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9 Meilleures Pratiques de Partage de Fichiers Sécurisé pour les Entreprises de Services Professionnels

par Patrick Spencer updated juillet 27, 2023 partage sécurisé de fichiers

temps de lecture: 11 minutes

Les entreprises de services professionnels traitent souvent des données sensibles et confidentielles telles que les registres financiers, les documents juridiques, et les dossiers médicaux. Par consequent, garantir un partage de fichiers sécurisé est essentiel pour maintenir la confiance des clients et protéger leurs informations sensibles. Dans cet article de blog, nous discuterons de pourquoi le partage de fichiers sécurisé est important pour les services professionnels, des risques du partage de fichiers non sécurisé, des meilleures pratiques pour le partage de fichiers sécurisé et de ce à quoi il faut s’attendre d’une solution de partage de fichiers sécurisée.

Pourquoi le partage de fichiers sécurisé est-il important pour les services professionnels ?

Le partage de fichiers sécurisé est crucial pour les services professionnels pour plusieurs raisons. Premièrement, il aide à maintenir la confidentialité des informations sensibles, ce qui est particulièrement important dans les secteurs tels que le droit, la finance et la santé. Deuxièmement, le partage de fichiers sécurisé aide à se protéger contre les violations de données, qui peuvent entraîner des dommages à la réputation, des responsabilités juridiques et des pertes financières. Enfin, le partage de fichiers sécurisé est souvent une exigence légale pour les entreprises de services professionnels, car elles sont tenues de se conformer à des lois sur la protection des données telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD), la Loi sur la portabilité et la responsabilité de l’assurance maladie (HIPAA), et la Loi sur la confidentialité des consommateurs de Californie (CCPA).

Risques du partage de fichiers non sécurisé pour les services professionnels

Le partage de fichiers non sécurisé présente des risques significatifs pour les entreprises de services professionnels, le plus grand étant les violations de données. Lorsque les fichiers sont partagés sans protection appropriée

chiffrement, n’importe qui peut les intercepter pendant la transmission, ce qui entraîne un accès non autorisé à des informations sensibles. Ces informations peuvent inclure des données de clients, des informations financières et des données confidentielles de l’entreprise. Le dernier Rapport M-Trends de Mandiant confirme le risque que le vol de données est une cible croissante pour les cybercriminels et les États voyous : Le vol de données en pourcentage de tous les incidents a augmenté de 29% à 40%. Le décodage des fichiers, en même temps, a été considéré comme une technique dans 27,3% des cyberattaques.

Une violation de données peut entraîner des pertes financières dues à des amendes légales, à une perte d’activité et à des dommages à la réputation de l’organisation. Le vol d’identité est un autre risque associé au partage de fichiers non sécurisé. Si un attaquant obtient des informations personnelles, telles que des noms, des adresses et des numéros de sécurité sociale, il peut utiliser ces informations pour commettre un vol d’identité.

Le partage de fichiers non sécurisé peut également entraîner des pertes financières. Si un attaquant obtient des informations financières, il peut les utiliser pour commettre une fraude et voler de l’argent. Cela peut entraîner des pertes financières importantes pour le client et le cabinet de services professionnels.

Le partage de fichiers non sécurisé peut également causer des dommages à la réputation du cabinet de services professionnels. Si une violation de données se produit, les clients peuvent perdre confiance dans la capacité du cabinet à protéger leurs informations sensibles. Cela peut entraîner une perte d’activité et nuire à la réputation du cabinet.

Pour atténuer ces risques, les cabinets de services professionnels devraient mettre en œuvre des pratiques de partage de fichiers sécurisées telles que le chiffrement, les contrôles d’accès, et des audits de sécurité réguliers.

Meilleures pratiques pour le partage de fichiers sécurisé pour les services professionnels

Voici neuf meilleures pratiques que les cabinets de services professionnels peuvent suivre pour assurer un partage de fichiers sécurisé :

1. Utilisez le chiffrement pour le partage de fichiers

Le chiffrement est le processus de conversion des données en un code qui ne peut être lu que par des parties autorisées. Le chiffrement aide à garantir que les données restent sécurisées pendant leur transit ou au repos. Les entreprises de services professionnels devraient utiliser le chiffrement pour tous les fichiers contenant des informations sensibles.

2. Définir des contrôles d’accès pour le partage de fichiers

Les contrôles d’accès limitent qui peut accéder aux informations sensibles. Les entreprises de services professionnels devraient mettre en œuvre des contrôles d’accès pour garantir que seuls le personnel autorisé peut accéder aux informations sensibles. Les contrôles d’accès peuvent inclure des fichiers protégés par mot de passe ou l’octroi d’accès à des individus spécifiques.

3. Utiliser des protocoles de transfert de fichiers sécurisés

Lors de l’envoi de contenu via Secure File Transfer, les entreprises de services professionnels devraient utiliser des protocoles de transfert de fichiers sécurisés, tels que Secure File Transfer Protocol (SFTP) ou File Transfer Protocol Secure (FTPS), pour garantir que les données sont transmises de manière sécurisée. Ces protocoles chiffrent les données pendant la transmission et fournissent une connexion sécurisée entre l’expéditeur et le destinataire.

4. Former les employés sur les protocoles de partage de fichiers sécurisés

L’erreur humaine est une cause courante de violations de données. Les entreprises de services professionnels devraient former leurs employés sur les pratiques de partage de fichiers sécurisées, telles que l’utilisation de mots de passe forts et la non-divulgation d’informations sensibles par des canaux non sécurisés.

5. Auditer et mettre à jour régulièrement les mesures de sécurité pour le partage de fichiers

Les entreprises de services professionnels devraient régulièrement vérifier leurs mesures de sécurité pour s’assurer qu’elles sont à jour et efficaces. Cela comprend la mise à jour des logiciels, la revue des contrôles d’accès et la surveillance des journaux d’activité associés au partage de fichiers.

6. Auditer régulièrement les comptes d’utilisateurs et les permissions pour le partage de fichiers

L’audit régulier des comptes d’utilisateurs et des permissions est crucial pour maintenir la sécurité du partage de fichiers. Cela implique de réviser régulièrement les comptes d’utilisateurs et les permissions pour garantir que seuls les individus autorisés ont accès aux informations sensibles.

7. Définir des dates d’expiration pour les liens partagés

Définir des dates d’expiration pour les liens partagés est une manière efficace de réduire le risque d’accès non autorisé aux fichiers. Cela implique de fixer une limite de temps pour les liens partagés, après laquelle ils ne seront plus accessibles.

8. Utilisez le Geofencing pour le partage de fichiers

Le geofencing est un outil important pour le partage de fichiers car il permet un accès sécurisé et contrôlé aux fichiers en fonction de la localisation physique des utilisateurs. En établissant des limites virtuelles autour de zones spécifiques, le geofencing peut restreindre l’accès à certains fichiers dans ces limites. C’est particulièrement utile pour les entreprises ou les organisations qui ont besoin de partager des informations sensibles avec du personnel autorisé dans des lieux spécifiques.

Le geofencing assure que les fichiers ne sont accessibles qu’à ceux qui sont autorisés à y accéder, empêchant l’accès non autorisé en dehors de la zone désignée. Il offre également une couche de sécurité et de contrôle supplémentaire pour les entreprises qui ont besoin de gérer des données sensibles, car elles peuvent limiter l’accès en fonction de la localisation de l’utilisateur.

9. Établir un suivi de la gouvernance, des contrôles et des rapports pour le partage de fichiers

Le suivi de la gouvernance, les contrôles et les rapports sont des composants essentiels pour le partage de fichiers. Un manque de contrôle peut compromettre la sécurité des données et exposer des informations sensibles à des individus non autorisés. Le suivi de la gouvernance permet aux organisations de surveiller et de gérer l’accès aux fichiers partagés, en s’assurant que seuls les utilisateurs autorisés ont accès aux données sensibles. Des contrôles sont en place pour garantir que les mesures de sécurité appropriées sont en place, y compris le chiffrement, les mots de passe et autres protections. Les rapports permettent aux entreprises d’identifier les menaces et les vulnérabilités, et de prendre des mesures immédiates pour atténuer les risques. Avec le nombre croissant de violations de données, il est important de prendre les précautions nécessaires pour garantir la sécurité et la sûreté des fichiers partagés.

Conformité et réglementations pour un partage de fichiers sécurisé

Les entreprises de services professionnels qui s’engagent dans des activités de partage de fichiers sont soumises à diverses réglementations et normes de conformité visant à garantir la protection des données et la confidentialité. Deux des réglementations les plus importantes sont le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et la loi sur la portabilité et la responsabilité en matière d’assurance maladie (HIPAA), bien que de nombreuses autres s’appliquent, comme la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (PIPEDA), la Loi sur la protection des données personnelles (PDPA), les Principes de confidentialité australiens, et de nombreuses lois sur la confidentialité des États américains comme la Loi sur la confidentialité des consommateurs de Californie (CCPA).

Le GDPR, promulgué en 2018, est un règlement de l’Union européenne qui régit la protection des données et la confidentialité des individus au sein de l’UE. Il s’applique à toutes les organisations qui traitent et stockent des données personnelles de citoyens de l’UE, quel que soit l’endroit où l’organisation est située. En vertu du GDPR, les entreprises de services professionnels sont tenues d’obtenir un consentement explicite des individus avant de traiter leurs données personnelles. Elles doivent également veiller à ce que les données soient sécurisées, précises et à jour. Le non-respect du GDPR peut entraîner des sanctions financières importantes, qui peuvent atteindre jusqu’à 4% du chiffre d’affaires annuel global de l’organisation ou 20 millions d’euros, selon le montant le plus élevé.

HIPAA, en revanche, est une loi fédérale des États-Unis qui régit la confidentialité et la sécurité des informations de santé protégées (PHI). Il s’applique à toutes les organisations qui gèrent des PHI, y compris les entreprises de services professionnels qui fournissent des services liés à la santé. HIPAA exige des organisations qu’elles mettent en place des mesures de sauvegarde administratives, physiques et techniques pour protéger les PHI. Il exige également que les organisations obtiennent un consentement écrit des individus avant de divulguer leurs PHI à des tiers. Le non-respect de l’HIPAA peut entraîner des sanctions financières importantes, qui peuvent atteindre jusqu’à 1,5 million de dollars par violation.

Il va sans dire que les entreprises de services professionnels doivent également se conformer à d’autres règlements et normes, tels que la Norme de sécurité des données de l’industrie des cartes de paiement (PCI DSS) et la Loi sur la gestion de la sécurité de l’information fédérale (FISMA), en fonction du type de données qu’ils gèrent.

Les conséquences du non-respect de ces réglementations peuvent être graves, tant sur le plan juridique que financier. En plus des pénalités mentionnées ci-dessus, le non-respect peut également entraîner des dommages à la réputation et une perte d’affaires. Les clients sont de plus en plus préoccupés par la sécurité de leurs données et sont plus susceptibles de travailler avec des entreprises qui peuvent démontrer leur conformité à ces réglementations.

Comment les services professionnels peuvent intégrer le partage de fichiers sécurisé

L’intégration du partage de fichiers sécurisé dans les processus commerciaux des cabinets de services professionnels peut améliorer la collaboration, rationaliser les flux de travail et optimiser la productivité. Voici quelques points clés à considérer pour intégrer le partage de fichiers sécurisé avec les processus commerciaux:

1. Intégration du partage de fichiers sécurisé dans la stratégie commerciale globale

Les cabinets de services professionnels devraient intégrer le partage de fichiers sécurisé dans leur stratégie commerciale globale. Cela comprend l’identification des types d’informations qui nécessitent un partage de fichiers sécurisé et les mesures de sécurité appropriées pour protéger ces informations.

2. Utilisation du partage de fichiers pour la collaboration et la communication entre les membres de l’équipe

Une collaboration et une communication efficaces entre les membres de l’équipe sont essentielles pour un partage de fichiers réussi. Les cabinets de services professionnels devraient utiliser des outils de collaboration et établir des canaux de communication clairs pour faciliter un partage de fichiers efficace.

3. Rationalisation des flux de travail et optimisation de la productivité avec le partage de fichiers sécurisé

Le partage de fichiers sécurisé peut aider à rationaliser les flux de travail et à optimiser la productivité en éliminant les processus manuels et en réduisant le temps nécessaire pour partager des fichiers. Les cabinets de services professionnels devraient identifier les domaines où le partage de fichiers sécurisé peut améliorer l’efficacité et la productivité.

4. Mise en œuvre de politiques et de procédures pour le partage de fichiers sécurisé

Pour garantir un partage de fichiers sécurisé, les entreprises de services professionnels devraient mettre en œuvre des politiques et des procédures pour le partage de fichiers sécurisé. Cela comprend l’établissement de contrôles d’accès, l’utilisation du chiffrement pour les fichiers sensibles, et la formation des employés sur les pratiques de partage de fichiers sécurisé.

Intégrer le partage de fichiers sécurisé avec les processus commerciaux nécessite une approche globale. Les entreprises de services professionnels devraient prendre en compte leur stratégie commerciale globale et identifier les domaines où le partage de fichiers sécurisé peut améliorer la collaboration, rationaliser les flux de travail et optimiser la productivité. Ils devraient également établir des politiques et des procédures pour le partage de fichiers sécurisé afin de garantir que les données restent sécurisées pendant leur transit ou au repos.

Une communication et une collaboration efficaces entre les membres de l’équipe sont essentielles pour un partage de fichiers réussi. Les entreprises de services professionnels devraient utiliser des outils de collaboration pour faciliter le partage de fichiers et établir des canaux de communication clairs pour garantir que les membres de l’équipe comprennent les mesures de sécurité appropriées pour le partage de fichiers.

Comment choisir un système de partage de fichiers sécurisé

Les systèmes de partage de fichiers sécurisés sont essentiels pour les entreprises et les individus qui échangent fréquemment des informations sensibles avec leurs clients ou collègues. Avec tant d’options disponibles, choisir le bon système de partage de fichiers peut être une tâche ardue.

Liste de contrôle des facteurs clés à prendre en compte

La liste de contrôle suivante est un excellent point de départ pour les organisations qui évaluent les options de partage de fichiers :

1. Chiffrement du partage de fichiers

Assurez-vous que le système de partage de fichiers utilise des méthodes de chiffrement solides, telles que le chiffrement AES 256 bits, pour protéger vos données en transit et au repos.

2. Contrôle d’accès au partage de fichiers

Recherchez un système qui vous permet de contrôler qui a accès à vos fichiers, avec des options de protection par mot de passe, d’accès limité dans le temps, et la possibilité de révoquer l’accès à tout moment.

3. Gestion des utilisateurs dans le partage de fichiers

Assurez-vous que le système vous permet de gérer facilement et efficacement les utilisateurs, avec des options pour ajouter et supprimer des utilisateurs, définir des permissions, et créer des groupes d’utilisateurs.

4. Intégration du partage de fichiers

Considérez la compatibilité du système avec d’autres logiciels et outils que vous utilisez, tels que les plateformes de stockage en nuage, les outils de collaboration et les logiciels de gestion de projets.

5. Pistes d’audit du partage de fichiers

Cherchez un système qui fournit des pistes d’audit détaillées, y compris des informations sur qui a accédé aux fichiers, quand et d’où.

6. Support technique du fournisseur de partage de fichiers

Considérez le niveau de support client et d’assistance technique offert par le fournisseur du système.

7. Capacités de conformité du partage de fichiers

Vérifiez la conformité avec les réglementations de protection des données telles que le RGPD, HIPAA, FISMA, PCI DSS, ou CCPA.

Kiteworks Partage de fichiers sécurisé pour les entreprises de services professionnels

Dans le monde interconnecté d’aujourd’hui, les entreprises génèrent beaucoup de contenu sensible qui nécessite un partage sécurisé. Les entreprises de services professionnels, en particulier, traitent des documents confidentiels liés aux plans financiers, aux mémoires juridiques, aux fusions et acquisitions, entre autres. Le Réseau de Contenu Privé Kiteworks émerge comme la meilleure solution pour le partage de fichiers sécurisé pour diverses raisons.

Premièrement, Kiteworks offre une manière simple et sécurisée de partager des informations privées. Avec Kiteworks, les propriétaires de fichiers peuvent décider avec qui partager les fichiers et les dossiers et désigner des privilèges d’accès allant de la simple consultation au téléchargement, au chargement et à l’édition. Cette fonctionnalité assure que les documents sensibles restent confidentiels et ne sont accessibles qu’au personnel autorisé.

Deuxièmement, la collaboration devient plus facile avec Kiteworks. L’intégration transparente de la plateforme avec les e-mails, les mobiles, les bureaux et les applications d’entreprise facilite l’accès aux fichiers et aux dossiers, augmentant ainsi la productivité. La fonction de collaboration sécurisée permet aux employés d’accéder à un document à partir de n’importe quel référentiel d’entreprise, depuis n’importe quel appareil, de n’importe où. De plus, Kiteworks intègre également la collaboration par e-mail avec la collaboration de dossiers partagés, permettant aux employés de travailler ensemble sur des projets avec n’importe quel utilisateur, n’importe où dans le monde.

Troisièmement, Kiteworks propose des salles de données virtuelles (VDR) pour les grands événements d’entreprise tels que les fusions, les acquisitions, les offres publiques et les litiges. Ces événements nécessitent une confidentialité totale, et les salles de données virtuelles de Kiteworks permettent aux conseils d’administration, aux cadres supérieurs et aux partenaires stratégiques de collaborer avec les plus hauts niveaux de sécurité et de conformité. Les secrétaires d’entreprise ou les conseillers juridiques contrôlent strictement l’accès à la salle de données en appliquant l’identité de l’utilisateur tiers, l’authentification à plusieurs facteurs et l’expiration des fichiers et des dossiers.

Quatrièmement, les communications sécurisées au sein du conseil d’administration sur Kiteworks permettent aux directeurs, aux dirigeants et aux secrétaires d’entreprise de partager du contenu sensible en toute sécurité, efficacement et en conformité avec les auditeurs et les régulateurs. Tous les e-mails et les pièces jointes sont chiffrés, et l’accès aux dossiers est contrôlé par des privilèges d’accès granulaires strictement appliqués par une authentification à plusieurs facteurs.

Enfin, la gouvernance du contenu est cruciale dans l’environnement réglementaire actuel. Kiteworks fournit une visibilité sur toutes les activités de fichiers, permettant aux organisations de détecter les activités suspectes et de prendre des mesures sur les anomalies ainsi que d’identifier les dossiers et les fichiers obsolètes et inutilisés. La plateforme aide également les entreprises à démontrer leur conformité réglementaire avec le CMMC, le HIPAA, le RGPD et de nombreux autres règlements sur la confidentialité des données.

Les entreprises de services professionnels nécessitent des solutions de partage de fichiers sécurisées qui protègent le contenu confidentiel tout en augmentant la productivité. Le réseau de contenu privé de Kiteworks offre la solution parfaite avec ses fonctionnalités de partage sécurisé, de collaboration, de salles de données virtuelles, de communications sécurisées au sein du conseil d’administration, de gouvernance du contenu et de conformité réglementaire. La manière simple et sécurisée de partager des informations privées de la plateforme, ainsi que son intégration transparente avec les e-mails, les mobiles, le bureau et les applications d’entreprise, augmentent la productivité tout en garantissant la confidentialité.

Pour en savoir plus sur la façon dont Kiteworks fournit un partage de fichiers sécurisé pour les compagnies d’assurance et d’autres organisations de services financiers, planifiez une démonstration personnalisée de Kiteworks aujourd’hui.

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