Data Governance unter Druck: Tarife, EU-Vorgaben und Sicherheit 2025 meistern

Unternehmen weltweit stehen vor beispiellosen Governance-Herausforderungen, da sich EU-Datenvorschriften ausweiten und zollbedingte Störungen in der Lieferkette neue Cybersecurity-Schwachstellen schaffen. Mit Bußgeldern von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes für schwerwiegende Verstöße gegen die DSGVO sind die finanziellen Risiken enorm (Europäische Kommission). Dieser Artikel beleuchtet, wie diese Kräfte die Governance digitaler Kommunikation beeinflussen und wie einheitliche Ansätze Compliance-Herausforderungen in strategische Vorteile verwandeln.

Ausweitung der EU-Regulierung im Jahr 2025

Unternehmen, die digitale Kommunikation verwalten, sehen sich in Europa einem sich rasant entwickelnden regulatorischen Umfeld gegenüber. Neue Rahmenwerke bauen auf der DSGVO auf und schaffen ein komplexes Geflecht an Anforderungen, das E-Mail-Kommunikation, Filesharing und Managed File Transfer betrifft.

Stichtag für den Data Act im September 2025: Was Unternehmen wissen müssen

Der EU Data Act gilt ab dem 12. September 2025 – ein entscheidender Termin mit weitreichenden Auswirkungen auf das Datenmanagement. Anders als frühere Vorschriften, die sich vor allem auf personenbezogene Daten konzentrierten, umfasst der Data Act sowohl personenbezogene als auch nicht-personenbezogene Daten und schafft neue Pflichten für Datenzugriff, -austausch und -portabilität.

Unternehmen müssen sich auf erhebliche Veränderungen einstellen, darunter die Verpflichtung, Nutzern Zugang zu von vernetzten Produkten generierten Daten zu gewähren und ihnen die Weitergabe dieser Daten an Drittparteien zu ermöglichen. Laut TrustArc-Studie werden diese Anforderungen die Herangehensweise an Datenaustausch über Kommunikationskanäle grundlegend verändern – mit erheblichen Implementierungskosten für unvorbereitete Unternehmen.

Die Anforderungen des Data Act gehen über IoT-Geräte hinaus und betreffen nahezu alle digitalen Kommunikationswege. Dies schafft neue Compliance-Herausforderungen für E-Mail-Systeme, Filesharing-Plattformen und Managed File Transfer-Lösungen. Eine Kiteworks-Umfrage aus 2024 ergab, dass 57 % der Unternehmen sensible Daten, die mit externen Parteien ausgetauscht werden, nicht effektiv nachverfolgen können – ein Compliance-Blindspot, der unter dem Data Act zu erheblichen Risiken führt.

Jenseits der DSGVO: Wie das regulatorische Geflecht neue Governance-Herausforderungen schafft

Der Data Act ist nur ein Teil des wachsenden europäischen Regulierungsrahmens. Unternehmen müssen gleichzeitig folgende Vorgaben beachten:

• Die NIS2-Richtlinie, die strenge Cybersecurity-Anforderungen für kritische Sektoren wie Energie, Gesundheitswesen und Transport einführt
• Der Digital Markets Act (DMA), der ab 2025 vollständig durchgesetzt wird und weitreichende Veränderungen für Online-Plattformen mit Interoperabilitätsvorgaben und Einschränkungen bei der Datenverknüpfung über Dienste hinweg bringt
• Der AI Act, der Anforderungen an Daten für KI-Systeme einführt

Dieses regulatorische Geflecht führt zu nie dagewesener Komplexität. Laut einem MeriTalk-Bericht jonglieren 70 % der Unternehmen inzwischen mit mindestens sechs regulatorischen Rahmenwerken – einheitliche Data Governance wird damit unerlässlich. Jede Vorschrift bringt eigene Anforderungen an Prüfprotokolle, Zugriffskontrollen und Datenübertragungsbeschränkungen mit sich und stellt Sicherheitsteams vor große operative Herausforderungen.

Brussels Effect: Wie EU-Vorschriften globale Standards setzen

Die Auswirkungen der EU-Datenregulierung reichen weit über Europa hinaus. Der extraterritoriale Geltungsbereich der DSGVO hat sie faktisch zum globalen Standard erhoben und beeinflusst Datenschutzgesetze weltweit. Unternehmen, die EU-Bürger adressieren, müssen die Vorgaben einhalten – unabhängig vom Firmensitz.

Dieser „Brussels Effect“ hat ähnliche Gesetze in über 120 Ländern inspiriert und zeigt die weitreichende Wirkung der EU auf internationale Datenschutzstandards (IAPP Global Privacy Resource). Für multinationale Unternehmen wird die Pflege separater Governance-Systeme für verschiedene Regionen untragbar – europäische Standards werden so de facto zu globalen Anforderungen.

Wie Zölle versteckte Risiken für Data Governance schaffen

Während die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben bereits große Herausforderungen darstellt, führen zollbedingte Störungen in der Lieferkette zu zusätzlichen Governance-Problemen, die viele Unternehmen übersehen.

Lieferkettenstörungen und neue Cybersecurity-Schwachstellen

Zölle zwingen Unternehmen dazu, Lieferanten zu wechseln, Produktionen zu verlagern oder neue Partner einzubinden – insbesondere, wenn Zölle auf kritische Technologien oder IT-Infrastruktur abzielen. Jeder Wechsel bringt neue digitale Schnittstellen und potenzielle Schwachstellen mit sich, vergrößert die Angriffsfläche und erschwert die Data Governance.

Untersuchungen von SoCRadar zeigen, dass solche Übergänge häufig zu uneinheitlichen Sicherheitsprotokollen, fragmentierten Datenflüssen und erhöhten Risiken durch Drittparteien führen – alles Faktoren, die Cyberkriminelle schnell ausnutzen. Da 57 % der Unternehmen sensible Daten im Austausch mit externen Parteien nicht effektiv nachverfolgen können, schaffen diese Veränderungen ideale Bedingungen für Datenschutzverstöße.

Die operativen Auswirkungen sind erheblich: Sicherheitsteams müssen neue Partner schnell auf Sicherheitsstandards prüfen, verschiedene Systeme integrieren und Compliance über ein zunehmend fragmentiertes Ökosystem hinweg sicherstellen – und dabei die Geschäftskontinuität wahren.

Crypto-Tariffs: Wie Anforderungen an Datenlokalisierung die Governance fragmentieren

Vorschriften wie die DSGVO wirken als faktische Handelsbarrieren – sogenannte „Crypto-Tariffs“ – indem sie kostspielige Anforderungen an Datenlokalisierung und Compliance stellen. Diese Vorgaben trennen Daten, erhöhen Speicher- und Verarbeitungskosten und erschweren den grenzüberschreitenden Datenfluss.

Unternehmen mit globalen Aktivitäten stehen widersprüchlichen Lokalisierungsvorgaben in verschiedenen Regionen gegenüber, was sie zwingt, separate Systeme zu betreiben oder komplexe Datenrouting-Mechanismen zu implementieren. Diese Fragmentierung erhöht die Compliance-Kosten erheblich. Laut einer Mercatus Center-Studie wirken Anforderungen an Datenlokalisierung als nicht-tarifäre Handelshemmnisse und steigern die Betriebskosten betroffener Unternehmen um 30–60 %.

Finanzielle Belastung und Sicherheitskompromisse

Zölle treiben die Technologiekosten in die Höhe und belasten Budgets, wodurch Investitionen in Cybersecurity gerade dann unter Druck geraten, wenn sie am dringendsten benötigt werden. Eine Global Trade Magazine-Umfrage ergab, dass 61 % der Datenschutzverstöße auf Schwachstellen bei Drittparteien zurückzuführen sind – insbesondere kleinere Lieferkettenpartner sind von zollbedingten Budgeteinschränkungen betroffen.

Dies schafft eine gefährliche Dynamik: Unternehmen stehen vor einer wachsenden Angriffsfläche durch Lieferkettenwechsel, haben aber weniger Ressourcen, um neue Schwachstellen zu adressieren. Die Folge sind oft Sicherheitslücken, verzögerte Upgrades oder uneinheitliche Kontrollen in verschiedenen Umgebungen.

Herausforderung Kommunikations-Governance: E-Mail, Filesharing und Managed File Transfer

Digitale Kommunikationskanäle stellen unter wachsenden regulatorischen Anforderungen und Zoll-Druck einzigartige Governance-Herausforderungen dar, die spezialisierte Ansätze für jedes Medium erfordern.

E-Mail-Schutz in einem fragmentierten regulatorischen Umfeld

E-Mail bleibt ein zentrales Kommunikationsmittel im Unternehmen und ein bedeutender Angriffsvektor. DSGVO und der kommende Data Act stellen strenge Anforderungen an den Umgang mit personenbezogenen Daten in E-Mails – von Speicherung bis Sicherheit.

Unternehmen müssen umfassende Schutzmechanismen für E-Mails implementieren, darunter Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und revisionssichere Audit-Trails. Der Verizon Data Breach Investigation Report zeigt, dass 94 % aller Malware per E-Mail zugestellt werden – ein besonders verwundbarer Kanal, wenn Lieferkettenwechsel neue Kommunikationspartner und Protokolle einführen.

Sicheres Filesharing und Zusammenarbeit unter dem Data Act

Filesharing- und Kollaborationsplattformen stehen vor besonders komplexen Herausforderungen durch die Anforderungen des Data Act an Datenportabilität. Unternehmen müssen Zugänglichkeit und Sicherheit ausbalancieren, damit Nutzer Dateien teilen und darauf zugreifen können – bei gleichzeitigem Schutz sensibler Inhalte.

Die finanziellen Auswirkungen sind erheblich: 62 % der Unternehmen investieren jährlich über 2.000 Arbeitsstunden allein in die Erstellung von Compliance-Berichten über verschiedene Systeme hinweg, so eine Kiteworks-Studie. Diese Belastung steigt weiter, wenn zollbedingte Lieferantenwechsel eine schnelle Integration neuer Kollaborationspartner erfordern.

Managed File Transfer und grenzüberschreitende Datenflüsse

Managed File Transfer-Systeme müssen immer komplexere Anforderungen an sichere Übertragungen über Unternehmensgrenzen hinweg erfüllen. Angesichts widersprüchlicher Vorgaben zur Datenlokalisierung müssen MFT-Lösungen geografisch steuerbare Kontrollen implementieren, die sich an regionale Anforderungen anpassen.

Unternehmen, die MFT-Lösungen nutzen, stehen vor der Herausforderung, das „Recht auf Vergessenwerden“ mit Audit-Trail-Pflichten in Einklang zu bringen. Laut einem Axiom-Bericht führt dieses Paradoxon zu erheblichen Umsetzungsproblemen – viele Unternehmen kämpfen damit, technische Lösungen zu finden, die beiden Anforderungen gerecht werden.

Datenschutz durch Technikgestaltung: Umsetzung der sieben Kernprinzipien

Datenschutz durch Technikgestaltung („Privacy by Design“) steht für einen grundlegenden Wandel im Datenschutz: Schutzmaßnahmen werden von Anfang an in die Systemarchitektur integriert – nicht erst nachträglich ergänzt.

Von reaktiv zu proaktiv: Sicherheit in Systeme integrieren

Unternehmen, die Prinzipien des Datenschutzes durch Technikgestaltung umsetzen, erkennen und verhindern Datenschutzrisiken proaktiv, bevor sie entstehen. Dafür müssen Datenschutzmaßnahmen von Beginn an in Technologien, Produkte und Services eingebettet werden.

Die sieben Kernprinzipien bieten einen umfassenden Rahmen: Sie setzen auf proaktive statt reaktive Maßnahmen und stellen sicher, dass Datenschutz als Standard („datenschutzfreundliche Voreinstellungen“) eingebaut wird. Unternehmen, die diese Prinzipien erfolgreich umsetzen, berichten von deutlich weniger Datenschutzvorfällen – eine SecurePrivacy-Studie zeigt, dass Organisationen mit ausgereiften Privacy by Design-Programmen 48 % weniger meldepflichtige Vorfälle verzeichnen.

Datenminimierung und Zweckbindung über Kommunikationskanäle hinweg

Europäische Vorschriften betonen, dass nur die minimal erforderlichen personenbezogenen Daten für klar dokumentierte Zwecke erhoben werden dürfen. Unternehmen müssen daher kritisch prüfen, welche Daten sie tatsächlich benötigen – statt Informationen wahllos zu sammeln.

Die Umsetzung von Datenminimierung in E-Mail, Filesharing und Managed File Transfer ist herausfordernd: Unternehmen müssen für jeden Kanal den Zweck der Datenerhebung klar definieren und technische Kontrollen implementieren, die eine Nutzung darüber hinaus verhindern. Eine Alation-Studie zeigt, dass effektive Datenminimierungsstrategien das Risiko von Datenschutzverstößen um bis zu 35 % senken, da weniger Informationen potenziell exponiert werden.

Private Data Network-Ansatz: Einheitliche Governance-Lösung

Um regulatorische Anforderungen und zollbedingte Störungen zu adressieren, braucht es einen einheitlichen Governance-Ansatz mit konsistenten Kontrollen über alle Kommunikationskanäle hinweg.

Konsolidierung der Kommunikationskanäle unter einheitlicher Governance

Der Private Data Network-Ansatz vereint E-Mail-Schutz, sicheres Filesharing, Managed File Transfer, SFTP und Web-Formulare unter einer zentralen Governance. Das schafft zentrale Transparenz und konsistente Kontrollen für alle Kommunikationswege.

Dieser Ansatz bietet erhebliche operative Vorteile: Eine Kiteworks-Studie zeigt, dass Unternehmen mit einheitlichen Governance-Frameworks den Zeitaufwand für Compliance-Berichte um 68 % reduzieren, da redundante Arbeiten in Silos entfallen. Die zentrale Transparenz verbessert zudem die Sicherheit, da konsolidierte Plattformen kanalübergreifende Bedrohungen erkennen, die isolierte Lösungen übersehen.

Das Paradoxon „Recht auf Vergessenwerden“ vs. Audit-Anforderungen lösen

Eine der größten Herausforderungen bei der Einhaltung europäischer Datenschutzvorgaben ist der Ausgleich zwischen dem „Recht auf Vergessenwerden“ und Audit-Trail-Pflichten. Unternehmen müssen Wege finden, individuelle Löschansprüche zu respektieren und dennoch ausreichend Nachweise für die Compliance zu führen.

Der Private Data Network-Ansatz begegnet dieser Herausforderung mit granularer Datenklassifizierung und richtlinienbasierter Aufbewahrung. Technische Lösungen ermöglichen die automatische Anwendung passender Aufbewahrungsrichtlinien je nach Datentyp und regulatorischen Anforderungen. Laut einer Axiom-Umfrage kämpfen 78 % der Unternehmen mit diesem Spagat – automatisierte Lösungen werden daher immer wichtiger.

Flexible Bereitstellung für Anforderungen an Datenlokalisierung

Globale Aktivitäten bringen komplexe Anforderungen an Datenresidenz mit sich. Der Private Data Network-Ansatz ermöglicht die Konfiguration geografischer Speicherbeschränkungen für bestimmte Datentypen und stellt so die Einhaltung von Vorgaben wie den grenzüberschreitenden Übertragungsbeschränkungen der DSGVO oder nationalen Datenhoheitsgesetzen sicher.

Diese Flexibilität gewinnt an Bedeutung, wenn zollbedingte Umstrukturierungen anstehen. Eine Kiteworks-Studie zeigt, dass 43 % der Unternehmen regionale Bereitstellungsmodelle eingeführt haben, um widersprüchliche Anforderungen an Datenlokalisierung zu erfüllen – mit erheblichen Kosteneinsparungen gegenüber komplett getrennten Systemen.

Strategische Geschäftsvorteile jenseits der Compliance

Auch wenn Compliance viele Governance-Initiativen antreibt, erkennen zukunftsorientierte Unternehmen die strategischen Vorteile, die weit über die Vermeidung von Bußgeldern hinausgehen.

Regulatorische Last in Wettbewerbsvorteile verwandeln

Unternehmen mit einheitlichen Governance-Frameworks erreichen nicht nur Compliance – sie steigern die operative Effizienz, stärken ihre Sicherheitslage und bauen engere Beziehungen zu datenschutzbewussten Kunden auf.

Kundenzufriedenheit ist dabei ein besonders wichtiger Vorteil: Eine TrustArc-Studie zeigt, dass Unternehmen mit starker Data Governance 35 % höhere Vertrauenswerte bei Kunden erzielen – was sich direkt in Kennzahlen wie Kundenbindung und Bereitschaft zur Datenfreigabe für Personalisierung niederschlägt.

Resiliente Lieferketten durch konsistente Kontrollen

Ein einheitlicher Governance-Ansatz bietet entscheidende Vorteile bei zollbedingten Veränderungen in der Lieferkette. Unternehmen können neue Lieferanten oder Produktionsstandorte schnell integrieren und dabei konsistente Sicherheitskontrollen aufrechterhalten.

Diese Resilienz bringt messbare Geschäftsvorteile: 42 % schnellere Partner-Onboarding-Zeiten und 57 % weniger Sicherheitsvorfälle während Übergangsphasen, so eine SoCRadar-Analyse. Wenn Zölle schnelle Lieferantenwechsel erzwingen, wird diese Anpassungsfähigkeit zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil.

Ausblick: Governance als Teil der Geschäftsstrategie integrieren

Unternehmen, die sich der Konvergenz von EU-Vorschriften und zollbedingten Störungen stellen, sollten Compliance strategisch angehen – nicht als reine Pflichtübung.

Beginnen Sie mit einer umfassenden Datenkartierung über alle Kommunikationskanäle hinweg, um zu erkennen, wo sensible Informationen liegen und wie sie fließen. Diese Transparenz bildet die Grundlage für passende Kontrollen und die gezielte Umsetzung regulatorischer Anforderungen.

Analysieren Sie anschließend Ihre aktuelle Governance-Struktur und identifizieren Sie Silos, die Compliance-Blindspots oder operative Ineffizienzen verursachen. Prüfen Sie, wie einheitliche Governance-Frameworks Abläufe vereinfachen und gleichzeitig Sicherheit und Compliance stärken können.

Denken Sie schließlich daran, dass Governance über Technologie hinausgeht und auch Menschen und Prozesse umfasst. Entwickeln Sie Schulungsprogramme, damit alle Mitarbeitenden ihre Rolle für Datensicherheit und Compliance verstehen.

Mit einem strategischen Governance-Ansatz verwandeln Unternehmen regulatorische Lasten in Wettbewerbsvorteile, operative Effizienz und Kundenzufriedenheit – und schaffen Resilienz in einem zunehmend komplexen regulatorischen und wirtschaftlichen Umfeld.

Häufig gestellte Fragen