plataforma cuenta con un módulo de cifrado con validación FIPS 140-3 Nivel 1 y permite a las organizaciones mantener la propiedad exclusiva de las claves de cifrado, protegiendo aún más la privacidad de los datos.
• Controles de Acceso Granulares y Autenticación:
  Los controles de acceso basados en roles restringen quién puede ver, descargar o editar PII, minimizando el riesgo de accesos no autorizados. Se puede exigir autenticación multifactor (MFA) para usuarios que acceden a datos sensibles, añadiendo una capa extra de seguridad.
• Visibilidad y Auditoría Integrales:
  Kiteworks proporciona registros de auditoría detallados e informes completos sobre toda la actividad de archivos, incluyendo quién accedió o compartió PII, cuándo y cómo. Estos registros pueden integrarse con soluciones SIEM para análisis forense y verificación de cumplimiento, respaldando los requisitos de responsabilidad del GDPR.
• Correo Electrónico y Transferencias de Archivos Seguros:
  La plataforma incluye una puerta de enlace de protección de correo electrónico (EPG) con cifrado automatizado basado en políticas, asegurando que la PII enviada por correo esté protegida de extremo a extremo. Los archivos y correos con PII solo pueden ser accedidos por destinatarios verificados, con todas las actividades de acceso y compartición registradas para cumplimiento.
• Gestión de Derechos de los Interesados:
  Kiteworks permite a las organizaciones gestionar eficientemente solicitudes de los interesados, como acceso, modificación o eliminación de PII, apoyando el Derecho al Olvido del GDPR. Se pueden establecer políticas de retención y todas las actividades de eliminación quedan registradas y auditables, asegurando el cumplimiento de los requisitos de minimización y supresión de datos.
• Implementación y Soberanía de los Datos:
  Kiteworks ofrece opciones de implementación flexibles (en las instalaciones, privada, híbrida o en la nube FedRAMP), apoyando la soberanía de los datos y asegurando que la PII permanezca en las jurisdicciones requeridas.
• Certificaciones Regulatorias: Kiteworks cuenta con certificación SOC 2 Tipo II y posee certificaciones ISO 27001, 27017 y 27018, demostrando cumplimiento con estándares internacionales de seguridad y privacidad de la información.

Para obtener más información sobre Kiteworks y el intercambio seguro de PII, programa una demostración personalizada hoy mismo.

Recursos Adicionales

• Artículo del BlogEntiende y Cumple los Requisitos de Residencia de Datos del GDPR
• Artículo del BlogProtege la Privacidad del Paciente: Guía Definitiva para el Cumplimiento del GDPR en Empresas de Salud
• Artículo del BlogEnvío de PII por Correo Electrónico: Consideraciones de Seguridad y Cumplimiento
• Artículo del BlogMejora tu Transferencia de Archivos Gestionada para Cumplir y Mantener el Cumplimiento del GDPR
• Artículo del BlogCómo Crear Formularios Cumpliendo el GDPR