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Utilisation de salles de données virtuelles pour le partage sécurisé de fichiers

par Robert Dougherty updated octobre 16, 2023 Transfert de fichier sécurisé

temps de lecture: 13 minutes

Les salles de données virtuelles (SDV) ont parcouru un long chemin depuis les salles de données physiques, mais à quel point la sécurité dans les SDV est-elle bonne et comment les organisations savent-elles si elles ont un bon fournisseur ?

Pour commencer, à quoi sert une salle de données virtuelle ? Une salle de données virtuelle est utilisée pour stocker des documents et des informations dans un dépôt sécurisé, de sorte que seules certaines parties aient accès aux informations dans la salle virtuelle. Une utilisation courante des SDV est les négociations de fusion et d’acquisition.

Qu’est-ce qu’une salle de données virtuelle ?

La plupart des consommateurs et des utilisateurs d’entreprise sont familiers avec les transferts de fichiers et le partage de fichiers d’entreprise. Il existe des dizaines de fournisseurs qui offrent des services de stockage en nuage pour partager des fichiers par le biais de liens directs ou de liens vers des répertoires partagés.

La plupart de ces fournisseurs n’incluent pas de hauts niveaux de sécurité pour protéger les données stockées. Les réglementations de conformité et les exigences de sécurité rigoureuses limitent la manière dont les organisations d’entreprise utilisent ces services. Bien que cela puisse ne pas sembler trop grave, la vérité est que le partage de fichiers sécurisé a des avantages incroyables pour les utilisateurs professionnels :

C’est simple : Si vous pouvez envoyer une invitation par e-mail ou un lien pour un espace partagé en ligne dans le nuage, les destinataires n’ont qu’à cliquer sur le lien pour accéder aux fichiers dans cet espace. Pas de tracas, pas de problèmes.
C’est collaboratif : Les avantages du stockage en nuage permettent aux utilisateurs d’accéder aux ressources en temps réel. Certains fournisseurs incluent des applications d’édition et de productivité dans leurs solutions. Néanmoins, au minimum, l’espace partagé en nuage offre un accès facile et une flexibilité aux données où plusieurs utilisateurs sont impliqués.
C’est expédient : Quelle que soit la taille, le type ou la compatibilité du fichier, un espace partagé en nuage offre aux utilisateurs un moyen de télécharger et de télécharger des données depuis et vers n’importe quel appareil qu’ils possèdent. Cela signifie qu’ils peuvent accéder aux fichiers où qu’ils en aient besoin sur des appareils qui peuvent utiliser ces fichiers.

Dans le passé, la seule alternative à un espace ouvert et collaboratif pour partager des informations était une salle de données sécurisée où l’accès aux informations pouvait être étroitement surveillé et protégé. À notre époque numérique moderne, il est clair que nous avons besoin du meilleur des deux mondes : un accès numérique sécurisé à des informations sensibles et opportunes où les permissions peuvent être contrôlées.

C’est là que les salles de données virtuelles (SDV) entrent en jeu. Une SDV sert de “salle” ou d’espace numérique où des données privées et confidentielles peuvent être conservées et où l’accès est étroitement contrôlé pour maintenir la conformité ou les exigences de sécurité. Ces salles sont souvent utilisées par la direction lors de transactions commerciales ou organisationnelles où la confidentialité est essentielle.

L’évolution des salles de données physiques vers les salles de données virtuelles

Les avancées technologiques ont conduit à l’évolution des salles de données virtuelles (SDV), révolutionnant la manière dont les entreprises gèrent leurs informations sensibles.

L’un des principaux moteurs de l’évolution des salles de données physiques vers les salles de données virtuelles a été le besoin d’une efficacité et d’une productivité accrues dans les transactions commerciales. Les salles de données physiques étaient généralement associées à de longs temps d’attente, à une grande quantité de paperwork et à un accès limité. Cela entraînait souvent des retards et des coûts supplémentaires. Avec les SDV, les documents peuvent être partagés instantanément, permettant aux entreprises de réaliser des transactions plus rapidement et plus efficacement.

Un autre avantage significatif des salles de données virtuelles est leur accessibilité améliorée. Les salles de données physiques étaient souvent situées dans des zones éloignées, rendant difficile l’accès aux documents. Les salles de données virtuelles, en revanche, peuvent être accessibles de n’importe où avec une connexion internet, permettant aux participants de consulter et de partager des documents depuis n’importe quel endroit.

La sécurité est un autre aspect critique qui a conduit à l’évolution des salles de données. Les salles de données physiques étaient souvent considérées comme sécurisées, mais elles étaient également susceptibles d’être victimes de violations, de vols et de dommages. Les salles de données virtuelles, en revanche, sont hautement sécurisées grâce au chiffrement, à plusieurs niveaux d’authentification et à d’autres fonctionnalités de sécurité. Cela signifie que les entreprises peuvent avoir l’esprit tranquille en sachant que leurs informations sensibles sont sûres et protégées.

En somme, l’évolution des salles de données physiques vers les salles de données virtuelles a été un véritable tournant pour les entreprises de toutes tailles. Les VDR ont rationalisé les processus, amélioré l’accessibilité et renforcé les mesures de sécurité, ce qui en fait un outil essentiel pour les entreprises qui traitent des informations sensibles.

Pourquoi utiliser une salle de données virtuelle ?

Une salle de données virtuelle (VDR) offre une meilleure sécurité des données et un contrôle d’accès amélioré par rapport aux systèmes traditionnels de gestion de documents. Les VDR sont utilisées par les organisations, les entreprises et les investisseurs pour faciliter la collaboration sécurisée sur des documents confidentiels liés à la diligence raisonnable, aux transactions financières, aux fusions et acquisitions, aux accords de prêt et à d’autres informations sensibles. Elles fournissent une plateforme sécurisée pour garantir que seules les personnes autorisées peuvent accéder et consulter des documents confidentiels, tout en offrant une plateforme pour faciliter la collaboration sur les documents sans risquer la sécurité. Les salles de données virtuelles gagnent en popularité en raison de leurs caractéristiques sécurisées, efficaces et rentables.

Les VDR offrent plusieurs avantages par rapport aux salles de données traditionnelles ou aux plateformes de partage de fichiers :

Conformité et sécurité : Le but principal d’une VDR est de fournir un accès sécurisé et conforme aux données. Ainsi, une VDR correctement configurée garantira que, du moins en ce qui concerne la technologie, vous êtes en conformité. Idéalement, une VDR fournira une application automatique des politiques de données qui sont partagées et stockées.
Exposition des données à des tiers : L’un des avantages significatifs d’une VDR est qu’elle offre des outils pour partager des fichiers avec des personnes spécifiques. Dans des environnements sécurisés de cloud et de partage de fichiers, il peut être difficile d’exposer sélectivement des fichiers aux bonnes personnes sans également exposer votre organisation à la non-conformité et/ou à une responsabilité. Avec une VDR, ce problème devient beaucoup plus facile à gérer.
Délais de réponse rapides : Au moment où une VDR fait partie du processus d’entreprise, il est fort probable qu’elle soit suffisamment avancée pour que des décisions rapides et précises soient prises quotidiennement en fonction des fichiers présents dans cette salle. Ainsi, une VDR garantit que toutes les parties impliquées peuvent rapidement accéder aux fichiers, commenter les fichiers, collaborer sur le contenu des fichiers et, pour certaines plateformes, fournir des signatures par le biais de services sécurisés comme DocuSign.
Économique : Une plateforme de partage de fichiers sécurisée coûte déjà une somme d’argent significative. En avoir une qui dispose des capacités d’une VDR permet d’économiser de l’argent en frais généraux et en coûts administratifs grâce à sa simplicité, sa facilité de déploiement et sa fiabilité.
Audit et journalisation : Une VDR peut être un “point d’étranglement” pour l’accès à vos fichiers. Vous pouvez surveiller tous les événements d’accès et de gestion des fichiers dans la salle pour des fins d’audit. Cela inclut la fourniture de chaînes de preuves judiciaires immuables ou de rapports de diligence raisonnable pour la conformité.

Salles de données virtuelles vs. Stockage dans le cloud : quelle est la différence ?

Les salles de données virtuelles et le stockage dans le cloud sont tous deux des outils utilisés pour stocker et partager des informations numériques, mais il existe quelques différences clés entre les deux. Examinons cela de plus près :

Sécurité : Les salles de données virtuelles offrent un niveau de sécurité plus élevé que le stockage dans le cloud. C’est parce que les salles de données virtuelles sont spécifiquement conçues pour le partage sécurisé de fichiers et disposent de fonctionnalités telles que l’authentification multifactorielle et les contrôles d’accès granulaires. Le stockage dans le cloud, en revanche, est généralement plus susceptible au piratage et aux cyberattaques.
Collaboration : Les salles de données virtuelles sont également mieux adaptées à la collaboration que le stockage dans le cloud. Les salles de données virtuelles permettent à plusieurs utilisateurs d’accéder et de travailler sur les mêmes documents simultanément, avec la possibilité de suivre les modifications et de recevoir des notifications. Le stockage dans le cloud permet généralement uniquement le partage de fichiers de base et n’offre pas de fonctionnalités de collaboration avancées.
Conformité réglementaire : Les salles de données virtuelles sont souvent utilisées par les entreprises dans des secteurs fortement réglementés, tels que la finance et la santé, car elles offrent des fonctionnalités de conformité telles que les journaux d’audit et le filigrane des documents. Le stockage dans le cloud n’offre généralement pas ces fonctionnalités, ce qui signifie qu’il peut ne pas convenir aux entreprises qui doivent se conformer à des réglementations strictes.
Personnalisabilité : Les salles de données virtuelles offrent plus d’options personnalisables que le stockage dans le cloud. Par exemple, les salles de données peuvent être personnalisées avec la marque de l’entreprise et inclure des fonctionnalités supplémentaires telles que des forums de questions-réponses et des sondages de vote. Le stockage dans le cloud est généralement une solution plus universelle avec des options de personnalisation limitées.
Coût : Les salles de données virtuelles sont généralement plus coûteuses que le stockage dans le cloud, car elles offrent des options avancées de sécurité, de collaboration et de personnalisation. Le stockage dans le cloud, en revanche, est généralement plus abordable et peut être utilisé pour des besoins de base en matière de partage de fichiers.

En somme, les salles de données virtuelles sont mieux adaptées aux entreprises qui nécessitent un haut niveau de sécurité, de collaboration et de conformité réglementaire. Le stockage dans le cloud est une bonne option pour les besoins de base en matière de partage de fichiers, mais peut ne pas offrir les fonctionnalités avancées nécessaires à certaines entreprises.

Quelle est la sécurité des salles de données virtuelles ?

Les salles de données virtuelles (VDRs) sont conçues pour fournir un stockage en ligne sécurisé et le partage de contenu sensible. Plus précisément, les VDRs sont un moyen efficace de faciliter l’échange d’informations confidentielles et sensibles entre les parties impliquées dans une transaction ou un projet d’entreprise. Les VDRs utilisent des protocoles de sécurité de pointe pour protéger les données contre l’accès non autorisé, le vol ou les violations de données. Certaines des fonctionnalités de sécurité qui rendent les salles de données virtuelles sûres incluent : le chiffrement, les contrôles d’accès, les pistes d’audit, les sauvegardes de données, les centres de données et la conformité réglementaire. En général, les salles de données virtuelles sont très sécurisées et fournissent un moyen sûr et efficace de gérer et de partager des données sensibles. Cependant, il est important de choisir un fournisseur de VDR réputé qui a fait ses preuves en matière de sécurité et de conformité. Il est également essentiel de veiller à ce que tous les utilisateurs comprennent et suivent les meilleures pratiques de sécurité pour minimiser le risque de violations.

Utilisations les plus courantes des VDRs

Stockage et sauvegarde de données : Les salles de données virtuelles sont idéales pour sauvegarder des données confidentielles, car elles offrent un moyen sûr et fiable de stocker les informations. Grâce à des fonctionnalités telles que le chiffrement des données et l’authentification, une VDR peut garantir que toutes les données importantes sont correctement stockées et sauvegardées.
Fusions et acquisitions : En raison de la nature sensible et confidentielle des fusions et acquisitions, les salles de données virtuelles peuvent jouer un rôle essentiel dans la facilitation du processus en fournissant un moyen sûr d’échanger des documents et des informations importants.
Essais cliniques et conformité réglementaire : Les VDR sont également populaires pour une utilisation dans les essais cliniques, la conformité et les rapports réglementaires. Les entreprises doivent être en mesure de fournir un accès sécurisé à des documents confidentiels, tels que les données des patients, pour les agences réglementaires.
Communications avec les investisseurs : Les entreprises et les organisations peuvent utiliser les salles de données virtuelles pour fournir un accès sécurisé à des documents et des dossiers importants pour les investisseurs. Les VDR peuvent aider à rationaliser le processus de partage de données, telles que les états financiers et les rapports d’actionnaires, avec les investisseurs.
Questions juridiques : Les VDR peuvent également être utilisées pour une gamme de processus juridiques, tels que la diligence raisonnable, l’examen des documents de litige et la conformité avec les réglementations gouvernementales. Ces services peuvent aider à rationaliser et à simplifier le processus juridique en fournissant un accès sécurisé à des documents confidentiels.

Qui sont les fournisseurs de services de salle de données virtuelle ?

Les fournisseurs de services de salle de données virtuelle sont des entreprises qui offrent des services de salle de données, fournissant des espaces en ligne sécurisés pour le partage de documents et de données sensibles entre les parties. Ces services offrent une grande variété de fonctionnalités, telles que la gestion des utilisateurs, les pistes d’audit, le chiffrement des données et les protocoles de sécurité, le suivi et la version des documents, et plus encore. Communément utilisés par les institutions financières et les cabinets juridiques, ces services peuvent être utilisés pour la diligence raisonnable et d’autres activités confidentielles. Kiteworks est l’un de ces fournisseurs.

Que dois-je rechercher chez un fournisseur de salle de données virtuelle ?

Comme tout autre type de fournisseur, un fournisseur de salle de données virtuelle peut apporter plusieurs avantages et coûts différents. Tous les fournisseurs ne sont pas créés égaux, et vous devez comprendre certains des défis à relever pour en choisir un.

Voici certaines des capacités essentielles que vous devriez rechercher chez un fournisseur de salle de données virtuelle :

Sécurité et conformité : Cela va peut-être sans dire, mais si vous avez des exigences de conformité spécifiques pour votre secteur ou votre marché, votre salle de données virtuelle doit répondre à ces exigences. Dans certains cas, des protocoles de sécurité spécifiques autour du chiffrement des données en mouvement et au repos sont nécessaires pour utiliser une salle de données virtuelle spécifique (par exemple, Cybersecurity Maturity Model Certification [CMMC], FedRAMP, IRAP, etc.).
Intégration : Si la salle de données virtuelle fait partie d’une plateforme plus complète, quelles fonctionnalités fonctionnent entre la plateforme et le service de salle de données virtuelle ? Comprendre cette relation peut vous aider à choisir non seulement la bonne salle de données virtuelle, mais aussi un ensemble de services de partage de fichiers dans le cloud.
Contrôle d’audit : Votre fournisseur de salle de données virtuelle doit disposer d’un moyen clair et facile de compiler et d’afficher les journaux d’audit et les rapports relatifs à l’accès à la salle, à l’accès aux fichiers et aux modifications de fichiers. Le suivi et le contrôle de l’accès aux fichiers, le maintien d’un enregistrement détaillé de cet accès, puis la génération de rapports pour la conformité sont cruciaux.
Applications de productivité : Les organisations doivent comprendre comment d’autres applications telles que celles utilisées pour la signature de contrats, la version des documents et l’accès à l’édition en ligne, partagent et stockent les fichiers dans la salle de données virtuelle. Chacune de ces applications présente des risques de sécurité et de conformité.
Chat ou communication en salle : Une solution solide de salle de données virtuelle devrait également inclure un moyen intégré de communiquer, généralement via un chat ou un journal de commentaires.

Comment comparer les salles de données virtuelles et choisir la bonne

Nous avons établi la valeur que les salles de données virtuelles apportent et ce qui rend une salle de données virtuelle unique par rapport à d’autres solutions. Si vous avez décidé qu’une salle de données virtuelle répondrait à vos besoins de collaboration sécurisée de contenu, considérez ces prochaines étapes alors que vous commencez à faire le tour des solutions de salle de données virtuelle.

Identifiez vos besoins : Déterminez quels sont vos besoins spécifiques pour une salle de données virtuelle. Considérez la taille de votre projet, le nombre d’utilisateurs qui auront besoin d’accès, et le niveau de sécurité requis.
Évaluez les fonctionnalités : Recherchez des fonctionnalités telles que la facilité d’utilisation, la personnalisation, la scalabilité, la protection des données, l’accessibilité, et les outils de collaboration.
Évaluez la sécurité : La sécurité est cruciale dans une salle de données virtuelle, assurez-vous donc que la plateforme que vous choisissez dispose de protocoles de sécurité de haut niveau et de chiffrement.
Vérifiez les prix et la valeur : Comparez les plans de tarification de différents fournisseurs de salles de données virtuelles et évaluez la valeur de leurs services.
Support client : Recherchez un fournisseur qui offre un support client rapide et efficace, que ce soit par téléphone, par e-mail ou par système de billetterie.
Lisez les avis et les évaluations : Recherchez des avis et des évaluations indépendants des fournisseurs de salles de données virtuelles de la part d’autres utilisateurs pour évaluer leur expérience.
Vérifiez la conformité : Considérez si la salle de données virtuelle est conforme aux normes de l’industrie telles que ISO, SOC, RGPD, HIPAA, ou d’autres réglementations qui peuvent être nécessaires pour votre secteur spécifique.
Période d’essai : Profitez de toute période d’essai gratuite offerte par les fournisseurs de salles de données virtuelles pour tester le système et vous assurer qu’il répond à vos besoins avant de vous engager.
Réputation : Recherchez des fournisseurs ayant une bonne réputation et un historique de transactions réussies et de clients satisfaits.

Exploitez les salles de données virtuelles et les transferts sécurisés avec Kiteworks

Les salles de données virtuelles sont des éléments essentiels d’un monde des affaires rapide où les environnements sécurisés, la prise de décisions rapide, la sécurité et la conformité sont tous cruciaux pour les processus et les transactions qui stimulent le commerce. Une salle de données virtuelle correctement configurée peut soutenir le partage et l’édition sécurisés de fichiers entre les parties à l’intérieur et à l’extérieur de votre organisation sans compromettre la conformité, la sécurité ou l’expérience utilisateur.

La plateforme Kiteworks prend en charge les salles de données virtuelles sécurisées pour les utilisateurs d’entreprise dans des secteurs tels que le gouvernement, la finance, la fabrication, le juridique, les produits pharmaceutiques, les soins de santé et les sciences de la vie. Les principales capacités de salle de données virtuelle de la plateforme Kiteworks comprennent :

Sécurité : Kiteworks utilise une approche de défense en profondeur qui comprend le chiffrement AES-256 pour les données au repos et TLS 1.2+ pour les données en transit, une appliance virtuelle durcie, des contrôles granulaires, l’authentification, une journalisation complète, l’audit et le reporting, ainsi que diverses intégrations de sécurité.

Conformité : Kiteworks est conforme à une longue liste de différentes normes gouvernementales et industrielles telles que SOC 2, Règlement général sur la protection des données (RGPD), Norme de sécurité des données de l’industrie des cartes de paiement (PCI DSS), Loi sur la portabilité et la responsabilité de l’assurance maladie (HIPAA), FedRAMP, Certification de maturité en cybersécurité (CMMC), Institut national des normes et de la technologie (NIST) 800-171, entre autres. Le suivi et le contrôle étendus de la plateforme facilitent et accélèrent la démonstration de la conformité grâce à des rapports virtuels en temps réel.

Journalisation des audits : Avec les journaux d’audit immuables de la plateforme Kiteworks, les organisations peuvent détecter les attaques plus tôt tout en s’assurant qu’elles maintiennent la bonne chaîne de preuves pour effectuer des analyses médico-légales. Comme Kiteworks fusionne et standardise les entrées de tous les composants, son syslog unifié et ses alertes font gagner du temps précieux aux équipes SOC et aident les équipes de conformité à se préparer pour les audits.

Documentation du consentement : Avec de nombreux cadres comme le RGPD demandant un consentement documenté pour la collecte de données et toute demande d’accès aux données par le sujet, les organisations ont besoin d’une plateforme pour automatiser ce processus. La plateforme Kiteworks fournit un reporting et une journalisation étendus de tous les formulaires de consentement et les demandes de données afin que les organisations puissent constamment démontrer leur conformité.

Environnement cloud mono-locataire : Les transferts de fichiers, le stockage de fichiers et l’accès se font sur une instance Kiteworks dédiée, déployée sur vos locaux, sur vos ressources de Logging-as-a-Service (LaaS) ou hébergée en tant qu’instance mono-locataire privée. Cela signifie qu’il n’y a pas de temps d’exécution partagé, de bases de données ou de dépôts partagés, de ressources partagées, ou de potentiel pour des violations ou des attaques inter-cloud.

Automatisation sans faille et transfert sécurisé de fichiers : La plateforme Kiteworks prend en charge l’automatisation du transfert sécurisé de fichiers (MFT) pour faciliter la gestion simplifiée des fichiers, les opérations de transfert de fichiers en lots et les opérations conditionnelles déclenchées par les événements des utilisateurs et du système.

Visibilité et gestion : Le tableau de bord du CISO donne aux organisations une vue d’ensemble de leurs informations : où elles se trouvent, qui y accède, comment elles sont utilisées et si elles sont conformes. Aidez vos dirigeants d’entreprise à prendre des décisions éclairées et vos responsables de la conformité à maintenir les exigences réglementaires.

Pour en savoir plus sur les capacités de VDR de Kiteworks et comment Kiteworks peut vous aider à partager des informations en toute sécurité, planifiez une démonstration personnalisée.

Ressources supplémentaires