Efficiënt vastleggen van ondersteuningsbestanden van producten van klanten
Klantenserviceteams moeten vaak diverse soorten bestanden verzamelen van producten van klanten, zoals logs, foto’s, video’s, schermafbeeldingen, ontwerpsbestanden, databases, enzovoort. Deze bestanden kunnen groot en divers zijn, waardoor het een uitdaging is om ze efficiënt vast te leggen en te beheren. Daarnaast kunnen deze bestanden gevoelige gegevens bevatten, wat een veilige verwerking vereist om de privacy van gegevens te waarborgen en te voldoen aan relevante regelgeving. Kiteworks biedt een eenvoudige, veilige en efficiënte oplossing voor het vastleggen van ondersteuningsbestanden van producten van klanten. Zonder e-mail of hun Salesforce Cases en Accounts te verlaten, kunnen klantenservicemedewerkers moeiteloos documenten verzenden, opvragen en opslaan, ongeacht het bestandstype of de bestandsgrootte. Kiteworks biedt daarnaast robuuste beveiligings- en governancefuncties, zoals encryptie, toegangscontroles en audit logs, om de gegevens te beschermen en alle acties te volgen voor compliance-rapportages.
Voldoe aan beveiligingsregelgeving zonder uw team te vertragen
Klantenserviceteams verwerken veel gevoelige gegevens van klanten, waaronder persoonlijk identificeerbare informatie (PII), intellectueel eigendom (IP) en beschermde gezondheidsinformatie (PHI). Voldoen aan een steeds groeiende lijst van compliance-regelgeving en -beleid kan de reactietijd van de support vertragen en de klanttevredenheid verminderen. Het negeren van deze regelgeving kan daarentegen leiden tot boetes, datalekken, rechtszaken en omzetverlies. Kiteworks biedt een eenvoudige en transparante oplossing voor het afdwingen en rapporteren van governancebeleid, zonder uw team te vertragen. Met Kiteworks genereert u de rapporten die u nodig heeft om te voldoen aan GDPR, SOC 2, HIPAA, ISO 27001, 27017 en 27018 en andere regelgeving.
Voorkom hoge cloudopslagkosten
Hoewel cloudgebaseerde klantenservice-software kracht en gemak biedt, kunnen de bijbehorende opslagkosten hoog oplopen. Compliance-vereisten kunnen vereisen dat gevoelige gegevens lokaal worden opgeslagen. Kiteworks stelt organisaties in staat om de opslag naar keuze te gebruiken voor klantenservicebestanden, waardoor hoge cloudopslagkosten worden vermeden. Het kan direct worden gekoppeld aan de Salesforce Service Cloud-cases van uw supportteam, zodat zij moeiteloos bestanden veilig kunnen verzenden, ontvangen en opslaan.
Beveilig klantondersteunings- dossiers
Klantenserviceteams moeten klantondersteuningsdossiers, zoals supporttickets, casenotities en correspondentie, veilig opslaan om dataprivacy en naleving van klantgegevensregelgeving te waarborgen. Kiteworks biedt een gecentraliseerd platform voor het veilig opslaan van ondersteuningsdossiers, met functies zoals encryptie, toegangscontroles en audit logs om gegevensbeveiliging en integriteit te behouden.
Verspreid ondersteunings- documentatie
Het verspreiden van ondersteuningsdocumentatie zoals gebruikershandleidingen, probleemoplossingsgidsen of veelgestelde vragen aan klanten of externe partners vereist een veilige en efficiënte methode om gegevensvertrouwelijkheid en naleving van relevante regelgeving te waarborgen. Kiteworks biedt een veilig platform voor het delen van ondersteuningsdocumentatie, met functies zoals encryptie, toegangscontroles en audit logs om gegevensvertrouwelijkheid en compliance te waarborgen.
Implementeer meldings- en registratievereisten voor incidenten
Organisaties moeten gedetailleerde logs en registraties van gegevensgebruik, bestandsoverdrachten en gebruikersactiviteiten bijhouden om te voldoen aan meldings- en registratievereisten bij incidenten. Kiteworks houdt gedetailleerde logs en registraties bij van gegevensgebruik, bestandsoverdrachten en gebruikersactiviteiten, zodat organisaties voldoen aan meldings- en registratievereisten bij incidenten.
Opt-in-mechanismen en procedures opzetten voor gegevensverzameling
Om te voldoen aan toestemmingsvereisten moeten organisaties beveiligde webformulieren en mechanismen voor gegevensverzameling bieden die bescherming van persoonlijke informatie waarborgen. Kiteworks biedt beveiligde webformulieren en mechanismen voor gegevensverzameling die bescherming van persoonlijke informatie waarborgen en organisaties helpen te voldoen aan toestemmingsvereisten.
Uitrollen naar eindgebruikers
Klantenserviceteams moeten nieuwe tools of updates op een veilige en efficiënte manier uitrollen naar eindgebruikers, waarbij gegevensvertrouwelijkheid en naleving van relevante regelgeving worden gewaarborgd. Kiteworks biedt een veilig platform voor het uitrollen van nieuwe tools of updates naar eindgebruikers, met functies zoals encryptie, toegangscontroles en audit logs om gegevensvertrouwelijkheid en compliance te waarborgen.
Verdedig uw intellectueel eigendom tegen een externe dreiging
Organisaties met een geschiedenis van innovatie lopen het risico dat hun onderzoek wordt gestolen. Hackers, concurrenten, criminele organisaties en vijandige staten vormen ernstige risico’s voor het intellectueel eigendom dat onderzoekers en ontwikkelaars hebben gecreëerd. Kiteworks biedt een veilig platform voor het beschermen van gevoelige gegevens tegen cyberaanvallen. Het creëert een veilige perimeter rond de systemen die gevoelige gegevens ontvangen, bewaren en verzenden.
Deel klantgegevens veilig
Klantenserviceteams moeten vaak gevoelige klantgegevens delen met andere afdelingen of externe partners. Dit vereist een veilige en efficiënte methode om gegevensvertrouwelijkheid en naleving van relevante regelgeving te waarborgen. Kiteworks biedt een veilig platform voor het delen van klantgegevens, met functies zoals encryptie, toegangscontroles en audit logs om gegevensvertrouwelijkheid en compliance te waarborgen.
Beheer beleid voor gegevensbewaring
Klantenserviceteams moeten beleid voor gegevensbewaring beheren, zodat klantgegevens worden opgeslagen en verwijderd volgens wettelijke vereisten en bedrijfsbeleid. Kiteworks biedt functies voor het beheren van beleid inzake gegevensbewaring, zoals automatische verwijdering van gegevens na een bepaalde periode, om te voldoen aan wettelijke vereisten en bedrijfsbeleid.
Reageer op verzoeken om inzage van betrokkenen
Klantenserviceteams moeten snel kunnen reageren op verzoeken om inzage van betrokkenen of meldingen van datalekken. Dit vereist een veilige en efficiënte methode om de gevraagde gegevens te benaderen en te delen. Kiteworks biedt een veilig platform voor het benaderen en delen van de gevraagde gegevens, met functies zoals encryptie, toegangscontroles en audit logs om gegevensvertrouwelijkheid en compliance te waarborgen.
Stroomlijn het beheerproces van ondersteuningsdossiers
Klantenserviceteams moeten het beheerproces van ondersteuningsdossiers stroomlijnen, zodat deze dossiers eenvoudig toegankelijk en beheersbaar zijn. Kiteworks integreert met andere klantenservicetools, stroomlijnt het beheerproces van ondersteuningsdossiers en zorgt ervoor dat deze dossiers eenvoudig toegankelijk en beheersbaar zijn.
Bescherm klantgegevens tijdens overdrachten
Klantenserviceteams moeten vaak klantgegevens overdragen tussen verschillende systemen of locaties. Dit vereist een veilige en efficiënte methode om gegevensvertrouwelijkheid en naleving van relevante regelgeving te waarborgen. Kiteworks biedt een veilig platform voor het overdragen van klantgegevens, met functies zoals encryptie, toegangscontroles en audit logs om gegevensvertrouwelijkheid en compliance te waarborgen.
Veelgestelde vragen
Klantenserviceteams verwerken diverse soorten gevoelige informatie, waaronder financiële gegevens van klanten (zoals creditcardnummers en bankrekeninggegevens), persoonlijk identificeerbare en beschermde gezondheidsinformatie (PII/PHI) (zoals adressen, telefoonnummers en e-mailadressen, verzekeringsinformatie, enz.), wachtwoorden en meer. Daarnaast kunnen klantenserviceteams ook vertrouwelijke product- of dienstgerelateerde informatie verwerken, evenals informatie over klantvoorkeuren, gedrag en interesses.
Klantenserviceteams kunnen klantgegevens veilig houden door beste practices toe te passen, zoals het instellen van strikte toegangscontroles die alleen klantensuccesteams toegang geven en toegang door medewerkers van andere afdelingen zoals engineering of HR verbieden. Om klantgegevens verder te beschermen, is het verstandig om encryptie toe te passen op deze gevoelige informatie, zowel tijdens verzending als opslag, deze veilig op te slaan zodat alleen geautoriseerd personeel toegang heeft, geautomatiseerde beveiligingstools zoals inbraakdetectiesystemen (IDS) te implementeren, en zelfs strikte controle te houden over de fysieke omgeving waar deze informatie wordt bewaard, zoals beveiligde gebouwen en afgesloten datacenters.
De beste manier voor klantenserviceteams om klantlogs, configuratie-instellingen en andere gevoelige klantgebruikersinformatie veilig te verzenden en ontvangen is door gebruik te maken van een beveiligd platform voor bestandsoverdracht dat is ontworpen met beveiligingsprotocollen op ondernemingsniveau. Dit type platform moet in staat zijn om gegevens te encrypteren in rust en tijdens verzending, sterke authenticatieprotocollen gebruiken en alleen geautoriseerde gebruikers toegang geven tot bestanden. Toegangscontrole beleid kan worden ingesteld om te bepalen wie klantbestanden mag bekijken, downloaden of wijzigen.
Organisaties moeten multi-factor authentication (MFA), identity access management (IAM), gegevensencryptie in rust en tijdens verzending, en toegangscontrolebeleid toepassen om het risico op ongeautoriseerde toegang tot klantlogs en andere klantgegevens te beperken. Organisaties dienen ook hun beveiligingsprotocollen regelmatig te monitoren en te updaten. Het is bovendien verstandig om klantgegevens regelmatig te back-uppen, zodat deze kunnen worden hersteld in het geval van ransomware-aanvallen.
De risico’s verbonden aan klantenserviceprocessen zijn onder andere datalekken als gevolg van cyberaanvallen zoals ransomware-aanvallen en phishing, en ongeautoriseerde toegang tot klantbestanden, wat kan leiden tot datalekken en een schending van compliance. Om deze en andere risico’s te voorkomen, moeten organisaties een robuust plan hebben om klantgegevens te beschermen, zodat alleen geautoriseerde medewerkers van de klantenservice toegang hebben tot klantgegevens en deze medewerkers goed getraind zijn in beste practices voor beveiliging.
Compliance-regels voor klantenserviceteams in de VS verschillen per staat, maar zijn doorgaans gericht op beste practices voor het beschermen van persoonlijk identificeerbare en beschermde gezondheidsinformatie (PII/PHI). Organisaties moeten ervoor zorgen dat hun processen voldoen aan de privacy- en gegevensverzamelingsnormen die door de staat of federale overheid zijn vastgesteld. De Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA), de Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS), de General Data Protection Regulation (GDPR) en de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) zijn slechts enkele voorbeelden van regelgeving die vereist dat klantenserviceteams en andere medewerkers klantgegevens behandelen op een manier die databeveiliging en wet bescherming persoonsgegevens 2018 prioriteert.