Líderes de Ventas: Protege las Comunicaciones Sensibles con Clientes y Socios

Los líderes de ventas pueden proteger las propuestas y contratos y la información confidencial que contienen utilizando soluciones de uso compartido seguro de archivos que emplean cifrado para documentos en tránsito y en reposo y requieren autenticación multifactor (MFA). Con la autenticación multifactor, las organizaciones de ventas pueden asegurarse de que cualquier documento compartido esté protegido por contraseña y que los usuarios sean autenticados antes de descargar o ver documentos. Además, una solución de uso compartido seguro de archivos debe tener una capacidad de seguimiento que proporcione un registro de cuándo se envía un documento a un cliente y cuándo se descargó el archivo. La solución de uso compartido seguro de archivos también debe poder generar registros de auditoría que muestren quién en el equipo de ventas envió un archivo específico a qué cliente, y cuándo. Los registros de auditoría ayudan a las organizaciones de ventas a demostrar el cumplimiento normativo con una variedad de diferentes leyes y estándares de privacidad de datos.

Las organizaciones de ventas deben cumplir con una variedad de regulaciones, incluidas las de protección al consumidor y privacidad, como la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA), la Ley Gramm-Leach-Bliley (GLBA) y las Regulaciones Internacionales de Tráfico de Armas (ITAR). También deben tener en cuenta regulaciones de privacidad de datos regionales o nacionales como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA) y la Ley de Protección de Información Personal y Documentos Electrónicos (PIPEDA), y los equipos de ventas deben mantenerse actualizados con cualquier cambio.

Al realizar demostraciones de productos o reuniones a través de una aplicación de conferencias web, los representantes de ventas deben usar redes seguras y requerir que los asistentes autentiquen su identidad con una herramienta de gestión de identidades de acceso (IAM). Además, cualquier dispositivo o equipo compartido debe estar asegurado con contraseñas, y cualquier documento compartido debe estar protegido por contraseña y resguardado con cifrado. Para reuniones presenciales, los representantes de ventas también deben asegurarse de que cualquier dato confidencial pueda ser borrado o destruido de forma remota en caso de pérdida o robo de un portátil, tableta u otro dispositivo portátil que contenga información propietaria.

Para asegurar el cumplimiento normativo al gestionar contratos con clientes, las organizaciones de ventas deben crear y adherirse a un proceso de gestión de contratos con clientes que defina las reglas y procedimientos para cómo se crean, comparten, mantienen, modifican, archivan y destruyen los contratos con clientes. Este proceso debe tener en cuenta todas las regulaciones de privacidad de datos aplicables y debe ser monitoreado regularmente para asegurar que el personal de ventas cumpla con el proceso y los estándares establecidos en la política.

Dado que las propuestas y contratos de ventas frecuentemente contienen información confidencial como configuraciones, precios personalizados, cuestionarios de seguridad y otro contenido propietario, las organizaciones de ventas deben cifrar estos documentos. El cifrado TLS 1.2 para correos electrónicos y archivos en tránsito y el cifrado AES 256 para contenido en reposo se consideran las formas más fuertes de cifrado. Cifrar estos documentos los protege del acceso no autorizado por parte de atacantes o incluso competidores.