Captura eficiente de archivos de soporte de los productos de los clientes
Los equipos de soporte al cliente suelen necesitar recopilar distintos tipos de archivos de los productos de los clientes, como registros, imágenes, videos, capturas de pantalla, archivos de diseño, bases de datos, entre otros. Estos archivos pueden ser grandes y variados, lo que dificulta su captura y gestión eficiente. Además, pueden contener datos confidenciales, por lo que es fundamental gestionarlos de forma segura para garantizar la privacidad de los datos y el cumplimiento de las regulaciones aplicables. Kiteworks ofrece una solución sencilla, segura y eficiente para capturar archivos de soporte de los productos de los clientes. Sin salir del correo electrónico o de sus casos y cuentas en Salesforce, los representantes de soporte pueden enviar, solicitar y almacenar documentos relacionados, sin importar el tipo o tamaño de archivo. Kiteworks también ofrece funciones avanzadas de seguridad y gobernanza, como cifrado, controles de acceso y registros de auditoría, para proteger los datos y registrar todas las acciones para informes de cumplimiento.
Cumple con las regulaciones de seguridad sin ralentizar tu equipo
Los equipos de soporte al cliente gestionan muchos datos confidenciales de los clientes, incluyendo información personal identificable (PII), propiedad intelectual (IP) e información de salud protegida (PHI). Cumplir con una lista cada vez mayor de normativas y políticas puede ralentizar la capacidad de respuesta del soporte y disminuir la satisfacción del cliente. Ignorar estas regulaciones, por otro lado, puede resultar en multas, filtraciones, demandas y pérdida de negocio. Kiteworks ofrece una solución sencilla y transparente para aplicar y reportar políticas de gobernanza, sin ralentizar a tu equipo. Con Kiteworks, generas los informes necesarios para cumplir con GDPR, SOC 2, HIPAA, ISO 27001, 27017 y 27018, y otras regulaciones.
Evita altos costos de almacenamiento en la nube
Aunque el software de soporte al cliente basado en la nube ofrece potencia y comodidad, los costos asociados al almacenamiento de archivos pueden ser muy elevados. Los requisitos de cumplimiento pueden exigir mantener datos confidenciales en las instalaciones. Kiteworks permite a las organizaciones utilizar el almacenamiento que prefieran para los archivos de soporte al cliente, evitando altos costos de almacenamiento en la nube. Se integra directamente con los casos de Salesforce Service Cloud de tu equipo de soporte, permitiéndoles enviar, recibir y almacenar archivos de forma segura y sencilla.
Protege los registros de soporte al cliente
Los equipos de soporte al cliente necesitan almacenar de forma segura los registros de soporte, como tickets, notas de casos y correspondencia, para garantizar la privacidad de los datos y el cumplimiento de las normativas de datos de los clientes. Kiteworks proporciona una plataforma centralizada para almacenar estos registros de forma segura, con funciones como cifrado, controles de acceso y registros de auditoría para mantener la seguridad e integridad de los datos.
Distribuye documentación de soporte
Distribuir documentación de soporte como manuales de usuario, guías de resolución de problemas o preguntas frecuentes a clientes o socios externos requiere un método seguro y eficiente para garantizar la confidencialidad de los datos y el cumplimiento de las normativas aplicables. Kiteworks ofrece una plataforma segura para compartir documentación de soporte, con funciones como cifrado, controles de acceso y registros de auditoría para mantener la confidencialidad y el cumplimiento.
Implementa requisitos de notificación y conservación de registros para incidentes
Las organizaciones deben mantener registros detallados de acceso a datos, transferencias de archivos y actividades de usuarios para cumplir con los requisitos de notificación de incidentes y conservación de registros. Kiteworks mantiene registros detallados de acceso a datos, transferencias de archivos y actividades de usuarios, ayudando a las organizaciones a cumplir con estos requisitos.
Establece mecanismos de opt-in y procedimientos para la recopilación de datos
Para cumplir con los requisitos de consentimiento, las organizaciones deben ofrecer formularios web seguros y mecanismos de recopilación de datos que garanticen la protección de la información personal. Kiteworks proporciona formularios web seguros y mecanismos de recopilación de datos que aseguran la protección de la información personal, ayudando a las organizaciones a cumplir con los requisitos de consentimiento.
Despliega a los usuarios finales
Los equipos de soporte al cliente necesitan implementar nuevas herramientas o actualizaciones para los usuarios finales de manera segura y eficiente, garantizando la confidencialidad de los datos y el cumplimiento de las normativas aplicables. Kiteworks ofrece una plataforma segura para el despliegue de nuevas herramientas o actualizaciones a los usuarios finales, con funciones como cifrado, controles de acceso y registros de auditoría para mantener la confidencialidad y el cumplimiento.
Defiende tu propiedad intelectual de amenazas externas
Las organizaciones con historial de innovación corren el riesgo de que les roben su investigación. Hackers, competidores, organizaciones criminales y estados-nación representan graves riesgos para la propiedad intelectual creada por investigadores y desarrolladores. Kiteworks ofrece una plataforma segura para proteger datos confidenciales frente a ciberataques. Crea un perímetro seguro alrededor de los sistemas que reciben, almacenan y envían datos sensibles.
Comparte de forma segura los datos de los clientes
Los equipos de soporte al cliente a menudo necesitan compartir datos confidenciales de clientes con otros departamentos o socios externos, por lo que requieren un método seguro y eficiente para garantizar la confidencialidad y el cumplimiento de las regulaciones aplicables. Kiteworks ofrece una plataforma segura para compartir datos de clientes, con funciones como cifrado, controles de acceso y registros de auditoría para mantener la confidencialidad y el cumplimiento.
Gestiona las políticas de retención de datos
Los equipos de soporte al cliente deben gestionar las políticas de retención de datos, asegurando que los datos de los clientes se almacenen y eliminen conforme a los requisitos legales y las políticas de la empresa. Kiteworks ofrece funciones para gestionar estas políticas, como la eliminación automática de datos tras un periodo determinado, para garantizar el cumplimiento legal y corporativo.
Responde a solicitudes de acceso de los titulares de datos
Los equipos de soporte al cliente deben responder rápidamente a solicitudes de acceso de titulares de datos o notificaciones de filtración, lo que requiere un método seguro y eficiente para acceder y compartir los datos solicitados. Kiteworks ofrece una plataforma segura para acceder y compartir estos datos, con funciones como cifrado, controles de acceso y registros de auditoría para mantener la confidencialidad y el cumplimiento.
Optimiza el proceso de gestión de registros de soporte
Los equipos de soporte al cliente necesitan optimizar el proceso de gestión de registros de soporte, asegurando que los registros sean fácilmente accesibles y gestionables. Kiteworks se integra con otras herramientas de soporte al cliente, agilizando el proceso y asegurando que los registros estén siempre disponibles y sean fáciles de gestionar.
Protege los datos de los clientes durante las transferencias
Los equipos de soporte al cliente a menudo necesitan transferir datos de clientes entre diferentes sistemas o ubicaciones, por lo que requieren un método seguro y eficiente para garantizar la confidencialidad y el cumplimiento de las regulaciones aplicables. Kiteworks proporciona una plataforma segura para transferir datos de clientes, con funciones como cifrado, controles de acceso y registros de auditoría para mantener la confidencialidad y el cumplimiento.
Preguntas Frecuentes
Las organizaciones de atención al cliente manejan una variedad de tipos de información confidencial, incluyendo información financiera del cliente (por ejemplo, números de tarjetas de crédito y detalles de cuentas bancarias), información personal identificable e información de salud protegida (PII/PHI) (por ejemplo, direcciones, números de teléfono y direcciones de correo electrónico, información de seguros, etc.), contraseñas y más. Además, las organizaciones de atención al cliente también pueden manejar información confidencial relacionada con productos o servicios, así como información sobre preferencias, comportamiento e intereses de los clientes.
Las organizaciones de atención al cliente pueden mantener segura la información de los clientes implementando mejores prácticas como establecer estrictos controles de acceso que solo permitan el acceso a las organizaciones de éxito del cliente y prohíban el acceso a empleados de otros departamentos como ingeniería, recursos humanos, etc. Para proteger aún más la información de los clientes, es recomendable aplicar cifrado a esta información confidencial tanto en tránsito como en reposo, almacenarla de manera segura asegurando que solo pueda ser accedida por personal autorizado, implementar herramientas de seguridad automatizadas como sistemas de detección de intrusiones (IDS), e incluso mantener un control estricto sobre el entorno físico que contiene esta información, como edificios seguros y centros de datos cerrados.
La mejor manera para que las organizaciones de atención al cliente envíen y reciban registros de clientes, configuraciones y otra información sensible de uso del cliente de manera segura es utilizar una plataforma de uso compartido seguro de archivos que esté diseñada con protocolos de seguridad de nivel empresarial. Este tipo de plataforma debe ser capaz de realizar cifrado de datos en reposo y en movimiento, utilizando protocolos de autenticación fuertes, y permitiendo solo a usuarios autorizados acceder a los archivos. Las políticas de controles de acceso pueden configurarse para controlar quién puede ver, descargar o modificar los archivos de los clientes.
Las organizaciones deben incorporar autenticación multifactor (MFA), gestión de identidades de acceso (IAM), cifrado de datos en reposo y en movimiento, y políticas de control de acceso para mitigar el riesgo de acceso no autorizado a los registros de clientes y otros datos de clientes. Las organizaciones también deben monitorear y actualizar regularmente sus protocolos de seguridad. También es recomendable realizar copias de seguridad regularmente de los datos de los clientes para asegurar que sean recuperables en caso de ataques de ransomware.
Los riesgos asociados con los procesos de atención al cliente incluyen violaciones de datos derivadas de ciberataques como ataques de ransomware y phishing, y acceso no autorizado a los archivos de los clientes, lo que lleva a la fuga de datos y una violación de cumplimiento. Para evitar estos y otros riesgos, las organizaciones deben tener un plan sólido para proteger los datos de los clientes y asegurar que solo los empleados autorizados de atención al cliente tengan acceso al contenido de los clientes, y que esos miembros del personal estén debidamente capacitados en protocolos de seguridad de mejores prácticas.
Las regulaciones de cumplimiento para las organizaciones de atención al cliente en los EE. UU. varían de estado a estado, pero generalmente se centran en las mejores prácticas para proteger la información personal identificable y la información de salud protegida de los clientes (PII/PHI). Las organizaciones deben asegurarse de que sus procesos cumplan con los estándares de privacidad y recopilación de datos de los clientes, establecidos por el gobierno estatal o federal. La Ley Gramm-Leach-Bliley (GLBA), el Estándar de Seguridad de Datos para la Industria de Tarjetas de Pago (PCI DSS), el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), y la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA) son solo algunos ejemplos de regulaciones que requieren que las organizaciones de atención al cliente y otros empleados manejen los datos de los clientes de una manera que priorice la seguridad de los datos y la privacidad de los datos.