Nicht jede Filesharing-Software ist gleich, und die Nutzung einer kostenlosen Filesharing-Option kann Ihr Unternehmen für Datenschutzverstöße und Angriffe anfällig machen.

Wie teile ich Dateien sicher? Am sichersten teilen Sie Dateien mit einer kostenpflichtigen Lösung, die die notwendigen Sicherheitsfunktionen bietet und die gesetzlichen Vorgaben erfüllt. Auch wenn manche Optionen verlockend erscheinen, ist eine professionelle Software für Ihr Unternehmen die bessere Wahl.

Was ist sicheres Filesharing und warum ist es für Unternehmen wichtig?

Filesharing steht im Zentrum nahezu aller Aktivitäten im Internet und ist essenziell für datengetriebene Geschäftsprozesse. Der Austausch reicht von der individuellen Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden bis hin zu großen Dateiübertragungen für Unternehmen, etwa zur Datenspeicherung und -sicherung.

Doch sicheres Filesharing ist nur so stark wie sein schwächstes Glied. Es gibt verschiedene Sicherheitsoptionen für die Kommunikation, aber nur wenige Technologien erfüllen die Anforderungen an eine wirklich sichere Datenübertragung.

Betrachten Sie einige der folgenden Tools zum Informationsaustausch:

• E-Mail: Trotz technischer Fortschritte setzen viele Anwender weiterhin auf E-Mail für Dateiverwaltung und -austausch. Moderne Lösungen wie Kiteworks bieten jedoch erweiterte Sicherheits- und Compliance-Funktionen, die E-Mail fehlen. E-Mail ist allgegenwärtig, einfach und für unkomplizierten Austausch gedacht. Das Problem: E-Mail ist oft nicht die sicherste Option und keine speziell entwickelte Technologie für diese Zwecke.
• Wechselmedien: USB-Sticks, externe Festplatten und andere Wechselmedien werden ebenfalls häufig zum Austausch genutzt. Diese sind nicht abgesichert und das Weitergeben von Geräten mit mehreren Dateiversionen ist weder effizient noch benutzerfreundlich.
• File Transfer Protocol: FTP ist eine der ältesten und weltweit am häufigsten genutzten Methoden für Dateiübertragungen – vor allem, weil es kostenlos, in fast jedem Betriebssystem enthalten und schnell ist. Allerdings ist FTP von Haus aus unsicher, da keine Verschlüsselung erfolgt. Für die meisten Unternehmensanwendungen oder Compliance-Strategien ist FTP daher ungeeignet.
• Secure FTP: SFTP ist die verschlüsselte FTP-Variante, basierend auf Secure Shell. SFTP ist Standard für sichere Übertragungen. Zwar erfüllt es nicht alle Compliance-Anforderungen von Haus aus, nutzt aber Verschlüsselung und kann entsprechend konfiguriert werden. SFTP bildet oft die Grundlage vieler Unternehmenslösungen für Dateiübertragungen.
• Managed File Transfer: MFT umfasst in der Regel SFTP und weitere Protokolle und bündelt diese in umfassenden Unternehmenslösungen – inklusive Cloud-Sharing, Analysen, Audit-Logging, Automatisierung, Batch-Verarbeitung und Compliance-Management. 
• Peer-to-Peer: P2P-Filesharing ist komplex. Ziel ist es, Client-Server-Modelle zu umgehen, die Performance-Bremsen sein können. P2P nutzt ein verteiltes Modell, Technologien wie BitTorrent haben Filesharing revolutioniert. Allerdings fehlt meist die Sicherheit, weshalb P2P für die meisten Enterprise-Filesharing -Anwendungen ungeeignet ist.

Cloud-basiertes sicheres Filesharing

Cloud-basiertes sicheres Filesharing ermöglicht das Teilen von Dateien über das Internet – bei gleichzeitigem Schutz von Sicherheit und Vertraulichkeit. Hierbei werden Dateien auf eine Cloud-Plattform oder einen Server hochgeladen und gezielt mit autorisierten Personen oder Gruppen geteilt.

Cloud-basiertes Filesharing bietet zahlreiche Vorteile, darunter:

• Zugänglichkeit: Dateien sind jederzeit und überall verfügbar, solange eine Internetverbindung besteht.
• Einfache Zusammenarbeit: Mehrere Personen können auf dieselbe Datei oder denselben Ordner zugreifen, was die Zusammenarbeit erleichtert und effizienter macht.
• Sicherheit: Cloud-Filesharing bietet verschiedene Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung und Authentifizierung, um Dateien zu schützen.
• Kosteneffizienz: Unternehmen sparen Kosten, da keine teuren eigenen Server erforderlich sind.

Beliebte cloud-basierte Filesharing-Plattformen sind Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive und Box.

Warum sollte man sicheres Filesharing nutzen?

Ob in der Cloud oder On-Premises: Für Unternehmen ist es entscheidend, eine sichere Filesharing-Lösung statt einer kostenlosen Consumer-App zu verwenden. Hier einige Gründe, warum Unternehmen auf sicheres Filesharing setzen sollten:

1. Schutz sensibler Inhalte: Sicheres Filesharing schützt sensible Inhalte wie personenbezogene und geschützte Gesundheitsdaten (personenbezogene Daten/PHI), Finanzunterlagen, Kundendaten und geistiges Eigentum (geistiges Eigentum) vor unbefugtem Zugriff.
2. Einhaltung gesetzlicher Vorgaben: Viele Branchen wie Gesundheitswesen, Fertigung und Finanzwesen müssen Datenschutzgesetze und Standards einhalten, die eine sichere Übertragung und Speicherung bestimmter Informationen vorschreiben. Beispiele für gesetzliche Vorgaben sind die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), California Consumer Privacy Act (CCPA), Financial Industry Regulatory Authority (FINRA), Federal Information Security Management Act (FISMA) und Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). Verstöße führen zu hohen Bußgeldern und rechtlichen Konsequenzen.
3. Datenpannen verhindern: Unsicher geteilte Dateien können von Hackern oder Unbefugten abgefangen werden – mit Folgen wie Datenpannen und Identitätsdiebstahl.
4. Datenintegrität gewährleisten: Sichere Filesharing-Methoden stellen sicher, dass die geteilten Daten korrekt sind und während der Übertragung nicht manipuliert oder beschädigt wurden.
5. Bessere Zusammenarbeit: Teams können effizienter zusammenarbeiten und Informationen austauschen – mit dem Wissen, dass ihre sensiblen Daten geschützt sind.

Sicheres Filesharing vs. kostenlose Filesharing-Lösungen: Funktions- und Leistungs-Vergleich

Eine sichere Filesharing-Lösung wie Kiteworks bietet Unternehmenssicherheit, Compliance, flexible Bereitstellung und fortschrittliche Governance – ideal für regulierte Branchen. Im Vergleich dazu ist eine kostenlose Lösung wie Dropbox für einfachen Austausch geeignet, bietet aber keine umfassende Compliance, Prüfung oder flexible Bereitstellungsoptionen. Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Unterschiede:

Funktion/Fähigkeit	Kiteworks Secure File Sharing	Dropbox Free Secure File Sharing
Verschlüsselung	AES-256 im ruhenden Zustand, starke TLS 1.2 während der Übertragung, unterstützt E2EE	AES-256 im ruhenden Zustand, SSL/TLS während der Übertragung, E2EE-Ordner verfügbar
Compliance & Governance	Unterstützt HIPAA, DSGVO, CMMC, NIST CSF, GxP; erweiterte Prüfprotokolle	DSGVO, grundlegende HIPAA-Unterstützung für Teams, einfache Audit-Logs
Benutzerauthentifizierung	SSO, Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), rollenbasierte Berechtigungen	Zwei-Faktor-Authentifizierung, einfache rollenbasierte Berechtigungen
Bereitstellungsoptionen	On-Premises, Private Cloud, Hybrid, FedRAMP	Nur Cloud
Dateigrößenlimit	Große Dateien, limitiert durch Richtlinien oder Infrastruktur	2 GB pro Transfer (kostenlos), bis zu 250 GB (kostenpflichtig)
Aktivitätsüberwachung & Auditierung	Echtzeit- und historische CISO-Dashboards, SIEM-Integration	Einfache Dateizugriffsprotokolle, Benachrichtigungen, keine SIEM-Integration
Zusammenarbeitsfunktionen	Co-Authoring (MS Office), VDRs, Managed File Transfer, SFTP	Echtzeit-Synchronisation, Kommentare, geteilte Ordner, Gruppenaustausch
Zugriffskontrollen	Granular, richtlinienbasiert, Ablauf, Passwort, externe Kontrolle	Passwortschutz, Link-Ablauf, granulare Ordnerberechtigungen
Drittanbieter-Integrationen	Anbindung an ECMs (Dropbox, Box, OneDrive, SharePoint, usw.)	Integration mit einigen Apps; begrenzte ECM-Integration
Zielgruppe	Unternehmen, regulierte Branchen, hoher Sicherheitsbedarf	Einzelpersonen, kleine Teams, allgemeine Nutzung

Worauf sollte ich bei einer sicheren Filesharing-Lösung achten?

Nicht alle Lösungen sind gleich. Während Filesharing für Verbraucher relativ einfach sein kann, müssen Unternehmen und Organisationen einige zentrale Kriterien beachten:

• Sicherheit und Compliance: Unternehmen agieren meist in einem Umfeld, in dem Sicherheit und Compliance oberste Priorität haben. Eine geeignete Filesharing-Lösung bietet das passende Maß an Verschlüsselung, Serversicherheit, Datenschutz, Nachverfolgung, Kontrolle, Auditierung, Reporting und mehr.
• Dateigrößenbeschränkungen: Das Hin- und Herschicken von Dokumenten ist das eine. Häufig müssen aber auch große Dateien wie Videos, CT- und MRT-Bilder oder CAD-Dateien ausgetauscht werden. Batch-Transfers sind in vielen Branchen Standard.
• Erweiterte Dateiübertragung: Eine starke Lösung bietet verschiedene Übertragungswege – von benutzerfreundlichen Oberflächen über Batch-SFTP bis zu automatisierten Managed File Transfer-Prozessen.
• Audit-Logging: Neben Compliance und Sicherheit sind Audit-Logs unverzichtbar. Systeme müssen System- und Nutzerereignisse protokollieren, forensische Analysen bei Vorfällen ermöglichen und einen Audit-Trail für Compliance schaffen.
• Sicherheits- und Business-Analysen: Fortschrittliche Lösungen bieten Dashboards und Analysen, mit denen CISOs (Chief Information Security Officers) Sicherheit und Compliance steuern und Datenmanager Prozesse optimieren können.
• Security Information and Event Management: SIEM ist eine fortschrittliche Form von Logging und Ereignisüberwachung und wird von vielen Compliance-Frameworks gefordert. Eine integrierte SIEM-Lösung oder SIEM-Integration ist entscheidend für Governance, Compliance und schnelle Incident Response.
• Mobiles Filesharing: Eine zuverlässige und flexible Lösung bietet verschiedene Optionen für Datenmanagement und -austausch – inklusive lokaler Synchronisation und sicherem mobilen Filesharing über spezielle Apps.

10 Tipps für sicheres Filesharing in Unternehmen

Sicheres Filesharing ist für Unternehmen jeder Größe von höchster Priorität. Angesichts zunehmender Cyberbedrohungen bietet Kiteworks eine branchenführende Lösung, um sensible Informationen zu schützen und für Effizienz und Sicherheit zu sorgen. Hier finden Sie 10 essenzielle Tipps für sicheres Filesharing – von Verschlüsselung über Zugriffskontrolle bis zur Mitarbeiterschulung.

1. Nutzen Sie einen sicheren Filesharing-Dienst: Verwenden Sie einen renommierten und sicheren Filesharing-Dienst mit starken Verschlüsselungsprotokollen zum Schutz Ihrer Daten.
2. Zugriff beschränken: Beschränken Sie den Zugriff auf Dateien auf Personen, die diesen wirklich benötigen. Legen Sie Berechtigungen und Zugangsdaten fest, damit nur autorisierte Personen Zugriff erhalten.
3. Multi-Faktor-Authentifizierung einrichten: Nutzen Sie Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), um sicherzustellen, dass nur berechtigte Personen mit zusätzlichen Sicherheitsmaßnahmen auf Dateien zugreifen können.
4. Dateien vor dem Teilen verschlüsseln: Nutzen Sie Verschlüsselungstools, um Dateien vor dem Teilen zu verschlüsseln und unbefugten Zugriff zu verhindern.
5. Sicheres E-Mail-System verwenden: Setzen Sie ein sicheres E-Mail-System ein, das Nachrichten und Anhänge verschlüsselt und so Cyberangriffe und Datendiebstahl erschwert.
6. Mitarbeitende schulen: Security Awareness Trainings vermitteln die Bedeutung von Sicherheitsmaßnahmen und die Risiken beim Filesharing. Mitarbeitende sollten wissen, wie sie sensible Informationen handhaben und Verschlüsselungstools nutzen.
7. Sicherheitseinstellungen regelmäßig aktualisieren: Aktualisieren Sie regelmäßig Ihre Sicherheitseinstellungen, um Dateien zu schützen. Dazu gehören Passwortänderungen, Entzug von Zugriffsrechten für ehemalige Mitarbeitende und das Einspielen aktueller Sicherheitspatches.
8. Zugriffe und Nutzung überwachen: Überwachen Sie, wer auf Ihre Dateien zugreift und wie diese genutzt werden. So verhindern Sie unbefugten Zugriff und erkennen verdächtige Aktivitäten frühzeitig.
9. Starke Passwörter verwenden: Nutzen Sie starke Passwörter und verpflichten Sie Mitarbeitende dazu, diese für den Dateizugriff zu verwenden. So erschweren Sie Hackern das Erraten von Passwörtern und schützen sensible Daten.
10. Dateien regelmäßig sichern: Erstellen Sie regelmäßige Backups, um Datenverluste bei Sicherheitsvorfällen oder anderen Problemen zu vermeiden. So können Sie im Ernstfall schnell wiederherstellen.

Sollte ich eine kostenlose Filesharing-Lösung wählen?

Die kurze Antwort: Nein. Kostenlose Filesharing-Lösungen bieten meist nicht die nötigen Sicherheits- und Compliance-Funktionen für den geschäftlichen Einsatz. Kiteworks stellt eine umfassende, sichere Filesharing-Lösung bereit, die speziell auf die Anforderungen von Unternehmen zugeschnitten ist und Datenschutz sowie gesetzliche Vorgaben erfüllt.

Auch Open-Source-Plattformen existieren – allerdings liegt hier die Installation, Wartung und Aktualisierung beim Unternehmen selbst. Die meisten sicheren Filetransfer-Lösungen, insbesondere cloud-basierte, übernehmen diese Aufgaben für Sie.

Kiteworks – Ihre beste Wahl für sicheres Filesharing

Filesharing ist eine der zentralen Aktivitäten im Unternehmen. Eine sichere, konforme und leistungsstarke Filesharing-Lösung gibt Unternehmen die Werkzeuge an die Hand, um sicher, effizient und effektiv zu arbeiten – ohne Kompromisse bei Workflows oder Governance.

Die sichere Filesharing-Lösung von Kiteworks bietet unvergleichliche Sicherheit und Compliance. Unternehmen können mit Drittparteien über sichere Kanäle wie virtuelle Datenräume (sichere virtuelle Datenräume), Managed File Transfer (sicheres MFT) und Secure File Transfer Protocol (Kiteworks SFTP) zusammenarbeiten. Mit Kiteworks stellen Unternehmen Datenintegrität und -schutz sicher und behalten gleichzeitig effiziente Workflows bei. Durch eine gemeinsame, sichere Filesharing-Basis mit einheitlichen Kontrollen, Governance-Richtlinien, Nutzerverwaltung und Datenquellenanbindung lassen sich Risiken und Kosten reduzieren. Zu den Kernfunktionen gehören Co-Authoring durch nahtlose Microsoft Office Integration, Zusammenarbeit mit jedem Anwender weltweit, Integration von E-Mail-Kollaboration mit geteilten Ordnern und vieles mehr.

Das Kiteworks Private Data Network bietet Unternehmen leistungsstarkes, sicheres Filesharing mit umfassender Governance, Compliance und Schutz. Vereinbaren Sie noch heute eine vereinbaren Sie noch heute eine individuelle Demo, um mehr zu erfahren.

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