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Partage de fichiers sécurisé : être conforme aux réglementations RGPD, HIPAA, FedRAMP et autres.

par Bob Ertl updated avril 17, 2023 Partage sécurisé de fichiers

temps de lecture: 9 minutes

Le partage de fichiers sécurisé est devenu un élément incontournable de l’activité économique à l’ère du numérique. Toutefois, les organisations concernées sont tenues de vérifier qu’elles sont bien en conformité avec les nombreuses réglementations qui régissent l’utilisation des données. La conformité fait partie intégrante de tout processus de partage de fichiers sécurisé, sans quoi les conséquences peuvent être graves.

Dans cet article, nous parlerons de l’importance du partage de fichiers sécurisé et de la conformité réglementaire. Nous définirons les termes clés, examinerons les diverses réglementations applicables au partage de fichiers sécurisé et les défis que pose la conformité réglementaire. Nous présenterons également les bonnes pratiques en matière de partage de fichiers sécurisé, les audits de conformité, l’utilisation de services tiers pour le partage de fichiers sécurisé et leur impact sur la conformité réglementaire. Enfin, nous aborderons la question de la conservation et de l’élimination des données, la réponse aux incidents et la rédaction de rapports, ainsi que le contrôle et l’amélioration continue en matière de conformité réglementaire.

Comprendre l’importance de la conformité réglementaire

Avant de s’intéresser aux subtilités du partage de fichiers sécurisé et de la conformité, il est important de connaître les différentes réglementations qui gouvernent la sécurité des données. Pour les besoins de l’article, nous avons sélectionné ici quatre textes réglementaires. Il en existe évidemment beaucoup d’autres, comme les lois propres à chaque État telles que la loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs (California Consumer Privacy Act – CCPA). La loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) est un ensemble de mesures qui encadrent la sécurité des informations médicales protégées (PHI). Le RGPD (Règlement général sur la protection des données) est un ensemble de directives qui régissent le traitement des contenus privés dans l’Union européenne. La PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard) régit quant à elle la sécurité des paiements par carte de crédit et de débit. FedRAMP (Federal Risk and Authorization Management Program), est un programme gouvernemental qui prévoit une approche normalisée de l’évaluation de la sécurité, de l’autorisation et de la surveillance continue des produits et des services cloud.

Ces réglementations imposent un ensemble de contraintes auxquelles les organisations doivent se conformer pour démontrer leur conformité. Elles ont pour but de protéger les contenus sensibles et d’en assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité. Ces exigences comprennent généralement des mesures de protection du contenu, telles que le chiffrement et les contrôles d’accès, ainsi que des protocoles pour garantir que le contenu est stocké et éliminé en toute sécurité. Par ailleurs, les organisations doivent mettre en place des mécanismes de détection et de réponse aux incidents de sécurité, ainsi qu’un contrôle et une amélioration continue de leurs mesures de sécurité. Le non-respect de ces réglementations peut avoir de lourdes conséquences ; amendes, litiges ou encore atteintes à la réputation. Enfin, le respect des réglementations permet aux entreprises de conserver un avantage concurrentiel sur le marché.

Les défis posés par la mise en conformité avec plusieurs réglementations

Se conformer à plusieurs réglementations peut s’avérer difficile et coûteux. Les réglementations varient d’une juridiction à l’autre et il peut être complexe d’interpréter et de mettre en œuvre les différentes exigences. Pour comprendre les réglementations et instaurer les mesures appropriées pour démontrer leur conformité, les organisations doivent investir des ressources conséquentes. Il leur faut aussi rester au fait de l’évolution du paysage réglementaire, tâche qui peut s’avérer coûteuse et chronophage.

1. Audits de conformité

Les audits de conformité contribuent largement à démontrer le respect des réglementations. Le processus d’audit implique généralement l’examen, par un tiers indépendant, des politiques et procédures de sécurité de l’organisation afin de s’assurer qu’elles répondent aux exigences de la réglementation. La nature des audits varie en fonction de la réglementation et de l’organisation, mais ils peuvent comprendre des vérifications sur place et à distance. Les organisations qui échouent à un audit peuvent faire l’objet de sanctions diverses ; amendes, poursuites judiciaires et atteintes à leur réputation.

2. Services tiers et conformité

Les organisations ont souvent recours à des services tiers pour le partage de fichiers sécurisé, tels que le stockage en cloud ou les plateformes de partage de fichiers. Pour rester conformes, elles doivent s’assurer que les services tiers qu’elles utilisent répondent aux exigences réglementaires. Pour cela, il convient d’être vigilant et d’examiner les mesures de sécurité et les règles concernant la gestion des données du prestataire de services. En outre, les organisations doivent pouvoir apporter la preuve que le fournisseur de services satisfait bien aux réglementations en vigueur.

3. Conservation et élimination des données

La conservation et l’élimination des données sont essentielles au respect de la réglementation. Les organisations doivent tenir des registres des données qu’elles collectent et traitent, ainsi que des dates de création et d’élimination des données. Les réglementations exigent généralement qu’elles éliminent les données en toute sécurité, grâce à diverses méthodes telles que la destruction physique, l’effacement numérique et le chiffrement.

Les organisations doivent s’assurer qu’elles ont mis en place des procédures pour éliminer correctement les données afin d’éviter tout problème éventuel de conformité. Les organisations d’intervention et de signalement des incidents doivent avoir des procédures pour détecter et répondre aux incidents de sécurité. Les réglementations imposent en général de disposer d’un plan d’intervention en cas d’incident et de signaler les violations de données et autres incidents dans les meilleurs délais. Enfin, il ne faut pas omettre de prendre en compte les diverses notifications et divulgations requises, sous peine d’être lourdement sanctionné.

4. Contrôle et amélioration continue

Les organisations ne devraient pas négliger la nécessité de contrôler et d’améliorer en permanence leur conformité. Revoir régulièrement leurs mesures de sécurité pour s’assurer qu’elles sont à jour par rapport aux réglementations en vigueur. De plus, des audits réguliers de leurs mesures de sécurité permettent d’identifier les points de non-conformité ou d’amélioration. Une démarche d’amélioration continue aide les organisations à identifier et à résoudre les problèmes avant qu’ils ne se concrétisent, ce qui permet d’améliorer la sécurité et la conformité.

Le lien entre partage de fichiers sécurisé et conformité

Le partage de fichiers sécurisé est un outil précieux pour le respect des réglementations, car il offre aux entreprises un moyen sûr de stocker et de partager des informations confidentielles. Il garantit la protection des données contre tout accès non autorisé, prévenant de ce fait toute violation accidentelle ou intentionnelle des données.

Cela assure également que seules les personnes autorisées ont accès aux données sensibles, et que tous les utilisateurs se soumettent aux mêmes protocoles de sécurité. Le partage de fichiers sécurisé facilite la mise en conformité des entreprises avec les réglementations, et veille à ce que toutes les données restent confidentielles et sécurisées pour protéger la vie privée et la sécurité des clients et des employés.

En utilisant le partage de fichiers sécurisé, les entreprises s’assurent que leurs données sont régulièrement sauvegardées dans un endroit sûr et que l’accès n’est autorisé qu’aux personnes habilitées. Ce système prévient la perte de données, un point particulièrement important dans les secteurs fortement réglementés.

Enfin, le partage de fichiers sécurisé répond aux exigences de conformité en fournissant aux entreprises un environnement sécurisé pour le stockage et la diffusion des données, ainsi que la possibilité d’auditer et de tracer toute modification apportée aux données.

Application de la norme NIST 800-53 au partage de fichiers sécurisé

Pour sécuriser le partage de fichiers, les entreprises peuvent recourir à plusieurs contrôles issus de la publication spéciale 800-53 (NIST SP 800-53) de l’Institut national des normes et de la technologie (NIST). En voici quelques exemples :

1. Famille de contrôle d’accès (AC)

La famille des contrôles d’accès regroupe les contrôles qui limitent l’accès aux systèmes d’information et aux données en fonction de l’identité, des rôles et des autorisations des utilisateurs. En appliquant ces contrôles d’accès, les organisations veillent à ce que seuls les utilisateurs autorisés puissent accéder aux fichiers et les partager, réduisant ainsi le risque de fuites et de violations de données. Voici quelques contrôles d’accès qui peuvent être utilisés pour sécuriser le partage de fichiers :

2. Gestion de compte AC-2

Ce contrôle exige des organisations qu’elles gèrent et autorisent les comptes utilisateurs, depuis la création jusqu’à la suppression, en passant par leur modification et leur désactivation. En s’assurant que seuls les utilisateurs autorisés ont accès aux plateformes de partage de fichiers, le risque d’accès non autorisé et de violation des données peut être réduit.

3. Application des règles d’accès AC-3

Ce contrôle exige de mettre en œuvre des politiques et des procédures d’accès qui garantissent que seuls les utilisateurs autorisés puissent accéder aux fichiers et les partager. En mettant en place par exemple une authentification multifactorielle, des politiques de mots de passe et le chiffrement pour améliorer le contrôle des accès.

4. Famille de gestion de configuration (CM)

La famille CM comprend des contrôles qui gèrent et maintiennent la configuration des systèmes d’information, des applications et des données afin de garantir leur intégrité, leur disponibilité et leur confidentialité. En instaurant des contrôles CM, les organisations réduisent le risque de modifications non autorisées, de logiciels malveillants et de pertes de données. Voici quelques contrôles CM qui peuvent être utilisés pour sécuriser le partage de fichiers :

5. Paramètres de configuration CM-6

Ce contrôle exige que les organisations établissent et mettent en œuvre des paramètres de configuration pour les systèmes d’information, les applications et les données. En configurant les plateformes de partage de fichiers pour qu’elles répondent aux normes en vigueur, elles réduisent le risque de vulnérabilités et d’attaques.

6. Inventaire des composants du système d’information CM-8

Ce contrôle exige que les organisations créent et tiennent à jour un inventaire de tous les composants du système d’information, y compris le matériel, les logiciels et les données. En ayant connaissance des composants utilisés, elles pourront mieux les gérer et les sécuriser, et cela vaut également pour les plateformes de partage de fichiers.

Exigences des réglementations utilisées/exploitées par le partage de fichiers sécurisé

La plupart des réglementations sur la protection des données et de la vie privée s’appuient sur les exigences énoncées dans le document NIST 800-53. Ces dernières définissent un cadre pour la gestion et la protection des données sensibles, dont voici quelques points essentiels :

1. Les contrôles d’accès pour le partage de fichiers

Les contrôles d’accès garantissent que seules les personnes autorisées ont accès aux données sensibles. Cela implique l’identification et l’authentification des utilisateurs, l’application des règles d’accès et la responsabilité.

2. Le chiffrement pour le partage de fichiers

Le chiffrement est un outil indispensable pour protéger les données sensibles lors de leur transmission et de leur stockage. Il évite qu’un pirate ne puisse les lire même s’il intercepte les données.

3. La réponse aux incidents pour le partage de fichiers

La réponse aux incidents est un ensemble de procédures que les entreprises doivent suivre en cas d’incident de sécurité. Cette exigence comprend des procédures de détection, d’analyse, de confinement et de reprise après un incident de sécurité.

4. La protection physique et environnementale

Cette exigence prévoit que des contrôles physiques et environnementaux soient effectués pour protéger les données sensibles contre les accès non autorisés, le vol et les dommages.

5. L’intégrité des systèmes et de l’information

Cette exigence comprend des procédures d’identification, de signalement et de réponse aux incidents de sécurité susceptibles d’avoir une incidence sur l’intégrité des systèmes et des informations.

Les bonnes pratiques de partage de fichiers sécurisés pour démontrer la conformité

Pour respecter les différentes réglementations, les entreprises doivent adopter les bonnes pratiques en matière de partage de fichiers sécurisé. En voici quelques-unes :

1. L’utilisation de services de partage de fichiers sécurisé

Les professionnels doivent utiliser des services de partage de fichiers sécurisés conformes aux différentes réglementations telles que le GDPR, l’HIPAA, FedRAMP, etc. Ces prestataires de services doivent fournir des contrôles d’accès, un chiffrement et des procédures de réponse aux incidents adéquats.

2. La mise en œuvre des contrôles d’accès

Les contrôles d’accès garantissent que seules les personnes autorisées ont accès aux données sensibles. Cela comprend l’utilisation de mots de passe forts, l’authentification multifactorielle et la restriction de l’accès au contenu sensible en fonction des rôles de chacun.

3. Le chiffrement des données

Les données sensibles doivent être chiffrées lors de leur transmission et de leur stockage, avec des algorithmes de chiffrement conformes aux diverses réglementations.

4. La formation du personnel

Tous les collaborateurs doivent être formés aux bonnes pratiques en matière de partage de fichiers sécurisé. Cette formation concerne notamment les contrôles d’accès, le chiffrement, la réponse aux incidents et la protection physique et environnementale.

Utiliser Kiteworks pour le partage de fichiers sécurisé et la conformité réglementaire

Pour les entreprises qui souhaitent partager des fichiers en toute sécurité, le réseau de contenu privé de Kiteworks répondra parfaitement à leurs besoins. Il permet l’échange sécurisé de données et de fichiers entre les utilisateurs, les organisations et les systèmes tout en protégeant la propriété intellectuelle et en respectant les exigences réglementaires. La plateforme Kiteworks inclut le partage de fichiers sécurisé, mais aussi d’autres canaux de communication comme la messagerie électronique, le transfert de fichiers géré, les formulaires Web et les interfaces de programmation d’applications (API).

Avec Kiteworks, les utilisateurs peuvent accéder, envoyer et recevoir des informations sensibles de manière conforme et sécurisée. Le réseau de contenu privé de Kiteworks est intégré dans une appliance virtuelle durcie utilisée pour protéger les partages de fichiers à la fois en interne et en externe. Il se déploie sur site, cloud privé, cloud hybride, hébergé ou en cloud privé virtuel FedRAMP. En outre, la traçabilité de toutes les activités liées aux fichiers permet de contrôler les données envoyées et reçues, et des autorisations d’accès peuvent être définies pour limiter l’accès aux informations confidentielles. Cela permet aux professionnels de respecter les protocoles de gouvernance des données et les réglementations qui leur sont applicables.

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Ressources complémentaires