Cinq signes que votre processus de collecte de données n’est ni sécurisé ni conforme

La plupart des organisations, notamment dans les secteurs de la finance, de la santé, du juridique et du secteur public, collectent chaque jour des informations sensibles via des formulaires : données clients, dossiers médicaux, informations de paiement et données collaborateurs. Pourtant, de nombreuses entreprises s’exposent sans le savoir à des violations de données, des manquements à la conformité et des sanctions coûteuses, car leurs processus de collecte comportent des failles de sécurité majeures.

Pour les RSSI, responsables sécurité, responsables conformité, directeurs IT et DPO opérant sous HIPAA, RGPD, PCI DSS, SOX et des lois régionales sur la localisation des données, identifier ces vulnérabilités est essentiel pour rester conforme et protéger la réputation de l’organisation.

Cet article vous aide à repérer cinq signaux d’alerte indiquant que vos formulaires mettent potentiellement votre organisation en danger, et explique à quoi ressemble une collecte de données conforme et sécurisée.

Résumé Exécutif

Idée principale : Les organisations utilisent souvent des méthodes de collecte de données peu sécurisées, générant des violations de conformité et des vulnérabilités de sécurité, sans toujours avoir conscience des failles spécifiques de leurs processus.

Pourquoi c’est important : Identifier ces signaux d’alerte en amont permet d’éviter les violations de données, les sanctions réglementaires, les audits ratés et l’atteinte à la réputation, tout en protégeant les informations sensibles des clients et collaborateurs dans le cadre de plusieurs référentiels de conformité.

Résumé des points clés

1. La transmission de données sans chiffrement expose les informations sensibles à des interceptions lors de la collecte, en violation des exigences HIPAA, RGPD et PCI DSS qui imposent le chiffrement des données protégées en transit et au repos.
2. L’absence de journaux d’audit empêche de prouver la conformité lors des contrôles réglementaires, car des cadres comme HIPAA et RGPD exigent des registres détaillés des accès aux données.
3. L’absence de contrôle d’accès autorise des utilisateurs non habilités à consulter des données sensibles collectées via les formulaires, créant des violations de conformité et augmentant le risque de fuite dans plusieurs référentiels réglementaires.
4. Les outils de formulaires tiers sans accords de traitement des données adéquats transfèrent la responsabilité légale à votre organisation et peuvent stocker les données dans des lieux non conformes, en violation des exigences de souveraineté des données imposées par le RGPD et les lois régionales.
5. Les formulaires qui collectent plus de données que nécessaire enfreignent le principe de minimisation imposé par le RGPD et exposent l’organisation à des risques inutiles en cas de fuite ou de mauvaise utilisation de ces données.

Signe 1 : Vos formulaires n’utilisent pas le chiffrement de bout en bout

À quoi ressemble une transmission de données sécurisée ?

Les formulaires de collecte sécurisée chiffrent les informations dès leur saisie, jusqu’à ce que les personnes autorisées y accèdent sur des systèmes protégés. Beaucoup d’organisations utilisent un chiffrement HTTPS basique pour la transmission, mais stockent ensuite les données collectées dans des bases non chiffrées ou des boîtes mail, créant ainsi une faille critique qui menace la conformité réglementaire et la réputation de l’organisation.

HIPAA exige le chiffrement des informations médicales protégées électroniques (ePHI) en transit et au repos. La règle de sécurité HIPAA l’impose dans les standards de sauvegardes techniques, demandant la mise en place de mécanismes pour chiffrer et déchiffrer les ePHI. La PCI DSS (exigence 4) impose des protocoles de chiffrement robustes pour protéger les données de carte lors de leur transmission sur des réseaux publics. L’article 32 du RGPD impose des mesures techniques appropriées, dont le chiffrement des données personnelles. Pour les organisations soumises à SOX, le chiffrement protège les données financières contre tout accès ou altération non autorisés.

Comment identifier ce problème

Vérifiez si votre processus de collecte présente ces failles de chiffrement :

• Les formulaires utilisent HTTP au lieu de HTTPS (vérifiez l’icône cadenas dans le navigateur)
• Les données collectées arrivent par e-mail standard sans chiffrement
• Les réponses aux formulaires sont stockées dans des bases non chiffrées au repos
• Les formulaires mobiles synchronisent les données via des connexions non sécurisées
• Les fichiers téléchargés contenant des informations sensibles ne sont pas chiffrés lors du stockage

Les organisations des secteurs financier, santé, juridique et secteur public doivent mettre en œuvre des méthodes de chiffrement avancées protégeant les données tout au long de leur cycle de vie. Le chiffrement AES 256 est la référence pour les données au repos, tandis que TLS 1.2 ou supérieur doit sécuriser les données en transit. Ces mesures vous permettent d’avoir l’esprit tranquille quant à la sécurité des données et de réduire le risque de violations réglementaires.

Pourquoi c’est crucial pour la préparation aux audits

Les auditeurs vérifient spécifiquement la mise en œuvre du chiffrement lors des contrôles de conformité. Pour les audits HIPAA, l’Office for Civil Rights examine si les entités couvertes ont réalisé des analyses de risques et mis en place le chiffrement approprié. Les évaluateurs PCI DSS testent le chiffrement lors des scans réseau trimestriels et des audits annuels. Sans chiffrement adéquat, vous risquez des constats d’audit nécessitant une correction immédiate, ce qui peut nuire à la réputation de votre organisation auprès des clients, partenaires et parties prenantes.

Les responsables sécurité doivent suivre et documenter la conformité pour les audits, démontrant leur leadership en matière de sécurité et renforçant la confiance des clients et partenaires. Une bonne mise en œuvre du chiffrement montre votre engagement envers les lois locales sur la protection des données et répond aux attentes du conseil d’administration et des investisseurs.

Tendances clés :

• Le chiffrement doit protéger les données en transit et au repos, pas seulement l’un ou l’autre
• Les référentiels réglementaires imposent le chiffrement comme mesure technique obligatoire
• Les échecs d’audit liés au chiffrement entraînent généralement des plans correctifs obligatoires

Signe 2 : Vous ne pouvez pas tracer qui a accédé aux données collectées

Qu’est-ce qu’une piste d’audit et pourquoi est-ce important ?

Une piste d’audit est un enregistrement chronologique documentant qui a accédé, modifié ou supprimé des données, avec des horodatages et le détail des actions réalisées. Les formulaires de collecte sécurisés génèrent automatiquement ces journaux, sans documentation manuelle, offrant ainsi aux responsables sécurité une tranquillité d’esprit sur la conformité des transferts de données à l’international.

HIPAA exige la mise en place de mécanismes matériels, logiciels et procéduraux pour enregistrer et examiner l’activité sur les systèmes contenant des ePHI. L’article 30 du RGPD impose aux organisations de tenir des registres des activités de traitement, y compris qui accède aux données personnelles. Ces exigences existent car prouver la conformité suppose de démontrer l’efficacité réelle de vos contrôles. Pour les groupes internationaux soumis à plusieurs référentiels, des pistes d’audit détaillées permettent de rester conforme dans toutes les juridictions.

Failles courantes dans les pistes d’audit

De nombreuses organisations découvrent ces problèmes lors de leur premier audit de conformité :

• Aucun historique des membres du personnel ayant consulté les soumissions de formulaires
• Impossible de savoir quand des données sensibles ont été consultées ou exportées
• Pas de suivi des modifications administratives des paramètres ou autorisations des formulaires
• Absence de logs sur la suppression ou modification de données
• Incapacité à produire des rapports d’accès sur une période donnée

La mise en place de journaux d’audit détaillés est essentielle pour prouver la conformité. Ces logs doivent enregistrer chaque interaction avec les données sensibles, créant une trace infalsifiable qui répond aux exigences réglementaires et rassure les parties prenantes sur votre maîtrise du sujet.

Le risque de non-conformité

Sans journaux d’audit détaillés, il est impossible de prouver la conformité, même si vos contrôles de sécurité sont par ailleurs adéquats. Lors d’une enquête RGPD, les autorités attendent que vous démontriez précisément comment les données personnelles ont été traitées. Pour HIPAA, l’absence de contrôle d’audit constitue en soi une violation du standard de contrôle d’audit de la règle de sécurité.

Les organisations préparant un audit SOC 2 ou une certification ISO 27001 échoueront si elles ne peuvent démontrer la surveillance et la journalisation des accès aux informations sensibles. Des journaux d’audit efficaces fournissent aux auditeurs la preuve nécessaire pour valider votre posture de sécurité, permettant aux RSSI et responsables conformité de préserver la réputation de l’organisation et d’avoir l’esprit tranquille quant à la sécurité des systèmes.

Tendances clés :

• Les pistes d’audit doivent être automatiques, infalsifiables et détaillées
• La plupart des référentiels imposent explicitement la journalisation des accès
• L’absence de pistes d’audit révèle souvent des faiblesses structurelles de sécurité

Signe 3 : Tout le monde dans votre organisation peut accéder aux réponses des formulaires

À quoi ressemble un contrôle d’accès efficace ?

Les formulaires de collecte sécurisés appliquent un contrôle d’accès basé sur les rôles (RBAC), garantissant que seules les personnes autorisées ayant un besoin professionnel légitime peuvent consulter les informations collectées. Ainsi, seuls les RH doivent accéder aux formulaires RH, seuls les soignants aux formulaires d’admission patient, et seuls les financiers aux formulaires de paiement. Pour les Directeurs IT chargés d’intégrer les données des formulaires aux systèmes d’entreprise, des contrôles d’accès adaptés garantissent le respect des exigences de souveraineté et de localisation des données.

Le principe du moindre privilège impose de donner à chaque utilisateur uniquement les droits nécessaires à ses missions. Le standard HIPAA « minimum necessary » exige de limiter l’accès au strict nécessaire à la finalité visée. L’article 32 du RGPD impose des mesures organisationnelles garantissant que seules les personnes autorisées accèdent aux données personnelles. Pour les secteurs financier et santé, ces contrôles sont essentiels pour collecter des données sensibles via des formulaires web tout en restant conforme à HIPAA, RGPD, PCI DSS et SOX.

Des contrôles d’accès efficaces empêchent la consultation non autorisée des données sensibles. Les contrôles d’accès basés sur les attributs (ABAC) permettent un niveau de granularité supérieur, en prenant en compte les attributs utilisateurs, ressources et conditions environnementales pour les décisions d’accès, ce qui aide à démontrer votre engagement envers la protection des données.

Comment tester vos contrôles d’accès

Posez-vous ces questions sur votre processus actuel de collecte :

• Pouvez-vous restreindre l’accès aux formulaires par service, équipe ou individu ?
• Les intérimaires ou prestataires ont-ils les mêmes droits que les salariés ?
• Pouvez-vous révoquer immédiatement les accès lorsqu’une personne change de poste ou quitte l’entreprise ?
• Existe-t-il des comptes administrateurs ayant un accès illimité à tous les formulaires ?
• Avez-vous une documentation indiquant qui doit accéder à quelles données ?

Si vous avez répondu « non » ou « je ne sais pas » à l’une de ces questions, vos contrôles d’accès présentent probablement des failles susceptibles de fragiliser la confiance des parties prenantes.

Conséquences concrètes

Des organismes de santé ont été sanctionnés par HIPAA après que des employés ont accédé sans autorisation à des dossiers patients. Dans un cas, un employé hospitalier a consulté les dossiers de plus de 1 000 patients sans motif professionnel. Même sans fuite de données, cet accès non autorisé a constitué une violation HIPAA, entraînant des sanctions et des mesures correctives qui ont nui à la réputation de l’établissement.

Pour la conformité PCI DSS, l’exigence 7 impose de restreindre l’accès aux données de carte selon le besoin professionnel. L’absence de ces contrôles d’accès génère des failles que les auditeurs relèveront lors de la validation. Les organisations doivent envisager de combiner RBAC traditionnel et ABAC pour une protection optimale, ce qui permet aux responsables sécurité de démontrer leur leadership.

Tendances clés :

• Un accès trop large aux données sensibles viole le principe du moindre privilège
• Les contrôles d’accès basés sur les rôles doivent limiter automatiquement la visibilité des données
• Les failles de contrôle d’accès constituent des violations de conformité même sans fuite

Signe 4 : Vos formulaires stockent des données chez des prestataires tiers non audités

Où est le problème avec les outils de formulaires tiers ?

Beaucoup d’organisations utilisent des générateurs de formulaires pratiques comme Google Forms, Microsoft Forms, Typeform ou SurveyMonkey sans savoir où sont stockées les données ni qui peut y accéder. Ces plateformes peuvent héberger les informations sur des serveurs dans plusieurs pays, partager les données avec leur maison mère ou manquer des contrôles de sécurité requis pour les données réglementées. Pour les secteurs juridique, public et les groupes internationaux soumis à des exigences de souveraineté et de localisation, cela crée des risques majeurs de conformité.

Le RGPD impose la signature d’un accord de traitement des données (DPA) avec tout tiers traitant des données personnelles pour votre compte. HIPAA exige un Business Associate Agreement (BAA) avant de partager des informations médicales protégées avec un prestataire. PCI DSS vous rend responsable de la vérification que vos prestataires appliquent des contrôles de sécurité adaptés aux données de carte. Les DPO doivent s’assurer que les tiers respectent les lois régionales de localisation et préservent la réputation de l’organisation via une gestion rigoureuse des fournisseurs.

Lors de l’évaluation d’outils tiers, les organisations doivent vérifier que les prestataires appliquent des politiques de gouvernance des données IA si ces outils utilisent l’IA pour traiter les formulaires. Vérifiez aussi que les fournisseurs tiennent des journaux d’audit détaillés de toutes les activités de traitement, afin de garantir la sécurité des données dans tout l’écosystème fournisseur.

Comment repérer les failles de conformité chez vos prestataires

Passez vos outils de formulaires en revue selon ces critères :

• Avez-vous signé un accord formel de traitement ou un BAA ?
• Savez-vous dans quels pays vos données sont stockées ?
• Le fournisseur peut-il accéder à vos données pour ses propres besoins (ex. amélioration produit) ?
• Le prestataire détient-il des certifications de sécurité pertinentes (SOC 2, ISO 27001) ?
• Pouvez-vous exporter et supprimer toutes les données collectées si vous arrêtez le service ?

Les outils gratuits ou à bas coût ne peuvent souvent pas garantir ces points, car leur modèle économique repose sur l’accès aux données ou ne répond pas aux exigences de conformité nécessaires aux secteurs financier, santé et public.

Souveraineté et transferts de données à l’international

Le RGPD limite les transferts de données personnelles hors EEE sans garanties spécifiques. De nombreux fournisseurs américains stockent les données sur des serveurs mondiaux. Depuis l’invalidation du Privacy Shield par l’arrêt Schrems II, les organisations doivent s’assurer que des clauses contractuelles types sont en place pour garantir la conformité des transferts de données à l’international.

Les organismes de santé soumis à HIPAA ne peuvent pas utiliser n’importe quel service cloud. L’entité couverte reste responsable de la protection des ePHI même via un prestataire. Les organisations doivent vérifier que les tiers appliquent des contrôles d’accès adaptés et tiennent des journaux d’audit conformes à HIPAA. Pour les groupes internationaux, garantir la souveraineté et la localisation des données démontre votre engagement envers les lois locales et renforce la confiance des clients et partenaires.

Tendances clés :

• Vous restez légalement responsable de la sécurité des données même avec des outils tiers
• Les outils gratuits manquent généralement des protections contractuelles requises pour les données réglementées
• Les exigences de souveraineté peuvent interdire de stocker des données sensibles chez certains prestataires

Signe 5 : Vos formulaires collectent plus d’informations que nécessaire

Qu’est-ce que la minimisation des données et pourquoi est-ce important ?

La minimisation des données consiste à ne collecter que les informations personnelles strictement nécessaires à une finalité précise et légitime. Beaucoup de formulaires demandent des informations « au cas où » ou parce que des modèles incluent des champs inutiles, générant des violations de conformité et augmentant le risque de fuite. Pour les responsables conformité, la minimisation réduit la charge réglementaire et démontre la maturité sécurité aux auditeurs et parties prenantes.

L’article 5(1)(c) du RGPD impose que les données personnelles soient adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire. Plus vous collectez et stockez de données sensibles, plus vous devez les protéger et plus les conséquences sont graves en cas de fuite. Les organisations soumises à HIPAA, PCI DSS et SOX doivent évaluer avec soin les informations collectées via les formulaires pour éviter des obligations de conformité inutiles.

Une gouvernance des données IA efficace intègre la minimisation comme principe de base, garantissant que les systèmes IA et processus automatisés n’accèdent qu’aux informations nécessaires. Les cadres de gouvernance IA aident aussi à repérer les formulaires qui collectent trop de données, limitant ainsi les risques d’utilisation inappropriée par l’IA et réduisant le risque de violation réglementaire.

Exemples courants de collecte excessive

Passez en revue vos formulaires pour repérer ces demandes inutiles :

• Demander le numéro de sécurité sociale alors qu’un identifiant interne suffit
• Collecter l’intégralité des données de carte alors qu’une autorisation de paiement suffit
• Demander l’adresse postale pour des services 100 % en ligne
• Recueillir la date de naissance alors qu’il suffit de vérifier la majorité
• Demander des informations médicales sans lien avec le service fourni

Chaque champ inutile augmente la charge de conformité et le risque. En cas de fuite, les régulateurs vous demanderont pourquoi vous avez collecté des informations non nécessaires, ce qui peut nuire à la réputation de l’organisation et à la confiance des parties prenantes.

Impact sur la préparation aux audits

Lors des audits, les évaluateurs vérifient si vos pratiques de collecte sont alignées sur les finalités déclarées. Pour le RGPD, les autorités attendent que vous documentiez la base légale pour chaque catégorie de données. Si vous ne pouvez pas justifier la nécessité d’une information, vous risquez d’être déclaré non conforme, ce qui fragilise votre crédibilité auprès des parties prenantes et du conseil d’administration.

L’exigence 3 de la PCI DSS limite le stockage des données de carte au strict nécessaire pour des raisons professionnelles, légales ou réglementaires. Stocker des numéros de carte complets alors qu’un paiement unique suffit viole cette exigence. Pour les acteurs financiers collectant des données sensibles via des formulaires web, cela représente un risque d’audit important.

Les organisations doivent documenter la justification de chaque collecte dans leurs politiques de gouvernance des données IA, surtout si des systèmes automatisés traitent les formulaires. Tenez des journaux d’audit détaillant les champs collectés et vérifiez que les contrôles d’accès empêchent toute consultation non autorisée. Cela aide les Directeurs IT à documenter la conformité pour les audits et permet aux responsables sécurité d’avoir l’esprit tranquille quant à la sécurité des systèmes.

Comment corriger ce problème

Réalisez un audit de vos collectes :

1. Listez tous les champs de vos formulaires
2. Documentez la finalité professionnelle de chaque champ
3. Identifiez les champs obligatoires et optionnels
4. Supprimez tout champ sans justification claire et nécessaire
5. Revoyez vos formulaires chaque année pour garantir leur pertinence

Tendances clés :

• Chaque champ inutile accroît la charge de conformité et le risque de fuite
• Le RGPD impose explicitement de limiter la collecte au nécessaire
• La minimisation des données démontre la maturité sécurité et réduit les constats d’audit

Comment Kiteworks répond à ces failles de sécurité et de conformité

Kiteworks propose des formulaires de collecte sécurisée conçus pour les organisations des secteurs financier, santé, juridique, public et les groupes internationaux traitant des données sensibles sous HIPAA, RGPD, PCI, SOX et les lois régionales de localisation. La plateforme couvre les cinq signaux d’alerte évoqués dans cet article grâce à des fonctions de sécurité et de conformité intégrées, pensées pour les RSSI, responsables sécurité, responsables conformité, Directeurs IT et DPO.

Le chiffrement de bout en bout avec gestion des clés par le client garantit la protection des données dès leur saisie dans le formulaire jusqu’à l’accès par les personnes autorisées. Contrairement aux outils tiers où le fournisseur gère les clés, Kiteworks adopte une architecture à clés gérées par le client : seule votre organisation peut déchiffrer les informations sensibles. La plateforme bénéficie de la validation FIPS 140-3 pour ses modules cryptographiques, répondant aux plus hauts standards de sécurité gouvernementaux. Kiteworks utilise le chiffrement AES 256 pour les données au repos et applique des méthodes avancées tout au long du cycle de vie, vous permettant d’avoir l’esprit tranquille quant à la sécurité et à la réputation de l’organisation.

Pistes d’audit détaillées et reporting de conformité : chaque accès, modification ou suppression sur les formulaires est tracé automatiquement. Kiteworks génère des rapports détaillés indiquant qui a accédé à quelles données et quand, avec des journaux d’audit infalsifiables conformes aux exigences HIPAA, à l’article 30 du RGPD et au monitoring SOC 2. Ces logs simplifient grandement la préparation aux contrôles et certifications en offrant une visibilité totale sur tous les accès et traitements. Vous pourrez ainsi documenter la conformité pour les audits, réduire le risque de violation réglementaire et démontrer votre engagement envers les lois locales auprès des parties prenantes.

Contrôles d’accès granulaires basés sur les rôles : la plateforme applique le principe du moindre privilège en limitant l’accès aux formulaires aux seules personnes autorisées. Les administrateurs configurent les autorisations par service, équipe ou individu, garantissant que seules les personnes ayant un besoin professionnel légitime accèdent aux données sensibles collectées. La plateforme prend en charge les contrôles d’accès traditionnels et ABAC pour une flexibilité maximale. Les droits d’accès peuvent être révoqués immédiatement en cas de changement de poste ou de départ, ce qui vous permet de démontrer votre leadership sécurité et de renforcer la confiance des clients et partenaires.

Déploiement cloud privé avec garanties de souveraineté des données : vos données collectées restent sous votre contrôle direct, dans la zone géographique de votre choix. Contrairement aux fournisseurs SaaS multi-locataires qui dispersent les données sur plusieurs serveurs, Kiteworks vous offre une visibilité et un contrôle total sur l’emplacement des informations sensibles, répondant aux exigences de souveraineté RGPD et autres réglementations de localisation. Vous garantissez ainsi la souveraineté et la localisation, rassurant conseil d’administration et investisseurs sur la conformité des transferts de données à l’international.

L’approche unifiée de la plateforme intègre la collecte sécurisée, le partage chiffré, le transfert sécurisé et la messagerie électronique dans un environnement gouverné unique. Vous bénéficiez ainsi de journaux d’audit centralisés, de contrôles d’accès cohérents et de fonctions avancées de gouvernance des données IA, offrant aux équipes conformité et sécurité une visibilité et un contrôle centralisés sur le contenu sensible, quel que soit son mode d’entrée dans l’organisation. Pour les Directeurs IT chargés d’intégrer les données de formulaires aux systèmes d’entreprise, cette approche simplifie la gestion de la conformité et permet de démontrer la maîtrise du sujet auprès des parties prenantes, tout en assurant la sécurité des systèmes.

Pour en savoir plus sur la réduction des risques de sécurité et de conformité lors de la collecte d’informations sensibles via des formulaires, réservez une démo personnalisée dès aujourd’hui.

Ressources complémentaires

• Article de blog Les 5 fonctions de sécurité incontournables pour les formulaires web
• Vidéo Kiteworks Snackable Bytes : Web Forms
• Article de blog Comment protéger les informations personnelles identifiables dans les formulaires web : la checklist pour les entreprises
• Checklist de bonnes pratiques Comment sécuriser les formulaires web
  Checklist de bonnes pratiques
• Article de blog Comment créer des formulaires conformes au RGPD