Un cabinet d’avocats mondialement reconnu dispense à ses clients des conseils d’experts, efficacement et en toute sécurité
Reconnaître les limites de la messagerie électronique
La personne en charge de la Sécurité Informatique du cabinet est bien consciente de l’enjeu que représente la protection des données personnelles de leurs clients. Les affaires sont souvent très médiatisées, et elles mettent en péril la réputation de personnes ou d’entreprises, et cela se compte en millions de dollars. Sa mission est de veiller à ce que les informations confidentielles soient stockées et partagées de manière sécurisée, en interne et en externe.
« Kiteworks a véritablement changé notre quotidien, en aidant nos collaborateurs à travailler plus efficacement et en toute sécurité. »
– Information Security Analyst
La personne en charge de la Sécurité Informatique du cabinet est bien consciente de l’enjeu que représente la protection des données personnelles de leurs clients. Les affaires sont souvent très médiatisées, et elles mettent en péril la réputation de personnes ou d’entreprises, et cela se compte en millions de dollars. Sa mission est de veiller à ce que les informations confidentielles soient stockées et partagées de manière sécurisée, en interne et en externe.
Protéger les données des clients n’était pourtant pas la priorité du cabinet. Avant le déploiement de Kiteworks en 2010, le cabinet se contentait de la messagerie électronique traditionnelle pour envoyer ses documents juridiques. Et cela fonctionnait bien, jusqu’à un certain point. À mesure que les fichiers, et notamment les PDF et les images, devenaient plus volumineux, les Serveurs Microsoft Exchange du cabinet étaient surchargés. Les messages d’erreur liés à la limite de taille des fichiers (la limite par défaut de Microsoft est de 20 mégaoctets) étaient devenus la norme. Cela impactait non seulement les collaborateurs qui envoyaient des fichiers en externe, mais aussi les clients, les avocats de la partie adverse, et les confrères qui envoyaient des mails au cabinet. Pour qu’une entreprise soit performante, elle doit être efficiente. Le mail, en tant que mécanisme d’échange de fichiers, ne suffisait plus. Il a fallu trouver une autre solution.
Réduire les coûts et augmenter la productivité, tel fut le pari de Kiteworks
Une fois la solution Kiteworks déployée, les outils de transferts de fichiers volumineux, comme le protocole de transfert de fichiers (FTP), les clés USB et les messageries de nuit sont devenus presque obsolètes. Les avocats, les assistants juridiques et le personnel administratif n’ont plus eu besoin de créer des tickets auprès du support informatique pour créer un compte FTP. Le cabinet a réalisé des économies sur l’impression et l’envoi des versions papier, et a écarté le risque de perdre les clés USB et de s’exposer aux virus. Kiteworks peut gérer tous les types et tailles de fichiers, jusqu’à 16 téraoctets, et les chiffrer pendant le transfert ou le stockage.
Case Study
Internationally Recognized Law Firm Provides Clients With Expert Counsel Efficiently and Securely
Le plugin Microsoft Outlook de Kiteworks a donné aux collaborateurs plus de flexibilité. L’Information Security Analyst et ses collègues n’ont même pas besoin d’ouvrir Kiteworks pour envoyer un fichier volumineux ; ils peuvent l’envoyer via l’application de messagerie habituelle, d’un simple clic. Ce dernier confirme : « Avec Kiteworks, les utilisateurs n’ont plus besoin de se demander si Outlook peut envoyer ou recevoir tel ou tel fichier volumineux. Ils apprécient le fait de continuer à utiliser Outlook plutôt que d’avoir à accéder à Kiteworks indépendamment. Cela leur fait gagner un temps précieux, et c’est ce qui leur a plu. »
Un service client plus efficace et plus sécurisé
Depuis l’arrivée de Kiteworks, la firme encourage de plus en plus le personnel à l’utiliser, non seulement pour partager des fichiers volumineux, mais aussi pour partager des documents confidentiels. En fait, la quasi-totalité des fichiers partagés par le cabinet est critique. Chaque année, des cabinets d’avocats du monde entier créent, examinent et partagent des téraoctets de contenu sensible : conventions de partenariat, contrats de travail, statuts de sociétés, dépositions, règlements à l’amiable, etc.
Et tous ces documents confidentiels doivent être protégés. On se souvient tous du scandale des « Panama Papers » en 2016, ou le cabinet panaméen Mossack Fonseca avait subi une fuite de 11,5 millions de documents. Cela illustre l’importance de protéger le contenu juridique des tiers non autorisés. Bien que la fuite ait révélé par la suite une activité criminelle venant de l’interne, l’infrastructure informatique souffrait de lacunes majeures en matière de sécurité. Quoi qu’il en soit, même le cabinet le plus prestigieux tient à préserver la confidentialité des informations de ses clients.
Pour les affaires et les projets impliquant plusieurs membres et des fichiers multiples, le cabinet utilise les dossiers partagés sécurisés de Kiteworks. Les avocats et les assistants juridiques génèrent naturellement beaucoup de contenu, et ces données doivent pouvoir être mises à disposition. Sans le stockage centralisé et un contrôle des accès, les projets pourraient dangereusement exposer les données des clients. C’est ce que cherche à éviter à tout prix ce cabinet, pour protéger sa réputation internationale. Et il a choisi Kiteworks, pour des raisons de commodité, de sécurité et de gouvernance.
Avoir un dossier centralisé accessible à plusieurs personnes est un exemple type des flux de travail que gère Kiteworks au sein du cabinet. Un associé peut, par exemple, créer un dossier et donner des droits d’accès à d’autres membres, qui peuvent être d’autres associés, des assistants juridiques, des confrères, des clients, des avocats de la partie adverse, etc. Les accès peuvent varier du droit de lecture à la modification des fichiers, en fonction du rôle de chacun dans le projet. Les membres peuvent demander un fichier, éditer des documents, comparer les changements entre deux versions, et être informés quand quelqu’un télécharge, édite ou envoie un fichier. En outre, les administrateurs peuvent voir quel membre a partagé un document en externe et avec qui, garantissant ainsi une traçabilité complète. Comme le souligne l’information Security Analyst, « les autres systèmes ne sont pas conçus pour assurer le suivi de tous les documents générés dans le cadre d’une affaire ou d’un dossier. Kiteworks, en revanche, possède les outils de gouvernance essentiels qui nous permettent de voir qui accède et télécharge les documents confidentiels des clients, avec qui ils les partagent et quand. C’est un excellent outil. »
Besoins
- Partager des documents en toute sécurité, aussi bien en interne qu’en externe.
- Envoyer et recevoir rapidement des fichiers volumineux sans passer par Microsoft Exchange Server.
- Une solution facile à utiliser pour partager des informations confidentielles, qui soit sécurisée et largement adoptée.
Solution Kiteworks
- Le plugin Microsoft Outlook, facile à utilizer, protège efficacement le partage de n’importe quel contenu sensible en interne et en externe.
- Des messageries électroniques sécurisées pour partager des fichiers volumineux, sans limite de taille.
- Des dossiers partagés sécurisés avec un contrôle des accès et une traçabilité des actions.
Impacts sur l’entreprise
- Gain de temps et d’argent dans la recherche de solutions externes de transfert de fichiers, comme le FTP ou d’autres prestataires.
- Gain d’efficacité grâce au plugin Microsoft Outlook, qui permet le partage de documents volumineux et confidentiels directement via Microsoft Outlook, tout en étant exploité et sécurisé par Kiteworks
- Une meilleure gestion des données personnelles des clients, via des dossiers partagés sécurisés qui permettent de contrôler les accès et de suivre les partages
- Un risque limité de violation des données des clients.
Case Study
Internationally Recognized Law Firm Provides Clients With Expert Counsel Efficiently and Securely
Depuis qu’il a rejoint le cabinet il y a trois ans, le spécialiste de la Sécurité des données a vu évoluer l’utilisation de Kiteworks. « Auparavant, Kiteworks était principalement utilisé par nos avocats et nos assistants juridiques pour partager des fichiers volumineux et sensibles avec l’externe. Aujourd’hui, on l’utilise dans tout le cabinet. Les avocats et les assistants juridiques l’utilisaient déjà, mais désormais la comptabilité, les RH et d’autres services s’en servent également. Kiteworks a vraiment fait ses preuves en aidant nos collaborateurs à travailler plus efficacement et en toute sérénité. »
« Kiteworks a vraiment un système de gouvernance indispensable, qui nous permet de savoir qui accède aux données confidentielles de nos clients, qui les télécharge, avec qui et quand elles sont partagées. C’est un excellent outil. »
– Information Security Analyst
