Règlement Fédéral sur l'Acquisition (FAR)

Naviguer dans le monde des acquisitions gouvernementales peut être complexe, surtout pour ceux qui sont nouveaux dans le secteur. Un moyen de simplifier le processus est de comprendre le Règlement Fédéral sur l’Acquisition (FAR). Le FAR fournit un ensemble de règles juste et uniforme que toutes les agences fédérales peuvent suivre lors de l’acquisition de biens et services. De plus, certains secteurs, comme la défense, disposent de réglementations supplémentaires comme le DFARS pour répondre à leurs besoins spécifiques. Lorsque les entreprises comprennent mieux ces réglementations, elles peuvent mieux se positionner pour réussir dans un marché fédéral concurrentiel et encombré.

Cet article vise à élucider les normes détaillées du FAR, le but du FAR et certaines de ses parties cruciales. Nous comparerons également le FAR avec le Supplément de Règlementation Fédérale d’Acquisition de la Défense (DFARS).

Qu’est-ce que le Règlement Fédéral sur l’Acquisition ?

Le Règlement Fédéral sur l’Acquisition est un ensemble substantiel et complet de règles qui régissent le processus d’achat de biens et services par le gouvernement fédéral des États-Unis. Ces réglementations sont détaillées dans le Titre 48 du Code des Réglementations Fédérales, et elles ne sont pas seulement des directives, elles sont une loi fédérale. Chaque professionnel de l’acquisition gouvernementale doit se conformer au FAR.

Il est essentiel de comprendre que bien que le FAR soit assez complexe et étendu, il est organisé en 53 “parties” abordant une large gamme de sujets. Chaque partie fournit un ensemble spécifique de directives et de stipulations liées à ce sujet particulier, facilitant ainsi le suivi des règles pour ceux impliqués dans le processus d’acquisition.

Quel est le but du Règlement Fédéral sur l’Acquisition ?

Le but principal du Règlement Fédéral sur l’Acquisition est d’assurer l’équité, la cohérence et la transparence dans les processus d’acquisition gouvernementaux. Il fournit une structure qui régit les procédures d’achat, garantissant que tous les vendeurs et contractants en compétition pour les contrats gouvernementaux sont soumis aux mêmes règles et conditions.

La réglementation aborde également une multitude de problèmes tels que les préoccupations éthiques, les qualifications des contractants, la performance du contrat, les types de contrats et la résolution des litiges contractuels. C’est un outil crucial pour maintenir l’intégrité et l’équité dans les acquisitions gouvernementales.

Comprendre la structure du FAR

La structure du FAR est conçue pour fournir un aperçu complet des politiques, procédures et réglementations d’acquisition fédérales. Chaque partie du FAR aborde spécifiquement un aspect différent de l’acquisition, tel que la planification de l’acquisition ou la gestion des contrats. Certaines parties sont subdivisées en sous-parties, sections et sous-sections, chacune avec des réglementations et directives plus spécifiques. Comprendre la structure du FAR est vital pour les responsables des acquisitions fédérales et les contractants, car elle pose les bases pour naviguer et comprendre le paysage réglementaire.

Importance et fonction de chaque sous-partie du FAR

Chaque sous-partie du FAR joue un rôle distinct dans l’établissement des règles et procédures d’acquisition, de performance du contrat et de clôture du contrat. Par exemple, la Partie 15 détaille les processus de négociation, tandis que la Partie 16 aborde les types de contrats. Une compréhension détaillée de chaque sous-partie est cruciale pour toutes les parties prenantes impliquées dans les processus d’acquisition gouvernementaux.

Principes fondamentaux du FAR

Le FAR a été établi pour aborder et clarifier plusieurs principes clés dans le processus d’acquisition fédérale. Ces principes clés incluent :

Promouvoir la concurrence

Le FAR encourage fortement une concurrence pleine et ouverte pour augmenter l’efficacité et stimuler l’économie. Il réglemente le processus d’acquisition pour garantir que tous les contractants qualifiés aient une égale opportunité de soumissionner.

Assurer l’intégrité et l’équité

Le FAR cherche à garantir que toutes les activités d’acquisition soient menées avec la plus grande intégrité, équité et ouverture. Il fournit des réglementations spécifiques conçues pour prévenir la fraude, le gaspillage, les abus et les conflits d’intérêts.

Améliorer l’efficacité et l’efficacité

Le FAR vise à faciliter la livraison rapide, efficace et efficace de biens et services pour répondre aux besoins du gouvernement. Il encourage l’innovation et la flexibilité dans les approches d’acquisition, dans les limites de la loi, pour tirer le maximum de bénéfices des dollars des contribuables.

Aspects clés du FAR

Il existe plusieurs domaines cruciaux d’intérêt au sein du FAR qui régissent le processus d’acquisition. Les domaines clés, ou aspects, du FAR incluent :

Planification de l’acquisition

Ce processus, détaillé dans la Partie 7 du FAR, est une étape préliminaire cruciale où le gouvernement identifie ses besoins et établit une stratégie d’acquisition.

Sélection du type de contrat

Le FAR fournit des orientations sur la sélection des types de contrats appropriés en fonction de la nature et du risque de l’exigence, comme décrit dans la Partie 16.

Prix du contrat

La Partie 15 du FAR décrit les processus pour déterminer un prix juste et raisonnable, ce qui est fondamental pour protéger les dollars des contribuables et promouvoir la responsabilité fiscale.

Administration du contrat

Le FAR fournit des orientations sur la gestion, la surveillance et l’évaluation de la performance des contrats existants, comme décrit dans la Partie 42 du FAR.

Programmes socioéconomiques

Le FAR inclut des dispositions, telles que celles des Parties 19 et 22, qui promeuvent des objectifs socioéconomiques, y compris la participation des petites entreprises, les normes de travail et la gestion environnementale dans l’acquisition fédérale.

Parties du Règlement Fédéral sur l’Acquisition

Le FAR est divisé en plusieurs “parties.” Chacune aborde des problèmes spécifiques liés à l’acquisition gouvernementale. Discutons de quelques-unes ci-dessous :

FAR Partie 31

Établie comme une directive cruciale pour les contrats fédéraux, la Partie 31 du FAR se concentre sur les Principes et Procédures de Coût des Contrats. Cette section est essentielle pour déterminer quels coûts sont remboursables sous les contrats fédéraux. Elle s’applique à tous types de contrats, incluant à prix fixe ferme, remboursement de coûts, temps et matériaux, et heure de travail. La Partie 31 décrit les normes pour certains types de coûts tels que directs et indirects, allocations et répartitions. Cette partie élabore également sur des considérations de coût spéciales comme les coûts de relations publiques et de publicité, la défense et la poursuite de procédures criminelles et civiles, et les amendes et pénalités. L’interprétation et l’application de la Partie 31 nécessitent souvent une compréhension approfondie à la fois de la réglementation elle-même et des principes comptables sous-jacents.

FAR Partie 52

La Partie 52 du FAR, ou les Dispositions de Sollicitation et Clauses de Contrat, fournit le texte intégral des clauses préétablies qui sont incorporées par référence dans les contrats fédéraux. Cette section est catégorisée en dispositions de sollicitation et clauses de contrat. Les dispositions sont des instructions contenues dans la demande de proposition (RFP) ou l’invitation à soumissionner, tandis que les clauses sont les conditions qui sont mises dans le contrat subséquent. Des exemples de sujets abordés dans la Partie 52 incluent l’assurance qualité, les droits de brevet, les lois sur le travail, l’option d’étendre les services, les changements dans le coût estimé, et les plans de sous-traitance pour petites entreprises. Ces clauses pré-rédigées visent à rationaliser le processus de rédaction de contrat tout en maintenant l’uniformité à travers les contrats fédéraux.

FAR Partie 19

La Partie 19 du FAR traite des Programmes pour Petites Entreprises. Elle est conçue pour assister, conseiller, et protéger, autant que possible, les intérêts des petites entreprises et des entreprises défavorisées afin de préserver l’entreprise compétitive libre. La section décrit les divers programmes pour petites entreprises tels que le Développement des Entreprises 8(a), HUBZone, Entreprise Petite Possédée par des Vétérans Handicapés, et Programmes pour Entreprises Possédées par des Femmes. Chaque programme a des exigences d’éligibilité spécifiques et des avantages, comme les contrats réservés et les préférences d’évaluation des prix. La Partie 19 inclut également des exigences pour la sous-traitance avec des petites entreprises, avec des objectifs de pourcentage spécifiques fixés pour différents types de petites entreprises, assurant ainsi leur participation dans les contrats fédéraux.

FAR Partie 17

La Partie 17 du FAR concerne les Méthodes de Contrat Spéciales, et elle couvre des sujets tels que les contrats pluriannuels, les options, et les acquisitions de leader d’entreprise. Cette section est vaste et versatile dans sa portée, couvrant des arrangements de contrat spéciaux tels que les Contrats de Livraison Indéfinie, les Contrats du Programme d’Approvisionnement Fédéral, et les Contrats d’Acquisition Gouvernementaux à l’Échelle (GWACs). De plus, elle inclut les légalités et procédures pour l’exercice d’options, les acquisitions d’urgence, et les acquisitions interagences. Le contenu de cette partie est particulièrement pertinent pour les professionnels de la contractualisation traitant d’acquisitions complexes, car il fournit des orientations précieuses sur la gestion de situations contractuelles uniques ou non traditionnelles. Les alternatives aux méthodes de contractualisation traditionnelles, telles que l’utilisation d’accords d’achat-cadre et d’accords de commande de base, sont également délimitées. Cette partie est fondamentale pour permettre la flexibilité contractuelle tout en respectant les restrictions statutaires et politiques.

Réglementation Fédérale d’Acquisition (FAR) vs. Supplément de la Réglementation Fédérale d’Acquisition de la Défense (DFARS)

Tandis que le FAR régit l’acquisition gouvernementale fédérale en général, certaines agences ont des réglementations supplémentaires appelées suppléments d’agence. L’un des plus connus est le Supplément de la Réglementation Fédérale d’Acquisition de la Défense (DFARS), unique au Département de la Défense (DoD). Discutons de ces deux en détail.

Qu’est-ce que le DFARS ?

Le DFARS est un supplément au FAR qui fournit des réglementations d’acquisition spécifiques au Département de la Défense. Le DFARS contient des exigences légales, des politiques à l’échelle du DoD, des délégations d’autorités FAR, et plus. Son usage est obligatoire pour toutes les activités contractantes du DoD et les contractants faisant affaire avec le DoD.

En quoi le FAR diffère-t-il du DFARS ?

Bien que le FAR et le DFARS régulent le processus d’acquisition gouvernementale, il existe des différences essentielles entre eux. Comme mentionné précédemment, le FAR sert de principal ensemble de règles applicables à toutes les agences fédérales. Le DFARS, d’autre part, s’applique uniquement au Département de la Défense et à ses différents secteurs.

De plus, le DFARS contient des exigences plus spécifiques pertinentes aux contrats militaires et de défense. Par exemple, il inclut des exigences détaillées pour la cybersécurité et la protection des informations sensibles, qui sont particulièrement pertinentes pour les contrats de défense. La compréhension des deux est cruciale pour les entreprises cherchant à sécuriser des contrats avec le gouvernement fédéral, particulièrement celles dans le secteur de la défense.

Comment se Conformer à la Réglementation Fédérale d’Acquisition

Se conformer au FAR n’est pas optionnel ; c’est une exigence légale pour toute entreprise qui transige avec le gouvernement fédéral. Cependant, étant donné la nature large et complexe de ces réglementations, la conformité peut être un défi.

Premièrement, il est crucial d’avoir une compréhension approfondie des réglementations qui s’appliquent à votre entreprise ou contrat. Cela implique de réviser et de mettre à jour constamment vos connaissances sur le FAR et ses différentes parties. Des formations et éducations régulières, tant pour la direction que pour les employés, peuvent aider à cet égard. Voici quelques considérations supplémentaires :

Implémenter des Politiques et Procédures

Il est également important de développer et d’implémenter des politiques et procédures qui s’alignent sur les exigences du FAR. Cela peut inclure des mesures pour assurer une concurrence équitable, respecter les normes éthiques, se conformer aux lois sur le travail, et protéger les informations sensibles.

De plus, ces politiques et procédures devraient être régulièrement révisées et mises à jour pour suivre tout changement dans les réglementations.

Audit et Révision

Les audits et révisions réguliers sont une partie essentielle de la conformité au FAR. Cela peut aider à identifier tout domaine de non-conformité ou risques potentiels, permettant de les adresser rapidement. Une organisation devrait également être préparée pour les audits externes par les agences gouvernementales.

De plus, maintenir des enregistrements détaillés de toutes les activités d’acquisition est crucial pour démontrer la conformité en cas d’audit.

Kiteworks soutient les sous-traitants gouvernementaux avec la conformité FAR

La conformité avec le FAR est cruciale pour les sous-traitants gouvernementaux, car elle garantit qu’ils répondent aux normes nécessaires en matière de sécurité, d’intégrité et d’efficacité dans leurs opérations. Le Réseau de contenu privé (PCN) de Kiteworks est une solution complète qui soutient les sous-traitants gouvernementaux dans l’atteinte et le maintien de la conformité FAR.

Kiteworks fournit une plateforme sécurisée pour la transmission et le stockage de contenu sensible, garantissant que les sous-traitants peuvent maintenir l’intégrité et la confidentialité de leurs systèmes d’information. Cela est particulièrement important dans le contexte du FAR, qui exige que les sous-traitants mettent en place des mesures pour prévenir l’accès non autorisé aux informations gouvernementales.

Les capacités de transmission sécurisée incluent l’email, le partage de fichiers, le transfert de fichiers géré (MFT), les formulaires web, et plus encore. Ces fonctionnalités permettent aux sous-traitants de gérer efficacement les risques à chaque envoi, partage, réception et sauvegarde de contenu sensible. Cela est crucial pour la conformité FAR, car la réglementation exige que les sous-traitants disposent de systèmes pour identifier, évaluer et gérer les risques liés au processus d’acquisition.

De plus, le PCN de Kiteworks offre des capacités complètes de gouvernance de contenu. Il unifie, suit, contrôle et sécurise le contenu sensible circulant à l’intérieur, vers et depuis une organisation. Cela améliore considérablement la gestion des risques et assure la conformité réglementaire de toutes les communications de contenu sensible.

En outre, Kiteworks soutient la conformité avec des clauses spécifiques du FAR telles que le System for Award Management (SAM) et le Federal Risk and Authorization Management Program (FedRAMP). Il fournit des journaux d’audit détaillés et des enregistrements d’accès aux données, de transferts de fichiers et d’activités des utilisateurs, aidant les sous-traitants à se conformer aux exigences de notification d’incident et de tenue de registres.

Les sous-traitants fédéraux cherchant à se conformer au Règlement sur l’Acquisition Fédérale peuvent planifier une démonstration personnalisée du Réseau de contenu privé de Kiteworks.

 

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